Ordre fra regnskapssjef med underskriftsrett. Hvem kan signere bestillinger? Hva er bedre å utstede - en ordre eller en fullmakt?

Dette dokumentet er nødvendig for enhver organisasjon på grunn av kravene i regnskapslovgivningen. I denne artikkelen finner du en prøveordre for retten til å signere dokumenter, lære om nyansene i utførelsen, samt i hvilke tilfeller du trenger å utarbeide en fullmakt.

Retten til å signere primærdokumenter: ordre eller fullmakt?

Valget mellom to regulatoriske kilder avhenger av målene som forfølges av lederen: hvis det antas at det vil være nødvendig å signere intern bedriftsdokumentasjon, er den optimale løsningen å gi en ordre. Hvis du planlegger å signere og overføre papirer utenfor selskapet (for eksempel følgebrev for forsendelse av varer eller fakturaer), så er det å foretrekke å velge en fullmakt. Av sikkerhetshensyn og beskyttelse av forretningshemmeligheter er mange redde for å overføre slike alvorlige fullmakter til tredjeparter som ikke er ansatte i selskapet, så praksisen med bestillinger er den vanligste. Men i tilfeller hvor lederen har til hensikt å betro en ansatt en rekke små oppgaver og ikke er klar til å gi ham signeringsrett i global forstand, så kan han også utstede en fullmakt for ham.

I begge rettsakter er det imidlertid nødvendig å indikere:

personopplysninger til den autoriserte personen;
navn på papirer som den kan signere.

I begge tilfeller bør lederen av selskapet bekrefte en prøvesignatur fra den autoriserte personen, som skal plasseres i en egen kolonne i skjemaet.

Eksempelordre som gir signaturrettigheter

Lederen kan gi mulighet for signering til regnskapssjefen, hans stedfortreder eller en annen ansatt som fungerer som leder for utarbeidelse av skattemessige, økonomiske og juridiske papirer. Pålegg om rett til å signere primærdokumenter kan gis i fri form, siden gjeldende lovgivning ikke etablerer en enhetlig form. I henhold til etablert dokumenthåndteringspraksis skal skjemaet imidlertid angi:

firmanavn, dets detaljer;
skjemadetaljer (nummer og dato);
det juridiske grunnlaget for overføring av retten til å signere (artikkel 7 og 9 i den føderale loven "On Accounting" datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ);
Fullt navn og stilling på de ansatte som signeringsretten er overført til;
en liste over dokumenter som en person vil ha rett til å signere for en leder;
prøvesignatur fra en autorisert person og direktør.

Eksempelbestilling til høyre for å signere fakturaer

Ved å bruke samme prinsipp kan du overføre muligheten til å signere ikke bare primære, men også økonomiske dokumenter. Slike operasjoner innebærer imidlertid økt ansvar for den ansatte, da de kan påføre organisasjonen alvorlig skade. Det er nødvendig at arbeidstakeren har tilstrekkelige kvalifikasjoner og at de nye fullmaktene samsvarer med hans stillingsbeskrivelse.

Dokumenter er godkjent ikke bare av lederen, men også av andre ansatte - innenfor grensene for deres funksjonalitet. Dermed godkjenner regnskapsførere balanse, regnskap og avstemmingsrapporter, økonomer – planer, rapporter og kalkyler, advokater – kontrakter, spesifikasjoner og krav, personalansvarlige – personalordre, arbeidsbøker og notater. Hvem og hva som er autorisert til å påtegne er inkludert i prøveordren som gir rett til signering eller fullmakt.

Retten til første og andre signatur er skilt. Den første tilhører lederen. For å gi en slik rett benyttes en prøvebestilling om førstesignatur. Den andre gis til en autorisert representant - en ansatt i en budsjettorganisasjon. Slik informasjon gjenspeiles i:

rekkefølge;
stillingsbeskrivelse;
posisjon;
fullmakter.

De tre første gjelder intern dokumentasjon. Det er uakseptabelt å registrere dem i navnet til en person som ikke er i et arbeidsforhold med organisasjonen. Men en fullmakt kan gis både til en vanlig person og til en tredjepart.

