Allekirjoitusoikeutetun pääkirjanpitäjän määräys. Kuka voi allekirjoittaa tilauksia? Mikä on parempi antaa - määräys vai valtakirja?

Tämä asiakirja on välttämätön jokaiselle organisaatiolle kirjanpitolainsäädännön vaatimusten vuoksi. Tästä artikkelista löydät mallimääräyksen asiakirjojen allekirjoitusoikeudesta, opit sen toteuttamisen vivahteista sekä siitä, missä tapauksissa sinun on laadittava valtakirja.

Perusasiakirjojen allekirjoitusoikeus: määräys vai valtakirja?

Valinta kahden sääntelylähteen välillä riippuu johtajan tavoittelemista tavoitteista: jos oletetaan, että yrityksen sisäiset asiakirjat on allekirjoitettava, optimaalinen ratkaisu on antaa tilaus. Jos aiot allekirjoittaa ja siirtää papereita yrityksen ulkopuolelle (esimerkiksi saatekirjeitä tavaran lähetyksiä tai laskuja varten), on suositeltavaa valita valtakirja. Turvallisuussyistä ja liikesalaisuuksien suojaamiseksi monet pelkäävät siirtää tällaisia vakavia valtuuksia kolmansille osapuolille, jotka eivät ole yrityksen työntekijöitä, joten tilauskäytäntö on yleisin. Kuitenkin tapauksissa, joissa johtaja aikoo antaa työntekijälle useita pieniä tehtäviä eikä ole valmis antamaan hänelle allekirjoitusoikeutta globaalissa mielessä, hän voi myös antaa hänelle valtakirjan.

Molemmissa säädöksissä on kuitenkin ilmoitettava:

valtuutetun henkilön henkilötiedot;
papereiden nimet, jotka se voi allekirjoittaa.

Molemmissa tapauksissa yrityksen johtajan tulee myös todistaa valtuutetun henkilön allekirjoitusnäyte, joka tulee sijoittaa lomakkeen erilliseen sarakkeeseen.

Mallimääräys allekirjoitusoikeuksien myöntämisestä

Johtaja voi tarjota allekirjoitusmahdollisuuden pääkirjanpitäjälle, hänen sijaiselleen tai muulle vero-, talous- ja lakiasiakirjojen valmistelun päällikkönä toimivalle työntekijälle. Päätös perusasiakirjojen allekirjoitusoikeudesta voidaan antaa vapaassa muodossa, koska nykyinen lainsäädäntö ei luo yhtenäistä muotoa. Vakiintuneen dokumentinhallintakäytännön mukaan lomakkeessa tulee kuitenkin mainita:

yrityksen nimi, sen tiedot;
lomakkeen tiedot (numero ja päivämäärä);
allekirjoitusoikeuden siirron oikeudellinen perusta (6. joulukuuta 2011 päivätyn liittovaltion lain "Kirjanpito" nro 402-FZ, 7 ja 9 artikla);
Niiden työntekijöiden koko nimi ja asema, joille allekirjoitusoikeus siirtyy;
luettelo asiakirjoista, jotka henkilöllä on oikeus allekirjoittaa johtajan nimissä;
valtuutetun henkilön ja johtajan allekirjoitusnäyte.

Mallitilaus laskujen allekirjoitusoikeudella

Samalla periaatteella voit siirtää kyvyn allekirjoittaa paitsi ensisijaisia myös taloudellisia asiakirjoja. Tällainen toiminta kuitenkin lisää työntekijän vastuuta, koska se voi aiheuttaa vakavaa vahinkoa organisaatiolle. On välttämätöntä, että työntekijällä on riittävä pätevyys ja että uudet valtuudet vastaavat hänen toimenkuvaansa.

Asiakirjat hyväksyvät paitsi johtaja, myös muut työntekijät - heidän toiminnallisuutensa rajoissa. Näin ollen kirjanpitäjät hyväksyvät taseet, tilit ja täsmäytysraportit, taloustieteilijät - suunnitelmat, raportit ja laskelmat, lakimiehet - sopimukset, eritelmät ja vaateet, henkilöstövirkailijat - henkilöstömääräykset, työkirjat ja muistiot. Kenellä ja mitä tarkalleen ottaen on valtuutus hyväksyä, mainitaan allekirjoitus- tai valtakirjaan.

Ensimmäisen ja toisen allekirjoitusoikeus erotetaan. Ensimmäinen kuuluu johtajalle. Tällaisen oikeuden myöntämiseen käytetään esimerkkimääräystä ensimmäisestä allekirjoitusoikeudesta. Toinen toimitetaan valtuutetulle edustajalle - budjettiorganisaation työntekijälle. Tällainen tieto näkyy:

Tilaus;
työnkuvaus;
asema;
valtakirjat.

