Hvordan beregne betalingskalenderen. Betalingskalender: hvordan håndterer du økonomi raskt i 1C: Regnskap. Når du designer en forretningsprosess, må du følge visse prinsipper

Introduksjon

Det antas at leseren allerede vet hva en betalingskalender er og hvorfor den er nødvendig; derfor vil bare praktiske spørsmål om å organisere en betalingskalender bli diskutert videre. I prinsippet, hvis du har minst et lite budsjett for å automatisere betalingskalenderen i 1C, kan du modig hopp over neste artikkel og gå hit . I tillegg er det ønskelig å ha et minimumskunnskap om budsjetteringsterminologi (forståelse av begreper som "budsjett", "begrensende", "CFD"). Hvis alt det ovennevnte er klart for deg, foreslår jeg at du bestemmer deg for om tilnærmingen som innebærer å opprettholde en betalingskalender i MS Excel generelt sett er riktig? Det er forskjellige direkte motsatte meninger, fordi... Det er ikke så enkelt her. La oss prøve å være objektive. Hvis du har et programvareprodukt der du fører drifts- eller regnskapsoppføringer, er det mest sannsynlig bedre for deg å opprettholde en betalingskalender i dette produktet, selv om funksjonaliteten ikke tilfredsstiller deg fullt ut. Hvis vi snakker om 1C, så er det kanskje fornuftig å endre den for å opprettholde en betalingskalender i databasen. Men som alltid er det unntak fra reglene, som du kan finne ut om på slutten av neste blokk i artikkelen.

Fordeler og ulemper med å bruke MS Excel som en plattform for å organisere en betalingskalender

Før jeg snakker om å organisere en betalingskalender i MS Excel, vil jeg liste opp de viktigste ulempene ved denne tilnærmingen.

Mangel på referanseintegritetskontroll - MS Excel kontrollerer ikke brukere hvis de ønsker å slette verdien av en celle. Du kan indirekte bekjempe dette ved å installere cellebeskyttelse, eller bruke makroer, men problemet kan dukke opp når som helst;

Problemet med flerbrukerdriftsmodusen er at du kan organisere en slags flerbrukermodus i MS Excel hvis vi snakker om to eller tre brukere, men hvis det er flere brukere, er det bedre å tenke på databasen;
Tilgangskontroll og konfidensialitet - alle passord i MS Excel er veldig enkle å bryte; om ønskelig kan selv en person langt fra IT-bransjen enkelt finne flere slike metoder i åpne kilder. Dermed bør tilgang til filen kun gis til betrodde personer;
Å legge inn data på nytt - i motsetning til 1C er det ingen ferdig utvekslingsbehandling mellom MS Excel og bankklienten, selvfølgelig kan det gjøres, men det vil være billigere å endre databasen du bruker for å opprettholde en betalingskalender i det. For små operasjonsvolumer gir bruken av prosessering imidlertid ikke betydelige besparelser i lønnskostnader;
Begrensning på størrelsen på databasen - MS Excel vil ikke håndtere en stor datamatrise, selv om MS Excel er tilstrekkelig for en mellomstor bedrift.

Fra alt det ovennevnte kan vi trekke følgende konklusjon: bruk av MS Excel til å organisere en betalingskalender er tillatt dersom følgende betingelser samtidig er oppfylt:

Volumet av betalingstransaksjoner per dag overstiger ikke 20-30 dokumenter;
Ikke mer enn tre betrodde personer jobber med filen;
Du har ikke betalingskalenderfunksjonalitet i ditt regnskaps- ellert.

Jeg håper det er klart at forholdene ovenfor ikke er et dogme, men lar oss "føle" de akseptable grensene.

Nå noen få ord om nyansene som kan oppveie ulempene ved å organisere en betalingskalender i MS Excel. Faktum er at i tillegg til selve betalingsregisteret og betalingskalenderen, kan denne filen også utføre flere nyttige funksjoner - for eksempel å sette opp budsjetter og begrense betalinger i forhold til budsjetter, og manglene til MS Excel ved å legge inn data på nytt kan kompenseres for ved å organisere en toveis utveksling med betalingsdelsystemet 1C. Faktum er at hvis du skal jobbe tett med budsjettering, så kan den relative effektiviteten til MS Excel sammenlignet med spesialiserte bulett veie opp for ulempene ved å bruke MS Excel som betalingskalenderplattform. Derfor inneholder eksemplet som diskuteres i denne artikkelen umiddelbart elementer av budsjettering, nemlig å begrense betalinger (uten dette ser jeg ingen praktisk vits i å bruke MS Excel til å organisere en betalingskalender). Hvis du har et budsjettsystem i MS Excel, vil du ved å sette opp oversettelsen av betalingsgrenser til betalingskalenderen ved hjelp av ganske enkle formler få et billig, enkelt og effektivt budsjettverktøy. Nå, etter å ha avklart fordeler og ulemper med MS Excel-betalingskalenderen, kan du selv bestemme om du vil bruke MS Excel til betalingskalenderen eller ikke.

Jeg vil også umiddelbart advare deg om at formålet med artikkelen ikke er å beskrive prosessen med å utvikle en ferdig betalingskalender som du kan ta og begynne å bruke, fordi i dette tilfellet ville ikke artikkelen være nødvendig, det ville være nok for å ta den vedlagte filen. Og dette ville ikke lenger være en artikkel, men en bok. Derfor er formålet med artikkelen å vise metodikken og prinsippene for å lage en betalingskalender, med tanke på de praktiske nyansene ved å sette opp tabeller og formler i MS Excel. I eksemplet under vurdering er det gjort flere forenklinger slik at du kan forstå eksemplet enklere og raskere, men jeg lover at hvis du har minimal kunnskap om MS Excel og litt tid til å studere nøye, så kan du tilpasse det gitte eksemplet for deg selv og det vil fungere.

