گزارش حادثه. آموزش نوشتن یادداشت: یادداشت، خدمات، توضیحی

یادداشت یک سند رسمی هنجاری است. این به مستندات سازمانی و مرجع مورد استفاده برای انجام وظایف مدیریت در شرکت اشاره دارد. این یادداشت همراه با سایر یادداشت های اطلاعاتی استفاده می شود، اما بر خلاف آنها، طراحی ساختاری آن به شدت توسط قانون کار تنظیم می شود.

مفاهیم کلی

هدف اصلی از تنظیم یادداشت اطلاع رسانی در مورد وضعیت و حوادث در سازمان، در مورد موارد نقض انضباط کار یا عدم انجام وظایف کارکنان است. می توان آن را برای رئیس یک واحد ساختاری، کل شرکت یا سازمان برتر ارسال کرد. یادداشت به گونه ای تنظیم شده است که اقدام برای از بین بردن وضعیت را تشویق می کند.

تفاوت بین یادداشت، خدمات و یادداشت های توضیحی

به یادداشت کد OKUD 0286041 اختصاص داده شد. یعنی طبق طبقه بندی کننده تمام روسیهاسناد مدیریت، در لیست گنجانده شده است اسناد هنجاریکه ساختار و طراحی آن را قانون تعیین می کند.

یادداشت خدمات به هر شکلی تنظیم می شود و فرم آن توسط هیچ کد OKUD ارائه نشده است. معمولاً توسط یک کارمند سازمان به ابتکار خودش نوشته می شود و مربوط به اطلاعاتی است که به صورت "افقی" بین کارکنان هم سطح منتشر می شود و نه "عمودی" مانند یک یادداشت.

برای یادداشت توضیحی، کد OKUD نیز ارائه شده است و مانند یادداشت، اطلاعات را به صورت "عمودی" یعنی از زیردست به رئیس می دهد. اما منحصراً به دستور یا درخواست رئیس نوشته می شود. محتوا محدود به توضیح شرایط مربوط به تخلف انضباطی است.

طبقه بندی تفاهم نامه ها

بسته به روش طبقه بندی، یادداشت ها را می توان به انواع تقسیم کرد. اگر آغازگر طراحی را به عنوان پایه در نظر بگیریم، می توانیم تشخیص دهیم:

• یادداشت هایی که به دستور یا درخواست مدیریت تنظیم شده است.
• گزارش هایی که به ابتکار شخصی ارائه دهنده سند تهیه شده است.

اگر محتوا را به عنوان یک اصل بپذیرید، یادداشت های اطلاعاتی و گزارشی برجسته می شوند.

تفکیک تفاهم نامه ها بر اساس آدرس دهی آنها به اسناد خارجی و داخلی مهم است.

ساختار یادداشت

ساخت یادداشت در درجه اول به این بستگی دارد که آیا سندی برای استفاده داخلی (یادداشت داخلی) یا انتقال آن به سازمان بالاتر (یادداشت خارجی) است.

الزامات اصلی برای محتوای سند است. متن به دو بخش تقسیم شده است. بخش اول شامل اطلاعاتی است که باعث نگارش سند شده است و تحلیلی از وضعیت به وجود آمده است. در بخش دوم، گردآورنده یادداشت باید نتیجه‌گیری و پیشنهادات خود را برای بهینه‌سازی رویدادهای رخ داده بیان کند.

تفاهم نامه های خارجی

تفاهم نامه های خارجی برای مدیریت سازمان مادر در سربرگ رسمی سازمان پایین محل تنظیم تنظیم می شود.

این سند دارای الزامات ساختاری دقیق است. بندهای تنظیم شده تبصره عبارتند از:

• نام کامل شرکت ارسال کننده سند؛
• جزئیات شرکت: آدرس قانونی، تلفن ها، آدرس ایمیل، OKPO، OGRN، INN / KPP؛
• عنوان کامل سمت رئیس سازمان خارجی، جایی که یادداشت ارسال می شود.
• حروف اول و نام خانوادگی مدیر؛
• عنوان سند، نشان دهنده محتوای اصلی آن؛
• متن;
• موقعیت رئیس شرکت ارسال کننده تفاهم نامه، نام کامل و امضای وی؛
• نام مجری و شماره تلفن او؛
• تاریخ تهیه سند

یک یادداشت خارجی در صورت ارسال به یک سازمان بالاتر یا اصلی تنظیم می شود

یادداشت های داخلی

یادداشت های داخلی بر روی برگه های استاندارد A4 یا A5 تهیه می شوند. ساختار چنین سندی نسبت به استفاده خارجی سخت تر است، اما عناصر زیر باید در اینجا وجود داشته باشد:

• موقعیت رئیس که سند برای بررسی آن ارسال شده است، حروف اول و نام خانوادگی او.
• عنوان یادداشت که ماهیت آن را آشکار می کند.
• متن;
• موقعیت کارمندی که یادداشت را تنظیم می کند ، با محلی سازی محل تولید ، کارگاه یا بخش ، حروف اول و نام خانوادگی وی.
• امضای کارمند؛
• تاریخ.

یک یادداشت داخلی برای ارائه به مدیریت شرکت شما تنظیم شده است

قوانین تنظیم، ارسال و بایگانی یادداشت ها

در زندگی تجاری، دلایل زیر رایج ترین هستند:

1. نقض انضباط کار.
2. جوایز یا امتناع از صدور پاداش.
3. قصور یا انجام نادرست کارمند از وظایف رسمی خود.
4. رفتار ضد اجتماعی کارکنان
5. سرقت و خسارت به اموال.

