Typer kontantdokumentasjon. Hva er prosedyren for å utarbeide kontantdokumenter? Skiftavslutningsrapport

Samlede former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av kontanttransaksjoner, beregnet på juridiske personer av alle former for eierskap (unntatt kredittinstitusjoner som tilbyr kontanttjenester til enkeltpersoner og juridiske personer) ble godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 18. august , 1998 nr. 88 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av kontanttransaksjoner, for regnskapsføring av beholdningsresultater":

nr. KO-1 “Kontantkvitteringsordre”,

nr. KO-2 “Kontantutgiftsordre”,

nr. KO-3 “Tidsskrift for registrering av inngående og utgående kontantdokumenter”,

nr. KO-4 "Kassebok",

nr. KO-5 "Regnskapsbok for midler akseptert og utstedt av kassereren."

Kontantkvitteringsordre (skjema nr. KO-1) brukes til å registrere mottak av kontanter i organisasjonens kassa både i vilkårene for manuelle databehandlingsmetoder og ved behandling av informasjon ved bruk av datateknologi.

En kvittering for en kontantkvitteringsordre, utarbeidet i samsvar med kravene i paragraf 13 og 19 i prosedyren for utførelse av kontantoperasjoner i Den russiske føderasjonen, er registrert i registeret over kvitteringer og utgifter kontantdokumenter (skjema nr. KO-3 ) og overlevert den som satte inn pengene, og blir stående i kassa.

Kontantkvitteringsordren og kvitteringen for den indikerer:

på linjen "Base" - innholdet i forretningstransaksjonen;

på linjen "Inkludert" - beløpet for merverdiavgift (registrert i tall, og hvis produkter, verk, tjenester ikke beskattes, er oppføringen "ekskl. skatt (mva)" laget);

på linjen "Vedlegg" - de vedlagte primære og andre dokumentene er oppført, og angir deres nummer og dato for forberedelse;

i kolonnen «Lån, strukturell enhetskode» er koden til den strukturelle enheten som midlene er tildelt.

Kassereren, etter å ha mottatt en kvitteringsordre eller et dokument som erstatter det fra regnskapsavdelingen, er forpliktet til å sjekke det, veiledet av kravene i punkt 20 i prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen.

Kvittering av kontanter i kassen er ledsaget av utstedelse av en kvittering for en kontantkvitteringsordre

I tilfelle det mottas penger i kassen for solgte varer, utført arbeid eller utførte tjenester, organisasjoner og individuelle gründere for hvem den føderale loven krever bruk av kassautstyr (CCT) når de foretar kontantbetalinger og (eller) bruker betaling. kort er forpliktet til å utstede til kjøperen (klienten) en kontantkvittering trykt på kassaapparatet (paragrafene 1 og 4 i artikkel 5 i den føderale loven av 22. mai 2003 nr. 54-FZ “Om bruk av kassaapparatutstyr når du lager kontantbetalinger og (eller) oppgjør med betalingskort "

En utgiftskontantordre (skjema nr. KO-2) brukes til å utstede kontanter fra organisasjonens kassa både i sammenheng med konvensjonelle databehandlingsmetoder og ved behandling av informasjon ved hjelp av datateknologi. En utgiftskontantordre er utarbeidet under hensyntagen til kravene i paragraf 14 - 16, paragraf 4, paragraf 17, paragraf 19 i prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen og er registrert i journalen for registrering av innkommende og utgående kontanter dokumenter (skjema nr. KO-3).

I tilfeller der dokumentene (søknader, fakturaer osv.) som er knyttet til kontantkupongene har autorisasjonspåskriften (visum) fra organisasjonssjefen, er hans signatur på kontantkupongene ikke nødvendig.

I kontantkvitteringsordren er innholdet i forretningstransaksjonen angitt i "Basis"-linjen, og de vedlagte primære og andre dokumentene er oppført i "Vedlegg"-linjen, og angir deres nummer og dato for forberedelse.

Når du mottar en utgiftsordre eller et dokument som erstatter det fra regnskapsavdelingen, er kassereren forpliktet til å følge instruksjonene i punkt 20 i prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen.

Registrering i skjema nr. KO-3 journal av inngående og utgående kontantbestillinger eller dokumenter som erstatter disse (betalings- eller lønnsoppgaver, søknader om utstedelse av penger, fakturaer etc.) utføres som hovedregel av regnskapsavdelingen før du overfører dem til kassen.

Registrering av en utgiftsbestilling eller et dokument som erstatter den, utføres som hovedregel før overføringen til kassen. Og bare "utgiftskontantordrer utstedt på betalingsutskrifter (oppgjør og betaling). for lønn og andre tilsvarende utbetalinger er registrert etter utstedelsen" (se avsnitt 21 i prosedyren for gjennomføring av kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen).

Kassebok nr. KO-4 brukes til å føre kvitteringer og uttak av kontanter fra organisasjonen i kassen. Kontantboken må utarbeides under hensyntagen til kravene i punkt 23 i prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen.

Hvert ark i kasseboken består av 2 like deler: en av dem (med horisontal linje) fylles ut av kassereren som første kopi, den andre (uten horisontale linjer) fylles ut av kassereren som andre kopi fra forsiden og baksiden gjennom karbonpapir med blekk eller kulepenn. Den første og andre kopien av arkene er nummerert med samme nummer. De første kopiene av arkene forblir i kassaboken. De andre kopiene av arkene må rives av, de fungerer som kassererens rapport og rives ikke av før dagens operasjoner er avsluttet.

Registreringer av kontanttransaksjoner begynner på forsiden av den kontinuerlige delen av arket etter linjen "Saldo ved begynnelsen av dagen."

Først brettes arket langs kuttlinjen, og den avrivbare delen av arket legges under den delen av arket som er igjen i boken. For å føre opptegnelser etter "Overføringen", plasseres den avrivbare delen av arket på forsiden av den kontinuerlige delen av arket og registreringer fortsettes langs de horisontale linjalene på baksiden av den kontinuerlige delen av arket.

Om prosedyren for å opprettholde en kontantbok, se også punkt 24 og 25 i prosedyren for å opprettholde kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen.

Kontroll over riktig vedlikehold av kasseboken utføres av organisasjoner.

Regnskapsboken for midler akseptert og utstedt av kasserer (Skjema nr. KO-5) brukes til å redegjøre for penger utstedt av kasserer fra organisasjonens kasse til andre kasserere eller en autorisert person (distributør), samt til konto. for retur av kontanter og kontantdokumenter for utførte transaksjoner.

I samsvar med forskriften om å føre regnskap og finansiell rapportering i den russiske føderasjonen, godkjent ved pålegg fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 29. juli 1998 nr. 34n "Om godkjenning av forskriften om å føre regnskap og finansiell rapportering i Russland" - for å sikre påliteligheten til regnskaps- og regnskapsrapportering, må organisasjoner gjøre en oversikt over eiendom og forpliktelser, hvor deres tilstedeværelse kontrolleres og dokumenteres, og tilstanden deres bestemmes.

For informasjon om prosedyren for revisjon av kassaapparatet og overvåking av overholdelse av kontantdisiplin, se seksjon 4 i prosedyren for gjennomføring av kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen.

Kontanter kan utstedes fra kassen ikke bare på grunnlag av en utgiftskontantordre, men også på grunnlag av en betalings- eller lønnsoppgave.

Disse erklæringene utarbeides ved utstedelse av lønn til ansatte i organisasjonen.

I dette tilfellet bestemmer organisasjonen uavhengig hvilke former for uttalelser som skal brukes:

oppgjør og betaling;

regnet ut;

innbetaling

Vedtak fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for arbeidsregnskap og betaling" godkjente standardskjemaer:

§ for lønnsskjema nr. T-49,

§ for lønnsskjema nr. T-51,

§ for lønnsskjema nr. T-53.

Etter utløpet av perioden som er etablert i organisasjonen for utbetaling av lønn og andre betalinger, er kassereren forpliktet til å angi på slutten av lønnslisten totalen som er betalt og deponert (betales, men ikke betalt, men akseptert for lagring på forespørsel) beløp, avstem med summen, og signer kontoutskriften og noter beløpet som faktisk er betalt i kasseboken. Erklæringen skal være undertegnet av kasserer, regnskapssjef og organisasjonens leder. For totalbeløpet som skal betales i henhold til oppgaven, utarbeides et dokument. Antallet på kontantkvitteringsordren og datoen for utarbeidelse er angitt i oppgaven. De innsatte beløpene som er satt inn i banken utgjør én generell kontantutbetalingsordre.

Lønnsslipper registreres i særskilt journal (skjema nr. T-53a). Lønnsoppgaver oppbevares i organisasjonen i 75 år. Journalen opprettes for ett kalenderår og lagres i organisasjonen i 5 år.

En organisasjon kan utstede midler til en ansatt for administrative og økonomiske behov, reise, underholdning og lignende utgifter.

Perioden som en organisasjon kan utstede kontanter på konto for forretningsbehov er ikke begrenset ved lov, men den kan og bør etableres etter ordre fra lederen av organisasjonen. Ordren kan godkjenne en liste over forretningstransaksjoner betalt i kontanter; en liste over stillinger eller en liste over personer som er autorisert til å utføre dem; maksimale beløp utstedt for rapportering for hver type transaksjon, frister for innsending av forhåndsrapport.

Innen tre virkedager etter utløpet av en slik periode er den ansatte som mottok pengene på konto pålagt å rapportere for pengene som er brukt (gi en forhåndsrapport med dokumenter som bekrefter utgifter og/eller returnere restbeløpet av ubrukte penger, hvis noen) .

Hvis midler ble utstedt til reiseformål, må den ansatte redegjøre for dem, også senest tre virkedager etter retur fra en forretningsreise (klausul 11 i prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i Den russiske føderasjonen).

Forhåndsrapportskjemaet nr. AO-1 ble godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 1. august 2001 nr. 55 "Ved godkjenning av den enhetlige formen for primær regnskapsdokumentasjon nr. AO-1 "Forhåndsrapport" .

Forhåndsrapporten utarbeides i ett eksemplar av regnskapsfører og regnskapsmedarbeider på papir eller datamedier.

På baksiden av AO-1-skjemaet til forhåndsrapporten, skriver den ansvarlige personen ned en liste over dokumenter som bekrefter utgiftene (reisesertifikat, kvitteringer, transportdokumenter, kassaskvitteringer, salgskvitteringer og andre støttedokumenter), og mengden av utgifter for dem. Dokumentene vedlagt forhåndsrapporten er nummerert av den regnskapspliktige i den rekkefølgen de er nedtegnet i rapporten.

