Hur man inte betalar resebidrag. Grundläggande bestämmelser för betalning av resekostnader. Bokföring och konteringar

Kostnader för anställdas resor är en betydande del av företagets kostnader och påverkar resultatet för företaget som helhet. Därför är det oerhört viktigt att korrekt förbereda alla nödvändiga stöddokument för en affärsresa, och det är lika viktigt att ta hänsyn till alla utgifter när du betalar för en affärsresa, och reflektera dem korrekt på de relevanta kostnadsposterna. Låt oss ta reda på hur en affärsresa betalas 2017.

Ersättning för reseersättning

Låt oss överväga vilka utgifter som klassificeras som resekostnader. I punkt 1 i art. 264 i Ryska federationens skattelag ger en lista över kostnader som redovisas som kostnader vid beräkning av inkomstskatt (PIT). En anställd som skickas på affärsresa får betalt:

Dagpenning, som är ersättning för det besvär som är förknippat med att bo hemifrån, för varje kalenderdag. Bolaget fastställer dagpenningsbeloppet självständigt och bestämmer det med interna lokala lagar eller kollektivavtal. Lagen föreskriver maximala dagpenningsatser som inte är föremål för personlig inkomstskatt (Ab. 12, klausul 3, artikel 217 i Ryska federationens skattelag) - när de reser inom landet uppgår de till 700 rubel, utomlands – 2500 rubel. Till exempel, om ett företag har bestämt den dagliga ersättningssatsen för Ryska federationen till 1200 rubel, då från en skillnad på 500 rubel. kommer att behöva hålla inne personlig inkomstskatt;
Resekostnader i båda riktningarna, inklusive med taxi, företag eller personligt fordon. Hela resekostnaden tas med i beräkningen, inklusive transportörens serviceavgifter, sängavgifter etc.;
Levnadskostnader, inklusive hyra av lägenhet på tjänsteresan. Inkluderar kostnader för att hyra bostad, betala för hotell och tilläggstjänster enligt prislistan;
Övriga kostnader som beaktas på uppdrag av arbetsgivaren. Till exempel kostnaden för att utfärda en frivillig sjukförsäkring under en affärsresa, användning av hyrd bil, taxi eller Aeroexpress, VIP-loungetjänster på flygplatser och tågstationer, utgifter för att skicka bagage, etc. Om dessa utgifter bekräftas av de relevanta dokumenten kan de beaktas vid beräkning av TNP och förenklad skatt

Hur betalas resekostnader och vilka handlingar ligger till grund för detta?

Med möjligheten att inte utfärda det tidigare obligatoriska resecertifikatet och officiella uppdraget har processen för att dokumentera en affärsresa förenklats avsevärt. Att skicka en anställd på tjänsteresa kräver idag endast en skriftlig order från företagets ledning. Beställningsformuläret kan utvecklas inom företaget eller använda standarden T-9. Detta dokument anger syftet och tidpunkten för resan, och anger nödvändiga nyanser, till exempel om en affärsresa planeras med en resa med personlig eller officiell transport.

Betalning av resekostnader 2017 sker i två steg:

Före resan utfärdas ett förskott med en anteckning i förhandsrapporten för den enhetliga blanketten 0504505, godkänd på order från Ryska federationens finansministerium den 30 mars 2015 nr 52n;
Vid ankomst bokför den anställde alla utgifter i förskottsrapporten, bifogar underlag och lämnar in dokumentet till redovisningsavdelningen.

Hur betalas reseersättning: förskottsberäkning

Så innan han skickar en anställd på en affärsresa måste han betala ett förskott. Dess storlek består av den ungefärliga kostnaden för resor, kostnaden för att hyra bostad och storleken på dagpenningen för tjänsteresor. Förskottet utfärdas kontant från företagets kassa eller överförs till specialistens bankkort. Företaget kan betala utgifter (till exempel kostnaden för resor eller ett hotellrum) via banköverföring. I detta fall kommer förskottsbeloppet att minskas med beloppet av redan uppkomna kostnader.

Betalning av resekostnader i förskott, till exempel:

Specialist på Gorki LLC (Tver) Roshchin R.T. skickas på affärsresa till Perm under 5 kalenderdagar från 14 till 18 augusti 2017.

Företaget bekostade järnvägsresor i båda riktningarna genom överföring från byteskontot och bokade, men betalade inte för, ett hotellrum i 3 dagar för 3 300 rubel. på en dag. Företagets kollektivavtal anger mängden dagpenning - 700 rubel. på en dag. Förskottsbeloppet är:

dagpenning 3500 rub. (700 x 5 dagar);

levnadskostnader 9900 rub. (3300 x 3 dagar)

Det totala förskottsbeloppet kommer att vara 13 400 rubel. Revisorn gör en post för detta belopp:

D/t 71 K/t 50.

Godkännande av resekostnader för bokföring

Vid ankomst från en tjänsteresa är den anställde skyldig att inom tre dagar rapportera uppkomna utgifter och bekräfta dem med handlingar. Dagarna för en tjänsteresa bekräftas genom uppvisande av resehandlingar. Om en personlig bil användes ska den anställde till rapporten bifoga ett PM med dokument som bekräftar kostnaderna - gaskvitton etc.