برای هر یک از این موارد معمولی، یک الگوی مشترک در عمل وجود دارد که نوشتن یک سند را آسان‌تر می‌کند.

ارائه و ثبت تفاهم نامه

ثبت تفاهم نامه های خارجی مانند کلیه اسناد خروجی به صورت نامه یا گواهی می باشد.

ثبت تفاهم نامه های داخلی در مجله ثبت خدمات (یادداشت) یادداشت ها و مشوق ها به صورت جدولی تنظیم می شود. خیر نیازمندی های ویژهدر مورد نگهداری یا عدم نگهداری چنین مجله در قانون کار فدراسیون روسیه وجود ندارد. با این حال، در متوسط ​​و شرکت های بزرگو همچنین در سازمان های دولتی، معمولاً به منظور جمع آوری اطلاعات برای تشویق کارکنان ایجاد می شوند. با توجه به هنر. 258 "فهرست مدیریت معمولی، اسناد بایگانی"، زمان ذخیره چنین مجله ای 75 سال است.

آن شامل:

• شماره سریال یادداشت؛
• موقعیت و نام خانوادگی روزنامه نگار کارمند؛
• محتوای انتزاعی سند

به طور معمول، چنین مجله ای توسط کارمند بخش پرسنل نگهداری می شود.

یادداشت پس از ثبت برای رسیدگی و جمع بندی سازمانی به سرگروه می رود. در نتیجه بررسی سند، رئیس تصمیم می گیرد. این به صورت قطعنامه ای که بر روی خود یادداشت بین آدرس و متن نوشته شده است یا به عنوان یک سند جداگانه ضمیمه یادداشت تنظیم می شود. لازم به ذکر است که نوشتن رزولوشن در حاشیه صفحه اشتباه است.

مصوبه رئیس مبنای اجرای تصمیمی است که در آن نوشته شده است.

انواع یادداشت

پرکاربردترین یادداشت در مورد نقض انضباط کار.نگارنده چنین یادداشتی به مافوق خود از تخلف کارگری که رخ داده است اطلاع می دهد: غیبت، تأخیر یا عدم حضور در محل کار، نوشیدن مشروبات الکلی و سایر تخلفات. همراه با مطالب واقعی، یادداشت باید حاوی پیشنهادی در مورد اقداماتی برای سرکوب چنین مواردی، در مورد اعمال مجازات برای مسئولین ارتکاب آنها باشد.
در این تفاهم نامه کلیه شرایط دقیق ارتکاب تخلف انضباطی قید شده است.

نزدیک به یک یادداشت در مورد تخلف انضباطی، یادداشتی در مورد کوتاهی کارمند در انجام وظایف رسمی خود است. زمانی تنظیم می شود که کارمند وظایف خود را به درستی انجام ندهد و در نتیجه شرکت متحمل زیان شود. به عنوان مکمل یادداشت، می توانید به عنوان مثال، نمونه هایی از اسنادی که توسط یک کارمند به اشتباه تهیه شده یا نتایج نظارت تصویری از محل کار وی را پیوست کنید. ویژگی خاص این نوع گزارش، نیاز به تایید آن با سرپرست فوری کارمندی است که مرتکب اشتباه شده است.
توصیه می شود اسنادی را به یادداشت اضافه کنید که حاکی از عدم انجام وظایف رسمی کارمند باشد

یک دلیل نسبتاً رایج برای نوشتن یادداشت، رفتار نامناسب یا ضداجتماعی یک کارمند است که به صورت بی ادبی، بی ادبی، نادیده گرفتن درخواست های مشتری و مواردی از این دست بیان می شود.

نوشتن چنین یادداشتی معمولاً دشوارتر از گزارش تخلف انضباطی است. در اینجا لازم است نه تنها واقعیت نامناسب ترین رفتار را منعکس کنیم، بلکه شخصیت مجرم را نیز ترسیم کنیم.

برای جلوگیری از اتهامات سوگیری یا بی اساس، نویسنده یادداشت باید شاهدان رفتار نادرست کارمند داشته باشد.

سخت ترین دلیل برای نوشتن یادداشت، حقایق سرقت یا آسیب عمدی به اموال است. چنین مواردی باید به دقت مستند شوند. و سند اولیه احراز واقعیت سرقت غالباً تفاهم نامه است. در این مورد، شکل ارائه به اندازه انتقال دقیق همه شرایط مهم نیست. چنین یادداشتی باید در گزارش اسناد دریافتی ثبت شود، زیرا تاریخ تعیین شده در آن است سند دریافتی، تاریخ رسمی اعلام سرقت یا آسیب مخرب اموال به مقامات تلقی می شود.
تفاهم نامه باید همراه با قانون خسارت به اموال باشد که توسط کمیسیونی متشکل از حداقل سه نفر امضا شده باشد

اطلاع از کارمند در مورد یادداشت دریافت شده توسط وی و مسئولیت ناشی از آن

پس از وصول برگه ای که در آن موارد نقض انضباط کار، سرقت یا سایر تخلفات ذکر شده است، بسته به شرایط، رسیدگی رسمی یا حتی دادگاهی پیگیری می شود. با این حال، خود یادداشت صرفاً یک گزارش واقعی است، نه یک محکومیت. قانون کار فدراسیون روسیه حاوی دستورالعملی در مورد نیاز به آشنایی کارمند با محتوای یادداشت نیست.