Ved mottak av utgiftsrapporten fra organisasjonen, returnerer regnskapsfører den løsrevne delen av utgiftsrapporten til den ansatte. Denne delen av utgiftsrapporten er en kvittering for den ansatte, som bekrefter at dokumentet ble akseptert av regnskapsavdelingen for verifisering.

Regnskapsavdelingen kontrollerer den tiltenkte bruken av midler, tilstedeværelsen av støttedokumenter som bekrefter utgiftene som påløper, riktigheten av deres utførelse og beregning av beløp, og også på baksiden av skjemaet utgiftsbeløpene som er akseptert for regnskap og regnskap ( underkontoer) som debiteres for disse beløpene er angitt.

Hvis forhåndsrapporten avslører en saldo på midler, er den ansatte forpliktet til å returnere den til organisasjonens kasse. Kassereren utsteder samtidig en kassakvitteringsordre.

Hvis en ansatt rimeligvis brukte et stort beløp, refunderes beløpet for overutgifter i henhold til utgiftsrapporten til ham. I dette tilfellet må kassereren utstede en kontantkvitteringsordre.

Den verifiserte utgiftsrapporten er godkjent av lederen av organisasjonen eller en autorisert person og akseptert for regnskap. Saldoen på det ubrukte forskuddet overleveres av den regnskapspliktige til organisasjonens kasse ved bruk av en kontantkvitteringsordre; overforbruket i henhold til forskuddsrapporten utstedes til den regnskapspliktige ved bruk av en utgiftskontantordre.

Dataene i den godkjente forhåndsrapporten er grunnlaget for å avskrive regnskapsmessige beløp på foreskrevet måte.

Mengden av ansvarlige midler som ikke returneres av den ansatte innen den foreskrevne perioden, kan holdes tilbake fra lønnen hans (artikkel 137 i den russiske føderasjonens arbeidskode (heretter referert til som den russiske føderasjonens arbeidskode)). I dette tilfellet bør man huske på begrensningene fastsatt i del 1 av artikkel 138 i den russiske føderasjonens arbeidskode: "det totale beløpet for alle fradrag for hver utbetaling av lønn kan ikke overstige 20 prosent, og i tilfeller gitt av føderale lover, 50 prosent av lønnen til den ansatte."

Forhåndsrapporten skal oppbevares i organisasjonen «innen den frist som er fastsatt i samsvar med reglene for organisering av statlige arkivsaker, men ikke mindre enn fem år»(Klausul 1 i artikkel 17 i føderal lov av 21. november 1996 nr. 129-FZ "Om regnskap").

En ny utstedelse av midler på konto til en ansatt er bare mulig etter full tilbakebetaling av den forrige gjelden.

Det skal legges til ovenstående at på forespørsel fra skattemyndighetene må dokumentene som den regnskapspliktige rapporterer med, "pares": enten en faktura og en kvittering for kvitteringsordren, eller en salgskvittering (kopi) og en kassaskvittering. Det første dokumentet inneholder navnet på transaksjonen og informasjon om produktet (tjenesten), det andre bekrefter betalingen. Et unntak kan være innsending av bare ett dokument - en kassekvittering, hvis den inneholder tekst - informasjon (detaljer) om et produkt (tjeneste) (for eksempel den nåværende aksepterte formen for en kassekvittering for salg av bensin på bensinstasjoner). Ellers, i mangel av nødvendige dokumenter, må organisasjonen inkludere beløpet som er utstedt for rapportering til skattegrunnlaget og belaste personlig inntektsskatt.

For generelle bestemmelser om kontantsaldogrensen i kassaregisteret, se seksjon 1 i prosedyren for gjennomføring av kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen.

Prosedyren for å etablere en grense for tilgjengeligheten av penger ved organisasjonens kassa, samt prosedyren og tidspunktet for å sette inn kontanter i bankinstitusjoner for senere kreditering til kontoene til disse organisasjonene, er definert i forskriften om reglene for organisering kontantsirkulasjon på den russiske føderasjonens territorium datert 5. januar 1998 nr. 14-P (godkjent av styret for Bank of Russia 19. desember 1997, protokoll nr. 47).

Organisasjoner, uavhengig av deres organisatoriske og juridiske form, må lagre tilgjengelige midler i bankinstitusjoner på passende kontoer på kontraktsmessige vilkår.

Kontanter mottatt i organisasjoners kasse må overleveres til bankinstitusjoner for senere kreditering til disse organisasjonenes kontoer.

Kontanter overleveres av organisasjoner til bankinstitusjoners kasse direkte eller gjennom felles kasse hos organisasjoner, i tillegg til å bruke tjenestene til føderale postorganisasjoner for overføring til de aktuelle kontoene i bankinstitusjoner. Kontanter kan overleveres av organisasjoner på kontraktsmessige vilkår gjennom innsamlingstjenester til bankinstitusjoner eller spesialiserte innsamlingstjenester lisensiert av Bank of Russia for å utføre relevante operasjoner for innsamling av kontanter og andre verdisaker.

Prosedyren og fristene for å sette inn kontanter er fastsatt av banktjenesteinstitusjoner for hver organisasjon i avtale med deres ledere basert på behovet for å akselerere omsetningen av penger og rettidig mottak av dem ved kassene i løpet av bankinstitusjonenes arbeidsdager.

I dette tilfellet kan følgende installeres frister for organisasjoner til å sette inn kontanter:

For organisasjoner lokalisert i lokaliteter der det er bankinstitusjoner eller føderale postorganisasjoner - daglig den dagen kontanter mottas ved organisasjonenes kassaskranker;

For organisasjoner som på grunn av spesifikke aktiviteter og åpningstider, så vel som i fravær av kveldsinnhenting eller kveldskassen til en bankinstitusjon, ikke kan overlevere kontanter til bankinstitusjoner eller føderale postorganisasjoner hver dag på slutten av arbeidsdagen - neste dag;

For organisasjoner som befinner seg i et befolket område der det ikke er banker eller føderale postorganisasjoner, samt de som ligger i fjern avstand fra dem - en gang med noen få dager.

Kontanter akseptert fra enkeltpersoner for betaling av skatter, forsikringer og andre avgifter blir overlevert av administrasjonene og innkreverne av disse betalingene direkte til bankinstitusjoner eller ved overføring gjennom føderale postorganisasjoner.

Organisasjoners kassaskranker kan oppbevare kontanter innenfor de grensene som er fastsatt av bankinstitusjonene som betjener dem etter avtale med lederne for disse organisasjonene.

Kontantbeholdningsrammen i kasseapparatet fastsettes årlig av bankinstitusjoner for alle organisasjoner, uavhengig av organisasjons- og rettsform og virkefelt, som har kasseapparat og utfører kontantbetalinger.

For å etablere en grense på kontantbeholdningen i kassaapparatet, sender organisasjonen til bankinstitusjonen som tilbyr sine kontantoppgjørstjenester en beregning i etablert form - "Beregning for å etablere en kontantsaldogrense for foretaket og gi tillatelse til å bruke kontanter fra inntektene mottatt i kassen.»

For en organisasjon som inkluderer divisjoner som ikke har en uavhengig balanse og kontoer i bankinstitusjoner, etableres en enkelt kontantsaldogrense som tar hensyn til disse strukturelle divisjonene. Kontantbeholdningsrammen for strukturelle enheter kommuniseres etter ordre fra organisasjonssjefen.

For representasjonskontorer, filialer og andre separate avdelinger av en organisasjon som ligger utenfor dens beliggenhet, som danner en egen balanse og har kontoer i bankinstitusjoner, er grensen for kontantbeholdningen i kassaapparatet fastsatt av serviceinstitusjonene til bankene på stedet for å åpne de tilsvarende regnskapene for de strukturelle divisjonene.

Dersom en organisasjon har flere kontoer i ulike bankinstitusjoner, henvender organisasjonen seg etter eget skjønn til en av banktjenesteinstitusjonene med forventning om å etablere en grense på kassebeholdningen i kassa. Etter å ha etablert en kontantsaldogrense i en av bankinstitusjonene, sender organisasjonen en melding om kontantsaldogrensen fastsatt for den til andre bankinstitusjoner der dens tilsvarende kontoer er åpnet. Når du sjekker denne organisasjonen, styres bankinstitusjoner av denne grensen på kontantbeholdningen i kassaapparatet.

For en organisasjon som ikke har sendt inn en beregning for fastsettelse av grense på kassebeholdning i kassa til noen av bankens betjeningsinstitusjoner, regnes kassebeholdningsrammen som null, og kontanter som ikke er utlevert til bankinstitusjoner regnes som over grense, som medfører negative konsekvenser - bringer til administrativt ansvar for artikkel 15.1 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen.

Kontantsaldogrensen bestemmes basert på volumet av kontantomsetningen til organisasjonen, under hensyntagen til særegenhetene ved dens driftsmåte, prosedyren og tidspunktet for å sette inn kontanter i bankinstitusjoner, sikre sikkerhet og redusere mottransport av verdisaker.

I dette tilfellet kan kontantsaldogrensen angis:

I mengder som er nødvendige for å sikre normal drift av organisasjoner fra morgenen neste dag;

Innenfor grensene for gjennomsnittlig daglig kontantinntekt;

Avhengig av de fastsatte fristene og beløpet for pengeinntektene;

Innenfor grensene for gjennomsnittlig daglig kontantutgift (unntatt lønn, sosiale ytelser og stipend).

Kontantsaldogrensene fastsatt av banketableringen kommuniseres skriftlig til hver organisasjon.

Kontantsaldogrensen kan revideres i løpet av året på foreskrevet måte på berettiget anmodning fra organisasjonen (ved endringer i volum av kontantomsetning, betingelser for levering av proveny etc.), samt iht. bankkontoavtalen.

Organisasjonen er forpliktet til å utlevere til bankinstitusjoner alle kontanter utover de fastsatte grensene for saldoen på kontanter i kassaapparatet.

For unntakstilfeller når en organisasjon har rett til å oppbevare kontanter utover etablerte grenser ved kassen, se bestemmelsen i paragraf 9 i prosedyren for å utføre kontantoperasjoner i den russiske føderasjonen.

Beslutningen om hvordan en organisasjon bruker kontantprovenyet mottatt ved sin kasse dersom den har flere kontoer i ulike bankinstitusjoner, tas på en måte som ligner på å etablere en grense for kontantbeholdningen i kassen til en slik organisasjon.

Organisasjoner har rett til å motta kontanter fra bankinstitusjoner der passende kontoer er åpnet for de formål som er fastsatt av føderale lover, andre rettsakter som er i kraft på territoriet til Den russiske føderasjonen og forskrifter fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen.