Retten til å signere primærdokumenter: ordre eller fullmakt

Ethvert alternativ er egnet, men det er nødvendig å spesifisere hvilke dokumenter den ansatte kan godkjenne. Det hender at regnskapsavdelingen gir en fullmakt til å signere en følgeseddel en gang - for å motta et bestemt parti varer eller produkter. Vanligvis snakker vi om å gi fullmakter til en person som utfører slike oppgaver av og til.

Direktøren skal godkjenne listen over personer som er autorisert til å signere primærdokumenter etter ordre.

Ansvaret for gjennomføringen av en forretningstransaksjon og nøyaktigheten av dataene ligger hos den som har godkjent hoveddokumentet, og ikke hos den som fører regnskapet.

Arbeidsvilkårene er også forskjellige. Dermed er en fullmakt begrenset til den perioden som er angitt i den. Lokale lover er gyldige inntil arbeidsforholdet med arbeidstakeren avsluttes eller til det er kansellert eller ny versjon vedtas. Du kan spesifisere varigheten av fullmakter i selve dokumentet, for eksempel angi en ettårsperiode. Ofte tildeles krefter for en ansatts fraværsperiode; perioden i dette tilfellet bestemmes av erstatningsperioden.

Hva du skal skrive i bestillingen

Formuleringer er etter administrasjonens skjønn. Vanligvis inneholder en prøveordre for rett til å signere dokumenter generelle fraser, og en fullmakt beskriver rettighetene. Hvis vi snakker om godkjenning av kontrakter, representasjon av interessene til en budsjettorganisasjon i tredjepartsinstitusjoner, offentlige organer, er det tilrådelig å utstede en fullmakt. Motparter insisterer alltid på bekreftelse av representantens fullmakt, og krever fullmakt.

Eksempelbestilling til høyre for å signere primærdokumenter

Avtale, faktura, følgeseddel, faktura er de vanligste offisielle dokumentene i primærregnskapet. Listen er åpen: administrasjonen kan utvide den ved å etablere andre skjemaer i regnskapsprinsippet.

Det primære dokumentet bekrefter først og fremst faktumet om en forretningstransaksjon. Og det fungerer også som grunnlag for registrering av transaksjoner på kontoer. Utstedt ved fullføring av faktum eller etter fullføring av transaksjonen.

Prøvebestilling for rett til å signere økonomiske dokumenter

Finanspapirer viser soliditet og lønnsomhet. Slik sett er balansen informativ. Den gjenspeiler den økonomiske stillingen ved slutten av perioden. Ved å se på balansen kan en spesialist enkelt finne ut om motparten har kilder til midler, eiendom eller bare gjeld og forpliktelser. Andre finansielle papirer: konsolidert resultatregnskap, oppstilling av midler og deres bruk.

Lån og kredittavtaler kan også klassifiseres som finansielle verdipapirer.

Eksempelbestilling til høyre for å signere fakturaer

Eksempelbestilling for tegningsrett til regnskapssjef

Tidligere ble penge- og oppgjørsdokumenter som ikke var signert av regnskapssjefen ansett som ugyldige og ble ikke akseptert for utførelse. Med vedtakelsen av den føderale loven "On Accounting" nr. 402 endret situasjonen seg. I følge art. 73, skal regnskapsføring overlates av leder til regnskapssjef. Alternative alternativer inkluderer en annen ansatt og en tredjeparts regnskapsfører. Det er tillatt for leder å føre regnskap personlig, med mindre vi snakker om en kredittorganisasjon.

Hvordan tilbakekalle signaturrettigheter

En tidligere utstedt handling oppheves ved å utstede en ny - en opphevende. Det må angi:

hvilken lov som blir opphevet;
fra hvilken dato;
kolonne for referanse.

Det er obligatorisk å informere den autoriserte personen om kanselleringen. En slik person kan signere både på selve bestillingen og på et eget familiariseringsark.