تقریباً هر کارمند باید یک یادداشت نمونه در دست داشته باشد. این یک سند بسیار مهم از ارتباطات داخلی است که بدون آن عملکرد عادی اکثر مؤسسات بزرگ غیرممکن است.

تعریف یادداشت

یادداشت سندی است که برای انتقال اطلاعات در امتداد عمودی سرویس از پایین به بالا طراحی شده است. این طراحی شده است تا سرپرست فوری را در مورد حقایق و حوادثی که در فرآیند انجام کار رخ می دهد، آگاه کند.

فردی که آن را تنظیم کرده است، علاوه بر اطلاع رسانی به گزارشگر، اقداماتی را پیشنهاد می کند که پس از تجزیه و تحلیل وضعیت باید اعمال شود.

تقریباً هر مدیر بخش می داند که چگونه یادداشت بنویسد. نمونه ای از آن همیشه روی دسکتاپ است. این گزارش تقریباً ساختار مشابهی دارد، اما تمرکز کمی متفاوت دارد.

یادداشت های سرویس به صورت افقی، از سر تا سر همان سطح ارسال می شود. گزارش ها از زیردستان تا سرپرست فوری به صورت عمودی نوشته می شود.

موضوع یادداشت ها

هر حادثه ای در شرکت می تواند دلیلی برای نوشتن یک تفاهم نامه باشد. امروزه مثلاً نمونه یادداشتی در مورد بی ادبی یک کارمند چندان رایج نیست، اما حتی 30-35 سال پیش پدیده ای فراگیر بود.

امروزه گزارش های مربوط به عدم انطباق بیشتر رایج است وظایف کاری، در مورد دیر آمدن آنها همچنین می توانند برای بیان درخواست یک کارمند خاص یا کل تیم یک واحد جمع آوری شوند.

همچنین، کارمندان گزارش هایی می نویسند که از اجرای دستورات دریافتی از مافوق خود اطلاع می دهند، به خصوص اگر به صورت کتبی داده شده باشد.

حوادث صنعتی، موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده یا اقدامات برنامه‌ریزی‌شده نیز مرتباً به یک موقعیت اطلاعاتی برای نوشتن گزارش تبدیل می‌شوند. بنابراین، موضوع این سند کاملاً گسترده است و می تواند کاملاً همه نکات را پوشش دهد. فرایند تولیدکه باید به مافوق خود گزارش شود.

محور گزارش

هر شرکتی می داند که یادداشت ها دو نوع هستند: داخلی و خارجی. داخلی ها بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند. آنها از یک واحد ساختاری فراتر نمی روند و از کارمند به مافوق بلافصل ارسال می شوند. هر کسی که چنین نیازی دارد می تواند آن را بنویسد. نمونه ای از این یادداشت عدم عملکرد است که نمونه ای از آن در هر بخش منابع انسانی موجود است.

گزارش خارجی از محدوده واحد ساختاری فراتر می رود و از طرف رئیس آن برای رهبر مافوق آن ارسال می شود. اگر درونی را بتوان روی یک برگه معمولی A4 ترسیم کرد، در صورت وجود در بخش، قسمت بیرونی فقط روی سربرگ ارسال می‌شود و با مهر تایید می‌شود. اما هر دوی این نوع باید دقیقاً مطابق با GOST ترسیم شوند ، در غیر این صورت نمی توان آنها را به اسناد عمومی شرکت ضمیمه کرد.

ملزومات

طبق GOST ، هر نمونه از یادداشت باید حاوی جزئیات خاصی باشد که بدون آن سند دیگر چنین نیست.

یادداشت با جزئیاتی شروع می شود که نام شرکت یا واحد ساختاری آن را نشان می دهد. علاوه بر این، مانند برنامه، عنوانی وجود دارد که نشان دهنده مخاطب و نویسنده یادداشت است. در عین حال، نشان دادن عناوین کامل سمت های آنها بسیار مهم است. نام سند روی یک خط جدید و بلافاصله زیر آن نوشته شده است - عنوان آن، که با کلمات "در مورد ..." یا "درباره ..." شروع می شود. این بلافاصله خواننده را برای نوع اطلاعات ارائه شده در متن سند آماده می کند. بخش اصلی شامل دو بخش مشروط است. اولی کل ماهیت حادثه را توصیف می کند و دومی توصیه هایی را ارائه می دهد یا درخواستی برای انجام اقدام در مناسبت ذکر شده ارائه می دهد. بسته با تاریخ گزارش و امضای گردآورنده همراه با رونوشت آن.

اشخاصی که حق تهیه گزارش را دارند

همه افراد شرکت باید بدانند که چگونه برای یک کارمند یا یک حادثه یادداشت بنویسند. به این بستگی دارد که آیا مشروع خواهد بود و آیا تمام اقدامات بعدی فراتر از قانون خواهد بود.

هر کسی که نیاز مشابهی داشته باشد می تواند سندی از این دست تهیه کند. کارمندان پایین ترین سطح احتمال بیشتری برای ارائه یادداشت های آموزنده در مورد پیشرفت وظایف، سفرهای کاری و بازرسی ها دارند. کمتر در مورد عدم انجام کار خود به همکاران خود گزارش می دهند.

اما روسای ادارات اغلب از انضباط کارگری پیروی می کنند. تخلف از آن دلیل جریمه های مالی می شود. اما برای انتصاب آنها باید دلایل محکمی ارائه شود.

