اشتباهات هنگام برگزاری جلسات صبحگاهی. نحوه برگزاری جلسات م effectiveثر

بوریس متلنکو
منبع: ABC یک مدیر "فاسد"

امروز از اینکه فهمیدید رئیس تصمیم گرفته است به مردم نزدیک شود شگفت زده شدید و از روز دوشنبه شما باید در مورد کار انجام شده گزارش دهید و در یک جلسه پنج دقیقه ای به صورت عمومی برنامه ریزی کنید. اگر هیچ ایده ای ندارید که از کدام قسمت به همه اینها نزدیک شوید و انتظار چه چیزی را دارید - ادامه مطلب را بخوانید.

ظاهراً رئیس شما سرانجام به نوعی از کتابها مانند "رهبری تیم برای آدمکها" دست یافته است یا برخی از رفقای قدیمی به او توصیه کرده اند. در واقع ، این یکی از قوانین اساسیکار سر:

1. یک کار تعیین کنید

2. تعیین مجری

3. تعیین مهلت ها

4. مجریان را در روند اجرای دستور کنترل کنید.

گزارش در یک جلسه برنامه ریزی پنج دقیقه ای نشان می دهد که کارکنان روی خود کار می کنند و به کنترل خود کمک می کنند. و سرآشپز می نشیند ، تکالیف جدید را می دهد و در دفتر خاطرات خود یادداشت می کند. این روش با هدف ایجاد جو در تیم انجام می شود "ما چیزی برای پنهان کردن نداریم - ما یک تیم هستیم. کارفرمایان انگشت خود را بر روی نبض رویدادها نگه می دارند. کارکنان رها نمی شوند. برادر بزرگتر شما را تماشا می کند ".

این امر به این دلیل است که شما می دانید چه انگیزه هایی باعث رهبری شما می شوند.

دو خبر برای شما دارم: یکی خوب است و دیگری ... شما خودتان تصمیم بگیرید.

خبر خوب این است که تعداد کمی از رهبران قادر به رعایت دقیق قوانین خود هستند. (تمام این آشفتگی با برنامه ریزی جلسات ممکن است به زودی پایان یابد)

یک خبر دیگر:

اگر این قبلاً در سازمان شما پذیرفته نشده بود ، تغییرات در راه است و شما فرصتی دارید که مطمئن شوید مورد توجه و قدردانی قرار گرفته اید. من در مورد حرفه صحبت می کنم.

1. برنامه های شما باید واقع بینانه باشد.

برنامه واقعی برنامه ای است که پشت آن یک دلیل زنده وجود دارد. شغلی که به خوبی می شناسید و تصور کنید چگونه می توانید آن را از ابتدا تا انتها تکمیل کنید آخرین مرحله... هر سوالی که قبل یا قبل مطرح شده است در حینکار کنید ، باید یک پاسخ واضح و دقیق بدهید. (رهبرانی که در مقوله های مشخص و نه مبهم فکر می کنند ، از آن قدردانی می کنند).

من نمونه هایی از نحوه تشخیص یک رئیس انتزاعی از یک رئیس مشخص را ارائه می دهم.

سرآشپز ، که به وضوح فکر می کند ، از عباراتی در گفتار استفاده می کند که هر کلمه آن قابل مشاهده و لمس است. "من نتیجه ای نمی بینم." دقیقا به من نشان بده که چه کردی "شما قابل مشاهده نیستید ، در محل کار احساس نمی کنید." "آن را به عهده بگیرید" و غیره او روی نتیجه متمرکز شده است ، عنصر او اعداد دقیق و تاریخ دقیق است.

سرآشپزی که به صورت انتزاعی و فقط انتزاعی فکر می کند ، اینطور به نظر می رسد: "بیایید دیدگاه ها را ترسیم کنیم." "ما در مورد امکانات تعامل بحث خواهیم کرد" ، "سفارش شما باید در اسرع وقت انجام شود." چنین فردی معمولاً فرایندگرا است. او می تواند کارهای زیادی انجام دهد ، دائماً مشغول کاری است ، اما خروجی نزدیک به صفر است.