En fullmakt utført på organisasjonens brevpapir kanselleres av et administrativt dokument fra lederen. Attestert - av notarius. Opplysninger er obligatorisk, som ved avbestilling.

På grunn av de eksisterende kravene pålagt av gjeldende bestemmelser i lovgivningen i Den russiske føderasjonen om regnskap, kan en kommersiell struktur kreve prøvebestilling for rett til å signere primærdokumentasjon.

Denne typen ordre er annerledes visse funksjoner, angående formål, innhold, samt strukturell utforming.

I henhold til anbefalingene fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen som ble gitt i forhold til visse bestemmelser i loven "Om regnskap", lederen av hver kommersiell struktur som er engasjert i økonomiske aktiviteter, må godkjenne en bestemt personliste som har rett til å signere primær regnskapsdokumentasjon.

Denne interne avdelingsstillingen er basert på arbeidsbestemmelsene og artikkel nr. 402-FZ. Den kan rangeres som bestemmende faktor kontinuitet av juridiske normer som ble etablert i paragraf 3 i paragraf 9 i den føderale loven "On Accounting", som var i kraft tidligere.

Før dette, i rettsaktene som regulerer regnskapsprosessen, spesifikke krav ble foreskrevet om behovet for at selskapets leder godkjenner en liste over personer som har rett til å legge igjen en personlig signatur på primærdokumentasjonen.

Per i dag regulerer ikke gjeldende lovgivningsnormer på noen måte fremgangsmåten for de relevante personenes anskaffelse av myndigheten som lar dem signere primærdokumenter. Moderne realiteter i russiske virksomheter viser oftest at slike makter er konsolidert ved å gi en særordre av organisasjonens leder:

Pålegg fra selskapets leder om å overføre retten til å signere primærdokumenter til en bestemt person eller gruppe personer.
Fullmakt til å overføre retten til å signere papirer som er inkludert i listen over primærdokumentasjon.

For å få mer detaljert informasjon om hver av disse metodene, bør du vurdere dem separat.

Hva bekrefter den?

I dette tilfellet er hovedkriteriet for å skille mellom en leders ordre om å overføre signeringsretten og en fullmakt for det at pålegget kan utelukkende gjelde for ansatte i organisasjonen samtidig som fullmakten kan overføres til enhver annen person.

Hovedkravet i en slik situasjon vil være at lederen skal ta med i fullmakten en liste over personer som kan benytte den. Ulike juridiske grener regulerer prosessen med å utarbeide pålegg og fullmakter, mer spesifikt er det arbeids- og sivilloven som er ansvarlig for dette.

Hvis det er behov for å signere kun interne firmadokumenter, vil den optimale løsningen være å velge å utarbeide en ordre, som fungerer som en regulatorisk kilde, som bekrefter overføringen av retten til å signere på primærdokumentasjonen. Det er verdt å merke seg at det i dette tilfellet ikke er behov for å delegere ytterligere fullmakter til andre personer.

Samtidig, hvis det er behov for å signere viss dokumentasjon med påfølgende overføring utenfor organisasjonen, for eksempel medfølgende dokumentasjon for godstransport eller en faktura, er det i en slik situasjon behov for å utarbeide en passende fullmakt til advokat.

Det er et viktig behov for å reflektere både i pålegget og i fullmakten følgende informasjon:

personopplysninger til personen som har riktig myndighet;
en liste over visse dokumenter som kan signeres av en autorisert person.

I tillegg, i hver av disse situasjonene, lederen av selskapet bekrefter en persons signatur, tillagt fullmakt, som er angitt av samme person i et særskilt felt i fullmakten eller ordren.

Slike prosesser tyder på behovet for en, som må tilhøre den som setter sin egen signatur på utskriften. Dette stadiet er ekstremt nødvendig på grunn av det faktum at nesten alle skatterevisjoner nå utføres med identifikasjon av motparter som bevisst nekter å oppfylle sine egne skatteforpliktelser.