قاعدتاً همراه با یادداشت به رئیس، یادداشت توضیحی نیز ارائه می شود که دلالت بر دلایل معتبر یا نه چندان موجه حادثه دارد. بر اساس این دو سند، سفارش مربوطه برای شرکت تنظیم می شود.

شواهدی دال بر صحت مجازات ها

هر بخش منابع انسانی، هر بخش حسابداری یک یادداشت نمونه دارد. این سند به عنوان تأییدی قوی برای انجام برخی اقدامات معقول عمل می کند.

در شرکت های دولتی، بازرسی ها اغلب توسط خدمات مقامات مختلف انجام می شود. همه آنها برای تأیید قانونی بودن گردش پولی وجوه بودجه طراحی شده اند. اقلام غیر معقول حق بیمه یا کسر از دستمزدتخلفی جدی است که مجازات در پی خواهد داشت.

اما وجود یک تفاهم نامه که در مورد آن اقدامات قانونی انجام شده است، به عنوان یک توجیه جدی برای این یا آن واقعیت عمل می کند. یادداشت در صورتی که به شکلی تنظیم شده باشد و توسط مخاطبی که محتوای آن را دریافت کرده و با آن آشنا شده است، تأیید شده باشد، می تواند استدلال باشد.

رواج تفاهم نامه ها

از نظر تاریخی چنین اتفاقی افتاده است که شکل یادداشتی که نمونه ای از آن در این مقاله آورده شده است، به هیچ وجه در تجارت خصوصی جا نیفتاده است. در شرکت ها و شرکت های متعلق به افراد خصوصی، حل مسائل تولید به صورت شفاهی یا از طریق تنظیم سفارش پذیرفته شده است. این به این دلیل است که در تجارت، نهادهای خارجی بسیار کمتری آن را کنترل می کنند، که نیازی به گزارش قانونی بودن برخی اقدامات نیست. اما اینجا نیز جایی برای گزارش های مربوط به گردش مالی وجود دارد، زیرا کنترل توسط مقامات مالیاتی همچنان وجود دارد.

در سازمان های دولتی، تفاهم نامه رایج است. آنها به هر زیردستان اجازه می دهند تا با خیال راحت بازی کند و مسئولیت حل مشکل را به همراه سند به مافوق مستقیم خود منتقل کند.

نمونه ای از یادداشت برای یک کارمند

ساده ترین گزارش در مورد عدم انجام وظایف رسمی یا نقض انضباط کار توسط یک کارمند تهیه می شود.

سند را با نام دپارتمان آغاز می کنیم: "بخش اطلاعات موسسه تحقیقات کشاورزی". سپس عنوان را می نویسیم: "به رئیس بخش اطلاعات ایوانف دوم از برنامه نویس درجه سه پتروف پی. پی."

در متن گزارش، اصل یادداشت را بیان می کنیم: «به اطلاع شما می رساند که ایوان ایوانوویچ سیدوروف، برنامه نویس جوان، در 2011/02/06 دیر ساعت 2 سر کار آمد و در وضعیت قوی قرار داشت. مستی... متخلف دلایل موجه و شواهد آنها را ارائه نکرد، اما با بی ادبی آشکار در آدرس من به درخواست پاسخ داد. با توجه به منظم بودن چنین تخلفاتی از انضباط کار، من پیشنهاد می کنم اقدامات مناسبی را برای مجازات با توبیخ و کسر از دستمزد جریمه ای معادل دستمزد وی به مدت 2 ساعت انجام دهم که در طی آن I.I. Sidorova در محل کار نبود.

با تاریخ گزارش و امضا با رونوشت بسته شد.

اگر هر نمونه از یادداشت را به دقت بررسی کنید، مشخص می شود که همه آنها به شدت حفظ می شوند سبک کسب و کار رسمی... هیچ فایده ای ندارد که از آن عقب نشینی کنیم و با توصیف آنها به سبک محاوره وارد جزئیات شویم. هرچه متن واضح تر و مختصرتر باشد، به یک یادداشت واقعی نزدیکتر است.

قطعاً ارزش تجزیه و تحلیل حادثه توصیف شده و ارائه توصیه های خود را در این مورد دارد. این بدان معنا نیست که چنین خواهد شد. رئیس این حق را دارد که خودش تصمیم بگیرد چه تحریم هایی را اتخاذ کند ، اما بیشتر اوقات با پیشنهادات گردآورنده یادداشت موافقت می کند ، زیرا وقت ندارد در تمام جزئیات بپردازد.

به یاد داشته باشید، یادداشت یک سند حقوقی تمام عیار است که شما صحت آن را با امضای خود تضمین می کنید.

یادداشت سندی است که به نام رئیس، حسابدار ارشد یا هر کارمند دیگر سازمان صادر می شود.
این یادداشت دارای اعتبار قانونی است، زیرا با هدف اتخاذ تدابیر یا هر اقدامی در مورد مشکل ذکر شده در آن تنظیم شده است.

یادداشت باید هم املایی و هم از نظر قانونی درست باشد، باید مشکل فعلی را به تفصیل بیان کند و مطلوب است اقداماتی برای حل آن وجود داشته باشد که توسط گردآورنده آن پیشنهاد شده است.

یادداشت خطاب به رئیس یک سازمان یا بخش یک سند داخلی است و در یک برگه A4 ساده قابل تنظیم است.

اگر سند به یک سازمان بالاتر ارسال شود، به طور خودکار خارجی می شود و روی سربرگ تنظیم می شود.

قوانین تهیه یادداشت

هدف اصلی این یادداشت فقط آشنایی مدیریت بالاتر با مشکل فعلی یا فرود کار در حال انجام نیست.