(برای کسانی که می دانند NLP چیست: رئیس خاص - جنبشی - بصری یا بصری - جنبشی. چکیده رئیس - شنیداری. بررسی کنید ، مشاهده کنید)

2. وظایف غیر قابل بررسی را در برنامه خود بگنجانید. (شبیه ساز فعالیت جوش زدن)

برنامه های غیرقابل تایید حوزه ای از فعالیت شما هستند که اگر در تمام طول روز به طور جدایی ناپذیر بر روی روح خود ننشینید ، قابل تأیید نیست. چرا این مورد نیاز است؟ در اینجا دلیل آن است. هر برنامه ای را که توسعه دهید ، هر پروژه ای را که تهیه کنید ، شرایط مطمئناً با شما تداخل خواهد داشت. اینها همکاران و بستگان با سوالات و مشکلات خود ، آب و هوای بد با بارندگی خودشان و مدیران با گزارش شما خواهند بود. برنامه های قابل تأییدی برای شروع کار غیرمنتظره وجود دارد. (من به شما توصیه نمی کنم که بیش از حد استفاده کنید ، 1-2 قطعه کارهای کنترل نشده در هفته کافی خواهد بود)

"2 ساعت وقت کار کردی؟" - رئیس می پرسد.

شما با نشاط پاسخ می دهید: "من منتظر قرار ملاقات در کمیته خدمات مسکن و خدمات عمومی بودم ، همانطور که در جلسه برنامه ریزی روز دوشنبه به شما گزارش کردم."

تمام شد ، سوالی نیست

یکی از دوستان برنامه نویس من برنامه ای نوشت که هنگام راه اندازی ، نوارهای عددی در حال اجرا ، نوارهای آبی شاخص های پیشرفت با درصد تغییر و غیره نمایش داده شد. هنگامی که او نیاز به رفتن برای تجارت داشت ، این برنامه را راه اندازی کرد ، از همه پرسید: "به کامپیوتر دست نزنید ، پایگاه داده من در آنجا دوباره نمایه می شود" و آن را رها کرد. با این حال ، او تمام وظایف و پیشرفتهای خود را به موقع واگذار کرد. (!)

3. هنگام بحث در مورد زمان مورد نیاز برای انجام تکالیف کاری ، یک و نیم تا دو برابر بیشتر از آنچه واقعاً نیاز دارید درخواست کنید. این کار را زود انجام دهید - زود گزارش دهید و به عنوان مدیر اجرایی شهرت کسب کنید ، یا وقت خود را صرف کارهای دیگر کنید. مشکلات غیرقابل پیش بینی در کار شما وجود خواهد داشت - شما هنوز در زمان وعده داده شده کنار خواهید آمد و با شهرت یک کارمند قابل اعتماد باقی خواهید ماند: "این یکی ، اگر او قول داده باشد ، این کار را انجام می دهد."

یک قانون وجود دارد: پروژه دو برابر بیشتر و سه بار به طول می انجامد پول بیشتربیش از آنچه در ابتدا انتظار می رفت. " خوب به نظر نمی رسد ، درست است؟ با این حال ، این یک قانون از یک کتاب هوشمند است که توسط زندگی تأیید شده است. برای اولین بار وقتی من و دوستانم کافه ای را باز کردیم ، که بعداً مدیر آن بودم ، با او برخورد کردم. این قانون با دقت دو روز و صد روبل کار کرد. سپس تأییدیه های بیشتری وجود داشت. به اطرافتان نگاه کنید ، از دوستان خود بپرسید. اگر آنها این شاخص ها را بهتر دارند ، من چیزی برای یادگیری از آنها دارم.

4. برای روال فعلی، که نتایج ملموسی به همراه نمی آورد ، اما زمان زیادی را صرف می کند ، در حال حاضر در 3-4مین جلسه برنامه ریزی از خود یک دستیار بپرسیدیا توانایی انتقال این کار به یک کارمند کمتر فعال یا بدون بار. (اگر او را به شما بسپارند - این آغاز شکل گیری تیم شما است).

این در واقع همه چیز مربوط به برنامه ریزی است. بیایید به سراغ گزارش ها برویم.

5. از گزارش نتایج موقت خودداری کنیدمگر اینکه ، البته ، برای یک پروژه بلند مدت است یا مدیریت نیازی به گزارش فوری ندارد.

مردم باید بدانند شما چه کار می کنید ، نه اینکه چگونه آن را انجام دهید.

تسلط دیر یا زود به شما می رسد - این توانایی مقابله سریع و آسان با کار است. متأسفانه ، در این کشور آنها سبکی را دوست ندارند ، در اینجا کار سخت و سخت یک غیر حرفه ای با احترام زیادی انجام می شود. (افراد غیر حرفه ای ارزان تر هستند)

اگر هنوز از شما می پرسند: "در چه مرحله ای از اجرای جهانی در آنجا وجود دارد ؟؟" - دارای یک پاسخ واضح مانند: "در مرحله بررسی اسناد توسط مشتریان". "ما در اصل به توافق رسیده ایم که در این هفته (آینده) دیدار کنیم." و غیره.