Selv om de direkte lederne av motpartene ikke iverksetter noe for å forlate selskapets aktiviteter og anerkjenner det faktum at de fungerer som de virkelige forvalterne av den kommersielle strukturen, Skatteetaten begynner å sette i gang en håndskriftstudie, som kan bekrefte det faktum at signaturene på dokumentasjonen ikke er signaturer fra ledelsen.

Til syvende og sist vil dette tjene som grunnlag for skatt offisielt nekte å anerkjenne slike utgifter for foretaket JEG.

I dag er det vanlig å forstå dokumenterte utgifter som alle utgifter som har dokumentasjon. I dette tilfellet må alle støttedokumenter utarbeides i samsvar med gjeldende bestemmelser i lovgivningen i Den russiske føderasjonen.

Alle dokumenter med upålitelige eller motstridende data, eller ufullstendig informasjon, kan ikke fungere som grunnlag for å oppnå skattefordeler. På grunn av det faktum at primærdokumentasjonen inneholder signaturen til en person som ikke har riktig myndighet, vil dette dokumentet bli anerkjent som å inneholde falsk informasjon. Han kan derfor ikke bekrefte momsfradraget på noen måte.

Prøvesamling

Til dags dato er det ikke en eneste rettsakt som vil kreve behovet for å verifisere motpartens signatur. Men til tross for dette, krever stadig mer forsiktige ledere av kommersielle organisasjoner fra alle sine motparter spesielle signaturprøver, eid av personer som er direkte ansvarlige for signering av primærdokumentasjon, samt fakturaer.

Slike prøver kan være en kopi av et pass, en kopi av plastbankkort med signatur fra eieren, eller en fullmakt, som vil indikere signaturen til en autorisert person. I en annen situasjon, hvis selskapet ikke tør å be om slike dokumenter, kan det få visse ubehagelige konsekvenser.

Resultater

Som praksisen til de fleste kommersielle organisasjoner viser, overvåking av makten til personer som legger igjen signaturen sin på den primære dokumentasjonen er en ganske kompleks og ikke alltid pålitelig prosedyre.

Dette gjelder spesielt for operasjoner utført av store selskaper med stor råvare- og kontantomsetning, som samarbeider med et stort antall motparter. I det store og hele, for å øke effektiviteten av slike kontroller, er det nødvendig å opprette en egen avdeling som vil samarbeide med regnskapsavdelingen.

Samtidig bør det bemerkes at reelle negative konsekvenser ved signering av primærdokumentasjon av en person uten passende myndighet for skattyter kan oppstå først når det generelle bevisgrunnlaget indikerer at alle transaksjoner med en slik motpart var fiktive.

Lignende omstendigheter kan oppstå hvis motparten viser seg å være et skallselskap, lederen av selskapet kategorisk nekter å signere, en undersøkelse vil bekrefte faktum om forfalskning av signaturen, selskapet betalte ikke skatt, og så videre.

Basert på dette, hvis selskapets representanter fortsatt klarer å samle en tilstrekkelig mengde bevis som vil bekrefte realiteten til operasjonene, og også hvis det er et passende nivå av forsiktighet når du velger en partner, er det fullt mulig organisasjonen vil kunne eliminere alle krav fra skatteetaten. Lignende prosesser finner sted i høyere skattemyndigheter eller i retten.

Du kan lære hvordan du overfører dette rett fra denne videoen.

I organisasjoner av ulike bransjer med ulike skalaer av økonomisk aktivitet og kvantitativ sammensetning av team, er det som regel flere personer som er gitt myndighet til å signere ulike dokumenter, inkludert de som kommer på vegne av organisasjonen.

Foretaksledere, som ikke ønsker å begrense underskrivernes makt, står ofte overfor problemet med å avgrense makten til disse personene i perioder med gjensidig tilstedeværelse av disse personene på deres arbeidsplasser. Dette blir først og fremst nødvendig for bedriftsansatte som forbereder dette eller det dokumentet for signering: hvem skal de gå for å signere det hvis personene med signeringsrett er like i sin underskriftsmyndighet?