Utstedelse av kontanter til organisasjonen for lønn og sosiale utbetalinger, stipender utføres innen fristene som er avtalt med bankinstitusjonene.

Utstedelse av kontanter for oppgjør med oppsagte ansatte og de som skal på ferie, så vel som i tilfeller fastsatt av føderale lover og andre juridiske handlinger som er i kraft i Den russiske føderasjonen, utføres uavhengig av fristene for betaling av lønn fastsatt for organisasjon.

Du kan finne ut mer om problemer knyttet til prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner og bruk av kasseapparater i boken til JSC "BKR-Intercom-Audit" "Kontantoperasjoner. Kasseutstyr."

Relevansen av dette emnet for forretningsenheter som bruker det forenklede skattesystemet er hevet over tvil: i henhold til paragraf 4 i art. 346.11 i den russiske føderasjonens skattekode, for organisasjoner og individuelle gründere som bruker det forenklede skattesystemet, er den nåværende prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner bevart. Følgelig, selv om en økonomisk enhet bestemmer seg for å dra nytte av fordelen gitt i klausul 3 i art. 4 i den føderale loven "On Accounting", og for ikke å føre regnskap i sin helhet, er han forpliktet til å overholde og derfor utarbeide alle nødvendige primærdokumenter knyttet til dette.

I tillegg vil vi i artikkelen gi eksempler på når tilstedeværelsen av korrekt utførte primære kontantdokumenter kan tjene organisasjonen godt, og dette gjelder ikke bare forhold til inspeksjonsorganisasjoner, men også med motparter, de mulige problemene med som vanligvis er de siste. ting på hodet. kø.

Fra prosedyre for gjennomføring av kontanttransaksjoner til primærdokumenter for registrering av kontanttransaksjoner

La oss gå til Prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen- dokumentet direkte referert til i art. 346.11 i den russiske føderasjonens skattekode for å bestemme hvilke primære kontantdokumenter dette dokumentet krever å bli utarbeidet.

Forskrifter om prosedyre for gjennomføring av kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen	Primærdokument på kontantregnskap operasjoner
For å foreta kontantbetalinger, hver virksomheten skal ha kasse og føre kassebok i den foreskrevne formen. Alle kvitteringer og uttak av kontanter fra bedriften ført i kassaboka	Kassebok
Kasseapparater til bedrifter aksepterer kontanter i henhold til kassekvitteringsordre signert av hovedpersonen regnskapsfører eller person som er autorisert til å gjøre det skriftlig ordre fra lederen av foretaket	Kvittering kassaapparat rekkefølge
Kontanter utstedes fra foretakenes kasseapparater i henhold til kontantkvitteringer eller riktig utførte andre dokumenter (lønnsslipper (oppgjør og betaling), søknader om utstedelse av penger, regnskaper etc.) med påføring av stempel på disse dokumentene med detaljer om kontantkvitteringsordren. Dokumenter for utstedelsen av penger må være signert av lederen, regnskapsfører i foretaket eller personer autorisert til å gjøre det. Utstedelse av penger til personer som ikke står på lønnslisten foretak, utføres på ansvarlig kontantbasis, warrants utstedt separat for hver person, eller av en egen uttalelse basert på inngåtte kontrakter	Utbrukbart kassaapparat befaling, andre dokumenter for basert på hvilket utstedt forbrukskasse rekkefølge
Innkommende og utgående kontantbestillinger eller erstatning deres dokumenter blir registrert før de overføres til kassereren regnskap i kvitteringsregisteret og forbrukbare kontantdokumenter. Forbrukskasser ordre gitt ved betaling (oppgjør og betaling) lønnsoppgaver og annet tilsvarende betalinger registreres etter at de er utstedt. Registrering av inn- og utgående kontantdokumenter kan utføres ved hjelp av midler datateknologi. Samtidig i maskinogrammet "Sett inn ark av journal for registrering av kvitteringer og utgiftskontantordrer" utarbeidet for tilsvarende dag er også gitt generering av data for å redegjøre for kontantstrømmer midler til det tiltenkte formålet	Loggbok kvitteringer og forbrukskasser dokumenter

Fra en analyse av bestemmelsene i prosedyren for å utføre kontantoperasjoner i Den russiske føderasjonen, blir det således klart at innkommende og utgående kontantordrer ikke er det eneste som en "forenklet" person bør ha.

I tillegg fastslår klausul 12 i prosedyren for gjennomføring av kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen at kontanttransaksjoner formaliseres ved bruk av standard interdepartementale former for primær regnskapsdokumentasjon for foretak og organisasjoner, som er godkjent av Russlands statsstatistikkkomité i avtale med sentralbanken. Den russiske føderasjonens bank og den russiske føderasjonens finansdepartement. Denne bestemmelsen viser oss til resolusjoner fra Russlands statsstatistikkkomité datert 18.08.1998 N 88 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av kontanttransaksjoner og registrering av beholdningsresultater" (heretter referert til som resolusjon N 88), datert 08.01.2001 N 55 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon N AO-1 "Forhåndsrapport".

Disse resolusjonene fra Statens statistikkkomité godkjente følgende former for primære dokumenter for registrering av kontanttransaksjoner:

Kvittering for kontantbestilling (skjema N KO-1);

Utgiftskontantordre (skjema N KO-2);

Journal for registrering av inn- og utgående kontantdokumenter (Skjema N KO-3);

Kassebok (skjema N KO-4);

Bokføring av midler akseptert og utstedt av kassereren (skjema N KO-5);

Forhåndsrapport (skjema N AO-1).

Fra redaktøren. Siden utgiftsrapporten er et skjema, hvis utarbeidelse og utfylling alltid reiser et stort antall spørsmål, vil dette dokumentet være gjenstand for en egen artikkel i en av de kommende utgavene av tidsskriftet.

La oss se på prosedyren for å tegne og nyansene ved å fylle ut hvert dokument mer detaljert.

Kvittering for kontantbestilling

Fyllingsprosedyre

Hensikt. En kontantkvitteringsordre brukes til å registrere mottak av kontanter i organisasjonens kasse både i sammenheng med manuelle databehandlingsmetoder og ved behandling av informasjon ved bruk av datateknologi.

Fyllingsprosedyre. Fra instruksjonene for bruk og utfylling av former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av kontanttransaksjoner, presenterer vi flere grunnleggende punkter angående prosedyren for å fylle ut en kontantkvitteringsordre:

Kontantkvitteringsordren utstedes i ett eksemplar av en regnskapsmedarbeider og signert av regnskapssjefen eller en person med fullmakt til det;

Kvitteringen for kassakvitteringsordren er undertegnet av regnskapssjefen eller en person som er bemyndiget til det, og kassereren, bekreftet med kassererens segl (stempel) og registrert i kvitterings- og utgiftsbilagsregisteret (Skjema N KO -3) og overlevert til personen som satte inn pengene, og kvitteringen for kontantordren forblir i kassaapparatet;

I kontantkvitteringsordren og kvitteringen for den er følgende angitt: i linjen "Base" - innholdet i forretningstransaksjonen; på linjen "Inkludert" - beløpet for merverdiavgift, som er registrert i tall, og hvis produkter, verk, tjenester ikke beskattes, er oppføringen "uten skatt (mva)" laget;

I kontantkvitteringsordren viser linjen "Vedlegg" de vedlagte primærdokumentene og andre dokumenter, og angir deres nummer og dato for utarbeidelse;

I kolonnen «Lån, strukturell enhetskode» er koden til den strukturelle enheten som midlene er tildelt.

Merk! Hvis en "forenklet" organisasjon ikke fører regnskap i sin helhet og denne beslutningen er nedfelt i regnskapspolicyen, har en slik organisasjon rett til ikke å fylle ut kolonnen "Kreditt, strukturell enhetskode".

Vanlige misoppfatninger

En kassekvitteringsordre vil ikke erstatte BSO og kassaapparat. En av situasjonene som oppstår i praksis: en person inngikk en avtale med en organisasjon for levering av personellutvelgelsestjenester og betalte kontant. Ved mottak av betaling, har en organisasjon rett til ikke å bruke kassaapparater, men til å utstede en kvittering for kvitteringsordren for det betalte beløpet? Dessverre er slike spørsmål ikke uvanlige, og brev nr. 22-12/042067 fra den føderale skattetjenesten i Moskva datert 05.07.2010 er viet til å svare på en av dem. For å forklare situasjonen, bemerker skattemyndigheter at i samsvar med paragraf 1 i art. 2 i føderal lov N 54-FZ, brukes kassautstyr inkludert i statsregisteret på territoriet til Den russiske føderasjonen uten svikt av alle organisasjoner og individuelle gründere når de foretar kontantbetalinger og (eller) betalinger med betalingskort i tilfeller av salg av varer, utførelsesarbeider eller levering av tjenester.

I paragraf 2 i art. 2 i føderal lov N 54-FZ bestemmer at organisasjoner og individuelle gründere, i samsvar med prosedyren fastsatt av regjeringen i Den russiske føderasjonen, kan utføre kontantbetalinger og (eller) betalinger med betalingskort uten å bruke kasseapparater i tilfelle av yte tjenester til befolkningen, forutsatt at de utsteder passende former for streng rapportering.

Finansdepartementet har ikke godkjent som strengt meldedokument noen form for kvittering for mottak av kontanter fra befolkningen for yting av betalte rekrutteringstjenester.

Når du foretar kontantbetalinger til kunder av en organisasjon som tilbyr slike tjenester, må kassasystemer brukes, eller kontantbetalinger for tjenestene som tilbys må gjøres gjennom kredittinstitusjoner (gjennom ikke-kontante betalinger).

Skatteetaten bemerker også at formen for kassakvitteringsordre, godkjent ved vedtak nr. 88, er det primære regnskapsdokumentet. Det er ikke godkjent av Finansdepartementet som et strengt rapporteringsdokument, som tilsvarer en kontantkvittering ved foreting av kontantoppgjør med kjøper (kunde, oppdragsgiver), og kan derfor ikke være grunnlag for å motta kontanter uten bruk av kasseapparater. .

Uten "Mottatt" ("Tilbakebetalt")-stempelet bekrefter kontantkvitteringsordren fortsatt utgiftene som påløper. Dommerne i den øverste sovjet for sosial beskyttelse, i resolusjon nr. A19-8816/07-56-F02-1325/08 datert 16. april 2008, vurderte en tvist der saksøker (skattemyndigheten) opplyste at kvitteringene fremlagt av Selskapet for bestillinger av kontantkvittering inneholdt ikke påskriften "Mottatt" eller "Tilbakebetalt", og utgiftene som påløper er derfor ikke bekreftet.