6. اختصار ، دقت ، وضوح.اینها معیارهای سخنرانی شما در جلسه برنامه ریزی است. آماده پاسخگویی به سوالات اضافی باشید.

7. هنگام گزارش کار انجام شده ، متواضع نباشید.شما نیازی به بفل های دیگران ندارید ، اما آنچه متعلق به شماست فقط متعلق به شماست. در صورت دریافت کمک ، حتماً آن را بررسی کنید (مردم از شما سپاسگزار خواهند بود). در صورت مداخله ، تهدید کنید: "من در جلسه برنامه ریزی به مقامات گزارش خواهم داد."

و یک انحراف کوچک دیگر لطفاً این متن را به عنوان راهنمای آزار رئیس خود در نظر نگیرید. آنچه در اینجا نوشته شده است به شما کمک می کند تا یک محیط کار راحت برای خود ایجاد کنید. توجه داشته باشید که در محل کار نمانید ، بلکه کار کنید. متأسفانه ، یک قانون دیگر در زندگی اداری وجود دارد: "کسی که شخم می زند ، سوار آن می شوند." این دستورالعمل ها به شما امکان می دهد تا خود را در دفتر بسازید. منطقه کاراز ادعاهای غیر ضروری مدیریت محافظت می شود ("می بینید - من مشغول هستم!" کار م effectiveثرو رشد شغلی

از دریافت نظرات ، انتقادات و پیشنهادات بسیار خوشحال می شوم.

Top Gear UK: برنامه ریزی جلسات بهتر است در فضایی آرام انجام شود

در بسیاری از تیم ها ، جلسات برنامه ریزی انجام می شود ، که در آن مدیران وظایف را توزیع کرده و تاکتیک های کلی کار را برای آینده نزدیک ترسیم می کنند. بسیاری از سازمان های دولتی صبح دوشنبه جلسات برنامه ریزی را تمرین می کنند.

برخی برنامه ریزی جلسات را اتلاف وقت می دانند ، اما از سوی دیگر ، بدون بحث منظم در مورد مسائل جاری ، مطمئناً اقدامات غیر هماهنگ زیادی انجام خواهد شد. در اینجا ، مثل همیشه ، تعادل مهم است.

به عنوان مثال ، بسیاری از سازمان های دولتی هر هفته یک جلسه برنامه ریزی را تمرین می کنند و تمام کارکنان را در آنجا جمع می کنند. این یک مثال کلاسیک از اتلاف وقت است. هر هفته س questionsالات تندی مطرح نمی شود که برای کل تیم مهم است. در عین حال ، همه باید در چنین رویدادهایی حضور داشته باشند. حتی کسانی که به طور مستقیم یا غیر مستقیم تحت تأثیر دستور کار فعلی قرار نگرفته اند. جلسات و توضیحات فولاد مثال کلاسیکاتلاف وقت به طور مctثر در کتابهای مدیریت زمان

چگونه می توان یک برنامه ریز کامل ساخت؟

هیچ چیز کامل نیست. هیچ کس نمی داند چگونه یک جلسه برنامه ریزی را به درستی انجام دهد. در اینجا متغیرهای زیادی وجود دارد. نوع برنامه ریزی جلسه ای که تیم شما به آن نیاز دارد بستگی به تعداد افراد شما و نوع فعالیت شما دارد. فقط می توانم آنچه را که در سازمان های مختلف دیده ام به طور مختصر به شما بگویم.

وقتی در موسسه کار می کردم ، این فرصت را داشتم که در دو بخش ساختاری کار کنم. در هر دوی آنها ، ملاقات با رهبر تمرین می شد. آنها به طور نامنظم صورت گرفت و در هر دو مورد کاملاً مولد بودند. ما موفق شدیم در مورد همه مسائل سوزان بحث کنیم. این جلسات برنامه ریزی فقط یک اشکال داشت - گاهی اوقات (نه همیشه) خسته کننده بود ، زیرا همه س questionsالات به طریقی به من مربوط نمی شد.