و همچنین رهبری را به اتخاذ سریع تدابیری برای حل وضعیت فعلی ترغیب کند.

یادداشت باید در فرم OKUD تنظیم شود، به کد 0286041 بروید.

یادداشت ها بسته به جزء اطلاعاتی یا مخاطب (به نام او این یادداشت تنظیم شده است) به چندین طبقه بندی تقسیم می شوند.

1. بنابراین، طبق طبقه بندی اول، گزارش اطلاعاتی خواهد بود که مراحل، دشواری ها و ویژگی های کار انجام شده را نشان می دهد.

گردآورنده این نوع گزارش باید به زبانی در دسترس و حرفه ای به مقامات اطلاع دهد که یک پروژه خاص در چه مرحله ای از توسعه است و برای اطمینان از اجرای آن چه اقداماتی انجام می شود.

چنین گزارش هایی به طور مرتب، تا همین اواخر، تا زمانی که پروژه تکمیل شود، تهیه می شود.

یادداشت های گزارشی مستقیماً مدیریت سازمان را با مدیران پروژه مرتبط می کند

این به شما امکان می دهد به سرعت دریابید که در کدام مناطق کمبود بودجه وجود دارد ، در کدام یک از آنها فراوانی وجود دارد و بر این اساس اقداماتی را برای عادی سازی کار پروژه انجام دهید.

2. طبقه بندی دوم یادداشت هایی است که یک مورد خاص را با روش های پیشنهادی حل آنها به تفصیل بیان می کند.

به عنوان یک قاعده، چنین گزارش هایی منفی است. آنها اغلب نقض انضباط کار توسط یک کارمند سازمان را توصیف می کنند.

اشکال و انواع یادداشت صرف نظر از نوع فعالیت و وابستگی سازمان تغییر نمی کند.

گزارش باید حاوی جزئیات زیر باشد:

1. موقعیتی که مخاطب اشغال کرده است.
2. نام و نام خانوادگی. مخاطب
3. جزئیات سازمان مخاطب.
4. موقعیتی که توسط مبتکر در نظر گرفته شده است.
5. نام و نام خانوادگی. کامپایلر
6. سازمان و موقعیت کامپایلر.
7. ارائه مناسب مشکل فعلی.
8. اقدامات انجام شده برای رفع مشکل (در صورت وجود).
9. پیشنهاداتی برای اقداماتی که می توان برای رفع مشکل انجام داد.
10. تعداد تنظیم یادداشت.
11. امضای کامپایلر با رمزگشایی.

نحوه نوشتن یادداشت، مثال

اکنون به طور خاص در نظر خواهیم گرفت که یک حسابدار چه گزارش هایی می تواند بنویسد:

1. این گزارشات خطاب به رئیس مربوط به فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت است.

سمنوف آرکادی بوریسوویچ
توکاروا گالینا ایوانونا

گزارش

در جریان حسابرسی، از نظر مالی فعالیت اقتصادیاز بخش فروش، کمبود مالی 57456.45 روبل (پنجاه و هفت هزار و چهارصد و پنجاه و شش روبل چهل و پنج کوپک) آشکار شد.

من از شما می خواهم که از رئیس بخش فروش، آرتم لئونیدوویچ گاوریلوف، درخواست کنید تا گزارش های مستندی در مورد فعالیت های مالی بخش فروش به بخش حسابداری ارائه دهد.

تاریخ___________
امضا _______ رونوشت __________

2. گزارش خطاب به رئیس سازمان در مورد هتک ناموس و حیثیت، تخلفات.

به مدیر عامل LLC "VOZROZHDENIE"
سمنوف آرکادی بوریسوویچ
حسابدار ارشد سازمان
توکاروا گالینا ایوانونا

گزارش

27.11. در سال 2013 ، یکی از کارمندان بخش تدارکات ، اسمریاگین گنادی پتروویچ ، پس از دریافت حقوق خود ، از مبلغ محاسبه شده ناراضی بود و پس از آن به صورت بی ادبانه به صندوقدار ایرینا آناتولیونا پوتاپووا توهین کرد و یک لیوان آب بر روی سر او ریخت و در نتیجه به افتخار او توهین کرد. و کرامت

من از شما می خواهم که سخت ترین اقدامات را در مورد گنادی پتروویچ اسمریاگین، تا و از جمله اخراج، اعمال کنید، در غیر این صورت ایرینا آناتولیونا پوتاپووا باید برای حل این مشکل به آژانس های اجرای قانون مراجعه کند.

تاریخ___________
امضا _______ رونوشت __________

3. گزارش نمونه به کارمند سازمان در مورد ظاهر شدن در محل کار در حالت مسمومیت با الکل یا مواد مخدر.

مدیر کل VOZROZHDENIE LLC
سمنوف آرکادی بوریسوویچ
حسابدار ارشد سازمان
توکاروا گالینا ایوانونا

گزارش

توجه شما را جلب می کنم که امروز حسابدار لوپووا آنتونینا میخائیلونا در حالت مسمومیت شدید الکلی سر کار آمد که می تواند توسط سایر کارمندان بخش تأیید شود.

لاورنتیوا I.P. (اقتصاددان) __________ امضا
Surkova K.R. (صندوقدار) امضا _________

با هدایت ماده 76 قانون کار فدراسیون روسیه و وظایف رسمی خود ، حسابدار A.N. Lupova را برکنار کردم. از کار بیشتر

من از شما می خواهم که حسابدار لوپووا A.N را تحمیل کنید. اقدامات انضباطی مطابق با هنر. 192 قانون کار فدراسیون روسیه.