Den enkleste måten å effektivisere underskrivernes fullmakter er i de organisasjonene hvor kun én person har førstesignaturrett, og kun én person som utelukkende utfører alle regnskapsfunksjoner i foretaket har rett til å signere økonomiske dokumenter. Det er vanskeligere for de foretakene hvor det er flere styremedlemmer som fører tilsyn med ulike områder av virksomhetens virksomhet, men som har lik førstesignatur. Situasjonen er enda mer forvirrende i filialer, hvor flere likeverdige ledere med svært vage fullmakter utnevnes av sentralkontoret. Det er ikke lett for de som har flere første nestledere i staben, en sjef for finanstjenester, en regnskapssjef, en økonomidirektør og andre tjenestemenn hvis makt ikke er lett å avgrense.

Det første spørsmålet en arbeidsgiver står overfor når man løser problemet med å avgrense fullmakter til å signere dokumenter mellom likeverdige (like autoriserte) tjenestemenn er: i hvilket dokument skal dette skillet etableres?

Dette kan slås fast i stillingsbeskrivelsene til tjenestemennene selv – underskriverne. Fullmakten til å signere spesifikke dokumenter bør imidlertid være kjent for alle ansatte i bedriften eller i det minste for de strukturelle avdelingene (avdelingene) som, som en del av sine oppgaver, er involvert i utarbeidelsen av et bestemt dokument og er interessert i å signere det. av autorisert leder. Tatt i betraktning at bare den ansatte som innehar stillingen selv må være kjent med den, kan det hende at andre aldri får vite om det fulle omfanget av hans fullmakter. Fullmakten til å signere visse dokumenter kan således registreres i tjenestemannens stillingsbeskrivelse, men dette er ikke av generell informasjonskarakter for alle interesserte i virksomheten. Likevel, som eksempel på å angi maktfordeling i stillingsbeskrivelsen til den tilsvarende tjenestemannen som har førstesignaturretten, kan du bruke prøve nr. 1.

Prøve nr. 1

Fragment av stillingsbeskrivelsen til økonomidirektøren

4. Ansvar

Økonomidirektøren er forpliktet til, på vegne av foretaket, å signere med sin første signatur følgende dokumenter, korrekt utført og godkjent på foreskrevet måte av tjenestemenn i de relevante strukturelle avdelingene av foretaket:

bankkontoavtaler med kredittinstitusjoner;
avtaler om å avskrive midler fra selskapets konto til fordel for en tredjepart med en forhåndsgitt aksept;
avtaler med kredittinstitusjoner (banker) om service gjennom "Bank - Client" -systemet;
avtaler om innkreving, omberegning og kreditering av kontanter til Selskapets konto;
låneavtaler med kredittinstitusjoner for et beløp som ikke overstiger 1 000 000 (en million) rubler. eller for ethvert beløp underlagt en beslutning fra styret;
tilleggsavtaler til alle disse kontraktene og avtalene, inkludert om deres oppsigelse, samt handlinger for aksept og overføring og andre dokumenter knyttet til utførelse, utførelse og registrering av disse kontraktene og avtalene;

Definisjonen av fullmakter i fullmakter til autoriserte tjenestemenn har de samme manglene. Dermed kan fullmakter være med tilnærmet identiske fullmakter – ved utskiftbarhet. I tillegg er ikke alle ansattes fullmakter attestert av en fullmakt. Dermed opptrer direktøren i et foretak, som er det eneste utøvende organ, i samsvar med loven, som regel uten fullmakt. Til tross for det praktiske ved å bestemme myndighet til å signere foretaksdokumenter i en fullmakt utstedt til en tjenestemann, er denne metoden for å avgrense myndighet ikke egnet for alle tilfeller. Dersom underskrivernes fullmakter likevel besluttes regulert i de utstedte fullmakter, kan prøve nr. 2 tas som eksempel på den påkrevde formuleringen.