من هم در یکی کار کردم سازمان خصوصی، جایی که اصلاً جلسات برنامه ریزی وجود نداشت. در هر صورت ، به عنوان برنامه نویس کار می کردم ، این شانس را داشتم که تنها در طی 2.5 سال تنها چند مذاکره خصوصی با کارگردان داشته باشم. بقیه زمان کار من مستقیماً مشغول کار بودم و نتایج کار را با مدیر در حالت فعلی در میان گذاشتم. برای چشم کافی بود.

در یک سازمان دیگر ، من جلسات برنامه ریزی روزانه را دیدم که هر روز صبح انجام می شود ، صرف نظر از اینکه آیا دستور کار فوری وجود دارد یا خیر. جلسات برنامه ریزی روزانه برای سلیقه من زیاد است. به عنوان مثال ، اگر هر روز صبح همه اعضای تیم 15 دقیقه را در یک جلسه برنامه ریزی و 15 دقیقه دیگر را برای بازگشت به جلسه اختصاص دهند امور روزمره، سپس 2.5 ساعت از دست دادن زمان خالص برای هر کارمند در هر هفته در یک هفته جمع می شود. این بیش از 5 all از کل زمان کار است. بیش از 10 ساعت در حال حاضر در یک ماه در حال اجرا است. موافق - قابل توجه است.

علاوه بر جلسات برنامه ریزی صبح ، با تمرین جلسات برنامه ریزی عصر نیز آشنا شدم ، که در فضایی آرام برگزار می شود ، زمانی که بسیاری از کارها قبلاً انجام شده است و هیچ کس عجله ای ندارد. من شخصاً این قالب را بیشتر از جلسه صبح دوست دارم.

در مورد جلسات برنامه ریزی هفتگی ، احتمالاً به آنها نیاز است. اما شما باید سعی کنید آنها را در مختصرترین شکل انجام دهید. بحث را ساعت ها به درازا نکشید. به خصوص اگر در جلسه برنامه ریزی شرکت کند تعداد زیادی ازاز مردم.

چرا برنامه صبحگاهی بد است؟

در حالی که مردم سر کار می آیند ، وقتی بیدار می شوند ، مدتی طول می کشد. سپس آنها تازه کار خود را شروع می کنند - و از برنامه ریزی صبحگاهی حواسشان پرت می شود. سپس ، پس از جلسه برنامه ریزی ، آنها دوباره در کار گنجانده می شوند. و - خدا نکند ، کسی بعد از ملاقات آنها را از تجارت منصرف کند. سپس ساعت 11 صبح باید به ناهار بروید و بعد از ظهر احساس خواب آلودگی می کنید. صبح بهترین و پربارترین زمان است. من آن را صرف یک جلسه روزانه نمی کنم.

جلسات در کریدور ایستاده

اگر افراد کمی در تیم هستند ، پس چرا هنگام ایستادن در راهرو جلسات را برگزار نکنید. با یک شیوه زندگی بی تحرک ، این نیز برای سلامتی مفیدتر است و به شما امکان می دهد احساس آزادی بیشتری کنید. بسیاری از مربیان کسب و کار توصیه می کنند که این را در تمرین روزانه خود قرار دهید. می توانید این ایده را توسعه دهید و درباره مسائل مربوط به کار بحث کنید میز غذاخورییا هنگام ورزش در باشگاه بدنسازی شرکت. خودتان فکر کنید - شما دو کار را همزمان انجام می دهید و علاوه بر این ، در آرامش ترین فضا پروژه های کاری را مورد بحث قرار می دهید و می توانید با همکاران خود بازتر از دفتر صحبت کنید.

سال 2016 زمان آزمایش شرکت ها برای قدرت است و در این راستا ، اکنون ، بیش از هر زمان دیگر ، باید هر روز انگشت خود را روی نبض بخش فروش خود نگه دارید. در اینجا چند اصل وجود دارد که به تیم فروش شما کمک می کند تا متمرکزتر و کارآمدتر شود.

به طور دوستانه ، شرکت باید 2 جلسه بین رئیس و مدیران داشته باشد: اولین جلسه عمومی است ، در جلسه برنامه ریزی صبح ، دوم یک جلسه فردی و عصرانه است که طی آن رئیس با دقت به نتیجه فعالیت ها می پردازد. از مردم خود ، شرایط دشوار را بررسی می کند و انگیزه های فردی را ایجاد می کند. اما امروز ما بر جلسه عمومی برنامه ریزی صبح تمرکز می کنیم ، که یک ابزار ضروری برای مدیریت بخش فروش و حفظ وضعیت خوب کارکنان است.