Bostadshyreskostnader bekräftas genom tillhandahållande av hotellkvitton, lägenhetshyresavtal etc. Även övriga utgifter ska förses med dokumentation.

Låt oss överväga ett exempel baserat på de ursprungliga uppgifterna från den föregående: hur affärsresor betalas om den anställde ådrar sig utgifter som överstiger det mottagna förskottet. En specialist från Gorki LLC återvände från en affärsresa och lämnade in en färdig förhandsrapport den 21 augusti. Uppkomna kostnader:

daglig ersättning i mängden 3500 rubel;

hotellboende 9900 rub.;

kvitto för bagageförpackning till ett belopp av 1000 rubel;

kvitto för bagagetransport - 1900 rubel;

kvitto för resa i en lasttaxi (på grund av mängden bagage som köps för företagets behov) – 600 rubel.

Totala affärsresekostnader uppgick till 16 900 rubel. Exempel på en färdig förhandsrapport:

Baserat på detta dokument, godkänt av chefen, beaktas utgifter för affärsresor och revisorn fyller i följande fält:

Utgifter för affärsresor skrivs av till produktionskontot (D/t 20 K/t 71 till ett belopp av 16 900 rubel), och överutgifterna utfärdas till specialisten från kassan till ett belopp av 3 500 rubel. (D/t 71 K/t 50). Därmed har betalningen för tjänsteresan skett, och kostnaderna har beaktats.

På grund av produktionsbehov togs beslut om att skicka en av de anställda på tjänsteresa. Eftersom detta är den första arbetsresan på länge hade HR-specialisten ett antal frågor relaterade till sin organisation och dokumentation under 2018. När ska du till exempel betala dagtraktamenten när du reser på affärsresa? Vi har förberett ett svar på denna fråga speciellt för våra läsare.

Resekostnader ska ersättas

Varje affärsresa medför kostnader. Eftersom en anställd skickas på tjänsteresa på initiativ av organisationen, ska de utgifter som han ådragit sig ersättas. I synnerhet måste du kompensera för:

resekostnader;
hyreskostnader för bostäder;
dagtraktamente – merkostnader förknippade med att bo utanför din fasta bostad;
övriga utgifter som uppkommit på en tjänsteresa i samförstånd med förvaltningen.

Dagpenning är en ersättningsersättning till en anställd för att vistas utanför sin stadigvarande bostad. Generellt sett är det logiskt att kompensera arbetstagaren för de kostnader som orsakas av att bo på en ovanlig plats i arbetsgivarens intresse. Till exempel kostnaden för att organisera måltider och tillgodose andra dagliga behov.

Låt oss påminna dig om att dagtraktamenten upp till 700 rubel/dag för affärsresor inom Ryska federationen och 2500 rubel/dag för affärsresor utomlands inte är föremål för personlig inkomstskatt och försäkringsavgifter (punkt 10, punkt 3, artikel 217, stycket) 2, artikel 422 i Ryska federationens skattelag).

Dagpenning betalas i förskott

Således har svaret på frågan om att betala dagpengar före eller efter en tjänsteresa ett tydligt svar. Pengar måste betalas i förskott.

Tillsammans med utbetalningen av löner har företagsanställda ofta frågor om förfarandet för ersättning av resekostnader.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.

Det är snabbt och GRATIS!

Många medborgare är också intresserade av i vilka fall en affärsresa inträffar utan att betala ersättning.

Inledningsvis bör det erinras om att arbetsgivaren vid beräkningen av de erforderliga beloppen måste vägledas av bestämmelserna i arbetslagen.

När det gäller andra frågor, till exempel vad som bör vara mängden dagliga betalningar under 2019, kommer de att diskuteras nedan.

Vad du behöver veta

De flesta företags ekonomiska verksamhet innebär ofta att anställda skickas ut på affärsresor. I detta fall är arbetsgivaren skyldig att betala för tjänsteresan.

Den frånvarande medarbetaren behåller sitt jobb och sin medellön. Därför kan arbetstagaren under denna period inte sägas upp på initiativ av arbetsgivaren.

Ett undantag kan vara likvidation av företaget. Grunden för att en anställd ska resa på tjänsteresa är.

Resans längd bestäms av arbetsgivaren. I reseperioden ingår även restid tur och retur. Under tjänsteresan kan arbetsgivaren ersätta den frånvarande arbetstagaren med en annan arbetstagare.

I resan ingår även ersättning för följande utgifter:

Resekostnader.
Betalning av hyra för bostadslokaler.
Merkostnader förknippade med att bo utanför din fasta bostadsort.

Standarderna för betalning av reseersättningar för boende bestäms av företagets interna dokument, till exempel.

Om en anställds fasta arbete är av resande karaktär, faller det inte under definitionen av affärsresa.

Separat är det värt att komma ihåg att innan ett slutgiltigt beslut fattas måste arbetsgivaren ta reda på om arbetstagaren tillhör kategorin medborgare som är förbjudna att skickas på affärsresa.