Konsept med å sette opp en betalingskalender i MS Excel

Konseptet er som følger:

Vi lager nøkkelklassifiserere på separate ark i MS Excel-boken (kontantstrømposter og regnskap; for et fungerende eksempel kan du også trenge for eksempel motparter, organisasjoner, bankkontoer/kassedisker);
Vi setter korrespondansen mellom artiklene til DDS og det sentrale føderale distriktet;
Vi lager et ark med et kontantstrømbudsjett (CFB);
Vi lager et ark med betalingsregister (dette arket vil være hovedarbeidsplassen);
Vi lager et ark med et register over økende grenser (for forespørsler utenom budsjettet om kontantutgifter);
Vi lager et ark med en datatabell som samler inn alle nødvendige data for betalingskalenderen;
Vi lager en sammendragstabell "Betalingskalender" - dette er faktisk målet ditt.

For et komplett system er det fortsatt greit å lage en rapport som viser gjennomføringen av kontantstrømbudsjettet; det er ikke nødvendig, men jeg anbefaler det.

Jeg vil også legge til at du i tillegg kan konfigurere opplasting av betalingsordrer til 1C, og lasting fra 1C av fakta om betalinger og konto-/kontantbalanser. I tillegg kan du sette opp utveksling av kataloger med 1C, spesielt slike store som motparter. Prosessen er kreativ - men hvis du har overskudd av tid og ressurser, er det viktigste å ikke la seg rive med i poleringsprosessen, for MS Excel har fortsatt mange mangler, og det kan være bedre å styre kreative energier. i dette tilfellet til å overføre betalingskalenderen til en vanlig database.

Vi lager klassifiserere

For hver klassifikator lager vi et eget ark, i vårt tilfelle er disse arkene "Central Federal District Classifier" og "DDS Article Classifier".

Det er en annen nyanse med katalogen over DDS-artikler - i mange tilfeller er ikke den fullstendige versjonen av klassifiseringen nødvendig; fullversjonen forstår tilstedeværelsen av grupper og inntektsposter. Noen ganger trenger du bare en liste over DDS-elementer for betalinger. For disse formålene, opprett et ekstra ark "Items DDS_Payments"

La den fullstendige versjonen av katalogen med DDS-artikler "live" på arket "Klassifiserer av DDS-artikler".

Etter å ha fylt ut betalingselementene, opprett en navngitt områdeliste (fanen "formler" - "Tilordne et navn").

Verdier i området DDS_Payment Elementer kan spesifiseres ved å bruke lenker fra hele klassifiseringen av DDS-artikler.

Et viktig skritt er å koble DDS-artikler med det sentrale føderale distriktet. I tillegg til at dette er det riktige trinnet fra synspunktet til metodikken for å styre en virksomhet gjennom budsjetter, vil det også i stor grad lette innføringen av betalingsdata og redusere antall feil. Teknisk sett er denne muligheten organisert ganske enkelt - en tabell opprettes på et eget ark, hvis kolonner er navngitt etter navnene til CFO, og DDS-artiklene som tilsvarer CFO er lagt inn i radene.

Etter dette, på den tidligere viste måten (ved å tildele et navn til et område), opprettes en egen navngitt liste for hver CFD.

I tillegg til de listede klassifikatorene, er det også nødvendig å lage en liste over planleggingsperioder, som vil fungere som en separator for budsjettperioder. Spesielt er denne listen nyttig når du legger inn et kontantstrømbudsjett, øker grenser og legger til forespørsler om pengebruk.

Budsjett (grenser) styring

For å kontrollere gjeldende betalinger for overholdelse av budsjettet, trenger du to tabeller - "DDS-budsjett" og "Økning i grenser". La oss lage ark med samme navn og plassere disse tabellene på dem.

For å sikre at CFD og planleggingsperioder ikke trenger å skrives inn hver gang, kan du legge til funksjonalitet for valg av verdier fra listen. La oss vise dette ved å bruke eksemplet med "CFD"-kolonnen - fremhev et åpenbart stort utvalg av CFD (for et treningseksempel er 20 linjer nok, for et fungerende eksempel må du oppgi minst ti tusen rader). Etter å ha valgt området på "Data"-fanen i "Arbeid med data"-knappblokken, klikk på "Datavalidering"-knappen, i dialogboksen som åpnes, i "Datatype"-feltet, velg "Liste", og i «Kilde»-feltet skriv inn = og navnet på den navngitte listen, i vårt eksempel vil det se slik ut: = CFO.

Etter disse manipulasjonene vil CFO-feltet fylles ut med et utvalg fra listen, noe som utvilsomt er veldig praktisk.

Valget i kolonnen "Planleggingsperiode" bør konfigureres på samme måte.

Men med DDS-artikler er alt litt mer komplisert. Å velge fra en komplett liste er upassende, og her trenger vi muligheten til å velge verdier fra en underordnet liste.

Ved å spesifisere i kildefeltet ikke navnet på listen, men funksjonen INDIRECT(), som returnerer en liste ved navn, vil vi kunne vise for utvalg kun de artiklene som er relatert til dette sentrale føderale distriktet!

Hvis du vil kontrollere betalinger for deres overholdelse av budsjettet (begrense betalinger), vil du uunngåelig stå overfor oppgaven med å gjenspeile det faktum å øke grensene. For disse formålene, på arket "Økende grenser", lag en tabell som vil inneholde registreringsfelt (nummer og dato), samt meningsfulle felt (CF, DDS-element, Planleggingsperiode og beløp). I tillegg kan du legge til egendefinerte termer, for eksempel «Årsak til å øke grensen». Å sette opp valget av Central Federal District, Planning Period og DDS-elementer gjøres på samme måte som vi gjorde da vi utviklet DDS-budsjetttabellen.

Betalingsregister

Betalingsregisteret er en tabell der planlagte, gjennomførte og kansellerte betalinger skal registreres. Hvis det er betalingsgrenser, vil du kunne se budsjettsaldoene dine, samt sette opp et filter som gir deg et betalingsgodkjenningsverktøy for en bestemt dato.