تاریخ___________
امضا _______ رونوشت __________

برای چنین یادداشتی، ضروری است که علاوه بر این، اقدامی تهیه شود که دلیل تهیه آن را نشان دهد.

باید توسط کلیه کارکنان سازمانی که این تخلف از انضباط کار را مشاهده کرده اند، امضا شود که نشان دهنده موقعیت شغلی است.

چه کسی می تواند یادداشت را بنویسد؟

اساساً برای تأیید کسر حقوق یا بازپرداخت در صورت پرداخت بیش از حد، یادداشتی از حسابدار ارشد مورد نیاز است.

داشتن آن هم در حین ممیزی های کارگری و هم مالیاتی مهم است.

همانطور که از مثال های بالا می بینید، سر حسابدارفقط به نام رئیس یا سرپرست سازمان و همچنین به نام مدیریت سازمان مادر می تواند تفاهم نامه تنظیم کند.

در عین حال ، یک کارمند حسابداری ساده فقط در غیاب مافوق مستقیم خود (حسابدار ارشد) یا زمانی که یادداشتی به طور خاص برای او تنظیم می شود می تواند از این حق استفاده کند.

در موارد دیگر، یادداشتی خطاب به سرپرست فوری خود تنظیم می کند.

باید به خاطر داشت که یادداشتی که به اشتباه تنظیم شده است نیروی قانونی خود را از دست می دهد و نمی تواند به عنوان مدرک در هنگام حل مشکل ارائه شود.

نمونه فرم یادداشت:

ثبت تفاهم نامه در مورد توهین یا رفتار اهانت آمیز در محیط کار دارای ویژگی ها و نکات ظریفی است که باید مورد توجه قرار گیرد. از آنجایی که توهین یک تخلف اداری است، یک سند مدون، شخص بی ادب را به پای میز محاکمه می کشد.

مطابق قانون، توهین - یک افتخار تحقیرآمیز یا بیان یک شکل ناشایست - مستلزم اعمال جریمه برای شهروند مقصر است. انواع مختلفی از تهدیدها نه تنها با تحریم های مالی، بلکه با مجازات های فیزیکی نیز مجازات می شوند: کار اصلاحی، محدودیت اراده یا توانایی های یک فرد.

یادداشت به همکار به دلیل توهین در محل کار یا رفتار رکیک، اول از همه جنبه اطلاع رسانی و مرجع دارد. تهیه سند به مدیریت کمک می کند تا اطلاعات ارزشمندی در مورد اقدامات بی ادبانه، توهین آمیز و نامناسب کارگر به دست آورد. محتوای یادداشت باید نه تنها شامل شرح وضعیت باشد، بلکه باید درخواست اقداماتی برای جلوگیری از وقوع تظاهرات مشابه در آینده انجام شود. پیشنهاد می کنیم نمونه یادداشت رفتارهای بی حیا و توهین یک کارمند در محیط کار را در این مطلب زیر دانلود کنید.

ثبت یادداشت

ثبت واقعیت رفتار توهین آمیز از طرف یک همکار در یک برگ کاغذ با فرمت A4 انجام می شود. حتما اطلاعات را درج کنید:

• نام واحد ساختاری که در آن واقعیت توهین و رفتار رکیک فاش شد.
• عنوان سند - یادداشت؛
• تاریخ فعلی و شماره یادداشت؛
• اطلاعات مخاطب: نام خانوادگی و حروف اول، موقعیت رسمی شخصی که سند به او خطاب می شود.
• عنوانی که به شرح زیر است: "در مورد سوء استفاده از محل کار" یا "در رابطه با ..."؛
• محتوای سند، از جمله اطلاعات مربوط به حادثه، اطلاعات مربوط به شخص مقصر، و همچنین جستجوی خاص برای اقدامات تلافی جویانه در مورد رفتار نامناسب و بی حوصله کارمند.
• نتیجه گیری که نشان دهنده محل رسمی، نام کامل، امضای مخاطب است.

برای نوشتن یادداشتی در مورد رفتار و توهین کثیف کارمند، از الگوی زیر استفاده کنید:

بخش حسابداری
رئیس LLC "NIRK"
G. A. Kravchenko

تفاهم نامه
02.04.2016 №11

سوء استفاده در محل کار

توجه شما را به این واقعیت جلب می کنم که در تاریخ 01.04.2016 حسابدار Sumets Maxim Viktorovich از کلمات زشتماهیت توهین آمیز، نشان دهنده موقعیت اجتماعی و تهدید مستقیم است.
لطفاً امکان آوردن Sumts M. V. را به مسئولیت اداری در نظر بگیرید.

حسابرس بخش حسابداری (امضا) فدوروف F.F.

سایر نمونه تفاهم نامه ها:

در ادامه می توانید نمونه های یادداشت را به صورت رایگان دانلود کنید.

لازم به ذکر است عدم اتخاذ تدابیر برای جلوگیری از توهین یا تحقیر عمومی کارکنان مستوجب جریمه اداری می باشد.

طراحی صحیح

نمونه یادگاری توهین محل کار - (توهین کارمند به یکی دیگر از کارکنان همان سازمان).

گزارش در مورد توهین به مشتری یک شرکت توسط کارمند یک سازمان نمونه -

رهبری، یعنی تصمیم گیری در مورد تخصیص منابع، تنها می تواند مبتنی بر اطلاعات قابل اعتماد و به موقع باشد. این اطلاعات باید درست باشد و به سرعت دریافت شود. برای این است که یک سند رسمی به نام "یادداشت" ارائه می شود که بعداً با آن آشنا خواهید شد.