اهداف جلسه برنامه ریزی صبح:

1. جمع بندی نتایج دیروز

2. برنامه ریزی برای یک روز کاری

3. نظارت بر واقعیت دستیابی به برنامه های ماه و توسعه برنامه "B"

4. آموزش مدیران در نمونه های خاصبا استفاده از یک بازی تجاری

5. بررسی سطح انرژی مدیران و هزینه اضافی آنها ، انگیزه

یعنی ، برای رئیس بخش فروش ، جلسه برنامه ریزی این است که آزمایش کیفیت کار خود را انجام دهد ، که به او کمک می کند در مواقعی که معمولاً منجر به عدم اجرای برنامه ها ، اشتباهات هنگام برقراری ارتباط با مشتریان می شود ، به موقع واکنش نشان دهد. یا اخراج مدیران

بنابراین ، 10 قانون یک جلسه برنامه ریزی صبح موثر ROP:

1. تناوب

برنامه ریزی صبحگاهی نباید هر از گاهی انجام شود ، نه زمانی که حالتان خوب است یا بد ، بلکه هر روز ، همزمان. یک جلسه برنامه ریزی خوب ، آیینی برای شروع ، شروع فعالیت مدیران خواهد بود. در عمل ، بارها با نمونه هایی برخورد کرده ام که یک جلسه ضعیف یا اصلا برنامه ریزی نشده ، کل برنامه روزانه مدیران را خراب کرده ، روحیه را خراب کرده و میل به کار را از بین برده است.

در طول جلسه برنامه ریزی صبح ، سرانجام مدیران باید بیدار شوند و ایده اصلی را درک کنند: بیایید شروع کنیم!

2. انضباط

یک جلسه برنامه ریزی م structureثر دارای ساختار ، اهداف و زمان بندی مشخص است (یعنی زمان اختصاص داده شده برای جلسه برنامه ریزی). هرگونه انحراف از ساختار باعث ایجاد انگیزه در مدیران می شود ، در حالی که رعایت آن رعایت می شود قوانین عمومی- نظم و انضباط را ایجاد می کند.

جلسه برنامه ریزی همیشه باید به موقع شروع و پایان یابد. همه باید 15 دقیقه قبل از جلسه در دفتر حضور داشته باشند. تمام چای نوشیدن - قبل از جلسه برنامه ریزی. بعد - فقط کار.

مدیران باید برای یک جلسه برنامه ریزی آماده باشند ، همه شاخص های فعلی خود و برنامه های خود را برای آن روز بدانند و اعداد را روی ماشین حساب حساب نکنند ، از کل تیم وقت بگیرند یا به جای گوش دادن به اطلاعات ROP ، از محاسبات منحرف شوند. می خواهد به همه منتقل کند

برای یک جلسه برنامه ریزی با کیفیت بالا با یک بازی تجاری ، معمولاً 45 دقیقه کافی است. اما ، باور کنید ، این 45 دقیقه می تواند زمان زیادی را در آینده ذخیره کند و نتایج مالی بسیار بیشتری را به همراه داشته باشد.

3. انرژی

جلسه صبح برای چشمان کارکنان روشن کننده است.

اگر جلسه برنامه ریزی خسته کننده باشد ، مدیران حتی بیشتر به خواب می روند و شما به نتیجه دلخواه نخواهید رسید. اطلاعات را لکه دار نکنید ، هدف و ساختار را در ذهن داشته باشید ، اجازه ندهید کارکنان از موضوع به بعد خارج شوند یا س questionsالاتی را مطرح کنند که فقط به یک موضوع مربوط می شود.

مهم است که به یاد داشته باشید که یک جلسه برنامه ریزی یک کار گروهی است ، نه یک گردهمایی صبحگاهی. توجه همه را جلب کنید. فقط چیزی را بگویید که به همه مربوط می شود.

4. مديران خود را مدام آموزش دهيد!

هر روز ، در جلسات عصرانه ، از مدیران می پرسید که روز آنها چگونه گذشت ، چه موفقیت هایی کسب کردند ، با چه مشکلاتی روبرو بودند ، چه اعتراضات مشتریان را نمی توانستند تحمل کنند. جلسه صبحگاهی به شما امکان می دهد بیشترین تحمل را داشته باشید مشکلات واقعیبرای بحث کلی

برای انجام این کار ، شما نیاز دارید که مدیر به طور مختصر به مشکل بگوید که دیروز نتوانست با آن کنار بیاید ، سپس بخش نظری را به سرعت تکرار می کنید (به عنوان مثال ، "استدلال بلوک با روش محاسبه") ، و سپس یک بازی تجاری ترتیب دهید که در آن نقش مشتری توسط مدیر بازی می شود که وضعیت را مدیریت نمی کند. علاوه بر این ، با کمک یک جلسه کوتاه طوفان فکری ، کل تیم گزینه هایی را برای حل وضعیت ارائه می دهند.