Kolme ensimmäistä liittyvät sisäiseen dokumentaatioon. Ei ole hyväksyttävää rekisteröidä niitä sellaisen henkilön nimiin, joka ei ole työsuhteessa organisaatioon. Mutta valtakirja voidaan antaa sekä tavalliselle henkilölle että kolmannelle osapuolelle.

Oikeus allekirjoittaa perusasiakirjat: määräys tai valtakirja

Mikä tahansa vaihtoehto sopii, mutta on tarpeen määrittää, mitä asiakirjoja työntekijä voi hyväksyä. Tapahtuu, että kirjanpito antaa valtakirjan allekirjoittaa lähetysluettelo kerran - vastaanottaa tietty erä tavaraa tai tuotteita. Yleensä puhutaan valtuuksien myöntämisestä henkilölle, joka suorittaa tällaisia tehtäviä satunnaisesti.

Johtajan tulee hyväksyä määräyksellä luettelo henkilöistä, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaisia asiakirjoja.

Vastuu liiketoimen toteuttamisesta ja tietojen oikeellisuudesta on ensisijaisen asiakirjan vahvistaneella henkilöllä, ei kirjanpidon pitäjällä.

Myös toimisuhteet vaihtelevat. Näin ollen valtakirja on rajoitettu siinä määritellyksi ajaksi. Paikalliset lait ovat voimassa siihen asti, kunnes työsuhde työntekijän kanssa päättyy tai kunnes se puretaan tai uusi versio otetaan käyttöön. Voit määrittää valtuuksien keston itse asiakirjassa, esimerkiksi asettaa yhden vuoden ajanjakson. Usein valtuudet jaetaan työntekijän poissaolon ajaksi; tässä tapauksessa aika määräytyy sijaisajan mukaan.

Mitä kirjoittaa tilaukseen

Formulaatiot ovat hallinnon harkinnan mukaan. Tyypillisesti asiakirjojen allekirjoitusoikeutta koskeva mallitilaus sisältää yleisiä lauseita ja valtakirjassa oikeudet. Jos puhumme sopimusten hyväksymisestä, budjettiorganisaation etujen edustamisesta kolmansien osapuolten laitoksissa, valtion elimissä, on suositeltavaa antaa valtakirja. Vastapuolet vaativat aina edustajan valtuutuksen vahvistamista, mikä edellyttää valtakirjaa.

Mallimääräys oikeus allekirjoittaa perusasiakirjat

Sopimus, lasku, lähetysluettelo, lasku ovat yleisimmät pääkirjanpidon viralliset asiakirjat. Lista on avoin: hallinto voi laajentaa sitä ottamalla käyttöön muita laskentaperiaatteisiin liittyviä lomakkeita.

Ensisijainen asiakirja vahvistaa ensinnäkin liiketapahtuman tosiasian. Ja se toimii myös perustana tapahtumien kirjaamiselle tileille. Myönnetään tosiasian päätyttyä tai kaupan suorittamisen jälkeen.

Esimerkkitilaus rahoitusasiakirjojen allekirjoitusoikeudesta

Rahoituspaperit osoittavat vakavaraisuutta ja kannattavuutta. Tässä mielessä tasapaino on informatiivinen. Se kuvastaa taloudellista tilannetta kauden lopussa. Tasetta katsomalla asiantuntija voi helposti päätellä, onko vastapuolella varainlähteitä, omaisuutta vai vain velkoja ja velvoitteita. Muut talouspaperit: konsernituloslaskelma, rahalaskelma ja niiden käyttö.

Myös lainat ja luottosopimukset voidaan luokitella rahoitusarvopapereiksi.

Mallitilaus laskujen allekirjoitusoikeudella

Mallimääräys pääkirjanpitäjän allekirjoitusoikeudesta

Aikaisemmin raha- ja selvitysasiakirjat, joita pääkirjanpitäjä ei ollut allekirjoittanut, katsottiin pätemättömiksi, eikä niitä hyväksytty toteutettaviksi. Liittovaltion kirjanpitolain nro 402 antamisen myötä tilanne muuttui. Art. 73, kirjanpito on päällikön uskottava pääkirjanpitäjälle. Vaihtoehtoisia vaihtoehtoja ovat toinen työntekijä ja ulkopuolinen kirjanpitäjä. Johtaja saa suorittaa kirjanpitoa henkilökohtaisesti, ellei puhuta luottolaitoksesta.

Kuinka peruuttaa allekirjoitusoikeudet

Aiemmin annettu laki kumotaan antamalla uusi - kumoava laki. Siinä on ilmoitettava:

mikä säädös kumotaan;
mistä päivämäärästä;
sarake viitteeksi.

Peruuttamisesta on ilmoitettava valtuutetulle henkilölle. Tällainen henkilö voi allekirjoittaa sekä itse tilauksen että erillisen tutustumislomakkeen.