Detta förbud gäller för:

gravid kvinna;
arbetstagare under 18 år;
anställda med vilka .

Den maximala perioden för en affärsresa inom Ryska federationen är 40 kalenderdagar. Detta inkluderar dock inte resans längd.

Om en anställd skickas för att utföra installations- eller byggnadsarbeten kan resetiden förlängas till 1 år. Den maximala tiden för en tjänsteresa utomlands är inte fastställd i lag.

Grundläggande koncept

Nedan kommer vi att diskutera flera grundläggande begrepp som används i artikeln:

Affärsresa	En av arbetsgivaren planerad resa för en anställd för att utföra ett arbetsuppdrag utanför den huvudsakliga arbetsplatsen. Varaktigheten av affärsresan bestäms av produktionsbehov och visas i motsvarande ordning
Serviceuppdrag	Ett dokument som visar syftet med tjänsteresan och medarbetarens rapport om utfört arbete
Resecertifikat	Ett dokument som bekräftar den tid den anställde tillbringade på en affärsresa
Resekostnader	Kostnader som ett företag ersätter till en anställd för perioden för hans affärsresa (artikel 168 i Ryska federationens arbetslag). Detta inkluderar dagpenning, resekostnader eller. Eventuella ytterligare sådana måste avtalas med arbetsgivaren
Dagpenning	Ytterligare utgifter som ersätts av organisationen under den anställdes vistelse på affärsresa
Förhandsrapport	Dokument om hur mycket pengar den anställde spenderade under affärsresan

Regler för affärsresor

Innan man skickar en anställd på tjänsteresa ska arbetsgivaren utfärda
motsvarande ordning.

Ett enhetligt exempeldokument (formulär nr T-9) har godkänts.

Dokumentet måste innehålla följande information:

Fullständigt namn på den anställde;
Personalnummer;
strukturell indelning;
position innehas;
plats för affärsresa;
resans längd;
syftet med resan;
finansieringskälla för resan;
grund (jobbtilldelning);
befattning, underskrift och utskrift av underskrift från företagsledaren;
Den anställde är bekant med beställningen.

Ovannämnda regleringsdokument utvecklade också ett resecertifikat och ett officiellt uppdrag (,).

Det är dock inte nödvändigt att utfärda det nämnda certifikatet ().

Längden på en anställds vistelse på tjänsteresa kan bestämmas utifrån resehandlingar. Ansvaret för att tillhandahålla dem ligger på den anställde.

Om dokument saknas på grund av användning av personlig transport, visas vistelseperioden på en affärsresa i.

Dokument som bekräftar användningen av din egen bil inkluderar:

Utfärdade fakturor.
Kvitton.

I detta fall behöver arbetstagaren inte längre lämna en rapport till arbetsgivaren om det arbete som utförts under en tjänsteresa.

Rättslig grund

Arbetsförhållandena regleras av arbetslagstiftningen. Förordningen om utsändande av anställda på tjänsteresor godkändes genom regeringsbeslut nr 749.

Förfarandet för ersättning av resekostnader för medborgare som arbetar på kommersiella företag fastställs. Lagen föreskriver inte några lägsta eller högsta ersättningsgränser.

Beloppet för ersättning för resekostnader för anställda i budgetorganisationer bestäms.

Förfarandet för att tillhandahålla monetära ersättningar till militär personal godkändes genom order från försvarsministeriet den 30 december 2011 N 2700.

Beskattning av inkomster sker inom ramen för skattebalken. Redovisning av affärstransaktioner utförs i enlighet med kraven.

Enade former av primär dokumentation godkändes av den statliga statistikkommitténs resolution nr 1. Exempel på primära redovisningsdokument bifogas.

Hur du betalar för dagliga resekostnader 2019

Det allmänna förfarandet för att beräkna och betala dagliga utgifter bestäms av Ryska federationens arbetskod. Vid beräkningen av ersättningens storlek är det dock nödvändigt att ta hänsyn till ett antal faktorer som påverkar storleken och förfarandet för betalning av resekostnader.

Därför kommer de enskilda komponenterna i denna indikator att diskuteras nedan.

Exakt vad är det för ersättningsbeloppet?

En affärsresa innebär ersättning för följande typer av utgifter:

resekostnader;
betalning av hyreskostnader för bostäder;
merkostnader som krävs för att bo utanför permanent bostad.

Betalning av beloppet

Betalning av kontanter till en anställd sker strikt på konto. Vid utgivning av pengar görs bokföringsposter enligt följande:

Dt 71 Kt 50

Emission av pengar på konto till en utstationerad anställd

Vid utgivning av pengar sammanställs det. Efter att ha återvänt från en tjänsteresa är arbetstagaren skyldig att rapportera till arbetsgivaren om förbrukade belopp.

Följande dokument bifogas dessutom förhandsrapporten:

resecertifikat;
kvitton;
kassakvitton;
transportdokumentation.

Revisorn är skyldig att kontrollera de dokument som tillhandahålls för den avsedda användningen av medlen och riktigheten av deras förberedelse. godkänd av företagets direktör.