Dommerne, som løste tvisten, pekte på følgende. Primære regnskapsdokumenter godtas for regnskap hvis de er satt sammen i samsvar med skjemaet i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon.

I samsvar med Albumet av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av kontanttransaksjoner, godkjent av resolusjon nr. 88, er en kontantkvitteringsordre en av formene til det primære regnskapsdokumentet.

Kassekvitteringsordren og kvitteringen for denne signeres av regnskapssjef eller autorisert person, kasserer, attesteres med segl og overleveres til den som har overlevert pengene, og kassekvitteringen blir stående i kassa. I kontantkvitteringsordren og kvitteringen for den er innholdet i forretningstransaksjonen angitt i linjen "Basis"; i linjen "Inkludert" - beløpet for merverdiavgift, som er registrert i tall, og hvis produkter fungerer, tjenester er ikke avgiftsbelagt, det legges inn "Ingen skatt (MVA)."

Fra analysen av disse normene følger det at inskripsjonen "innløst" eller "mottatt" som angir datoen den ble påført, ikke er en obligatorisk detalj i kontantkvitteringsordren og den vedlagte kvitteringen. Derfor er konklusjonen om at kvitteringene for kontantkvitteringer levert av selskapet er utarbeidet i den foreskrevne formen og er tilstrekkelig bevis som bekrefter faktumet om betaling av fakturaer utstedt av leverandører, korrekt.

Som et dokument som bekrefter oppfyllelsen av forpliktelser, må långiver sende inn en kvittering for kontantkvitteringsordren, og ikke en kopi av selve bestillingen. Situasjonen vurdert av dommerne i Nordvestdistriktet i resolusjon nr. A66-113/2009 datert 02.12.2009 er nettopp et eksempel fra forretningspraksis, som vi nevnte i begynnelsen av artikkelen, når primærdokumenter for registrering av kontanttransaksjoner kan forårsake uenigheter ikke med inspektørmyndighetene, og med organisasjonens motparter.

Som det følger av saksmaterialet, inngikk selskapet (låntakeren) og individet (långiveren) en avtale, hvoretter långiveren innen tre dager forplikter seg til å overføre midler på 2 288 000 rubler til eierskapet til låntakeren, og selskapet (låntaker) - å returnere lånebeløpet innen perioden spesifisert i kontrakten.

Å mene at i strid med kravene i art. Kunst. 309, 310, 810 i den russiske føderasjonens sivilkode, oppfylte ikke selskapet sin forpliktelse til å tilbakebetale lånet, en person, i forbindelse med innføringen av en overvåkingsprosedyre mot skyldneren, anket til retten med krav om å inkludere gjelden i registerets tredje trinn.

For å bekrefte at lånebeløpet ble overført til selskapet, fremla den enkelte kopi av avtalen og to ulike kopier av kassekvitteringsordren (med ulik underskrift av regnskapssjefer og kasserere).

I mellomtiden, som dommerne bemerket, i henhold til klausul 13 i prosedyren for utførelse av kontantoperasjoner i den russiske føderasjonen, aksepteres kontanter av kasseapparater til foretak i henhold til kontantkvitteringsordre signert av regnskapssjefen eller en person som er autorisert til å gjøre det skriftlig. ordre fra lederen av foretaket. Om mottak av penger utstedes en kvittering for kassekvitteringsordren, signert av regnskapssjefen eller en person som er autorisert til å gjøre det, og kassereren, sertifisert av kassererens segl (stempel) eller avtrykket av kasseapparatet .

I henhold til resolusjon nr. 88 brukes en kontantkvitteringsordre for å registrere mottak av kontanter i organisasjonens kasse både i vilkårene for manuelle databehandlingsmetoder og ved behandling av informasjon ved bruk av datateknologi. Kassekvitteringsordren utstedes i ett eksemplar av en regnskapsmedarbeider og undertegnes av regnskapssjef eller en person med fullmakt til dette.

Kvitteringen for kassekvitteringsordren signeres av regnskapssjefen eller en person som er bemyndiget til det, og kassereren, attestert med kassererens segl (stempel) og registrert i kvitterings- og utgiftsbilagsregisteret og utlevert til den som overleverte pengene, og kassekvitteringen blir stående i kassa.

Følgelig er dokumentet som bekrefter det faktum å sette inn kontanter i organisasjonens kasse, en kvittering for bestillingen av kontantkvitteringen. Det ble ikke fremlagt slik kvittering i saken.

En lignende situasjon ble vurdert av dommerne i Nord-Kaukasus-distriktet (Resolusjon datert 12. september 2007 N F08-5929/2007). I denne saken uttrykte dommerne solidaritet med sine kolleger fra Nordvestdistriktet. De antydet at det i henhold til avsnittet "Kontantkvitteringsordre" i resolusjon nr. 88, utarbeides en egen kontantkvitteringsordre på skjema N KO-1 for hver kontanttransaksjon. I dette tilfellet må kopi av kvitteringen vedlegges den utfylte kvitteringsordren som grunnlag for utførelse. Kvitteringen for kontantkvitteringsordren attesteres med segl (stempel) og registreres i journal for registrering av kvitterings- og utgiftsbilag (Skjema N KO-3) og utleveres til den som har overlevert pengene, og kontantene. kvittering kvittering forblir i kassa. For å bekrefte gyldigheten av kravene, måtte søkeren fremlegge kvitteringer for kontantkvitteringsordrene på arkivet som bevis på betalingen av penger for å oppfylle kontraktene. Registrering av kontanttransaksjoner i kasseboken foretas daglig. Det er ingen holdepunkter i saksmaterialet for at långiver har satt inn midler i debitors kasse og de ble kapitalisert på foreskrevet måte.

Vitneforklaringer om at midler er satt inn i et foretaks kasse, ikke underbygget av bevis, kan ikke brukes som grunnlag for en rettslig handling.

Kontokontantordre

Fyllingsprosedyre

Hensikt. En utgiftskontantordre brukes til å behandle utstedelse av kontanter fra en organisasjons kassa både i sammenheng med tradisjonelle databehandlingsmetoder og ved behandling av informasjon ved hjelp av datateknologi.

Fyllingsprosedyre. Fra instruksjonene for bruk og utfylling av former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av kontanttransaksjoner, presenterer vi flere grunnleggende punkter angående prosedyren for å fylle ut en utgiftskontantordre:

Kontantordren utstedes i ett eksemplar av en regnskapsmedarbeider;

Kontantordren er signert av lederen av organisasjonen og regnskapssjefen eller en person som er autorisert til å gjøre det;

Kontantbestillingen registreres i loggbok for registrering av inn- og utgående kontantdokumenter (Skjema N KO-3);

I tilfeller der dokumentene (søknader, fakturaer, etc.) som er knyttet til kontantkupongene har tillatelse fra organisasjonens leder, er hans signatur på kontantkupongene ikke nødvendig;

I kontantkvitteringsordren er innholdet i forretningstransaksjonen angitt i linjen "Basis", og i linjen "Vedlegg" er de vedlagte primære og andre dokumentene oppført, som indikerer deres nummer og dato for forberedelse.

Vanlige misoppfatninger

Brudd på prosedyren for å fylle ut en utgiftskontantordre gjør den ugyldig. Dommerne i Federal Antimonopoly Service of the Eastern Military District vurderte i resolusjon nr. A29-101/2004a datert 20. oktober 2004 tvisten mellom skattemyndigheten og en gründer. Skattemyndigheten mente at bevisene levert av den om gründerens mottak av inntekt fra motparten var tilstrekkelig og pålitelig; uriktig utførelse av offisielle oppgaver av ansatte i motpartsorganisasjonen og deres manglende overholdelse av regnskapskrav kan ikke være bevis på fraværet av økonomiske forhold mellom dette selskapet og gründeren.

Første ting først. Inspektoratet gjennomførte en skatterevisjon på stedet av gründeren om spørsmål om overholdelse av lovgivning om skatter og avgifter. Spesielt under tilsynet ble det fastslått: Ved fastsettelse av skattegrunnlaget for personlig inntektsskatt tok ikke gründeren hensyn til inntekt mottatt fra næringsvirksomhet, noe som førte til manglende betaling av beløpet for personlig inntektsskatt. Inspektørenes konklusjoner om gründerens mottak av omstridte inntekter er basert på en analyse av dokumentene som er sendt inn av gründerens motpart:

Attester på inntekt påløpt til gründeren;

Inventar provisjon avtaler;

Fakturaer til den navngitte provisjonsavtalen;

Fakturaer for frigivelse av varer;

Utgiftskontantordrer.

Dommerne, som nektet å tilfredsstille de oppgitte kravene, ble ledet av bestemmelsene i den føderale loven "Om regnskap", dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 07/08/1997 N 835 "Om primære regnskapsdokumenter", resolusjon N 88 og kom til den konklusjon at kontantkvitteringsordrene fylt ut av motpartentreprenøren i strid med regnskapskravene, ikke oppfyller prinsippene for pålitelighet og ikke kan tjene som tilstrekkelig bevis for gründerens mottak av inntekt fra denne organisasjonen.

I kraft av paragraf 1 i art. 9 i den føderale loven "On Accounting", må alle forretningstransaksjoner utført av en organisasjon dokumenteres med støttedokumenter. Disse dokumentene fungerer som primære regnskapsdokumenter som regnskapsføringen er basert på.

Paragraf 2 i samme artikkel sier at primære regnskapsdokumenter godtas for regnskapsføring dersom de er utarbeidet i samsvar med skjemaet i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon.

I henhold til resolusjon nr. 88 brukes en utgiftskontantordre for å formalisere utstedelse av kontanter fra organisasjonens kasse, utstedt i ett eksemplar av en regnskapsmedarbeider, og signert av organisasjonens leder og regnskapssjefen. I kontantkvitteringsordren er innholdet i forretningstransaksjonen angitt i linjen "Basis", og i linjen "Vedlegg" er de vedlagte primære og andre dokumentene oppført, som indikerer deres nummer og dato for forberedelse.

Utgifts- og kontantordrene som er sendt til saken, utarbeidet av gründerens motpart, oppfyller ikke kravene til dem, siden de ikke inneholder signaturene til lederen, regnskapssjefen, kassereren, datoen for utarbeidelse og ordrenummer, grunnlag og dato for mottak av inntekt av gründeren, det vil si at de ikke er tilstrekkelig bevis på mottak av den siste inntekten fra denne motparten.

Tilstedeværelsen av varelager og fakturaer for frigjøring av varer i kommisjonsavtalefilen kan ikke tjene som grunnlag for tilleggsavgifter som skal belastes gründeren, siden skattemyndigheten ikke bare må bevise eksistensen av økonomiske bånd mellom gründeren og gründeren. motpart, men også inntektsbeløpet.