Du bør ta den mest ansvarlige tilnærmingen til utformingen (bekvemmeligheten) til dette bordet, fordi... du må jobbe med henne hver dag. For i det minste å demonstrere mulighetene til MS Excel når det gjelder brukervennligheten til grensesnittet, inkluderer eksemplet en makro som hjelper til med å forenkle valg av datoer, nedenfor vil funksjonaliteten til makroen vises i aksjon, men du kan se teksten til selve koden i eksemplet, vil artikkelen gå i detalj på dette gir ingen mening - spesielt siden datoer enkelt kan legges inn manuelt.

For å registrere transaksjoner oppretter du kolonnene «Søknadsnummer», «Søknadsdato», «Betalingsnummer» og «Faktisk betalingsdato». Fra et synspunkt om å begrense betalinger (budsjettering), er nøkkelkolonnene "CFA", "DDS-element", "Planleggingsperiode" og selvfølgelig "Beløp". Kolonnen "Budsjettsaldo hvis vi betaler" skal beregnes - dvs. beregnes automatisk for å informere brukeren om gjeldende status for budsjettet.

Kolonnen "Ønsket betalingsdato" er nødvendig for å gjøre det lettere å godkjenne betalinger (i den fungerende versjonen vil det være lurt å legge til en annen "Betalingsfrist"-kolonne). For å registrere faktum om betalingsgodkjenning, legg til kolonnene "Godkjent" og "Planlagt betalingsdato". Ved å filtrere tabellen etter parameterne “Paid”=FALSE, “Approved”=TRUE, får du en tabell der du kan opprette en betalingskalender ved å endre den planlagte betalingsdatoen. Ved å legge til filteret "Planlagt betalingsdato" = gjeldende dato, vil du motta en liste over betalinger for i dag.

La oss diskutere tekniske aspekter. Ved å bruke makroer, som nevnt ovenfor, kan du forenkle å legge inn datoer ved å gjøre det mulig å velge dem fra kalenderen ved å dobbeltklikke på en celle.

Sett opp CFO og planleggingsperioder ved å velge fra områder med samme navn, sett opp utvalget av DDS-elementer fra underordnede lister på samme måte som ble vist i avsnittet om BDDS. Sannsynligvis det vanskeligste øyeblikket er å beregne budsjettbalansen etter søknaden. For å gjøre dette, bør du bruke den utmerkede SUMIFS()-funksjonen.

Formelen skal "trekke ut" DDS-budsjettet (hovedgrensen fra "DDS-budsjettet"-arket) ved å bruke lenken CFO-DDS-Item-Planning Period, legge til en ekstra grense fra arket "Økning i grenser" og trekke fra alle tidligere godkjente beløp i «Register of Payments»-tabellen i henhold til data CFO-Artikkel DDS-Planning-perioden, inkludert gjeldende linje. Du kan lese nøyaktig hvordan du bruker denne formelen i MS Excel-hjelpen - alt er forklart der ganske tydelig.

Nedbetalingsplan

En betalingskalender innebærer en tidsplan for kontantkvitteringer, betalinger og saldoer etter periode (vanligvis dager). I MS Excel er "pivottabellen"-verktøyet ideelt for en grafisk representasjon av betalingskalenderen; nedenfor er et eksempel på hva vi bør få som en "utgang".

Men for at en pivottabell skal kunne genereres, må det utarbeides en tabell med data. I vårt tilfelle vil vi trenge en firedimensjonal datatabell med "Sum"-ressursen for disse formålene.

Målene er som følger:

Dato – kolonner vil bli gruppert etter denne datoen
Type – fire mulige verdier – startsaldo, inntekt, utgift og endelig balanse.
Indikator – for «Utgift»-typen er dette en DDS-post; for andre typer dupliserer indikatoren selve typen (startsaldo, inntekt og sluttbalanse).
Motpart – motparter for planlagte utgifter vises her.

Det foreslåtte eksemplet forutsetter at innledende åpningssaldo og planlagte kvitteringer legges inn manuelt av brukeren (feltene er uthevet i gult). De resterende feltene vil bli beregnet. Før du begynner å konstruere tabellen, bestem deg for hvilken tidshorisont for kontantstrømplanlegging i form av dager du vil stole på. Jeg valgte 9 kalenderdager. De første linjene som tilsvarer planhorisonten skal festes. For hver dag lager jeg tre linjer, med startsaldo, kvittering og sluttsaldo, deretter de samme linjene for neste dato og så videre til slutten av planleggingshorisonten.

Plasser forbruksdelen under de faste blokkene. Disse dataene vil endre seg dynamisk avhengig av hva du har lagt inn i «Betalingsregister»-tabellen.

Nå litt om formler. De to første linjene, som gjelder første planleggingsdag, fylles ut manuelt. Dette er den opprinnelige saldoen og den planlagte inntekten. I arbeidsversjonen er det tilrådelig å konfigurere den innkommende saldoen slik at den beregnes basert på reelle kontantsaldoer, og tar hensyn til penger under transport (en tabell som periodisk lastes inn fra samme 1C vil gjøre det). Kvitteringsfeltet inneholder det anslåtte beløpet du forventer å ankomme på den første datoen. Inntektsmessig gjelder det samme for de resterende faste linjene - spørsmålet om hva som skal legges inn i den prognostiserte inntekten avgjøres for hver virksomhet separat. Spesifikasjonene til detaljhandelskjeder gjør det mulig å lage kalenderprofiler for anslåtte inntekter; for designorganisasjoner utarbeides en inntektsplan individuelt for hver handling/etappe, etc.

Prinsippet for formelen for å beregne den endelige saldoen er enkelt - vi tar den opprinnelige saldoen på den beregnede datoen (lik den endelige saldoen fra forrige dag), legger til den forventede inntekten og trekker fra alle utgiftsbeløpene som ble valgt av SUMIFS () funksjon etter gjeldende dato i blokken som inneholder utgiftsdelen.

Slik bruker du den utviklede betalingskalenderen.