Prøve nr. 2

Fragment av en tjenestemanns fullmakt

Denne fullmakten autoriserer... direktøren for administrative og økonomiske aktiviteter i Foretaket, Ivan Ivanovich Ivanov... på vegne av Foretaket, til å inngå og utføre kontrakter og avtaler i den russiske føderasjonens valuta og utenlandsk valuta, til å foreta transaksjoner i den russiske føderasjonens valuta og utenlandsk valuta, nemlig:

kontrakter for lagring av varer;
eiendom lagring avtaler;
bedriftens eiendom forsikringskontrakter;
kontrakter for levering av tjenester for eiendomsvurdering;
tilleggsavtaler til alle spesifiserte kontrakter og avtaler, inkludert oppsigelse av dem, samt handlinger for aksept og overføring og andre dokumenter knyttet til utførelse, utførelse og registrering av disse kontraktene og avtalene;

Den optimale løsningen på dette problemet ville være å fikse maktfordelingen i den lokale reguleringsloven til foretaket. For eksempel i instruksjonene for kontorarbeid. Arbeidsgiver vil kun måtte gjøre hver enkelt ansatt i virksomheten kjent med denne lokale loven. Imidlertid er et slikt dokument, som praksis viser, ikke dannet i alle virksomheter, organisasjoner og institusjoner. Derfor passer ikke dette løsningsalternativet for alle.
En mulighet for å løse problemet som vurderes er å gi en passende ordre om fordeling av makt til bestemte tjenestemenn. Avhengig av formålet med å avgrense fullmakter og antall tjenestemenn som har fullmakter som avgrenses, kan som eksempel brukes prøve 3 eller 4. Ulempen med denne løsningen på problemet er behovet for konstant oppfølging av bemanningsordningen ved virksomheten av ansvarlige autoriserte personer og gjøre endringer i den spesifiserte ordren (eller publisering ny med samtidig anerkjennelse av den forrige som ugyldig) når det gjelder å erstatte indikasjonen med en autorisert tjenestemann - underskriver (i tilfelle avskjedigelse av en og aksept av en ny en til samme posisjon).

Merk! Ordren navngir tjenestemennene i filialen som har fullmakt til å signere dokumenter fra foretaket ved en fullmakt utstedt til dem av foretakets leder. Behovet for fullmaktsavgrensning oppstår ved utstedelse av like autoriserte fullmakter til nærmere angitte personer for den perioden begge tjenestemenn er til stede på deres arbeidsplasser. I fravær av en av dem, har den gjenværende tjenestemannen, i kraft av fullmaktene gitt av fullmakten, rett til å signere alle dokumenter som kommer fra filialen.

Prøve nr. 4

Ordre om fordeling av makter til forskjellige underskrivere,
har rett til første og andre signatur
og synsrett

LLC "BRIGANTINA"

REKKEFØLGE

Saint Petersburg

Om bestilling av signering
utgående og interne dokumenter
LLC "Brigantina"

I forbindelse med økningen i dokumentflyten og behovet for å regulere maktfordelingen for signering av utgående eksterne og interne dokumenter fra Brigantina LLC (heretter referert til som Enterprise), samt med det formål å streng utføre instruksjonene for embetet arbeid i Brigantina LLC, godkjent. Ved bestilling nr. 78 datert 06.05.2010 (heretter referert til som kontorarbeidsinstruksjonene),

JEG BESTILLER:

1. I samsvar med paragraf 2.2.8 i kontorarbeidsinstruksjonene, må den første signaturen kun undertegnes av administrerende direktør Valery Gennadievich Sheyanov:

bedriftens administrative dokumenter;
dokumenter utstedt i henhold til resolusjoner, dekreter og ordre fra de høyeste organer for statsmakt og administrasjon;
dokumenter adressert til de høyeste organer for statsmakt og administrasjon;
kontoer;
betalingsordre fra bedriften for betaling for arbeid, tjenester, materielle eiendeler anskaffet for bedriften;
betalingsordre for utstedelse av lån til låntakere - ansatte i Foretaket under inngåtte låneavtaler med Foretaket;
andre betalingsdokumenter som ikke er innenfor den kommersielle direktørens kompetanse for signering;
låneavtaler med enkeltpersoner - ansatte i bedriften;
godkjenne notater for godkjenning på bedriftens budsjett;
bankkontoavtaler, bankinnskuddsavtaler, andre avtaler for bankvirksomhet med finans- og kredittinstitusjoner;
betalingsdokumenter fra bedriften i den elektroniske databasen (DB) med en elektronisk digital signatur (EDS);
leieavtaler;
kontrakter for økonomiske aktiviteter, inkludert for levering av tjenester og kontraktsarbeid;
sertifikater for arbeid utført under de ovennevnte kontraktene;
kontanter sjekker;
andre dokumenter, hvis undertegning av administrerende direktør er en forretningsmessig nødvendighet.