Informasjonen i "Base"-linjen må samsvare med essensen av forretningstransaksjonen. En tvist tilsvarende den forrige ble behandlet av dommere i Nordvestdistriktet (vedtak datert 10. mars 2009 N A26-3619/2008). Skattetilsynet og gründeren var også hovedpersonene, essensen i skattemyndighetenes påstander er den samme - undervurdering av inntekt fra gründeren. Forskjellen ligger i detaljene. I dette tilfellet var det ingen klager på å fylle ut utgiftsordrer; gjenstanden for tvist her er informasjonen i "Baser"-linjen i utgiftskontantordren, ifølge hvilken gründeren mottok godtgjørelse fra motpartsorganisasjonen, og det var i denne linjen at det ble indikert at midlene ble utstedt til entreprenøren på konto. I tillegg hevdet gründeren selv at motparten ga ham kontanter på konto for å utføre aktiviteter etter agentavtalen. Disse midlene ble ifølge gründeren brukt som lånte midler og ble deretter returnert til motparten. Det er også bemerkelsesverdig at dommernes stilling endret seg fra instans til instans.

Retten i første instans vurderte midlene til et beløp på 1 010 584,53 rubler. som mottatt av gründeren fra motpartsorganisasjonen på konto. Retten indikerte at det omstridte beløpet ikke kan være inntekten til gründeren, siden kontantkvitteringene ikke indikerer utstedelse av midler for varer solgt i henhold til agentavtalen. Retten vurderte: en indikasjon i økonomiske dokumenter om utstedelse av midler på konto betyr at pengene må returneres til personen som utstedte dem. Retten avviste tilsynets henvisning til foretakets brev som bevis for at næringsdrivende mottok penger for varer solgt etter agentavtale.

Lagmannsretten opphevet rettens avgjørelse i denne delen.

Lagmannsretten, etter å ha vurdert samlet alle dokumentene som er presentert av gründeren og inspektoratet, anerkjente det omstridte beløpet som inntekten til gründeren mottatt fra motparten for varer solgt under en agentavtale. Retten indikerte at saksmaterialet ikke inneholder bevis for at gründeren har returnert til motpartsorganisasjonen av midlene mottatt på konto eller rapporter om bruken av dem. Lagmannsretten anerkjente brevet avgitt av tilsynet som tillatelig bevis.

Kassasjonsretten fant ikke grunnlag for å oppheve den ankede rettshandlingen på den aktuelle episoden. Da de tok en avgjørelse, var dommerne basert på følgende bestemmelser:

Prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen;

Vedtak nr. 88.

Retten tok i betraktning at bevisene som bekreftet det faktum at gründeren returnerte midler til motparten på 1 010 584,53 rubler, inkludert betalingsoppdrag som indikerer at gründeren overførte det omstridte beløpet til motpartens oppgjørskonto, eller kontantkvitteringsordre som bekrefter det faktum at kontanter settes inn i organisasjonens kassa, ikke i saksmaterialet.

Inspeksjonen leverte samtidig brev til saksmappen hvor motparten bekreftet at inntektsbeløpet for varene solgt under agenturavtalen, samt at midlene som er utbetalt i den omtvistede perioden ikke er overførte midler. for rapportering.

Lagmannsretten tok også hensyn til resultatene av en undersøkelse fra skattemyndigheten til gründeren, der sistnevnte indikerte at midlene mottatt fra motparten på kontantkvitteringer var inntekter for solgte varer.

Kassasjonsretten mente at lagmannsretten ga en riktig vurdering av alle bevisene som ble fremlagt i saksmappen, tatt i betraktning i sin helhet.

Journal for registrering av inngående og utgående kontantdokumenter

Den brukes til registrering av regnskapsavdelingen av innkommende og utgående kontantordrer eller betalingsutskrifter (oppgjør og betaling) som erstatter dem, søknader om utstedelse av penger, fakturaer osv. før overføring til organisasjonens kasse. Utgiftskontantordrer gitt på betalingsoppgaver (oppgjør og betaling) for lønn og andre utbetalinger tilsvarende det, registreres etter utstedelse.

Betydningen og viktigheten av tilstedeværelsen av dette dokumentet kunne fullt ut verdsatt av deltakerne i tvisten som ble vurdert av dommerne i FAS CO (Resolusjon av 09.10.2007 N A09-8896/06-4). Dommerne indikerte at betaling bekreftet med kontantkvitteringer ikke kan anses som berettiget. Siden kontantkvitteringsordrene som er tilgjengelige i saken om saksøkers mottak av midler fra saksøkte er ensidig av natur, og derfor ikke bekrefter det faktum at skyldneren har overført beløpet som er angitt der. Journal for registrering av inn- og utgående kassebilag, som er den primære regnskapsdokumentasjonen i henhold til vedtak nr. 88, ble ikke fremlagt.

Kassebok

Den brukes til å registrere kvitteringer og kontantutbetalinger til en organisasjon ved kassen. Kasseboken skal nummereres, snøres og forsegles med segl på siste side, hvor det står «I denne boken er det ___ ark nummerert og snøret». Det totale antallet snørede ark i kasseboken er sertifisert av signaturene til organisasjonens leder og regnskapssjef.

Hvert ark i kasseboken består av to like deler: en av dem (med en horisontal linjal) fylles ut av kassereren som den første kopien, den andre (uten horisontale linjaler) - som den andre kopien fra forsiden og baksiden gjennom karbonpapir med blekk eller kulepenn. Den første og andre kopien av arkene er nummerert med samme nummer. De første kopiene av arkene forblir i kassaboken. De andre kopiene må rives av, de fungerer som kassererens rapport og rives ikke av før dagens operasjoner er avsluttet.

Bokføring av midler akseptert og utstedt av kassereren

Den brukes til å registrere penger utstedt av en kasserer fra organisasjonens kasse til andre kasserere eller en autorisert person (distributør), samt til å registrere retur av kontanter og kontantdokumenter for utførte transaksjoner.

Merk: faksimiler på primærdokumenter

Spørsmålet om muligheten for å påføre en faksimilesignatur på kontantdokumenter reises ofte. Årsakene som forårsaker det kan være forskjellige: det er vanskelig å fange lederen og deretter tvinge ham til å signere alle dokumentene, et stort volum kontantdokumenter forverrer lederens humør ved selve utseendet, etc.

Dette sier dommerne i Sentraldistriktet i resolusjon nr. A09-8896/06-4 datert 9. oktober 2007 om bruk av faksimiler på primærdokumenter.

Faksimilegjengivelse av en signatur er analog med en håndskrevet signatur og er tillatt ved transaksjoner. Forskriften inneholder ikke forbud mot bruk av faksimilegjengivelse av signaturer i primære regnskapsdokumenter, som for eksempel omtvistede fakturaer.

I henhold til paragraf 2 i art. 160 i den russiske føderasjonens sivilkode, når du foretar transaksjoner, er bruk av faksimilegjengivelse av en signatur ved bruk av mekaniske eller andre kopieringsmidler, en elektronisk digital signatur eller en annen analog av en håndskrevet signatur tillatt i tilfeller og på den måten som er fastsatt for ved lov, andre rettsakter eller avtale mellom partene.

En avtale, som etter sin juridiske natur er en transaksjon og også signert ved faksimile, kan ikke tjene som bevis for inngåelsen av en slik avtale av partene på grunn av fraværet av et spesielt spesifisert vilkår i dens tekst.

I tillegg, i samsvar med paragraf 1 i art. 9 i den føderale loven "On Accounting", må alle forretningstransaksjoner utført av en organisasjon dokumenteres med støttedokumenter. Disse dokumentene fungerer som primære regnskapsdokumenter som regnskapsføringen er basert på.

Klausul 2 i denne artikkelen og klausul 13 i forskriften om å opprettholde regnskap og finansiell rapportering i Den russiske føderasjonen, godkjent ved ordre fra Russlands finansdepartementet datert 29. juli 1998 N 34n, fastslår at primære regnskapsdokumenter må inneholde følgende obligatoriske detaljer:

Navn på dokumentet (skjema);

Skjemakode;

Dato for kompilering;

Navn på organisasjonen på vegne av dokumentet ble utarbeidet;

Målinger av forretningstransaksjoner (i natura og i monetære termer);

Navnene på stillingene til personene som er ansvarlige for gjennomføringen av forretningstransaksjonen og riktigheten av dens utførelse;

Personlige signaturer og deres dekoding (inkludert tilfeller av opprettelse av dokumenter ved bruk av datateknologi).

Primære regnskapsdokumenter godtas for regnskap hvis de er utarbeidet i formen som finnes i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, og dokumenter hvis form ikke er angitt i disse albumene må inneholde obligatoriske detaljer, listen over disse bestemmes av de ovennevnte normene.

Loven og andre rettsakter gir således ikke mulighet til å bruke faksimiler på fullmakter, betalingsdokumenter og andre dokumenter som har økonomiske konsekvenser. Slike dokumenter omfatter blant annet primær regnskapsdokumentasjon.

Alle kontanttransaksjoner er ledsaget av obligatorisk dokumentasjon. Bare på dette grunnlag blir de akseptert for regnskap i regnskap.

Kjære lesere! Artikkelen snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er individuell. Hvis du vil vite hvordan løse akkurat problemet ditt- ta kontakt med en konsulent:

SØKNADER OG SAMTALER GODTES 24/7 og 7 dager i uken.

Det er raskt og GRATIS!

Hvilke primære dokumenter brukes til å behandle kontanttransaksjoner? Alle økonomiske transaksjoner må bekreftes av passende dokumenter.

Det er dokumentarstøtte som bekrefter alle handlinger utført av ansvarlig medarbeider. Dokumentflytprosedyren for kontanttransaksjoner er regulert av gjeldende russisk lovgivning.

Hva du trenger å vite

Det mest ansvarlige arbeidet i aktivitetene til enhver økonomisk enhet er regnskap for kontantstrøm og riktig dokumentasjon av alle utførte kontanttransaksjoner.

Primærdokumenter har også juridisk betydning. Hvis det oppstår regnskapstvister, kan de brukes som primærbevis.

Den russiske føderasjonens finansdepartement har etablert strenge detaljer som må være tilgjengelige i hoveddokumentene for å utføre kontanttransaksjoner.

Følgende detaljer er derfor alltid angitt:

Navn;
form og kode;
dato for opprettelse;
essensen av operasjonen, dens tiltak;
ansvarlige personer, deres signaturer med utskrifter.

Dokumentasjonsklassifisering

Formene for enhetlige skjemaer som brukes til å behandle kontanttransaksjoner, vises i den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon.