Ved å jobbe med betalingsregisteret angir du de planlagte betalingsdatoene. I betalingskalenderdatatabellen, skriv inn den planlagte kontantsaldoen og anslåtte kvitteringer. Deretter går du til "PC"-arket og klikker på "Oppdater" i sammendragstabellen "Betalingskalender". Etter dette vil du motta en betalingskalender i visuell form.

La oss si at du ikke er fornøyd med gjeldende tidsplan, for eksempel vil du unngå et kontantgap 16. oktober - gå til tabellen "Register of Payments", endre den planlagte betalingsdatoen for søknaden (som er 600 tusen rubler ) til for eksempel 18. oktober.

Du oppdaterer pivottabellen med betalingskalenderen igjen, og den flytter betalingen på 600 tusen rubler. den 18.10 og beregner start- og sluttbeholdningen på nytt!

Alt er enkelt og effektivt!

P.S.:
Bildet for kunngjøringen er den berømte Maya-kalenderen, som enten slutter eller ikke slutter i 2012. Men det som er bemerkelsesverdig er at selve tilstedeværelsen gjør det klart at eldgamle mennesker allerede hadde å gjøre med temaet kalendere. Mayaene hadde definitivt ikke betalingskalendere, fordi de hadde krigskommunisme og ikke hadde penger, men jeg er sikker på at hvis de hadde kapitalisme, nå ville vi finne leirebetalingskalendere under utgravninger :)

Handlinger:

For å foreta alle innbetalinger innenfor den tildelte perioden og oppfylle økonomiske forpliktelser, utarbeides det en betalingskalender. Dette dokumentet samler inn og grupperer informasjon om alle kvitteringer og utgifter til en bedrift eller bank. Bruken av en betalingskalender forenkler kontrollen av kontantstrømmen. På slutten av artikkelen kan du laste ned en gratis prøve i Excel og gjøre deg kjent med designfunksjonene i 1C.

En betalingskalender er utarbeidet for å planlegge bevegelsen av midler til en bank eller et selskap over en viss tidsperiode - fra flere virkedager til en måned. Det lar deg foreta betalinger i tide og forhindre en negativ saldo.

Å vedlikeholde en kalender i Excel eller 1C er nødvendig for å utføre en rekke budsjettoppgaver:

planlegging av inntekter og utgifter i forbindelse med en spesifikk operasjon;
synkronisering av kostnader og inntekter for å øke inntekten til en bedrift eller bank;
bestemme rekkefølgen av betalinger i henhold til hvordan de vil påvirke resultatene av arbeidet;
støtte soliditeten til bedriften i nær fremtid;
inkludering av økonomisk planlegging i det overordnede selskapets styringssystem.

Takket være å opprettholde en kalender i 1C eller Excel, er det mulig å planlegge endringer i økonomiske indikatorer. Automatisering forenkler opprettelsen av et kontantstrømstyringssystem for en bank eller et selskap. Hvis situasjonen endrer seg, er det med en godt utformet betalingskalender lettere å finne den optimale løsningen. Når et selskaps budsjett er godt organisert, øker dets pålitelighet.

Hvilken informasjon er nødvendig for å kompilere

Som eksemplet på slutten av artikkelen viser, vil tidsplanen reflektere alle inntekter og utgifter til et foretak eller bank, både i kontanter og ikke-kontanter. Den består av to hovedseksjoner. Den første gjenspeiler alle planlagte overføringer, den andre indikerer kontantkvitteringer.

For å forberede en betalingskalender må du fullføre følgende trinn.

Bestem tidsperioden for planlegging av midler. Vanligvis er timeplanen kortsiktig (for eksempel en måned, 2 uker, 10 dager). Avhenger av hvor ofte finansielle transaksjoner gjøres. En betalingskalender for én måned, delt inn i intervaller på 10 dager, anses å være den mest praktiske.
Beregning av volumer av solgte varer, verk og tjenester. Dette tar hensyn til produksjonsvolumet og bevegelse av saldoer i perioden.
En omtrentlig beregning av inntekten som kan mottas.
Beregning av kontantkostnader.
Regn ut differansen mellom forventede inntekter og utgifter, også kalt kontantbeholdning.
Får resultatet. Basert på dataene som er vurdert, kan vi trekke en konklusjon om balansen i foretakets midler.

Kassebeholdningen, som fastsettes under planleggingen, sammenlignes i størrelse med sikkerhetsbeholdningen. Dette er navnet som er gitt til minimumsbeløpet som er lagret på selskapets brukskonto. Hvis en sammenligning avslører et overskudd, er dette en indikator på soliditet og utvikling. Når forventede utgifter overstiger inntekter pluss sikkerhetslager, indikerer dette at selskapet ikke er i stand til å møte dem. Dette faktum kan tyde på en forverring av den økonomiske situasjonen.

For å utjevne situasjonen kan du gjøre følgende:

identifisere mindre viktige utgifter og overføre dem til neste periode;
øke salget av produkter eller tjenester;
prøve å finne nye finansieringskilder.

Som du kan se, hjelper betalingskalenderen med å kontrollere bevegelsen av midler og opprettholde selskapets solvens.

Viktig! Betalingskalenderen har ingen strenge grenser. Det ligner snarere et eksempel på bevegelse av midler, som justeres etter hvert som perioden skrider frem.

Funksjoner i betalingskalenderen i Excel

Du kan utvikle en økonomisk tidsplan for en liten bedrift i Excel (eksempel nedenfor). Programmet er egnet hvis:

systemet som brukes til regnskap har ikke funksjonalitet for å opprettholde en betalingskalender;
ikke mer enn 30 betalingsdokumenter trenger å behandles per dag;
ikke mer enn tre autoriserte ansatte skal delta i arbeidet.

I Excel kan du i tillegg koble toveis datautveksling med betalingsdelsystemet, som er inkludert i 1C-programmet. Slik automatisering vil tillate deg å samtidig planlegge budsjettet og sette betalingsgrenser, som vil gjenspeiles i kalenderen.