Efter godkännande av rapporten upprättas bokföringsposter enligt följande:

Dt 26 (20, 25, 44) Kt 76 (60)

Avskrivna resekostnader

Arbetstagaren ska lämna över det outnyttjade saldot av förskottet till företagets kassadisk.

Ansökan om betalning (prov)

Med ansökan avses en officiell begäran från en anställd till arbetsgivaren om förskottsbetalning i samband med en tjänsteresa.

En anställd kan också anmäla, till exempel, om han har spenderat pengar utöver det utfärdade förskottet.

Om arbetsgivaren inte har några kommentarer så publicerar han. Om det uppstår en tvist kan arbetstagaren begära ersättning för resekostnader.

Om på helger

På grund av operativa krav kan en affärsresa infalla på helger. Följaktligen behåller den anställde sin genomsnittliga inkomst under hela tjänsteresan.

Förutom i de fall då restiden till destinationen infaller på helger eller helgdagar
().

Enligt tjänstemän utgår under sådana omständigheter ersättning på grundval av.

Arbetstagaren har med andra ord rätt till dubbla löner. Ett liknande rättsläge anges i.

Övriga betalningar görs på vanligt sätt. Vid beskattning av ett företags vinst kan arbetsgivaren skriva av sådana betalningar som arbetskostnader.

Bildande av en order

Grunden för att en anställd ska resa på tjänsteresa är arbetsgivarens beställning (se underrubriken ”Registreringsregler...”).

Video: Måste jag betala försäkringspremier för obekräftade resekostnader?

Beställningen undertecknas av företagets chef och uppmärksammas av den anställde. När det gäller föreläggandet om att utfärda ett förskott eller ersätta resekostnader, upprättas dokumentet i valfri form.

Beställningen måste innehålla följande information:

Anställds fullständiga namn.
Datum och plats för affärsresan.
Grund för kostnadsersättning.
Uppgifter om den person som är ansvarig för att utföra ordern.

Beställningen är även föremål för registrering i personalbeställningsjournalen.

Beskattning av reseersättningar

Beskattningsförfarandet beror på vilket skattesystem som används av affärsenheten.

Om företaget är beläget i och bör resekostnader inkluderas i kostnaderna vid fastställandet av skatteunderlaget.

Organisationer som använder det allmänna skattesystemet måste minska vinstbeloppet med kostnaderna.

När det gäller innehållet av personlig inkomstskatt från dagpenning till en anställd har detta varit en kontroversiell situation under lång tid. Men konflikten löstes till slut.

Baserat på den högsta rättsliga myndighetens förklaringar är dagtraktamenten som utfärdas inom de gränser som fastställs i kollektivavtalet inte föremål för beskattning ().

Enligt lagen är beloppet för dagliga betalningar:

Affärsresa i Ryssland	700 rub.
Utländsk affärsresa	2500 rub.

Rätten uppmärksammade samtidigt skattemyndigheten på att bestämmelserna i regeringsbeslut nr 729 inte är tillämpliga i detta fall.

Domstolen framhöll också att föremålet för beskattningen enligt bestämmelserna är arbetstagarens inkomst.

När den anställde får dagpenning har den anställde ingen ekonomisk förmån ().

Tvärtom har arbetstagaren vissa utgifter som syftar till att utföra tjänsteuppgifter.

Följaktligen kan ersättning av utgifter inte kvalificeras som inkomst och är därför inte föremål för personlig inkomstskatt.

Om det utbetalda dagpenningsbeloppet överstiger det ersättningsbelopp som fastställts i kollektivavtalet, faller skillnaden i belopp under definitionen av "inkomst" och är föremål för inkomstskatt.

Det enda villkoret för befrielse från att betala obligatoriska avgifter är tjänsteresans längd, som måste vara minst två dagar ().

Enligt tjänstemän från det berörda ministeriet föreskrivs inte dagliga betalningar för endagstjänster i lag.

Eftersom den anställde kan återvända hem varje dag, vilket innebär att han inte ådrar sig extra kostnader för att bo utanför permanent bostad.

FAQ

Vid betalning av resekostnader uppstår ofta följande frågor:

Är det möjligt att göra beräkningar i 1C-programmet?
Vad man ska göra med militär personal.
Nyanser av ersättning i budgetorganisationer.

När du arbetar i 1C

Du kan utföra affärstransaktioner med hjälp av 1C Löne- och personalhanteringsprogrammet.

Programvaruprodukten erbjuder följande funktioner:

Lönehantering.
Beräkning av skatter och avgifter.
Personlig redovisning för Ryska federationens pensionsfond.
Reglerad rapportering.
Visar beräkningsresultat i skatt och redovisning.

En revisor kan också upprätta alla nödvändiga dokument, till exempel ett avräkningsdokument "Betalning baserad på genomsnittlig inkomst" i 1C-programmet. Genererade dokument kan skrivas ut via lämplig meny.

Nyanserna av betalning till militär personal

Betalning för officiella affärsresor för militär personal sker på samma sätt som fastställts för anställda i kommersiella organisationer ().