Den primære dokumentasjonen for registrering og regnskapsføring av utførte kontanttransaksjoner inkluderer:

innkommende/utgående kontantdokumenter;
kasseapparater;
minneordre;
sertifikater og lignende dokumenter;
bøker med kontanter og andre verdisaker;
regnskapsbøker for mottatte og utstedte midler og verdisaker.

Normativ basis

De viktigste kravene til regler og prosedyrer for utarbeidelse av primærdokumentasjon finnes i.

Grunnleggende primærdokumenter for registrering av kontanttransaksjoner i en bedrift

For registrering av kontanttransaksjoner godkjente den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité formatene for primær regnskapsdokumentasjon. Registrering av primærdokumenter for regnskapsføring av kontanttransaksjoner er obligatorisk for alle organisasjoner som utfører kontantoppgjør.

Hovedformene inkluderer:

Kontanter krediteres virksomhetens kasse fra bankkonto som følge av betaling for varelager og tjenester, ved retur av tidligere utstedte pengebeløp mv.

For å motta penger fra en brukskonto har organisasjonen et spesielt utstedt sjekkhefte. For å ta ut penger fra kontoen utsteder regnskapsfører en kontantsjekk, deretter signeres den og overleveres til kassereren.

Sjekkskjemaet inneholder verdien av det aksepterte beløpet. Bankinstitusjonen beholder avrivningsdelen av sjekkdokumentet.

Kontrabladet til sjekken fungerer som et støttedokument når denne transaksjonen legges inn i organisasjonens regnskapsregistre. Du kan sette inn penger på brukskontoen din ved å fylle ut en annonse for kontantinnskudd.

Faktumet om kontantmottak bekreftes av en kvitteringsordre. Dette dokumentet er registrert i .

Deretter gis PKO til kassereren, han mottar pengene og, etter å ha signert bestillingen og festet til den, fører han en skikkelig oppføring i kasseboken.

Ved hjelp av kassetjenester behandles transaksjoner for:

Minneordrer

En minneordre er et dokument som inneholder registrering av enhver forretningstransaksjon med visning av transaksjonsbeløpet på regnskapskontiene.

Slike dokumenter opprettes for alle operasjoner utført i løpet av rapporteringsperioden. Deretter bokføres hver ordre til kontrolldebet- og kredittkontiene, til de tilsvarende kontoene.

Slike bestillinger er en del av et av regnskapssystemene i regnskap. Dette systemet er relativt enkelt, noe som bidrar til dets popularitet. Alle regnskapsregistre erstattes av hovedboken, som opprettes månedlig.

Grunnlaget for regnskapssystemet for minneordre er representert ved minneordrer, utarbeidet separat for hver finansiell transaksjon.

Hvis det er et stort antall homogene primærdokumenter, er det tilrådelig å registrere dem i en kumulativ erklæring, basert på resultatene som den tilsvarende posten er utarbeidet av. Hver minneordre har et fast nummer.

Derfor utarbeides det kun én ordre månedlig for hver gruppe operasjoner. Hvis individuelle transaksjoner er enkeltstående, utarbeides det separate bestillinger for dem, nummerert for måneden.

Regnskapssjefen signerer minneordren, hvoretter dokumentet registreres i syntetisk regnskapsjournal.

Ved hjelp av en slik journal overvåkes sikkerheten til bestillinger og primærdokumenter. Ved utgangen av måneden sammenlignes journalresultatene med resultatene av syntetisk kontoomsetning.

Fordelene med minneordresystemet er enkelhet og tilgjengelighet i regnskapsprosessen, streng konsistens, bruk av standard registerskjemaer og muligheten for å bruke arbeidskraften til lavt kvalifiserte ansatte.

Kassejournaler

I Klassifisereren har kasseboken et nummer. Dette dokumentet brukes til å registrere alle kontanter som er kreditert kassaapparatet og utstedt fra det.

Innføringer i Boken gjøres på grunnlag av data fra primærdokumentasjon, nemlig PKO og RKO. Etter at hver kontantordre er utstedt, foretas en skikkelig oppføring i kassaboken.

Ved registreringer skal kassereren kontrollere beløpene som er angitt i dokumentene og boken. Hvis beløpene stemmer, ved slutten av arbeidsdagen, beregner kassereren saldoen, som er resultatet av alle transaksjoner utført i løpet av dagen.

Hvert ark i kasseboken er sertifisert av kassereren. Du kan føre en kassebok enten manuelt eller i elektronisk format.

Ved vanlig manuell fylling nummereres arkene allerede før magasinet tas i bruk. Journalen skal snøres og attesteres med underskrifter fra regnskapssjef og leder. Hvis tilgjengelig, er organisasjonens segl påført.

Ved elektronisk føring av kassebok er det viktig å iverksette tiltak for å hindre uautorisert tilgang til journaler. Den elektroniske boken er sertifisert med elektroniske signaturer fra ansvarlige personer.

Informasjon skrives ut innen de frister som er fastsatt av ledelsen. Trykte ark av e-boken er samlet i en egen mappe. De kan være nødvendige når du utfører eksternt.

Andre dokumenter

Blant andre primære regnskapsdokumenter for behandling av kontanttransaksjoner kan følgende være spesielt viktig:

Kontobok	Beregnet for å dokumentere kontanttransaksjoner utført mellom sjefskasserer og andre kasserere i organisasjonen i løpet av dagen. Behovet for et slikt dokument oppstår bare for store bedrifter
Lønn	Dokumentet tar hensyn til arbeidet tid, periodisering, betalinger og fradrag til ansatte i organisasjonen. Et dokument utarbeides i ett eksemplar av en regnskapsfører på grunnlag av primærdokumentasjon for registrering av produksjon, medvirket tid etc. Oppgaven angir beløp som skal utstedes, samt trekk og trekk. Den siste kolonnen i dokumentet inneholder informasjon om det totale beløpet for betalinger som kontantoppgjøret er satt sammen for
	Dette dokumentet fører journal over utbetaling av lønn og andre utbetalinger til ansatte. Formatet er identisk med formatet til en lønnsoppgave.

Generelle fyllingskrav

Primære regnskapsdokumenter som brukes til å dokumentere kontanttransaksjoner fylles ut under hensyntagen til de samme kravene.

De viktigste er følgende:

journaler føres ved hjelp av midler som garanterer sikkerheten til journaler. Disse inkluderer bruk av blekk, penner, kjemiske blyanter og maskinmedier. Du kan ikke bruke en enkel blyant for notater;
Obligatoriske detaljer må angis, poster må være lesbare;
Kolonner kan ikke stå tomme, en bindestrek må legges inn.
beløp er angitt i ord og tall;
dokumenter er sertifisert av underskriftene til ansvarlige personer med en utskrift av signaturene;
Tilstedeværelsen av blotter og korreksjoner er uakseptabelt;
Primærdokumenter bør oppbevares i minst fem år.

Optimalisering av primærregnskap

Prosessen med å registrere kontantdokumentasjon kan optimaliseres. For å gjøre dette må du ta hensyn til punkter som øker effektiviteten av regnskapsarbeid:

organisering av rasjonell dokumentflyt;
forbedring av forretningsprosesser;
automatisering av regnskapsprosesser;
motivasjon for ansatte.

Med riktig organisering av dokumentflytsystemet kan man unngå duplisering av dokumenter, noe som betyr å redusere tiden for utarbeidelse og behandling av dokumentasjon.

For å gjøre dette er det verdt å bestemme på hvilket stadium det er tilrådelig å opprette og overføre primære dokumenter til andre avdelinger. Regnskapspersonell kan deles inn i grupper basert på interesser.

Noen ansatte vil være direkte involvert i utarbeidelse, sammenstilling og verifisering av primærdokumentasjon. Andre vil utarbeide regnskapsposter, veiledet av allerede verifisert dokumentasjon.

Automatisering av regnskapsprosesser vil minimere rollen til den "menneskelige faktoren", noe som praktisk talt vil eliminere sannsynligheten for feil.

Samtidig reduseres tiden som kreves for å behandle dokumenter, siden det automatiserte systemet selv vil beregne og trekke ut alle nødvendige beløp.

Basert på endringer i føderal lov nr. 84, som regulerer bruken av kassautstyr i kontanttransaksjoner, har organisasjoner og gründere muligheten til å nekte å opprettholde en del av den primære dokumentasjonen, inkludert skjemaer KM-1 - KM-9. De fleste kontantdokumentene er skattemessige. Dokumentasjon av kontantstrøm i kasseboken, inngående og utgående bestillinger forblir imidlertid aktuelt ved bytte til nettkasse.

Etter overgangen til «smarte» kasseapparater har det blitt mye enklere å vedlikeholde primærdokumentasjonen. De vanlige enhetlige skjemaene og regnskapsloggene, tidligere utarbeidet på grunnlag av kravene i Goskomstat-resolusjon nr. 132 av 25. desember 1998 og føderal lov-402 "On Accounting", etter opphevelsen av regjeringsresolusjon nr. 47 0 fra juli 1, 2017, ble valgfritt for bruk.

Finansdepartementet kom til denne konklusjonen, som reflektert i brev nr. 03-01-15/54413 (16. september 2016), nr. 03-01-15/28914 (12. mai 2017), nr. 03- 01-15/ 3482 (25. januar 2017), nr. 03-01-15/19821 (04. april 2017).

Skjema KM-1 - en handling som brukes ved tilbakestilling av KKM-tellere;
Skjema KM-2 - handlingen som kreves for å ta avlesninger når du reparerer kassaapparatet og returnerer det til arbeid;
Skjema KM-3 - handlingen som ble fylt ut ved retur av kontanter;
Skjemaer KM-4 – ;
Skjema KM-5 - en spesiell journal designet for å registrere data ved bruk av kasseapparater som opererer uten en kasserer-operatør;
Skjemaer KM-6 – sertifikat-rapport for kasserer-operatør;
Skjemaer KM-7 - et dokument som registrerer CCT-avlesninger.

Siden juli 2017 kan virksomheter som har gått over til nettbaserte kasser, lovlig nekte å fylle ut slike skjemaer.

Merk. Etter å ha byttet til en ny kontantdisiplin, har en forretningsenhet rett til frivillig å opprettholde den gamle dokumentflyten. I dette tilfellet fylles valgfrie dokumenter ut i hvilken som helst form.

Skattedokumentformater

Kravene til skattedokumenter som genereres under driften av elektroniske kasseapparater er fastsatt i paragrafene 4 og 5 i artikkel 4.1 i den føderale loven 84 i den nye utgaven.