Excel-systemet har også en rekke ulemper sammenlignet med 1C som må tas hensyn til. Som et eksempel har ikke Excel sjekket referanseintegritet. For å forhindre uønsket sletting av celleinnhold, er beskyttelse installert. Dessuten er det vanskelig å bruke Excel med et stort antall brukere. Den vil ikke romme bankens omfattende database, så den anbefales kun for små bedrifter.

Fordeler med å opprettholde et finansdiagram i 1C

En betalingskalender utarbeidet i 1C er et detaljert eksempel på bevegelsen av økonomiske strømmer til en bank eller et selskap. Ved å bruke denne funksjonaliteten er det enklere å velge løsninger for kontantstrømstyring. Som et eksempel har kartautomatisering gjennom 1C følgende fordeler:

presenterer informasjon på en ryddig og oversiktlig måte;
bidrar til å forutsi strømmen av midler og dermed forhindre et kontantgap;
interaktiv presentasjon;
tilpasset betalingsdetaljnivå;
Tilgjengelighet av informasjon om minstesaldo.

Viktig! Automatisering og tilpasning av betalingskalenderen lar deg få en klar prognose for finansstrømmer uten kontanthull.

Hvordan et regnskapssystem innføres i en bedrift

Betalingskalenderen legges inn i flere trinn.

Utarbeidelse av plandata. Denne prosedyren utføres alltid i den innledende fasen. Ved vurdering av betalingsmulighet er det planlagte data som benyttes.
Utarbeide en liste over analytikere. Når man velger spesifikke analyser (for eksempel en kilde til midler, en motpart, en avtale, et prosjekt), bør man styres av hensiktsmessighetshensyn. Hvis listen viser seg å være for stor, vil det være arbeidskrevende å jobbe med den. Når du bestemmer, må du forstå målene som regnskapssystemet må oppnå, og velge minimumskravet liste over analyser.
Dannelse av verktøy for å foreta betalinger og motta midler.
Utvikle samhandling mellom bedriftsansatte, som til syvende og sist påvirker den generelle disiplinen.
Dokumentasjon på funksjonen til betalingskalendersystemet. De ansattes ansvar og rekkefølgen av deres handlinger er foreskrevet.

Betalingskalenderen er et viktig verktøy for å forutse kontantstrøm og forhindre kontanthull. Deretter kan du laste ned eksemplet i Excel gratis.

I dag avhenger forekomsten av kontanthull i et selskap i stor grad av hvor nøyaktig selskapets finansdirektør kan utarbeide en betalingskalender. Det finnes flere praksistestede oppskrifter. Vi vil fortelle deg i artikkelen hvilke deler av selskapets betalingskalender det er viktig å sørge for og gi et eksempel på betalingskalender.

Register over betalinger i betalingskalenderen

En viktig del av arbeideren betalingskalender– register over planlagte utbetalinger. Som regel gis dette dokumentet til finans- eller daglig leder for underskrift. Dessuten inneholder betalingsregisteret ideelt sett ikke bare slike standardkolonner som datoen for betalingsforespørselen, konto- og avtalenummer, navn på motpart og beløp som skal betales, men også en rekke tilleggsfelt som vil hjelpe lederen av treasury-avdelingen (eller finansdirektøren, i så fall er en slik treasury-funksjon ikke tildelt) for å generere en betalingskalender, nemlig:

navn på budsjettpost , der betalingen vil bli utført. En av de klassiske prosedyrene som utføres når du godkjenner betalingsforespørsler, er å sjekke om budsjettet er i samsvar. Det vil være mye lettere å gjennomføre en slik sjekk ikke basert på en egen søknad, men basert på betalingsregisteret. For å gjøre dette, for hver deklarerte betaling vil det være berettiget å angi navnet på budsjettposten;
betalingskilde – angir fra hvilken brukskonto (fra hvilken kasse) pengene planlegges utbetalt i henhold til søknaden. Uten dette, når du utarbeider en betalingskalender, vil det være vanskelig å planlegge saldo på begynnelsen og slutten av dagen i sammenheng med selskapets brukskontoer;
autorisasjon – et tilleggsskilt som gjenspeiler statusen til søknaden: avtalt eller ikke avtalt. For øvrig kan dette feltet deles inn i flere komponenter, for eksempel ved stillingene til de ansvarlige som deltar i godkjenningen. Som et resultat av dette vil økonomidirektøren, som mottok betalingsregisteret til underskrift i begynnelsen av uken (eller på slutten av forrige), tydelig se hvilke søknader som ble godkjent på tidligere stadier, og hvilke som fortsatt godkjennes. og av hvem;
faktum om utførelse av søknaden – et felt som vil inneholde en merknad som angir om søknaden er betalt eller ikke, samt betalingsdato. Om nødvendig vil initiativtakeren raskt kunne få informasjon om status for søknaden, og økonomidirektøren vil raskt kunne oppdatere betalingskalenderen ved å legge inn de betalingene som allerede er utført denne uken.

Regler for innsamling og behandling av søknader

Det kan vi trygt si utarbeide betalingskalender, noe pålitelig vil ikke fungere den neste uken hvis selskapet ikke har betalingsregler. Det vil alltid være avdelingsledere som vil kreve umiddelbar betaling av denne eller hin fakturaen. Og dette til tross for at det i praksis sjelden oppstår situasjoner når det er umulig å forutse behovet for visse betalinger minst en uke i forveien. Oftest er "haster" årsaken til glemsomheten og uaktsomheten til individuelle ansatte, noe som rett og slett er uakseptabelt i forhold til penger i dag. Betalingsforskriften fastsetter reglene for utfylling av søknader, godkjenningsprosedyren, samt frister for innlevering av søknad og tidspunkt for gjennomføring. For eksempel dannelsen av en søknad fra betalingsinitiatoren og dens aksept av avdelingslederen - hver mandag før 16.00, utstedelse av kontanter i henhold til avtalte søknader - onsdag, torsdag, fredag etter 11.00; ikke-kontant betaling ved førsteprioritetssøknader - hver torsdag frem til kl 14.00 m.m.