2. Deleger til kommersiell direktør Viktor Andreevich Naumov myndighet til å signere med den første signaturen i gjeldende modus kun følgende dokumenter:

kontrakter for hovedaktivitetene til Enterprise for levering av produkter produsert av Enterprise;
kontrakter for transporttjenester for Selskapets leveranser, inkludert med JSC Russian Railways.

3. Etablere utskiftbarheten mellom personene spesifisert i paragrafene 1 - 2 i denne ordren for perioden med offisielt fravær.

4. Dokumenter, kontrakter som forutsetter mottak eller forpliktelse til betaling fra Enterprise for arbeid og tjenester, må godkjennes av regnskapssjef Natalya Sergeevna Korneeva.

5. La lederne for strukturelle enheter i samsvar med godkjente forskrifter om aktuelle enheter og stillingsbeskrivelser utelukkende signere dokumenter for intern bruk som utgår fra enheten.

6. I henhold til punkt 2.2.6 i Instruksen for kontorarbeid er det ved utarbeidelse av dokumenter før de signeres av administrerende direktør eller kommersiell direktør obligatorisk å godkjenne dem med entreprenøren og de interesserte strukturelle enhetene. Visum skal påføres kopier av dokumenter som gjenstår i Selskapets dokumenter på forsiden under første signatur.

7. Sekretær E.S. Tkacheva overvåke strengt tilstedeværelsen av visum på dokumenter som sendes inn for signering.

8. Sekretær E.S. Tkacheva gjøre avdelingslederne (strukturelle enheter) i bedriften kjent med denne ordren i samsvar med vedlagte liste (familiariseringsark for denne ordren). Ledere for strukturelle enheter bør gjøre underordnede ansatte oppmerksom på denne ordren.

9. Jeg forbeholder meg kontrollen over utførelsen av denne ordren.

Daglig leder
LLC "Brigantina" Sheyanov V.G. Sheyanov
Avtalt:
Leder for juridisk avdeling Mashkova N.N. Mashkova
(visum må legges på baksiden eller på eget ark)

Følgende er blitt kjent med ordren om å strømlinjeforme signeringen av utgående og interne dokumenter fra Brigantina LLC:

Jobbtittel	FULLT NAVN.	Signatur	Dato
Daglig leder	Sheyanov Valery Gennadievich	Sheyanov	15.01.2015
Kommersiell direktør	Naumov Viktor Andreevich	Naumov	15.01.2015
Regnskapssjef	Korneeva Natalya Sergeevna	Korneeva	15.01.2015
Kontorsekretær	Tkacheva Elena Sergeevna	Tkachev	15.01.2015

Det bør tas i betraktning at den offisielle stillingen til personene som er nevnt i ordren forutsetter, i kraft av kravene i loven og foretakets charter, foreløpig mottak av en passende administrativ handling fra det autoriserte organet til foretaket til å utføre visse handlinger (for eksempel for å inngå en låneavtale). Ordenen dekker ikke disse aspektene på grunn av deres regulering ved andre lover.

Av alle de presenterte alternativene for å fikse maktfordelingen til likt og forskjellig autoriserte underskrivere, har hvert foretak rett til å velge hvilken som helst metode som er praktisk for den eller å utvikle sin egen, ikke oppført blant de presenterte metodene.