De forholder seg i større grad til detaljene i kontroller og rapporter, samt lagringstiden i FN, som er 30 dager.

Henvisning. Før du bytter til en ny kontantdisiplin, er det verdt å gjøre deg kjent med den fullstendige listen over formater av skattedokumenter som er obligatoriske for bruk; tilleggsdetaljer og krav til dannelse og behandling gjenspeiles i ordren til Federal Tax Service nr. ММВ- 7-20/229 datert 21.03. 2017.

Når du bruker et elektronisk kassaapparat, er en forretningsenhet forpliktet til å utarbeide de nødvendige skattedokumentene på riktig måte i form av:

Registreringsrapport - ytterligere detaljer gjenspeiles i detalj i tabell 7 i bestillingsnummer ММВ-7-20/229;
En rapport som gjenspeiler endringer i registreringsdata - tabell 7 og tabell 8;
Rapporten som åpner skiftet er egentlig en analog av rapport-X - tabell 17;
Kontantkvittering eller rapporteringsskjemaer - tabell 19;
Korrigerende kontroller eller BSO - tabell 30;
, – analog med rapport-Z – tabell 32;
Rapporten som genereres ved nedleggelse av finansfondet - tabell 33;
En rapport som bekrefter gjeldende beregninger - tabell 18;
Operatørbekreftelsesrapport - Tabell 34.

Alle skattedokumenter genereres direkte ved hjelp av det elektroniske kassaapparatet. Det vil si at kassereren ikke trenger å fylle ut dokumentasjonen ovenfor manuelt.

Viktig poeng! På ulike kassamodeller genereres skatterapporter og kvitteringer (BSR) ved hjelp av ulike algoritmer.

Men alle modeller av elektroniske kassaapparater, godkjent av Federal Tax Service og inkludert i registeret over kassautstyr, er utviklet for å oppfylle kravene i Federal Law-84 og har muligheten til å utstede de nødvendige skattedokumentene.

For en kasserer og regnskapsfører er det viktig å ikke vite så mye innholdet i hvert dokument, siden de genereres av moderne kasseprogrammer og overføres automatisk til Federal Tax Service, men heller tidspunktet, frekvensen og grunnlaget for utførelse av dem. .

Alle skattedokumenter lagres i minnet til Federal Tax Fund i 30 dager. Med en normal tilkobling til Internett blir de automatisk overført fra Federal Tax Service. Dersom overføring av informasjon ikke skjer innen 30 dager, sperres nettkassen.

Bøter knytter seg derfor i stor grad ikke til utarbeidelse av dokumentasjon, men ikke til bruk av elektroniske kassasystemer som sådan, bruk av defekt utstyr, og for nektelse av å utstede en elektronisk versjon av kvittering til kjøper.

Tabell 1. Straffer knyttet til bruk av nettkasse

*Begrunnelse for anvendelse av straff*	*Sanksjoner brukt på en juridisk enhet*	*Sanksjoner pålagt den ansvarlige*
Ikke-bruk av nettbasert enhet	75-100 % av inntektene	25-50% av inntektene, men ikke mindre enn 10 000 rubler.
Gjentatt avslag på å bruke elektroniske kassasystemer når inntektsbeløpet når 1 million rubler.	Suspensjon av juiceaktiviteter i opptil 90 dager	Forbud mot yrkesvirksomhet i 1–2 år
Bruke et defekt kassaapparat	Bot - 5 000 - 10 000 rubler.	Bot - 1500 - 3000 rubler.
Avslag på å utstede en elektronisk betalingskvittering til kjøperen, føderal lov	Bot - 10 000 rubler.	Bot - 2000 rubler.

Obligatoriske kassedokumenter ved arbeid med nettkasse

Kontanttransaksjoner registreres i samsvar med BR-dekret nr. 3210-U datert 11. mars 2014. Etter overgang til nye nettkasse ble dokumentflyten opprettholdt. Det er også nødvendig å utarbeide kontantmottaksordrer (PKO) og kontantutløpsordrer (COS) med informasjonen som er lagt inn i kassaboken.

Formene for enhetlige kontantdokumenter ble godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité nr. 88 tilbake i 1998 og forblir uendret selv etter registrering av elektroniske kasseapparater.

Kassebok

Skjema nr. KO-4 - kassebok gjenspeiler informasjon om mottatte og utstedte midler, og indikerer detaljene til PKO, RKO, mottaker og bidragsyter til finansiering.

Journaler oppbevares direkte på dagen for kontanttransaksjonen.

Du kan opprettholde skjema KO-4:

bruke papirskjemaer manuelt;
på datateknologi med påfølgende utskrift;
i elektronisk form.

Det er tillatt å gjøre endringer i kassebøker fylt ut manuelt. For å gjøre dette, er den feilaktige oppføringen krysset over og riktig informasjon legges inn. Slike rettelser må attesteres av kasserer eller regnskapssjef.

Viktig! Det kan ikke gjøres endringer i elektroniske kassebøker etter at de er signert.

Hvis et foretak har separate divisjoner, føres kassebøker for hver av dem separat.

Hvis det ikke er slike avdelinger ved foretaket, kreves det én kassebok selv ved kombinasjon av skatteregimer.

Individuelle næringsdrivende har rett til å utarbeide ett skjema nr. KO-4 ved gjennomføring av kontanttransaksjoner.

I mangel av passende oppføringer i kassaboken, ilegges bøter:

i mengden 40 000 - 50 000 rubler. til bedriften;
i mengden 4000 - 5000 rubler. for en leder, individuell gründer.

Kvittering for kontantbestilling

Skjema nr. KO-1 – kontantkvitteringsordre (PKO) viser kvittering av kontanter. Skjemaet består av to deler: selve bestillingen og avrivningskvitteringen.

Kassereren fyller ut alle linjene og signerer begge deler av dokumentet. Du kan legge ved en rapport om stenging av skiftet, som er hoveddokumentet, til "kvitteringen".

Henvisning! Det er ikke nødvendig å skrive ut vaktavslutningsrapporten i nettkassen og beholde den.

Kontokontantordre

Skjema nr. KO-2 - bestilling av kontantmottak (RKO) reflekterer kontantbeløp utstedt fra kassa.

I sammenheng med bruk av elektroniske kasseapparater, utstedes kontantoppgjør ved utstedelse av vekslesedler og mynter til kasserer-operatør.

Reglene for utarbeidelse av kontantdokumenter er ganske tydelig angitt i direktiv nr. 3210-U.

Følgende ansatte har rett til å utarbeide kontantdokumenter:

· Regnskapssjef;

· en regnskapsfører eller annen ansatt bestemt av lederen ved å utstede et administrativt dokument;

· leder - i tilfelle regnskapssjef og regnskapsfører er fraværende.

Begrunnelsen for å utarbeide kontantdokumenter er:

· lønnsoppgaver;

· lønnslister;

· uttalelser;

· Andre dokumenter.

De oppførte papirene skal vedlegges kontantdokumenter. Rettelser og flekker i kontantdokumenter er ikke tillatt.

Kontantdokumenter er signert av:

· kontantkvitteringsordre - hovedregnskapsfører eller regnskapsfører, og i deres fravær - leder, kasserer;

· utgiftskontantordre - lederen, samt regnskapssjefen eller bokholderen, og i deres fravær - lederen, kassereren.

Kassereren må ha:

· prøvesignaturer fra personer som er autorisert til å signere kontantdokumenter;

· et segl (stempel) som inneholder (inneholder) detaljer som bekrefter gjennomføringen av en kontanttransaksjon.

Hvis lederen utfører kontanttransaksjoner og utarbeider kontantdokumenter, signerer han også kontantdokumentene. I dette tilfellet blir det ikke utarbeidet prøvesignaturer fra personer som har fullmakt til å signere kontantdokumenter.

Det er tillatt å utarbeide kontantdokumenter på to måter:

· på papir;

· bruke tekniske midler designet for å behandle informasjon, inkludert en personlig datamaskin og programvare, med utskrift på papir [K87]

Kontant aksept

Kassereren tar imot kontanter i kassen til en organisasjon eller individuell gründer. Ved mottak av en bestilling av kontantkvittering, sjekker han:

· tilstedeværelsen i dokumentet av signaturen til hovedregnskapsføreren eller regnskapsføreren, og i deres fravær - tilstedeværelsen av signaturen til lederen og dens samsvar med den eksisterende prøven;

· samsvar mellom kontantbeløpet angitt i tall og kontantbeløpet angitt i ord;

· tilgjengeligheten av støttedokumenter oppført i kontantkvitteringsordren.

Kontanter aksepteres per ark, bit for bit og på en slik måte at innskyteren av penger kan observere kassererens handlinger. Deretter sjekker kassereren beløpet som er angitt i kontantkvitteringsordren med kontantbeløpet som faktisk er mottatt. Hvis det faktiske beløpet som er satt inn sammenfaller med beløpet som er spesifisert i dokumentet, signerer kassereren det, en kvittering for kontantkvitteringsordren og setter et stempel på den som bekrefter kontanttransaksjonen. For å bekrefte mottak av kontanter, får innskyter en kvittering for kontantkvitteringsordren. Hvis det faktiske kontantbeløpet som er satt inn ikke samsvarer med beløpet som er angitt i kontantkvitteringsordren, skal kassereren:

a) inviterer innskyteren til å legge til det manglende kontantbeløpet;

b) returnerer det overskytende innskuddsbeløpet i kontanter.

Hvis innskyter nekter å legge til det manglende kontantbeløpet, returnerer kassereren det innsatte beløpet, krysser over kontantkvitteringsordren og overfører den til regnskapssjefen (eller regnskapsføreren) eller lederen (i deres fravær) for å utstede en kontantkvitteringsordre for det faktiske kontantbeløpet som er satt inn.

Når du utfører kontanttransaksjoner ved bruk av kasseapparater, etter fullføring av implementeringen, basert på kontrollbåndet som er fjernet fra kasseapparatene, utstedes det en ordrekvittering for det totale kontantbeløpet. Unntaket er kontantbeløp akseptert av betalingsagent (bankbetalingsagent). Betalende agent (bankbetalingsagent), i tillegg til denne kontantkvitteringsordren, utsteder en kontantkvitteringsordre PKO [K88] for det totale kontantbeløpet akseptert av den angitte personen.

Kontantuttak

I henhold til direktiv nr. 3210-U utsteder kassereren kontanter til mottakeren som er angitt i kontantkvitteringsordren, lønnsslippen eller lønnsslippen. For å gjøre dette må mottakeren presentere:

a) pass eller annet identitetsdokument;

b) fullmakt og identifikasjonsdokument.