Regler for utbetalinger godkjent etter ordre fra selskapets daglige leder og gjort oppmerksom på alle ansatte. Det viktigste i betalingsreglementet er for øvrig å være spesielt oppmerksom på hvordan søknaden skal behandles dersom fristen for innlevering brytes eller grensen på budsjettposten overskrides. Dette vil ikke bare avgjøre handlingsforløpet i en uforutsett situasjon, men vil også motivere folk til å følge regelverket strengere. For eksempel, hvis fristen for å sende inn en søknad overskrides, og regelverket for denne saken legger opp til kommunikasjon med finans- eller daglig leder, er dette for de aller fleste ansatte et alvorlig insentiv til å fortsette å informere finanstjenesten om eventuelle utbetalinger på forhånd. Du kan laste ned betalingsreglementet nederst i artikkelen.

Vi planlegger mottak av midler når vi lager betalingskalender

Paradoksalt nok er det vanskeligste å planlegge mengden innkommende midler per dag i betalingskalenderen. Oftest fungerer de som følger. Inntekter som er planlagt i kontantstrømbudsjettet deles på antall virkedager i måneden og det resulterende tallet legges inn i nedbetalingsplan som den innkommende kontantstrømmen på én dag. Egentlig er det ingen annen løsning, spesielt hvis vi snakker om et selskap som jobber med privatkunder uten å inngå foreløpige kontrakter. Men dette må tas i betraktning ved planlegging av utbetalinger. For eksempel har et selskap kontosaldo på begynnelsen av dagen på 150 tusen rubler, og 300 tusen rubler forventes å bli mottatt. Basert på disse dataene er det planlagt å betale regninger på 450 tusen rubler. Som et resultat viser det seg at av de planlagte 300 tusen rubler, ble bare 200 tusen rubler mottatt ved slutten av bankdagen. Og hele betalingskalenderen må gjøres om. Dessuten var saldoene på gjeldende kontoer planlagt å være null, og selskapet har en avtale med banken, ifølge hvilken det forplikter seg til å opprettholde en minimumssaldo på kontoen - 10 tusen rubler. Nedenfor har vi gitt betalingskalender eksempel.

Det er bedre å bestemme på forhånd hvilken andel av midlene som er planlagt for mottak som kan brukes til å betale visse regninger. Oftest gjøres dette ekspertise, basert på selskapets erfaring eller basert på en analyse av pengestrømmen. I betalingsforskriften er det dessuten bedre å bestemme størrelsen på forsikringssaldoen ved slutten av hver arbeidsdag på forhånd, som vil bli tatt i betraktning ved utarbeidelse av betalingskalenderen.

Og i tillegg til alt, ville det ikke være galt å inkludere data i betalingskalenderen om selskapets eksisterende ubenyttede grenser innenfor rammen av kredittgrenser. For eksempel kan denne informasjonen angis på samme sted som informasjon om inngående saldo. I dette tilfellet vil informasjon om foretakets økonomiske evner i betalingskalenderen presenteres så fullstendig som mulig, og finansdirektøren vil kunne administrere tilgjengelige ressurser mer effektivt.

Bestemme prioriteringer hvis det ikke er penger til å betale alle regninger

I dag er det for mange bedrifter ganske typisk at de tilgjengelige midlene ikke er nok til å betale for alle godkjente søknader. Vanligvis fører dette til et møte med alle avdelingsledere for å diskutere hvilke betalinger som kan utsettes. Det brukes mye tid og krefter på en slik prosedyre. Du kan administrere penger raskere hvis hver søknad angir prioritet for betaling og betalingsfrist i henhold til kontrakten. Med disse dataene vil økonomidirektøren selvstendig kunne ta beslutninger om å utsette visse betalinger til et senere tidspunkt. Som regel tilbakebetales lønnsrestanser til budsjett og banker først. Den andre prioritet er viktige motparter, brudd på relasjoner som truer selskapet med produksjonsstopp eller betydelige straffer. Tredje prioritet er alle andre betalinger.

For å gjøre det mer praktisk å spore ubetalte forespørsler, er det forresten bedre å ikke bare indikere at forespørselen er utført (eller ikke-utførelse av forespørselen), men også å oppgi i betalingskalenderen, i tillegg til klassisk inndeling av betalinger etter kostnadsposter, også analyser etter motparter. Den enkleste måten er å lage en betalingskalender i Excel. Hvis opprettet betalingskalender i Excel, vil det være nok å angi en ekstra kolonne for å angi mottakeren. Som et resultat vil det være mulig å raskt vise en liste over debitorer som må betales i nær fremtid.

Utførelse av betalingskalender

Når betalingskalenderen er kompilert, gjenstår det bare å oppdatere den. Som regel gjøres dette på slutten av dagen basert på et utdrag fra bank-klient-systemet. I stedet for planlagte data, legges informasjon om faktisk utførte betalinger, kvitteringer og, viktigst av alt, saldo inn i betalingskalenderen. Om nødvendig er det mulig å gi mulighet for daglig analyse av avvik av planlagte verdier fra faktiske. Men som regel er en slik analyse berettiget basert på ukens resultater.

En annen nyanse som er verdt å vurdere når du lager en betalingskalender for en bedrift, er å lage en forstørret plan over mottak og betalinger, delt på uker (ikke dager) for den kommende måneden. Dette vil hjelpe deg med å navigere bedre i kommende betalinger, spesielt hvis noen av dem allerede har blitt utsatt på grunn av mangel på midler.

For mer informasjon om hvordan du oppretter en betalingskalender og hvordan du jobber med den, se videoen. Elena Mitrofanova, leder for OFER-prosjekter ved IBS, forteller historien. Hun ga også et eksempel på betalingskalender.

Video

Å kontrollere kontantstrømmen er hovedoppgaven som finansavdelingen i enhver bedrift står overfor. Samtidig er et verktøy som lar deg administrere kontantstrømmer i en visuell form betalingskalenderen til bedriften eller betalingsplanen til organisasjonen.