این یادداشت چیست؟

یادداشت یک فرم دفتری استاندارد از انتقال اطلاعات "از پایین به بالا" است - از کارکنان زیردست به مدیریت. یادداشت ها وقایع حیاتی، فعالیت های جاری و حالت عمومیشرکت ها بر اساس گزارش ها، مدیر می تواند تحلیل دقیق تری از وضعیت سازمان داشته باشد و دستورات کافی بدهد.

ایجاد یک گزارش می تواند ایده خود زیردستان و رهبری فوری او باشد. اگر ابتکار عمل از مدیریت باشد، اغلب دستورالعمل انجام این کار به صورت شفاهی به زیردستان ابلاغ می شود.

انواع دیگری از یادداشت های ارتباطی تجاری وجود دارد. آنها را نباید با یادداشت اشتباه گرفت، بنابراین انواع محبوب آنها را در نظر بگیرید:

• یادداشت - برای انتقال اطلاعات بین بخش ها یا کارمندانی که مستقیماً تابع یکدیگر نیستند استفاده می شود. بنابراین برخی از درخواست ها برای همکاری یا اطلاع از رویدادهای در حال وقوع در سازمان قابل بیان است، بنابراین این فرم نمی تواند یک تفاهم نامه تلقی شود.
• ، که در آن کارمند معمولاً اقدامات خود را به مدیریت توضیح می دهد ، اغلب مواردی که منجر به اختلال در عملکرد عادی سازمان می شود. این نیز یک یادداشت نیست.

در زیر می توانید ویدیویی را تماشا کنید که تفاوت بین یادداشت های یادداشت و خدمات را توضیح می دهد:

باید در نظر داشت که یادداشت یک سند حقوقی جدی است. ممکن است در آینده لازم باشد در مراحل قانونی به آن مراجعه کنید، بنابراین مراقب محتوای آن باشید.

انواع یادداشت

یک تقسیم مشروط گزارش ها بر اساس موضوع وجود دارد که جهت تقریبی آن از عنوان مشخص است:

• گزارش نویسی... اغلب از چنین یادداشت هایی استفاده می شود. کامپایل آنها از قبل توسط ساختار بالاتر تنظیم می شود تا پارامترهایی را کنترل کند که به طور منظم به کنترل بدون عارضه اما مداوم نیاز دارند.
• فعال... آنها در مواردی که زیردستان پیشنهادی برای منطقی کردن یا بهینه سازی فرآیندها در شرکت دارند، به طور نامنظم به مدیریت داده می شود.
• آموزنده... آنها نوشته شده اند تا کارکنان سطوح بالاتر را در مورد برخی تغییرات شدید (اغلب منفی) در کار سازماندهی شده یک بخش یا شرکت مطلع کنند. در چنین مواردی معمولاً برای متحمل نشدن زیان یا از دست ندادن سودهای احتمالی، پاسخ سریع مدیریت لازم است.

صرف نظر از موضوع، سند می تواند:

• درونی؛ داخلی... گزارش های داخلی برای حل مسائلی که در داخل موسسه ایجاد می شود استفاده می شود. تصمیمات پس از بررسی توسط کارکنان خود سازمان اتخاذ می شود.
• خارجی... یک گزارش خارجی برای یک سازمان بیرونی تهیه می شود که آنها به دنبال مشارکت در فرآیندهایی هستند که در موسسه خود اتفاق می افتد.

چگونگی تنظیم چنین تفاهم نامه هایی را بیشتر بررسی خواهیم کرد.

چگونه یادداشت داخلی بنویسیم؟

یادداشت های داخلی معمولاً روی برگه های کاغذ ساده نوشته می شوند. ما اجزای مورد نیاز را فهرست می کنیم و مکان سنتی آنها را نشان می دهیم:

1. یادداشت برای چه کسی در نظر گرفته شده است (کسی که باید تصمیم بگیرد) - در سمت راست بالا، در مورد داده.
2. اطلاعات در مورد شخصی که سند را با علامت ضروری بخش (بخش) تنظیم کرده است. همچنین در سمت راست، زیر قسمت قبلی، در حالت دایتی مشخص شده است.
3. عنوان سند - "یادداشت" - در مرکز برگه (پس از عنوان، نقطه نقطه، دو نقطه و سایر علائم نگارشی قرار داده نمی شود). اگر موضوع گزارش استاندارد است (در مورد غیبت، در مورد یک پیشنهاد، در مورد پاداش)، می توانید بلافاصله آن را زیر عنوان اضافه کنید.
4. شماره و تاریخ ثبت (در صورت نیاز دفتر داخلی).
5. می توان به انگیزه هایی اشاره کرد که باعث نوشتن یادداشت شده است.
6. از یک پاراگراف - یک بیانیه، یعنی بیانی از وضعیتی که در هر فرآیندی از دیدگاه پاسخ دهنده ایجاد شده است (واقعیت ها، رویدادها، شرایط، زمان شناسی، روابط علت و معلولی).
7. از یک پاراگراف جدید - تجزیه و تحلیل، یعنی توصیف دقیق مشکلاتی که قبلاً وجود داشته یا در آینده ممکن است، همانطور که به نظر گوینده می رسد (گاهی اوقات فرصت های بالقوه ای ارائه می شود که هنوز استفاده نشده است، اما می تواند به نفع خود باشد. سازمان).
8. در خط جدید - توصیه ها، یعنی راه هایی برای از بین بردن مشکلات یا پیشنهاداتی برای به حداقل رساندن ضرر، در صورت اجتناب تاثیر منفیبرخی از عوامل غیرممکن هستند (یا راه بهینه برای توسعه منابع استفاده نشده).
9. تاریخ، تاریخ، اطلاعات شخصی گوینده - امضا، موقعیت، حروف اول (نام کامل).