Om en tjänsteman återvänder från en tjänsteresa på avresedagen får han inte dagpenning.

Ytterligare kostnader inkluderar:

försäkringspremie;
registrering av resedokument;
kostnader för sängkläder på tåget.

Återbetalning av dagliga utgifter utförs till ett belopp av 300 rubel. för 1 dags affärsresa.

Hur man är i budgetinstitutioner

Beloppet för ersättning av kostnader förknippade med affärsresan för anställda i budgetorganisationer bestäms av de reglerande dokumenten från Ryska federationens ingående enheter eller rättsakter från lokala självstyrande organ (artikel 168 i Ryska federationens arbetslagstiftning ).

Enligt statsrådets förordning nr 729 har utstationerade arbetstagare rätt till följande ersättningar.

resekostnader tur och retur.

I mängden dokumenterade kostnader, men inte mer än kostnaden för resor

Om den anställde inte har styrkande handlingar, får han endast ersättning för den lägsta resekostnaden

kostnader för betalning av dagpenning – 100 rubel. för varje dag av en affärsresa;
hyreskostnader för bostäder - i mängden dokumenterade kostnader, men inte mer än 550 rubel. per dag. Om den anställde inte har dokument, är ersättningsbeloppet 12 rubel. per dag.

Det är mycket viktigt att korrekt och kompetent förbereda alla resedokument, och en ännu viktigare aspekt är att ta hänsyn till alla utgifter som avsätts för genomförandet av affärsresan. Resekostnader är tydligt definierade i lag i artikel 264 i Ryska federationens skattelag. Dessutom är denna lista inte stängd, så vissa kostnadsalternativ som inte ingår i den kan fortfarande användas i motsvarande beräkningar.

En anställd som skickas på en specifik tjänsteresa får vissa betalningar från företaget som är direkt relaterade till uppnåendet av uppsatta mål och mål. Sådana betalningar inkluderar betalning för medel som spenderas på resor till destinationen, boende, samt dagtraktamenten som betalas ut innan affärsresan påbörjas.

Observera att utöver att tillhandahålla sådana betalningar får den anställde medel i form av löner. I det här fallet används den anställdes ersättningsindikatorer (månadsmedelvärden), baserat på antalet dagar han tillbringade på en affärsresa.

I arbetslagstiftningen fastställs också begreppet dagpenning, som betalas ut till en anställd för vissa behov som uppstår under en tjänsteresa. Sådana betalningar görs innan affärsresan påbörjas på företaget.

Som vi redan har sagt finns det en viss lista fastställd enligt lag, men den är inte stängd, därför kan andra betalningar också inkluderas i beräkningen i framtiden. Standardbetalningar inkluderar:

Utgifter som är direkt förknippade med resor till platsen för affärsresan, samt tillbaka. Observera att denna aspekt tydligt kan anges i ett kollektivavtal eller i andra lokala dokument från företaget. Sådana dokument visar till exempel att resor genomförs till ett budgetpris eller ett business class-pris. Baserat på sådana data väljs metoden för att resa till destinationen;
Uthyrning av bostadslokaler. Det är ganska uppenbart att en person kan spendera ganska mycket tid på en affärsresa, därför skapas ett unikt behov för att tillhandahålla medel som kan ge den anställde normala levnadsförhållanden. Frågan om boende och den klass av bostäder som en anställd kan hyra bestäms också av företagets interna dokument;
Dagliga betalningar lämnas till den anställde fram till början av tjänsteresan. Dessa betalningar inkluderar alla andra utgifter som kan uppstå under tjänsteresan.

Naturligtvis, för att redovisningsspecialister ska kunna beräkna alla utgifter korrekt och lägga in data i rapporteringsdokumentationen, bör de tillhandahålla något slags bevis på vilka utgifter den anställde ådragit sig under resan till destinationen:

I enlighet med normerna för den rättsliga ramen är det obligatoriskt att ta hänsyn till den fulla kostnaden för biljetten, med hänsyn till användningen av sängkläder, olika serviceavgifter etc.;
Dessa kvitton tillhandahålls på papper, och ett boardingkort eller kontrollkupong eller biljett tillhandahålls också.

Det vill säga att du faktiskt måste tillhandahålla alla dokument som du får när du betalar för resan. Om du använde bussen, se till att ta en biljett som anger priset. Om du använde tåget, behåll även den begagnade biljetten med datum och pris som anges. Så du kan tillhandahålla all information som hjälper revisorn att korrekt beräkna resekostnader.

Kostnader för hyra av bostadslokaler

Som du förstår betalas även dessa utgifter av chefen. Låt oss genast säga att för tillfället tillåter många företag sina anställda på affärsresor att använda möjligheten att hyra lägenheter dagligen, men med det obligatoriska kvittot på ett betalningskvitto.

Faktum är att du också måste samla in dokument på grundval av vilka du i framtiden kommer att kunna tillhandahålla uppgifter om kostnaden för anställning, antal dagar, totalbelopp.

Observera att utgifter för service på restauranger och barer, rumsservice och utgifter för användning av ytterligare hälsoinrättningar inte betalas av företagets ledning. I denna situation betalar den anställde självständigt för de tjänster som erhålls, om det behövs.