Organisaation kirjelomakkeelle laadittu valtakirja peruutetaan johtajan hallinnollisella asiakirjalla. Notaarin vahvistama - notaari. Tietojen antaminen on pakollista, kuten peruutuksenkin tapauksessa.

Venäjän federaation nykyisten kirjanpitolainsäädäntöjen asettamien vaatimusten vuoksi kaupallinen rakenne voi edellyttää mallitilaus perusasiakirjojen allekirjoitusoikeudesta.

Tämäntyyppinen tilaus on erilainen tiettyjä ominaisuuksia, sen tarkoituksen, sisällön sekä rakennesuunnittelun osalta.

Venäjän federaation valtiovarainministeriön suositusten mukaan, jotka annettiin tiettyihin kirjanpitolain säännöksiin liittyen, kunkin taloudellista toimintaa harjoittavan kaupallisen rakenteen johtaja, on hyväksyttävä tietty luettelo henkilöistä joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijainen kirjanpitoasiakirja.

Tämä sisäinen osastojen kanta perustuu työmääräyksiin ja artikloihin nro 402-FZ. Se voidaan arvioida määräävä tekijä aiemmin voimassa olleen liittovaltion kirjanpitolain 9 momentin 3 momentissa vahvistettujen oikeusnormien jatkuvuus.

Ennen tätä kirjanpitoprosessia sääntelevissä säädöksissä määrättiin erityisiä vaatimuksia yrityksen johtajan tarpeesta hyväksyä luettelo henkilöistä, joilla on oikeus jättää henkilökohtainen allekirjoitus perusasiakirjoihin.

Nykyisin voimassa oleva lainsäädäntö ei millään tavalla sääntele menettelyä, jolla asianomaiset henkilöt hankkivat valtuudet, jotka antavat mahdollisuuden allekirjoittaa ensisijaisia asiakirjoja. Venäläisten yritysten nykyaikaiset todellisuudet osoittavat useimmiten, että tällaiset valtuudet ovat vakiintuneet antamalla organisaation johtajan erityismääräyksen:

Yrityksen päällikön määräys siirtää perusasiakirjojen allekirjoitusoikeus tietylle henkilölle tai henkilöryhmälle.
Valtakirja perusasiakirjaluetteloon sisältyvien asiakirjojen allekirjoitusoikeuden siirtämiseksi.

Saadaksesi tarkempia tietoja kustakin näistä menetelmistä, sinun tulee harkita niitä erikseen.

Mitä se sertifioi?

Tässä tapauksessa pääasiallinen peruste erottaa johtajan määräys allekirjoitusoikeuden siirtämisestä ja sitä koskeva valtakirja määräys voi koskea yksinomaan organisaation työntekijöitä sillä aikaa valtakirja voidaan siirtää kenelle tahansa toiselle henkilölle.

Päävaatimus tällaisessa tilanteessa on, että johtajan on sisällytettävä valtakirjaan luettelo henkilöistä, jotka voivat käyttää sitä. Useat oikeusalat säätelevät määräysten ja valtakirjojen laatimista, tarkemmin sanottuna työ- ja siviililaki ovat vastuussa siitä.

Jos on tarve allekirjoittaa vain yrityksen sisäiset asiakirjat, niin optimaalinen ratkaisu olisi laatia määräys, joka toimii sääntelylähteenä, joka todistaa allekirjoitusoikeuden siirron ensisijaiseen asiakirjoihin. On syytä huomata, että tässä tapauksessa ei ole tarvetta siirtää lisävaltuuksia muille henkilöille.

Samanaikaisesti, jos on tarpeen allekirjoittaa tietyt asiakirjat sen myöhemmällä siirrolla organisaation ulkopuolelle, esimerkiksi lastin kuljetuksen saateasiakirjat tai lasku, tällaisessa tilanteessa on tarpeen laatia asianmukainen valtuutus asianajaja.

Sekä määräyksessä että valtakirjassa on tärkeä heijastuminen seuraavat tiedot:

sen henkilön henkilötiedot, jolla on asianmukaiset valtuudet;
luettelo tietyistä asiakirjoista, jotka valtuutettu henkilö voi allekirjoittaa.

Lisäksi kussakin näistä tilanteista yrityksen johtaja vahvistaa henkilön allekirjoituksen, jolla on valta, jonka sama henkilö on osoittanut erityisellä valtakirjan tai määräyksen alalla.

Tällaiset prosessit viittaavat allekirjoituksen tunnistamismenettelyn tarve, jonka tulee kuulua henkilölle, joka on allekirjoittanut pöytäkirjaan. Tämä vaihe on erittäin tarpeellinen, koska nykyään lähes kaikki verotarkastukset tehdään tunnistamalla vastapuolet, jotka tietoisesti kieltäytyvät täyttämästä omia verovelvoitteitaan.