Lage betalingskalender

Betalingskalenderen er det mest nyttige og mest brukte verktøyet til kassereren når det gjelder operasjonell økonomisk planlegging, som lar deg få omfattende detaljert informasjon om saldo og bevegelse av kontantressurser i fremtiden for en vilkårlig fastsatt tidsperiode.

Den kan utvikles både når det gjelder individuelle kontantstrømmer og for selskapet som helhet.

Historisk sett, i mange virksomheter, er utarbeidelse og vedlikehold av en betalingskalender utført ved hjelp av regneark i Excel (last ned et eksempel på en betalingskalender i Excel). Denne metoden, som har bevist seg gjennom mange år, åpner for grunnleggende økonomisk planlegging, siden den er sterkt avhengig av den "menneskelige faktoren". Et avansert alternativ som lar deg låse opp det fulle potensialet til et slikt verktøy som en betalingskalender er å kompilere og vedlikeholde den ved hjelp av et automatisert økonomisystem.

Selskapets betalingskalender satt sammen i et spesialisert program utviklet på grunnlag av "1C: Enterprise" er i hovedsak en kontantstrømplan for en viss periode med nødvendig detaljnivå tilstrekkelig for å ta beslutninger om kontantstrømstyring (CFM).

Forebygging av kontanthull

Hovedformålet med å bruke en betalingskalender er å bekjempe kontanthull. Ved å presentere betalingsplanen i en enkel, visuell form kan du tydeligere se bildet av kontantstrømmer som dannes av operasjonelle planleggingsdata basert på informasjon om planlagte kontantmottak og -avskrivninger.

Figur 1. Et eksempel på en betalingskalender i det profesjonelt spesialiserte programmet «WA: Financier».

Informasjon om forventet kontantstrøm med mulige kontantgap gjør det lettere å raskt iverksette tiltak for å forhindre denne situasjonen.

Veldig viktig for å bruke dette kontantstrømstyringsverktøyet er dets interaktivitet og evnen til å tilpasse analyser av enhver dybde i en nyttig kontekst.

Muligheten til å overføre en planlagt betaling direkte i form med en umiddelbar endring i situasjonen i henhold til planen for mottak og utgifter av midler gir brukeren et klart bilde av situasjonen angående endringer i kontantstrømmene til foretaket.

Tilpassbare verktøygrupperinger gir brukeren detaljnivået han virkelig trenger (fra oppsummert omsetning for hver applikasjon til detaljerte).

Å bruke informasjon om minstesaldoen kan være en effektiv mekanisme for å samle beløp på en konto innen en bestemt dato (for eksempel for å betale skatt eller betale lønn).

Resultatet av å optimalisere betalingskalenderen er en ryddig kontantstrømplan (prognose) der det ikke er kontanthull.

Betalingsordre

Basert på disse dataene dannes et betalingsregister og en betalingsplan, ved hjelp av hvilke betalingsoppdrag opprettes til banken.

Alle disse kravene oppfylles av betalingskalenderen implementert i det 1C-baserte programvareproduktet - "WA: Financier. Kontantstyring."

Betalingskalenderen i systemet er et interaktivt verktøy som kassereren styrer kontantstrømmene til foretaket med.

Figur 2. Et eksempel på en betalingskalender i programmet «WA: Financier. Kontantstyring."

Betalingskalenderskjemaet består av følgende områder

Figur 3. Rapportinnstillinger-området i "WA: Financier"-programmet. Kontantstyring."

I betalingskalenderinnstillingene kan du:

Alle disse funksjonene gir brukeren muligheten til ikke bare å administrere utdataene, men også å tilpasse strukturen til betalingskalenderen "for seg selv", angi valg og opprette et betalingsregister. Systeminnstillinger opprettet av brukeren én gang kan enten lagres og brukes av brukeren selv eller kopieres for andre.

I samsvar med brukerens innstillinger genereres selskapets betalingskalender med varierende detaljeringsgrad.

Figur 7. Et eksempel på betalingskalenderdetaljer i "WA: Financier"-programmet. Kontantstyring."

Dataområdet viser informasjon om den planlagte kontantstrømmen eller betalingsplanen; områder der kassereren kan flytte betalingsdatoen for søknader uten å bryte vilkårene i kontrakten vises visuelt. Å flytte en applikasjon til en annen dato krever ikke redigering av dokumentet. Brukeren "drar" ganske enkelt applikasjonen til en annen dato. I dette tilfellet blir kontantstrømplanen automatisk beregnet på nytt etter dato. Brukeren kan dra og slippe bestillinger både mellom datointervaller og mellom steder der midler er lagret.

Hvis informasjon om minimum kontosaldo er nødvendig for planlegging, kan brukeren aktivere visning av denne informasjonen ved å velge riktig element i betalingskalenderinnstillingene.

Figur 8. Legge inn informasjon om minimumssaldoen til DS i programmet "WA: Financier". Kontantstyring."

For å legge inn data om minimumsbalansen, brukes en spesiell assistent, kalt av knappen

Når kontantstrømmene er "normalisert", kan brukeren bruke endringer i systemet. Etter at endringene er akseptert, vil tidsplanen for planlagte betalingsdatoer bli registrert i søknadene.

Basert på søknader kan du opprette et betalingsregister eller direkte generere betalingsoppdrag for å sende dem til systemet for samhandling med Client-Bank-programmet.

Nedbetalingsplan- dette er en av typene driftsøkonomiske planer for et foretak, utviklet for individuelle typer kontantstrøm (skattebetalingskalender, betalingskalender for betalinger til leverandører, betalingskalender for låneservice osv.) og for foretaket som helhet (i dette tilfellet beskriver den gjeldende økonomiske plan for mottak og bruk av midler).

Lage betalingskalender

Betalingskalenderen lages vanligvis for den kommende måneden (delt etter dag, uke og tiår). Består av følgende to seksjoner:

tidsplan for bruk av midler (eller tidsplan for kommende betalinger);
tidsplan for kontantkvittering.