Dessa betalningar är merkostnader som uppstår på grund av att en person tvingas bo hemifrån. Lagstiftaren bestämmer frånvaron av begränsningar för detta belopp, samtidigt kan dessa begränsningar fastställas av interna dokument. Låt oss säga att dessa betalningar måste tillhandahållas för alla dagar som en person är på affärsresa, medan beräkningen även inkluderar helger, såväl som de dagar då den anställde var på väg.

Observera att personlig inkomstskatt inte dras av från dagtraktamenten, men i detta läge föreskriver lagstiftaren vissa begränsningar som hänför sig till det skattefria beloppet för utbetalningar. Om ett företag tillhandahåller tydligt fastställda parametrar för dagtraktamenten, kommer ingen skatt att dras från dem. Om beloppet är högre än den fastställda normen, dras skatt från den erhållna skillnaden.

I utlägg kommer dagpenningen att fastställas genom att lämna vissa bekräftelser. Till exempel är detta en produktionsåtgärd - den anställde utförde en uppgift som tilldelats av företagaren, såväl som varaktigheten av den anställdes vistelse utanför sin fasta bostad.

En affärsresa bestäms utifrån följande faktorer:

Tillgänglighet av resedokument med specificerade datum, såväl som dokument som bestämmer uthyrning av bostadslokaler på en tydligt etablerad plats (om den anställde använde personlig eller kommersiell transport och helt enkelt inte har biljetter);

Anteckningar av tjänstetyp måste också upprättas, liksom andra dokument som utgör ett klart definierat ankomstdatum, såväl som den anställdes efterföljande avgång;

Ett obligatoriskt element för att fastställa resebetalningar i beräkningar är tillhandahållandet av dokument från redovisningsavdelningen, som bildar en återspegling av det faktum att den anställde har fått medel som avsatts för affärsresan. Till exempel tillhandahålls en beställning av kontanttyp;

Dessutom kan information om mottagande av visum, pass, inbjudningar, liknande dokument som definierar företagets inbjudan att delta i ett visst evenemang etc. användas som bekräftelse på att det finns en affärsresa.

Jag vill notera att alla resekostnader säkert beaktas i dokumenten för skatt på erhållen vinst (inkomst minus kostnader). Dessutom bör utgifter beaktas på ett allmänt sätt (som betalning till en anställd för att han fullgör sina yrkesförpliktelser).

För närvarande är tillsynsmyndigheter inte emot att ersättning för kostnader kompletteras med vissa utgifter, som definieras i företagets reglerande dokument:

Detta kan inkludera betalning för tjänsterna för vissa lounger på flygplatsen, såväl som kostnaden för att boka ett rum i förväg, en avgift för att beställa biljetter i förväg;
Detta kan vara betalning för att hyra en bil för en anställd som är på affärsresa (ett domstolsbeslut fastställde möjligheten till en sådan hyra uteslutande för företagsledare och ledning);
Det kan röra sig om merkostnader som hänför sig till frågan om transport till avreseorten på tjänsteresa, flygplatsen och andra platser där resan till destinationen börjar. Samtidigt kan kostnaden för taxitjänster ingå i kostnaden, om sådana tjänster i detta fall är motiverade ur en ekonomisk situation. Till exempel en tidig avgång eller en tidig tågavgång när det inte går att åka kollektivt. Det måste omedelbart sägas att taxitjänster tydligt måste bekräftas av relevanta dokument, och ett kvitto måste tillhandahållas i form av ett formulär, uteslutande strikt rapportering;
Om det under en tjänsteresa finns behov av att systematiskt göra vissa resor med kollektivtrafiken, bör dessa tjänster också beaktas i utgifterna. Samtidigt är det mycket viktigt att alla kvitton och biljetter sparas och räknas korrekt. Alla uppgifter om möjligheten att använda kollektivtrafik i processen för att uppfylla etablerade yrkesuppgifter vid tidpunkten för en affärsresa registreras tydligt i företagets interna dokument;
Kostnader kan också omfatta medel som spenderas på att betala för tjänster från en resebyrå, till exempel för att organisera en utlandsresa.

Alla typer av utgifter i samband med resor till en anvisad plats ingår, till exempel gav en anställd två biljetter (tur och retur) till ett belopp av 370 rubel vardera. Det visar sig att transportkostnaderna uppgick till 740 rubel;
Den anställde åker på affärsresa i 4 dagar, och det är fastställt att han kommer att bo på hotell. Efter en affärsresa ger den anställde ett kvitto för betalning för ett hotellrum på 1 000 rubel för varje dag, vilket resulterar i 4 000 rubel;
Dagspriset, som inte är föremål för fastställda skattesatser, är 700 rubel per dag (inkluderar extra kostnader för en affärsresa). Det totala beloppet är 2800 rubel;
Den anställde reste runt i staden för att utföra fastställda uppgifter för en affärsresa och skaffade biljetter för ett totalt belopp av 1 400 rubel.