Vaikka vastapuolten välittömät johtajat eivät ryhtyisikään toimiin luopuakseen yrityksen toiminnasta ja tunnustaakseen, että he toimivat kaupallisen rakenteen todellisina johtajina, Veropalvelu aloittaa käsialatutkimuksen, joka voi vahvistaa sen tosiasian, että dokumentaatiossa olevat allekirjoitukset eivät ole johdon allekirjoituksia.

Viime kädessä tämä toimii verotuksen perustana kieltäytyä virallisesti hyväksymästä tällaisia kuluja yritykselle minä

Nykyään on tapana ymmärtää dokumentoidut menot kaikkina kuluina, joista on todisteita. Tässä tapauksessa kaikki tositteet on laadittava Venäjän federaation lainsäädännön nykyisten määräysten mukaisesti.

Kaikki asiakirjat, joissa on epäluotettavia tai ristiriitaisia tietoja tai puutteellisia tietoja, ei voi olla perustana veroetujen hankkimiselle. Koska ensisijainen asiakirja sisältää sellaisen henkilön allekirjoituksen, jolla ei ole asianmukaisia valtuuksia, tämä asiakirja katsotaan sisältävän vääriä tietoja. Tästä syystä hän ei voi vahvistaa arvonlisäveron vähennystä millään tavalla.

Näytekokoelma

Toistaiseksi ei ole olemassa yhtäkään säädöstä, joka edellyttäisi vastapuolen allekirjoituksen tarkistamista. Mutta tästä tosiasiasta huolimatta yhä varovaisemmat kaupallisten organisaatioiden johtajat vaativat kaikilta vastapuoliltaan erityisiä allekirjoitusnäytteitä, jonka omistavat henkilöt, jotka ovat suoraan vastuussa ensisijaisten asiakirjojen ja laskujen allekirjoittamisesta.

Tällaiset näytteet voivat olla kopio passista, kopio muovisista pankkikorteista, joissa on omistajan allekirjoitus, tai valtakirja, joka osoittaa valtuutetun henkilön allekirjoituksen. Toisessa tilanteessa, jos yritys ei uskalla pyytää tällaisia asiakirjoja, sillä voi olla epämiellyttäviä seurauksia.

Tulokset

Kuten useimpien kaupallisten organisaatioiden käytäntö osoittaa, niiden henkilöiden valtuuksien valvonta, jotka jättävät allekirjoituksensa ensisijaisiin asiakirjoihin on melko monimutkainen eikä aina luotettava menettely.

Tämä koskee erityisesti suurten yritysten toimintaa, joilla on suuri tavara- ja käteisliikevaihto ja jotka tekevät yhteistyötä valtavan määrän vastapuolia kanssa. Yleisesti ottaen tällaisten tarkastusten tehokkuuden lisäämiseksi on tarpeen luoda erillinen osasto, joka toimisi yhdessä kirjanpitoosaston kanssa.

Samalla on huomattava, että todellisia kielteisiä seurauksia, kun perusasiakirjat allekirjoittaa henkilö, jolla ei ole verovelvolliselle asianmukaisia valtuuksia, voi syntyä vain, kun yleinen näyttöpohja osoittaa, että kaikki liiketoimet tällaisen vastapuolen kanssa olivat kuvitteellisia.

Samanlaiset olosuhteet voivat syntyä, jos vastapuoli osoittautuu kuoriyhtiöksi, yrityksen johtaja kieltäytyy kategorisesti allekirjoittamasta, tarkastus vahvistaa allekirjoituksen väärentämisen, yritys ei maksanut veroja ja niin edelleen.

Tämän perusteella, jos yrityksen edustajat vielä onnistuvat keräämään riittävän määrän todisteita, jotka vahvistavat toiminnan todellisuuden, ja myös jos kumppanin valinnassa noudatetaan sopivaa varovaisuutta, niin se on täysin mahdollista organisaatio voi poistaa kaikki vaatimukset veropalvelusta. Vastaavia prosesseja tapahtuu ylemmissä veroviranomaisissa tai tuomioistuimessa.

Voit oppia siirtämään tämän oikeuden tästä videosta.

Eri toimialojen organisaatioissa, joilla on erilaiset taloudellisen toiminnan laajuudet ja ryhmien määrälliset kokoonpanot, on yleensä useita henkilöitä, joille on annettu valtuudet allekirjoittaa erilaisia asiakirjoja, mukaan lukien organisaation puolesta laaditut asiakirjat.

Haluamatta rajoittaa allekirjoittajien valtuuksia, yritysten johtajat kohtaavat usein ongelman rajata näiden henkilöiden valtuuksia näiden henkilöiden molemminpuolisen läsnäolon aikana työpaikoillaan. Tämä tulee tarpeelliseksi ennen kaikkea yrityksen työntekijöille, jotka valmistelevat tätä tai toista asiakirjaa allekirjoittamista varten: kenen pitäisi mennä allekirjoittamaan se, jos allekirjoitusoikeutettujen henkilöiden allekirjoitusvaltuudet ovat tasavertaisia?