Direktøren for selskapet og regnskapssjefen signerer en enorm mengde forskjellig dokumentasjon hver dag (primære dokumenter, økonomiske papirer, leveringsdokumenter, handlinger, fakturaer, fakturaer, kontrakter og andre).

Ordren utstedes vanligvis i store og mellomstore selskaper i en periode med lang fravær av lederen, og også på grunn av eksistensen av en enorm strøm av aktuelle papirer som krever visum for sjefen.

Prosedyre for tildeling av rettigheter

Til å begynne med bør direktøren ta stilling til valg av ansatte hvis aktiviteter er nært knyttet til selskapets dokumentasjon.

Listen over autoriserte personer som retten til å signere primærdokumenter, fakturaer, handlinger, fakturaer overføres til, godkjennes direkte av lederen selv.

Ofte skjer utvelgelsen av søkere med deltagelse av regnskapssjefen. Lederen av selskapet, i mangel av en regnskapssjef stilling på staben, kan fungere som en autorisert person.

I dette tilfellet signerer direktøren to ganger i selskapets dokumentasjon (for seg selv og for regnskapsføreren), som krever obligatorisk registrering av retten til dobbel signatur i selskapets interne ordre.

Registreringsprosedyre

Lovverket

Ingressen til et pålegg skal etter den allment aksepterte regel inneholde en begrunnelse. For dette tilfellet er dette føderal lov nr. 402 av 6. desember 2011, nemlig artikkel 7 og 9. Bestillingen indikerer en henvisning til loven eller uttrykket «For å sikre samsvar med reglene i gjeldende lovgivning».

Samling

Ordren utstedes på selskapets brevpapir i 1 eksemplar og inneholder følgende informasjon:

navn på skjemaet;
serienummer, dato, lokalitet;
mål (optimalisering av arbeidsprosessen, forretningsreise til lederen);
Fullt navn og stilling til spesialisten som betro signaturen på vegne av direktøren;
liste over dokumenter (fakturaer, attester for fullført arbeid, fakturaer, etc.);
frist for tildeling av rettigheter.

Det ferdige utkastet til pålegg om overføring av rett til å signere primærpapirer godkjennes av direktøren. Begrepet for opptjening av ansatte er individuelt for hver virksomhet. Gyldighetsvarigheten er fra 1 kvartal til en ubegrenset, evigvarende periode.

Underskrifter av autoriserte personer (prøver) kan utarbeides som vedlegg til bestillingen på eget ark.

Den innledende signaturen til spesialistene angitt i dokumentet må være til stede på skjemaet.

Tilstedeværelsen av et segl på en ordre relatert til selskapets interne dokumentasjon avhenger av valget av eksekutør. Det strenge kravet om å bruke segl i virksomheten til organisasjoner ble kansellert i 2016.

Faksimile eller bestilling?

Det er mye lettere å lage et stempel og ikke gi en ordre. Men faksimile brukes i saker regulert ved lov eller med samtykke fra partene i kontrakten.

Regnskaps- og skattedokumenter krever "levende" autografer fra direktøren og regnskapssjefen.

Primærdokumentasjon med faksimilesignatur kan føre til uønskede kommentarer ved kontroll av skattekontrollør. Ved utstedelse av faktura er det strengt forbudt å ha stempel i stedet for signatur.

Utarbeidelsen av administrative dokumenter er registrert i organisasjonens charter eller forskrifter. Overføring av signaturrettigheter til en annen ansatt registreres ved bestilling. For å løse mindre oppgaver er det nok å utstede en fullmakt med fastsatte fullmakter.

Hva er bedre å utstede - en ordre eller en fullmakt?

Fullmakt - gitt til ansatte i en organisasjon eller en tredjepartsspesialist om nødvendig for å signere dokumenter på vegne av en bedrift i et avsidesliggende område. Et eksempel er en fullmakt utstedt til en budsjåfør for å motta varer, eller til en regnskapsmedarbeider for bankpapirer.
Ordren utstedes kun til selskapets ansatte; kun interne bedriftspapirer er signert.

Last ned eksempel

Bestilling til høyre for å signere primærdokumenter eksempel -