Nu måste vi summera alla erhållna värden, och vi får 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 rubel - det här är en resekostnad. Samtidigt måste alla dessa utgifter styrkas av dokument. Dessutom får den anställde under affärsresan standardlöner, som beräknas baserat på parametrarna för den genomsnittliga månatliga betalningen.

Sådana gränser finns faktiskt inte. Lagstiftaren fastställer endast normer som bestämmer frånvaron av personliga inkomstskatteavdrag från resefonder, eftersom de i huvudsak inte är betalningar för utfört arbete och är ett verktyg för att utföra tilldelade uppgifter för den anställde. Men samtidigt har dagliga normer sina egna gränser. För en affärsresa runt om i landet är det fastställt att dagpenningen representeras av beloppet 700 rubel; personlig inkomstskatt dras inte av från detta belopp. När det gäller utländska affärsresor bestäms beloppet till ett belopp av 2 500 rubel.

Samtidigt bestämmer lagstiftaren att företagets interna dokument kan föreskriva högre parametrar för sådana standarder, men skillnaden måste betalas i skatt. Dessutom, från denna skillnad, från och med innevarande år, måste du också betala försäkringspremier.

Exempel på beräkningsgränser och personskatteavdrag

Till exempel åkte en anställd på en affärsresa i 7 dagar. Arbetsgivaren fastställde att under hela arbetsperioden kommer dagsavgiften att vara 700 rubel. Följaktligen får den anställde ett belopp på 4 900 rubel före affärsresans början. I enlighet med lagen görs inga avdrag från detta belopp.

Ett annat exempel är när interna dokument fastställer att dagspriset för en affärsresa är 1 500 rubel. Den anställde åker på affärsresa i 4 dagar, vilket innebär att betalningarna han kommer att få kommer att vara 6 000 rubel. Enligt standarderna bestäms det att om 4 dagar måste den anställde få (4 * 700) = 2800 rubel. Detta innebär att från 6000-2800 får vi skillnaden i mängden 3200. Från detta belopp är det obligatoriskt att dra av beloppet för skatter, såväl som beloppet för sociala planbetalningar.

I enlighet med lagen ska alla dagar som en anställd spenderat på en tjänsteresa förses med dagliga betalningar och även helger ska beaktas. Till exempel åkte en person på affärsresa på söndagen och kom hem på lördagen. I detta läge ska båda lediga dagarna betalas, det vill säga att den anställde ska få dagpenning.

Alla utgifter som arbetstagaren haft under tjänsteresan betalas av arbetsgivaren. Till exempel, för att uppnå de uppsatta målen, var medarbetaren tvungen att göra tio resor med kollektivtrafiken. Arbetstagaren måste behålla alla biljetter, varefter, lämna in dem tillsammans med sin rapport till arbetsgivaren, kostnadsbeloppet ska beräknas och den anställde ska få ersättning för sina utgifter.

Alla utgifter relaterade till utfärdande av medel till en anställd på en affärsresa ingår i avdraget av utgifter från den mottagna inkomsten för korrekt beräkning av skatteunderlaget vid beräkning av storleken på skatten.

Beräkning av ersättning för tjänsteresor

För att betala för arbete om en person skickas på affärsresa måste du beräkna den genomsnittliga månatliga betalningen:

Det är nödvändigt att fastställa antalet dagar i rapporteringsperioden under vilken personen faktiskt arbetade. Till exempel är rapporteringsperioden 12 månader före avresan på en tjänsteresa. Nu kommer vi att behöva dra av de dagar då den anställde inte utförde sina arbetsuppgifter. Från denna period avräknas tjänsteresor, sjukskrivningar och andra typer av ledighet utan lön. Den anställde skickas på tjänstledighet under en period av fem dagar. Det är 247 arbetsdagar i beräkningsperioden. Under perioden fick personen 14 dagars ledighet och var sjukskriven i 8 dagar. Detta antal dagar beräknas från 247, och vi får 225 dagar som faktiskt arbetats av specialisten;
Nästa viktiga steg är korrekt bestämning av intäkter, med hänsyn till en tydligt definierad faktureringsperiod. I enlighet med fastställda standarder bildas en indikation på att dessa utbetalningar ska innehålla: löner, bonusar samt olika tilläggsbetalningar och ersättningar, förutom ekonomiskt bistånd, utbetalning av sjukskrivning, samt utbetalning av semesterersättning. Om företaget har gjort specifika förändringar i löneområdet under beräkningsperioden, kommer det säkert att vara nödvändigt att genomföra processen för att indexera genomsnittliga inkomster. Till exempel, för alla månader fick den anställde en lön inklusive ytterligare betalningar på 40 tusen rubel. I månaden när det var semester mottogs 26 tusen rubel, och i en annan månad var betalningen 13 tusen rubel. Detta betyder att du måste göra följande beräkningar: 40 tusen * 10 (månader) = 400 tusen rubel + 26 tusen = 13 tusen = 439 tusen rubel;
Vi fastställer medelinkomsten under dagen och bestämmer även betalningsbeloppet för reseersättning. I detta läge ska den lön som arbetstagaren erhållit under en tydligt definierad tid divideras med det antal dagar som arbetstagaren faktiskt arbetat under perioden. Vi får följande beräkningsdata: 439 tusen / 225 = 1951 (inkomsten som en person får under dagen). Som vi sa tidigare var affärsresan tänkt att pågå i fem dagar, vilket innebär att beloppet 1951 ska multipliceras med fem, och vi får 9755 rubel. Så vi beräknade ersättningsbeloppet under en affärsresa.