Helpoin tapa keventää allekirjoittajien valtuuksia on niissä organisaatioissa, joissa vain yhdellä henkilöllä on ensimmäinen allekirjoitusoikeus ja vain yhdellä henkilöllä, joka yksin hoitaa kaikki kirjanpitotehtävät yrityksessä, on oikeus allekirjoittaa talousasiakirjoja. Vaikeampaa on niillä yrityksillä, joissa on useita yrityksen eri toiminta-alueita valvovia johtajia, mutta heillä on samat allekirjoitusoikeudet. Vielä hämmentävämpi tilanne on toimialoilla, joissa keskustoimistoon nimitetään useita vastaavia johtajia, joilla on erittäin epämääräiset valtuudet. Ei ole helppoa niille, joilla on useita ensimmäisiä apulaisjohtajia, rahoituspalveluiden päällikkö, pääkirjanpitäjä, talousjohtaja ja muut virkamiehet, joiden toimivaltaa ei ole helppo rajata.

Ensimmäinen kysymys, johon työnantaja joutuu ratkaisemaan ongelmaa, joka koskee asiakirjojen allekirjoitusvaltuuksien rajaamista vastaavien (yhtä valtuutettujen) virkamiesten välillä, on: missä asiakirjassa tämä ero pitäisi tehdä?

Tämä voidaan todeta virkamiesten itsensä - allekirjoittajien - toimenkuvauksista. Valtuutuksen tiettyjen asiakirjojen allekirjoittamiseen tulisi kuitenkin olla kaikkien yrityksen työntekijöiden tai ainakin niiden rakenteellisten yksiköiden (osastojen) tiedossa, jotka osana tehtäviään ovat mukana tietyn asiakirjan valmistelussa ja ovat kiinnostuneita sen allekirjoittamisesta. valtuutetun johtajan toimesta. Ottaen huomioon, että vain itse tehtävää hoitavan työntekijän tulee tuntea se, muut eivät välttämättä koskaan saa tietää hänen toimivaltuuksiensa laajuudesta. Siten virkamiehen toimenkuvaan voidaan kirjata valtuudet tiettyjen asiakirjojen allekirjoittamiseen, mutta tämä ei ole yleistietoa kaikille yrityksen kiinnostuneille. Esimerkkinä toimivallanjaon ilmoittamisesta vastaavan ensimmäisen allekirjoitusoikeuden omaavan virkamiehen toimenkuvassa voit kuitenkin käyttää mallia nro 1.

Näyte nro 1

Katkelma talousjohtajan toimenkuvasta

4. Vastuut

Talousjohtaja on velvollinen allekirjoittamaan yrityksen puolesta ensimmäisellä allekirjoituksellaan seuraavat asiakirjat, jotka Yrityksen asianomaisten rakenteellisten osastojen virkamiehet ovat asianmukaisesti laatineet ja vahvistaneet:

pankkitilisopimukset luottolaitosten kanssa;
sopimukset varojen poistamisesta Yhtiön tililtä kolmannen osapuolen hyväksi ennalta annetulla hyväksynnällä;
sopimukset luottolaitosten (pankkien) kanssa palvelusta "Pankki - Asiakas" -järjestelmän kautta;
sopimukset käteisen rahan perimisestä, laskemisesta ja hyvittämisestä Yhtiön tilille;
lainasopimukset luottolaitosten kanssa, joiden määrä on enintään 1 000 000 (yksi miljoonaa) ruplaa. tai mihin tahansa summaan, josta hallitus päättää;
kaikkiin näihin sopimuksiin ja sopimuksiin liittyvät lisäsopimukset, mukaan lukien niiden irtisanominen, sekä vastaanotto- ja siirtoasiakirjat ja muut näiden sopimusten ja sopimusten täytäntöönpanoon, toimeenpanoon ja rekisteröintiin liittyvät asiakirjat;

Valtuutettujen toimihenkilöiden valtakirjassa on samat puutteet. Siten valtakirjat voivat olla lähes identtisiä valtuuksia - jos ne ovat vaihdettavissa. Lisäksi kaikkien työntekijöiden valtuuksia ei ole varmennettu valtakirjalla. Näin ollen yrityksen johtaja, joka on lain mukaan ainoa toimeenpaneva elin, toimii yleensä ilman valtakirjaa. Huolimatta yrityksen asiakirjojen allekirjoitusvaltuuden määrittämisestä virkamiehelle annetussa valtakirjassa, tämä valtuutus ei siis sovellu kaikkiin tapauksiin. Jos allekirjoittajien toimivallanjako kuitenkin päätetään säännellä annetuissa valtakirjoissa, voidaan mallia nro 2 ottaa esimerkkinä vaaditusta sanamuodosta.