می توانید یک فرم سند خالی را دانلود کنید.

محبوب ترین اشکال چنین یادداشتی در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

در مورد نقض انضباط کار

چنین سندی بسیار جدی است، زیرا بر اساس آن می تواند:

• صادر (توبیخ)؛
• تنزل مقام یک کارمند؛
• روند اخراج کارمند طبق ماده مربوطه آغاز شده است قانون کار RF؛
• محاکمه باز

البته چنین اطلاعاتی داخلی است، بنابراین نفوذ آن به خارج از موسسه نامطلوب است.

متن اصلی باید به طور واضح و مشخص نشان دهد که کارمند چه گناهی داشته است. حتی بهتر است که مواد قانون کار فدراسیون روسیه و مقررات داخلی نقض شده توسط کارمند مستقیماً ذکر شود.

متن معمولاً حاوی ذکری است که کارمند در مورد رفتار خود توضیح می دهد یادداشت توضیحی، با ذکر شماره، تاریخ و سایر شناسه های این سند. اگر چنین یادداشت توضیحی وجود نداشته باشد، این نیز نشان داده شده است.

نمونه یادداشت داخلی مبنی بر اینکه کارمند به دلیل نبودن در محل کار نظم کار را نقض کرده است قابل دانلود است.

در مورد عدم انجام وظایف رسمی

به عنوان یک قاعده، برای عدم انجام وظایف رسمی، کارمند در قالب اقدامات انضباطی مجازات می شود. اشکال آن می تواند باشد:

• عدم پرداخت حق بیمه؛
• خوب؛
• سرزنش کردن
• تنزل رتبه

یک نمونه یادداشت پیش‌فرض برای دانلود دعوت شده است.

کارمند حق دارد در صورتی که مجازات را ناعادلانه یا بیش از حد بداند از کارفرما شکایت کند ، بنابراین هنگام تنظیم گزارش ، صحت عبارت و تأیید الزامات لازم است ، به عنوان مثال با اشاره به موارد داخلی. برنامه کاری

درباره پاداش ها

این شکل گزارش در مواردی استفاده می شود که پاداشی به یک کارمند اختصاص داده شود. در متن اصلی نوشته شده که جایزه برای کدام اثر و به چه میزان تعلق می گیرد. شما می توانید نمونه ای از چنین سندی را دانلود کنید.

چگونه یک یادداشت خارجی تهیه کنیم؟

چنین اسنادی بر روی سربرگ با ذکر اجباری جزئیات و اطلاعات تماس شرکت تنظیم می شود. لوگوی روی سربرگ به گیرنده کمک می کند تا به سرعت بفهمد با چه کسی سروکار دارد. برای تایید اصالت سند باید مهر شرکت آبی رنگ الصاق شود.

از آنجایی که اوراق تجاری به دنیای خارج ارسال می شود، شرایط لازم برای پر کردن آن به شرح زیر است:

1. نام سازمان دریافت کننده اختصارات و حذفیات مجاز نیست (بالا سمت راست).
2. مقامی که سند برای او ارسال می شود (معمولاً "مدیر کل" یا چیزی مشابه) - در قسمت قبلی.
3. نام سازمان ارسال کننده نیز بدون علامت اختصاری و فاصله (بالا سمت چپ).
4. نام رسمی کامل سند (به عنوان مثال یادداشت در مورد اعزام کارمند) در مرکز سند است.
5. اصل موضوع که در یونیفرم تجاریبه طور مختصر و واضح
6. سمت، امضا و حروف اول رئیس سازمان ارسال کننده (در مرکز پایین).
7. اطلاعات مجری - موقعیت، حروف اول، شماره تلفن تماس (دفتر) (زیر قسمت قبلی).

در اینجا نمونه ای از چنین یادداشتی آورده شده است:

5 مورد نیاز برای فرم گزارش

این یادداشت فرم کاملاً اجباری ندارد، اما یک نوشت افزار است، بنابراین به صورت ناگفته نوشته شده است که دارای عناصر اجباری زیر است:

1. اطلاعات مورد نیاز باید به وضوح بیان شود.
2. اشتباهات فاحشو حذف داده های مهم غیر قابل قبول است، در غیر این صورت در آینده ممکن است یادداشت باطل شود.
3. ارزیابی های عاطفی و نگرش شخصی به موقعیت توصیف شده معمولاً تشویق نمی شوند، زیرا آنها به اتخاذ تصمیم اداری کمک نمی کنند.
4. هنگام تشریح شرایط، لازم است تمام جزئیات مهم وضعیت ذکر شود. چیزهای کوچک بی اهمیت نیازی به ذکر نیست.
5. در پایان سند باید سمت گردآورنده و نام کامل وی درج شود.

بالا را دیده اید انواع مختلفگزارش ها، بنابراین اکنون درک بهتری از نحوه ترسیم آنها و آنچه باید در آنها نوشته شود دارید. این امر به ویژه برای کارمندان سازمان های دولتی که روسای آنها موظف به نوشتن یادداشت هستند مفید است.