Man bör komma ihåg att alla utbetalningar som är relaterade till löner under en tjänsteresa måste omfattas av standardavdrag för skatter och sociala avgifter. Samtidigt är betalningar som lämnas till en anställd för att uppfylla villkoren för en tjänsteresa inte belagda med sådana skatter. Men enligt dagliga normer definieras tydliga gränser. Om gränserna överskrids, måste nödvändiga skatteavdrag göras från mellanskillnaden, samt ytterligare sociala avgifter.

Utgår förskottsbetalning innan en affärsresa?

Innan en anställd åker på en affärsresa får han ett specialiserat förskott, som bildas från en preliminär beräkning av parametrarna för priset för resa och boende, andra utgifter, såväl som beloppet för dagliga planbetalningar. Faktum är att redovisningsspecialister bestämmer den ungefärliga kostnaden för resan, med hänsyn till den valda transporten och den klass som bestäms av företagets interna dokument. I detta läge beaktas vägen fram och tillbaka. Mängden dagliga betalningar bestäms också antingen av anställningsavtalet eller interna dokument, därför tillhandahålls sådana betalningar nödvändigtvis baserat på antalet dagar som en person måste spendera på en affärsresa. Även andra utgifter som kan uppkomma för arbetstagaren under hela tiden för att fullgöra de uppgifter som ålagts honom beräknas.

Observera att en förskottsbetalning säkerligen ges till den anställde; det är möjligt att tillhandahålla dessa betalningar personligen i kassan på ett företag eller en organisation. Du kan också utföra processen för att överföra motsvarande betalningar till den anställdes kort.

Det rekommenderas att alla uppgifter om förfarandet för att utfärda ett förskott (med en definition av metoden för att tillhandahålla medel) anges i företagets lokala dokument, så att det i framtiden inte kommer att finnas några svårigheter eller problem med denna aspekt. Det bör också beaktas att organisationen omedelbart kan göra direktbetalningar i form av att köpa biljetter på distans, boka och betala för ett rum, etc. Efter återkomsten förser den anställde ledningen med alla nödvändiga dokument som bekräftar rationaliteten i utgifterna pengar.

Reflektion av data i skatt och redovisning

Det bör noteras att vid beräkning av skatten på erhållen vinst ska alla handlingar som bestämmer resekostnader tillhandahållas. Följaktligen kan sådana uppgifter endast inkluderas i beräkningen om de officiellt bekräftas av relevant dokumentation.

Momsavdrag på utgifter relaterade till tjänsteresor accepteras endast om klart definierade villkor är uppfyllda. För det första finns det en specialiserad faktura för dessa utgifter, och för det andra betalades alla resekostnader av organisationen eller den anställde (organisationen kompenserade sedan för de pengar som spenderades på affärsresan).

Om SSC tillämpas, kommer alla resekostnader att beaktas endast om det finns dokument som bekräftar att personen skickades på en affärsresa. Det beaktas också att kreditering av utgifter endast är möjlig om de betalades till den anställde i enlighet med etablerade rättsliga normer, det vill säga i form av ett preliminärt förskott med obligatoriskt utarbetande av en efterföljande rapport och förlikningsdokument. Eller om den anställde betalade allt från sina egna medel, varefter han lämnade en rapport och alla nödvändiga dokument som kunde bekräfta kostnaderna och deras ersättning från företaget.

I en redovisningsliknande rapport återspeglas resebetalningar med hjälp av post D71-K50(51), där ett förskott för resekostnader utfärdas. Och redovisning av sådana utgifter utan moms (på OSN), eller med moms (på det förenklade skattesystemet) utförs med bokföring D26 (44, 23, 30, 08)-K71.

Slutsats

Resebetalningar måste behandlas utan misslyckande. Samtidigt återspeglas sådana betalningar i redovisningsdokumentationen och beaktas nödvändigtvis i utgifter, om det är nödvändigt att beräkna nettoinkomsten för skatter. Lagstiftningen föreskriver bland annat att resebetalningar kan innehålla uppgifter om utgifter för transporttjänster, både till arbetsorten och lokalt (vid behov).

Därutöver krävs dagtraktamente samt andra tilläggsersättningar som täcker nedlagda utgifter. Revisorn måste först beräkna det beräknade utgiftsbeloppet och den anställde får ett förskott. Efter att ha avslutat allt arbete på en affärsresa upprättar den anställde en rapport och bifogar även dokument som bekräftar utgifterna. Om förskottsbetalningen inte räcker för att täcka utgifterna kommer en tilläggsbetalning att göras. Om förskottet överstiger utbetalningarna lämnar den anställde över resterande medel till företagets kassa.