Näyte nro 2

Katkelma virkamiehen valtakirjasta

Tämä valtakirja valtuuttaa... Yrityksen hallinnollisen ja taloudellisen toiminnan johtajan Ivan Ivanovich Ivanovin... Yrityksen puolesta tekemään ja toteuttamaan sopimuksia ja sopimuksia Venäjän federaation valuutassa ja ulkomaan valuutassa, tehdä liiketoimia Venäjän federaation valuutassa ja ulkomaan valuutassa, nimittäin:

tavaroiden varastointisopimukset;
omaisuuden varastointisopimukset;
yrityksen omaisuuden vakuutussopimukset;
Kiinteistön arvostuspalvelujen tarjoamista koskevat sopimukset;
lisäsopimukset kaikkiin määriteltyihin sopimuksiin, mukaan lukien niiden irtisanominen, sekä vastaanotto- ja siirtoasiakirjat ja muut näiden sopimusten ja sopimusten toteuttamiseen, toteuttamiseen ja rekisteröintiin liittyvät asiakirjat;

Optimaalinen ratkaisu tähän ongelmaan olisi vahvistaa toimivallan jako yrityksen paikallisessa säädöksessä. Esimerkiksi toimistotyön ohjeissa. Työnantajan tulee vain perehdyttää jokainen yrityksen työntekijä tähän paikalliseen lakiin. Tällaista asiakirjaa, kuten käytäntö osoittaa, ei kuitenkaan muodosteta kaikissa yrityksissä, organisaatioissa ja laitoksissa. Siksi tämä ratkaisuvaihtoehto ei sovi kaikille.
Eräs vaihtoehto käsiteltävänä olevan asian ratkaisemiseksi on antaa asianmukainen määräys yksittäisten virkamiesten toimivallanjaosta. Riippuen toimivallan rajaamisen tarkoituksesta ja virkamiesten määrästä, joiden toimivaltaa rajataan, esimerkkinä voidaan käyttää otoksia 3 tai 4. Ongelman ratkaisun haittapuolena on tarve seurata jatkuvasti yrityksen henkilöstöjärjestelyä. vastuussa olevien valtuutettujen henkilöiden muuttaminen ja muutosten tekeminen määriteltyyn tilaukseen (tai uuden julkaiseminen, jolloin edellinen tunnustetaan pätemättömäksi) merkinnän korvaamiseksi valtuutetulla virkamiehellä - allekirjoittaja (jos irtisanotaan ja hyväksytään uusi yksi samaan asentoon).

Huomautus! Määräyksessä nimetään sivuliikkeen toimihenkilöt, jotka ovat valtuutettu allekirjoittamaan yrityksen asiakirjoja yrityksen johtajan heille antamalla valtakirjalla. Toimivallan rajaamisen tarve syntyy, kun määrätyille henkilöille annetaan yhtä valtuutetut valtakirjat molempien virkamiesten työpaikalla oleskelun ajaksi. Jommankumman puuttuessa jäljellä olevalla virkamiehellä on valtakirjan antamien valtuuksien nojalla oikeus allekirjoittaa kaikki sivuliikkeestä lähtevät asiakirjat.

Näyte nro 4

määräys eri allekirjoittajien toimivallan jaosta,
jolla on oikeus ensimmäiseen ja toiseen allekirjoitukseen
ja näköoikeus

LLC "BRIGANTINA"

TILAUS

Pietari

Allekirjoituksen järjestämisestä
lähtevät ja sisäiset asiakirjat
LLC "Brigantina"

Asiakirjavirran lisääntymisen ja tarpeen säännellä Brigantina LLC:n (jäljempänä yritys) lähtevien ulkoisten ja sisäisten asiakirjojen allekirjoittamisen valtuuksien jakoa sekä toimistoohjeiden tiukkaa noudattamista. työ Brigantina LLC:ssä, hyväksytty. 6.5.2010 päivätyllä määräyksellä nro 78 (jäljempänä toimistotyöohjeet)

TILAAN:

1. Toimistotyöohjeen kohdan 2.2.8 mukaisesti ensimmäisen allekirjoituksen saa allekirjoittaa tiukasti vain toiminnanjohtaja Valeri Gennadievich Sheyanov:

Yrityksen hallinnolliset asiakirjat;
asiakirjat, jotka on annettu korkeimpien valtion vallan ja hallinnon elinten päätösten, asetusten ja määräysten mukaisesti;
korkeimmille valtion vallan ja hallinnon elimille osoitetut asiakirjat;
tilit;
Yrityksen maksumääräykset töiden, palvelujen ja Yritykselle hankitun aineellisen omaisuuden maksamiseksi;
maksumääräykset lainojen myöntämiseksi lainaajille - Yrityksen työntekijöille yrityksen kanssa tehtyjen lainasopimusten mukaisesti;
muut maksuasiakirjat, jotka eivät kuulu kauppajohtajan allekirjoittamiseen;
lainasopimukset yksityishenkilöiden kanssa - yrityksen työntekijät;
vahvistaa muistiot hyväksyttäviksi yrityksen talousarviosta;
pankkitilisopimukset, pankkitalletussopimukset, muut pankkitoimintaa koskevat sopimukset rahoitus- ja luottolaitosten kanssa;
Yrityksen maksuasiakirjat sähköisessä tietokannassa (DB) sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella (EDS);
vuokrasopimukset;
taloudellista toimintaa koskevat sopimukset, mukaan lukien palvelujen tarjoaminen ja sopimustyöt;
todistukset edellä mainittujen sopimusten mukaisista töistä;
kassasekit;
muut asiakirjat, joiden toiminnanjohtajan allekirjoitus on liiketoiminnan kannalta välttämätöntä.

2. Siirrä kaupalliselle johtajalle Viktor Andreevich Naumoville valtuudet allekirjoittaa ensimmäisellä allekirjoituksella nykyisessä tilassa vain seuraavat asiakirjat:

Yrityksen päätoimintoja koskevat sopimukset yrityksen valmistamien tuotteiden toimittamisesta;
sopimukset kuljetuspalveluista yhtiön toimituksiin, mukaan lukien JSC Russian Railways kanssa.

3. Vahvistaa tämän määräyksen 1-2 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden vaihtokelpoisuus virkapoissaolon ajaksi.

4. Asiakirjat, sopimukset, joissa määrätään, että yritys vastaanottaa tai velvoittaa maksamaan työstä ja palveluista, tulee hyväksyä pääkirjanpitäjän Natalya Sergeevna Korneevan toimesta.

5. Salli yksiköiden hyväksyttyjen määräysten ja toimenkuvausten mukaisesti rakenneyksiköiden päälliköiden allekirjoittaa yksinomaan yksiköstä peräisin olevia sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja.

6. Toimistotyöohjeen kohdan 2.2.6 mukaisesti asiakirjoja laadittaessa ennen kuin toiminnanjohtaja tai kaupallinen johtaja ovat allekirjoittaneet ne on hyväksyttävä toimeksisaajan ja kiinnostuneiden rakenneyksiköiden kanssa. Viisumit on kiinnitettävä yhtiön asiakirjoissa jäljellä oleviin asiakirjoihin etupuolelle ensimmäisen allekirjoituksen alapuolelle.

7. Sihteeri-virkailija E.S. Tkacheva tarkkaile tiukasti viisumien olemassaoloa allekirjoittamista varten toimitetuissa asiakirjoissa.

8. Sihteeri-virkailija E.S. Tkacheva tutustuttaa Yrityksen osastojen (rakenneyksiköiden) päälliköt tähän tilaukseen liitteenä olevan luettelon (tämän tilauksen tutustumislomake) mukaisesti. Rakenneyksiköiden päälliköiden tulee tuoda tämä määräys alaistensa tietoon.

9. Varaan tämän tilauksen täytäntöönpanon hallinnan.

Toiminnanjohtaja
LLC "Brigantina" Sheyanov V.G. Sheyanov
Sovittu:
Lakiosaston johtaja Mashkova N.N. Mashkova
(viisumi on asetettava takapuolelle tai erilliselle lakanalle)

Brigantina LLC:n lähtevien ja sisäisten asiakirjojen allekirjoittamisen tehostamista koskevaan tilaukseen on perehdytty seuraavasti:

Työnimike	KOKO NIMI.	Allekirjoitus	Päivämäärä
Toiminnanjohtaja	Sheyanov Valeri Gennadievitš	Sheyanov	15.01.2015
Kaupallinen johtaja	Naumov Viktor Andreevich	Naumov	15.01.2015
Pääkirjanpitäjä	Korneeva Natalya Sergeevna	Korneeva	15.01.2015
Virkailija sihteeri	Tkacheva Elena Sergeevna	Tkatšov	15.01.2015

On otettava huomioon, että määräyksessä mainittujen henkilöiden virka-asema edellyttää lain ja yrityksen perustamiskirjan vaatimusten perusteella, että yrityksen valtuuttamalta toimielimeltä on etukäteen saatu asianmukainen hallintotoimi. suorittaa tiettyjä toimia (esimerkiksi tehdä lainasopimus). Määräys ei kata näitä näkökohtia, koska niitä on säännelty muilla laeilla.

Kaikista esitetyistä vaihtoehdoista tasa- ja eri valtuutettujen allekirjoittajien toimivallanjaon vahvistamiseksi jokaisella yrityksellä on oikeus valita mikä tahansa sille sopiva menetelmä tai kehittää oma, jota ei ole lueteltu esitettyjen menetelmien joukossa.