Etter å ha mottatt en bestilling av kontantkvittering, sjekker kassereren:

· tilstedeværelse av underskrifter fra lederen, hovedregnskapsføreren eller regnskapsføreren (i fravær av hovedregnskapsføreren og regnskapsføreren - tilstedeværelsen av lederens signatur) og deres samsvar med de tilgjengelige prøvene;

· korrespondanse av kontantbeløp angitt i tall med beløp angitt i ord;

· tilgjengeligheten av støttedokumenter oppført i kontantkvitteringsordren;

· samsvar med etternavnet, navnet, patronymet (hvis noen) til mottakeren av kontantene angitt i kontantkvitteringsordren med dataene i identifikasjonsdokumentet presentert av mottakeren.

Kassereren godtar ikke krav fra mottakeren på kontantbeløpet dersom han ikke har talt opp kontantene han mottok under oppsyn av kassereren.

Kontantuttak ved fullmakt

Ved utstedelse av kontanter ved fullmakt, sjekker kassereren:

· korrespondanse mellom etternavnet, navnet, patronymet (hvis noen) til kontantmottakeren angitt i kontantkvitteringsordren med etternavnet, navnet, patronymet (hvis noen) til hovedmannen, som er angitt i fullmakten;

· korrespondanse av etternavn, navn og patronym til den autoriserte personen angitt i fullmakten og kontantordren og dataene i dokumentet som beviser hans identitet med dataene i dokumentet presentert av den autoriserte personen.

I lønnsoppgaven (lønnslisten), før underskriften til personen som er betrodd å motta kontanter, skriver kassereren "ved fullmakt."

Fullmakten er vedlagt kassakvitteringsordren (oppgjør og lønnsslipp, lønnsslipp).

En fullmakt kan utstedes for flere betalinger eller for mottak av kontanter fra ulike juridiske personer (enkeltbedrifter). I dette tilfellet lages kopiene, som er sertifisert på den måten som er fastsatt av lederen. En bekreftet kopi av fullmakten er vedlagt kassakvitteringsordren, lønnsslippen eller lønnsslippen. Den originale fullmakten (hvis noen) oppbevares av kassereren og legges ved kontantkvitteringsordren, lønnsslippen eller lønnsslippen ved endelig kontantutbetaling.

Utstedelse av penger i henhold til en kontantkvitteringsordre

Når du utsteder midler i henhold til en utgiftskontantordre, forbereder kassereren passende kontantbeløp og overfører dette dokumentet til mottakeren, som angir det mottatte beløpet (rubler i ord, kopek i tall) og signerer utgiftskontantordren. Kassereren omberegner kontantbeløpet som er klargjort for utlevering på en slik måte at mottakeren kan observere hans handlinger, og gir ham kontant for ark, stykke for stykke i det beløpet som er angitt i kassekvitteringsordren. Mottakeren, under oppsyn av kassereren, teller kontantene han har mottatt stykke for stykke. Etter å ha utstedt kontanter i henhold til kontantkvitteringsordren, signerer kassereren den.

Utstedelse av penger på konto

For å utstede penger for utgifter knyttet til aktivitetene til en juridisk enhet eller individuell gründer, eller til en ansatt i en organisasjon for rapportering, utarbeides en utgiftskontantordre etter en skriftlig søknad fra mottakeren, som er utarbeidet i enhver form, men må inneholde følgende obligatoriske elementer:

· en inskripsjon fra lederen om kontantbeløpet og perioden det er utstedt for, laget i egen hånd;

· signatur fra lederen, også laget i hans egen hånd (bruk av faksimiler i slike tilfeller er ikke tillatt);

dato for signering av dokumentet.

Den regnskapspliktige er forpliktet til å sende inn en forhåndsrapport til hovedregnskapsfører, regnskapsfører eller leder (hvis de er fraværende) sammen med støttedokumenter innen en periode som ikke overstiger tre virkedager etter utløpsdatoen som kontanter ble utstedt mot rapporten (eller fra den dagen den ansvarlige går på jobb). Lederen for organisasjonen eller den enkelte entreprenør fastsetter perioden hvor forhåndsrapporten skal kontrolleres og godkjennes, samt den endelige betalingen skal foretas. Forhåndsrapporten kontrolleres av regnskapsfører, regnskapssjef eller leder (i deres fravær), og godkjennes av leder.

Kontanter utstedes med forbehold om full tilbakebetaling av den ansvarlige personen av gjelden på kontantbeløpet som tidligere er mottatt på konto.

Lønnsutbetaling

Kontantbeløpet beregnet på utbetaling av lønn og andre lignende utbetalinger fastsettes i henhold til oppgjøret eller lønnsoppgaven.

Frist for utstedelse av kontanter for utbetalinger fastsettes av leder og er angitt i lønns- eller lønnslisten. Varigheten av perioden for å utstede kontanter for betalinger bør ikke være mer enn 5 virkedager (regnet med dagen for mottak av kontanter fra bankkontoen). I henhold til den forrige prosedyren var perioden ikke mer enn 3 virkedager (for bedrifter lokalisert i det fjerne nord og tilsvarende områder - ikke mer enn 5 dager).

Seniorkasserer utsteder passende beløp i henhold til oppgjør og utbetalings- eller lønnsskjema til kassererne mot underskrift i kassaboken eller i henhold til kassakvitteringsordren for perioden fastsatt i oppgaven.

Kassereren forbereder pengebeløpet som skal utstedes og sender oppgjøret eller lønnsslippen til den ansatte for underskrift, og beregner deretter det forberedte beløpet på nytt slik at den ansatte har mulighet til å se manipulasjonene sine. Ved utstedelse av penger omregnes de ark for del, del for del med beløpet som er angitt i oppgjøret eller innbetalingsslippen.

En ansatt, i nærvær av en kasserer, kontrollerer omberegningen av penger på en ark-for-bit, bit-for-bit måte; uten dette vil påfølgende krav på pengebeløpet ikke bli akseptert.

På den siste dagen for utstedelse av lønn eller andre lignende utbetalinger i lønn eller lønn, utfører kassereren følgende handlinger:

· påfører et stempel eller gjør inskripsjonen "Deponert" overfor navnene på ansatte som ikke har blitt utstedt kontanter;

· beregner og registrerer på siste linje beløpet kontanter som faktisk er utstedt og beløpet som skal settes inn og leveres til banken;

· avstemmer de angitte beløpene med totalbeløpet i lønnsoppgaven (lønnslisten);

· utarbeider et register over innskuddsbeløp i enhver form.

Register over innskuddsbeløp

I henhold til direktiv nr. 3210-U skal registeret over deponerte beløp inneholde:

· navn på den juridiske enheten eller fullt navn på den enkelte gründer;

· dato for registrering av registeret;

· perioden for forekomsten av de innsatte beløpene;

· oppgjør og betaling eller lønnsnummer;

· Fullt navn på den ansatte som ikke mottok pengene, eventuelt hans personellnummer;

· mengden ubetalte penger;

· totalbeløp i henhold til registeret;

· kassererens signatur, dens dekoding;

· ekstra detaljer.

Registrene er nummerert i kronologisk rekkefølge fra begynnelsen av kalenderåret. Etter å ha fullført registeret signerer kassereren oppgjørs-, betalings- eller lønnsoppgaven og registeret over deponerte beløp og overfører dem til regnskapsfører, regnskapssjef eller leder (hvis de er fraværende) for å verifisere korrespondanse av oppføringene i registeret med data fra oppgjøret, betalings- eller lønnsoppgaven og signere dem.

For kontantbeløp som faktisk er utstedt i henhold til lønns- eller lønnsoppgaven, utstedes en utgiftskontantordre, nummer og dato som kassereren angir på siste side av lønns- eller lønnsslippen.

Hvis registeret over innsatte beløp er utarbeidet av organisasjonens leder selv, bekrefter han personlig med sin signatur korrespondansen til oppføringene i registeret og dataene i lønns- eller lønnslisten.

Kassebok

Kasseboken vedlikeholdes av en organisasjon eller individuell entreprenør med det formål å registrere kontanter mottatt og utstedt fra kassaapparatet. Betalingsagenten fører i tillegg en kassebok for å registrere mottatte kontanter.

· gjør oppføringer i kassaboken for hver innkommende eller utgående kontantordre utstedt for kontanter mottatt eller utstedt;

· beregner mengden kontantsaldo ved slutten av arbeidsdagen;

· signerer notater laget i løpet av dagen.

Oppføringer i kasseboken verifiseres med data fra kontantdokumenter, sjekken utføres og resultatene signeres av en regnskapsfører, regnskapssjef eller leder (hvis de er fraværende). Arkene i kasseboken eller kasseboken på papir bindes inn og nummereres før vedlikeholdsstart; det lages en sertifiseringsinskripsjon om antall ark, som skal undertegnes av leder og regnskapssjef eller leder (i fravær av en regnskapssjef) og forsynt med seglet til organisasjonen eller individuell gründer (hvis det er en). Moderne regler krever ikke forsegling av kasseboken med voks- eller mastikkforsegling.

Ved bruk av tekniske midler er det nødvendig å sikre:

· sikkerheten til dataene i disse dokumentene på et elektronisk lagringsmedium;

· utelukker muligheten for uautoriserte endringer i den angitte informasjonen.

Dersom det ikke var kontanttransaksjoner i løpet av arbeidsdagen, og det derfor ikke er posteringer i kasseboken, er kassebeholdningen i kasseapparatet ved arbeidsdagens slutt beløpet til saldoen som ble trukket ut siste forrige virkedag i løpet av hvilke kontanttransaksjoner som ble utført.

Etter skjønn fra lederen, når du utarbeider en kontantregnskapsbok, kan hver operasjon for å overføre kontanter i løpet av arbeidsdagen mellom seniorkasserer og kasserer utføres med eller uten utskrift av et ark av denne boken på papir. Hvis et ark av kasseregnskapsboken er trykt på papir, er signaturene til seniorkassereren og kassererne påført det. Ellers påføres sistnevntes signaturer på arket ved hjelp av en elektronisk digital signatur eller en annen analog av en håndskrevet signatur på den måten som er fastsatt av lederen. Når det gjelder kassabokarket, er det trykket på papir ved arbeidsdagens slutt i to eksemplarer. Nummereringen av ark i kasseboken (kassebok) utføres automatisk i kronologisk rekkefølge fra begynnelsen av kalenderåret.

Ark av kassebok (kassebok) trykket på papir velges i kronologisk rekkefølge, heftet etter behov, men minst en gang i kalenderåret.

Regnskapssjefen eller lederen (i fravær av en regnskapssjef) utøver kontroll over vedlikeholdet av kasseboken i organisasjonen.

Relatert informasjon.