Kontantutgiftsplanen reflekterer tidspunktet og beløpet for betalinger fra foretaket i den kommende perioden for alle (eller spesifikke) typer finansielle forpliktelser.

Kontantmottaksplanen er utviklet i henhold til de typer bevegelser av disse midlene som det er en returstrøm for; den fastsetter tidspunktet og beløpet for kommende betalinger til bedriften.

Betalingskalenderen er utviklet med sikte på rettidig tilbakebetaling av presserende økonomiske forpliktelser til foretaket og sikre konstant soliditet i inneværende periode.

Var siden nyttig?

Mer funnet om betalingskalenderen

Optimalisering av bedriftens kontantstrømmer i sanntid
Den spesifikke tidsperioden betalingskalenderen skal utarbeides for er ikke klart definert Valg av tidsintervaller som dekkes av kontantbudsjettet avhenger av virksomhetens art.
Hvordan forbedre økonomistyringen under en krise
Vi handlet med øyet, vi vil anslå hvor mye penger som kommer inn og hvor mye som vil gå ut; hvis vi ikke gjetter riktig, tar vi raskt opp et lån og tetter kontantgapet. Betalingskalenderen var i hovedsak fiktiv ; de mottatte betalingsforespørslene ble selvfølgelig sammenlignet med det, men
Praksistestede måter å administrere selskapets penger på
Likevel er det flere enkle trinn som vil hjelpe deg å utvikle en betalingskalender Trinn 1. Utvikle strukturen på artiklene i betalingskalenderen. Den enkleste måten å gjøre dette på er å ta
Innskudd som en måte å sikre soliditeten til et foretak
Betalingskalenderen vil hjelpe deg med å planlegge kommende betalinger mer detaljert etter motpart og betalingsformål. Betalingskalenderen er et planlagt økonomisk dokument som gjenspeiler daglige mottak og betalingsformål.
Sikre en balanse mellom fordringer og gjeld til organisasjoner i russiske regioner som en retning for å styrke regionale budsjetter
Wilson, mye brukt i utlandet, utviklingen av en betalingskalender som gjør det mulig å synkronisere positive og negative kontantstrømmer i størst mulig grad, og dermed øke effektiviteten til foretakets kontantstrøm. Betalingskalenderen er en av typene operasjonelle finansplaner av bedriften, utviklet for individuelle typer
Aktuelle problemstillinger innen kontantstrømstyring
Den gjenspeiler de planlagte kassebeholdningene ved begynnelsen og slutten av perioden Betalingskalenderen er satt sammen på grunnlag av kvitteringer og forespørsler om bruk av midler Driftsplanleggingsmodulen bestemmer
Finansiell planlegging
Når du oppretter en betalingskalender, løses følgende oppgaver: organisere regnskapet for den midlertidige tilkoblingen av kontantkvitteringer og kommende utgifter til bedriften
Cash Asset Management Policy
For disse formålene utarbeides det en plan for mottak og bruk av midler, en betalingskalender og andre dokumenter som sikrer denne omsetningen. 3. Fastsettelse av minimumssaldoen for pengemidler.
Systematisk tilnærming til håndtering av kundefordringer
Implementering av kontrollfunksjonen krever overvåking og analyse av fordringers tilstand basert på å opprettholde en betalingskalender og sammenligne denne med tidsplanen for forventede kontantmottak fra debitorer for å
Politikk for å tiltrekke handelskreditt
Oppgjør på handelskreditt er inkludert i betalingskalenderen og kontrolleres i prosessen med å overvåke gjeldende finansielle aktiviteter I prosessen med å danne attraksjonspolitikken
Kredittpolitikk
Lånebetalinger er inkludert i betalingskalenderen og kontrollert i prosessen med å overvåke gjeldende finansielle aktiviteter For foretak som tiltrekker seg store volumer
Hvordan overvinne en krise hvis selskapet er på randen
Streng kontroll av midler; kompilering av betalingskalendere; rangering av betalinger etter prioritet og overholdelse av prioritet; sette grenser og innføre tilleggsautorisasjon
Hvordan endre etablerte regler for planlegging og kontroll av betalinger i løpet av en måned
Det er nå mulig å raskt lage en betalingskalender for en periode som ikke overstiger en måned. Avdelingene som igangsatte betalinger kom dårligst ut. Nå
Arbeidskapitalstyring av en økonomisk enhet som en viktig retning for dens kortsiktige finanspolitikk
Andre debitorer lager en prognose for kontantstrøm fra debitorer ved bruk av inkassoforhold, utarbeider betalingskalender, refinansierer fordringer 2 Som effektive tiltak for refinansiering av fordringer på
Skatteplanlegging
Små organisasjoner inkluderer skattebetalingsindikatorer i den generelle betalingskalenderen Synonymer skatteplanlegging Siden var nyttig
Skjema "kontantstrømrapport": funksjoner ved utarbeidelse og vurdering av solvensen til en kommersiell organisasjon på grunnlag av den
I B definerer Kovalev solvens som et foretaks evne til å oppfylle betalingskalenderen uten brudd, det vil si tilstedeværelsen av et selskap med tilstrekkelige midler til å betale gjeldsforpliktelser
Ledelse av leverandørreskontro
Betaling av midler er inkludert i den utviklede betalingskalenderen og kontrolleres i prosessen med å overvåke selskapets nåværende økonomiske aktiviteter under hensyntagen til den anslåtte veksten
Lånepolitikk
Betalinger for låneservice er inkludert i betalingskalenderen og kontrolleres i prosessen med å overvåke gjeldende finansielle aktiviteter Hos bedrifter som tiltrekker seg store volumer
Banklånsattraksjonspolitikk
Disse betalingene er inkludert i betalingskalenderen og kontrolleres i prosessen med å overvåke virksomhetens nåværende økonomiske aktiviteter. 7. Sikre rettidig og
Forskrifter som vil tillate å optimalisere beholdningens arbeidskapital
Prosedyren for balansering av betalingskalenderen utføres 4.6.4. Ansvarlig for utgiftssiden kan foreta balansering kun i poster som er inne