Yrityksen johtaja ja pääkirjanpitäjä allekirjoittavat päivittäin valtavan määrän erilaisia asiakirjoja (alkuasiakirjat, talouspaperit, toimitusasiakirjat, asiakirjat, laskut, laskut, sopimukset ja muut).

Tilaus annetaan yleensä suurissa ja keskisuurissa yrityksissä johtajan pitkän poissaolon ajaksi ja myös siksi, että on olemassa valtava määrä nykyisiä papereita, jotka vaativat viisumin pomolle.

Oikeuksien myöntämismenettely

Aluksi johtajan tulee päättää niiden työntekijöiden valinnasta, joiden toiminta liittyy läheisesti yrityksen dokumentaatioon.

Johtaja itse hyväksyy suoraan luettelon valtuutetuista henkilöistä, joille oikeus allekirjoittaa ensisijaiset asiakirjat, laskut, asiakirjat, laskut.

Usein hakijoiden valinta tapahtuu pääkirjanpitäjän osallistuessa. Yrityksen päällikkö voi toimia valtuutettuna henkilönä, jos henkilöstöstä ei ole pääkirjanpitäjän virkaa.

Tällöin johtaja allekirjoittaa kahdesti yrityksen asiakirjoissa (itselleen ja kirjanpitäjälle), mikä edellyttää kaksoisallekirjoitusoikeuden pakollista merkitsemistä yhtiön sisäiseen järjestykseen.

Rekisteröintimenettely

Lainsäädäntökehys

Määräyksen johdanto-osassa on yleisesti hyväksytyn säännön mukaan oltava syy. Tässä tapauksessa tämä on liittovaltion laki nro 402, 6. joulukuuta 2011, eli 7 ja 9 pykälät. Määräyksessä on viittaus lakiin tai ilmaisu "Nykyisen lainsäädännön sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi."

Kokoelma

Tilaus on tehty yrityksen kirjelomakkeelle yhtenä kappaleena ja sisältää seuraavat tiedot:

lomakkeen nimi;
sarjanumero, päivämäärä, paikkakunta;
tavoite (työprosessin optimointi, johtajan työmatka);
Johtajan puolesta allekirjoituksen antaneen asiantuntijan koko nimi ja asema;
luettelo asiakirjoista (laskut, todistukset työn suorittamisesta, laskut jne.);
oikeuksien myöntämisaika.

Valmis määräysluonnos perusasiakirjojen allekirjoitusoikeuden siirrosta hyväksyy johtaja. Työntekijöiden valtuuksien myöntämisaika on kunkin yrityksen osalta yksilöllinen. Voimassaoloaika on 1 vuosineljänneksestä rajoittamattomaan ikuiseen ajanjaksoon.

Valtuutettujen henkilöiden allekirjoitukset (näytteet) voidaan laatia tilauksen liitteenä erilliselle lomakkeelle.

Lomakkeessa on oltava asiakirjassa mainittujen asiantuntijoiden johdanto-allekirjoitus.

Sinetin olemassaolo yrityksen sisäiseen dokumentaatioon liittyvässä tilauksessa riippuu toimeksiantajan valinnasta. Tiukka sinetin käyttövaatimus järjestöjen toiminnassa poistettiin vuonna 2016.

Faksi vai tilaus?

On paljon helpompaa tehdä leima eikä tehdä tilausta. Faksia käytetään kuitenkin laissa säädetyissä tapauksissa tai sopimuspuolten suostumuksella.

Kirjanpito- ja veroasiakirjat edellyttävät johtajan ja pääkirjanpitäjän "eläviä" nimikirjoituksia.

Faksiallekirjoituksella varustetut ensisijaiset asiakirjat voivat aiheuttaa ei-toivottuja kommentteja verotarkastajan tarkastuksen aikana. Laskua laadittaessa on ehdottomasti kiellettyä käyttää leimaa allekirjoituksen sijaan.

Hallinnollisten asiakirjojen laatiminen kirjataan organisaation peruskirjaan tai sääntöihin. Allekirjoitusoikeuksien siirto toiselle työntekijälle kirjataan tilauksella. Pienempien tehtävien ratkaisemiseksi riittää valtakirja, jolla on määrätyt valtuudet.

Mikä on parempi antaa - määräys vai valtakirja?

Valtakirja - annetaan organisaation työntekijöille tai kolmannen osapuolen asiantuntijalle, jos se on tarpeen asiakirjojen allekirjoittamiseen syrjäisellä alueella sijaitsevan yrityksen puolesta. Esimerkkinä voidaan mainita valtakirja, joka myönnetään kuljettajalle tavaran vastaanottamiseksi tai kirjanpitotyöntekijälle pankkipapereita varten.
Tilaus annetaan vain yrityksen työntekijöille, vain yrityksen sisäiset paperit allekirjoitetaan.

Lataa näyte

Allekirjoitusoikeuden tilaus perusasiakirjojen näyte -