این بسیار مهم است که همه اعضای تیم در یافتن راه حل مشارکت فعال داشته باشند. بیشترین پاسخ های آماده را ندهید آموزش موثر- نه نظریه ای از یک رهبر ، بلکه یافتن ایده از طریق تعامل.

آموزش روزانه ، آموزش های اضافی و پشتیبانی از مهارت های مدیران به مدیران شما این امکان را می دهد که به طور مداوم پیشرفت کنند ، مهارت های فروش خود را ارتقا دهند و از مشکلات موجود در این زمینه نترسند.

5. نظارت مداوم بر برنامه ریزی شده

برنامه ریزی بدون کنترل اتلاف پول است (ج) حکمت قدیمی چین

فکر می کنم در اینجا نیازی به توضیح جداگانه نیست. اگر یک بار آن را کنترل نکنید ، دو بار - در سوم ، مدیران یا کاری را متوقف می کنند یا دروغ می گویند.

6. انگیزه تیمی

مهم است که نه تنها نتایج دیروز برای کل تیم به طور کلی و برای هر یک به صورت جداگانه شناسایی شوند ، بلکه بهترین و بدترین روزهای گذشته نیز شناسایی شوند و از ایجاد انگیزه در هیچ کس نترسید - زمان بسیار کم از فواصل زمانی استفاده می شود و مدیران هر روز فرصتی برای بهبود دارند.

به عنوان شاخص نه تنها از شاخص های مالی (تعداد فروش خود ، میزان درآمد شما) ، یا شاخص های فعالیت (تعداد تماس ها ، قرار ملاقات ها و جلسات برگزار شده) ، بلکه از شاخص های کیفی (کیفیت ارتباط بین مدیر و مدیر) استفاده کنید. مشتریان) شما می توانید به طور مستقل به تماسهای مدیران گوش دهید و همچنین از گزارشات بخش کنترل کیفیت استفاده کنید.

7. ویژگی در برنامه ها

مدیر نباید فقط در مورد تعداد فروشهایی که امروز تعطیل می کند ، میزان پرداختی که جمع آوری می کند و جلساتی که برگزار می کند ، صحبت کند. او قطعاً باید از برنامه های خود با نام شرکت های خاص پشتیبانی کند. حتی اگر امروز او هیچ پاسخی از مشتریان خود نداده است ، مدیر باید بگوید که برنامه امروز را از کجا تهیه می کند ، با چه کسی تماس می گیرد ، به چه کسی مراجعه می کند ، اما شرکت ها باید با ارقام مشخص در مقدار و مقدار پول مشخص شوند. به

همچنین بسیار مهم است که به خاطر داشته باشید که برنامه روزانه مدیر باید اهداف ماه را برآورده کند. اگر مدیر شما برنامه ای برای یک ماه دارد - 1.000.000 روبل در پرداخت ، پس نمی تواند برنامه ای برای جمع آوری 20000 روبل در روز داشته باشد ، زیرا او به سادگی برنامه را با چنین سرعتی تکمیل نمی کند.

برنامه های بلندپروازانه ای برای مدیران خود تنظیم کنید. اگر مدیری از بیان نقشه جاه طلبانه خجالت می کشد یا به خرافات خود اشاره می کند ("من نمی گویم که آن را عصبانی نکنم" ، "من اکنون بیشتر می گویم ، و شما مغز من را عصر می خورید" ) ، این باید درمان شود ، و هرچه زودتر بهتر. مدیران را تربیت کنید تا برنامه های بالایی داشته باشند ، "محدودیت" داخلی خود را پرورش دهید.

همچنین ، یک مدیر باید به شخصیت های خود اعتقاد داشته باشد ، نه به این دلیل که ضروری است ، بلکه به طور واضح بفهمد که آنچه گفته است واقعاً امکان پذیر است و می داند چگونه بر آن تأثیر بگذارد.

8. آمادگی کل تیم را بررسی کنید

قبل از اینکه فروشندگان خود را در یک روز جدید آزاد کنید ، بررسی کنید که آیا آنها همه منابع را دارند - چه خارجی (در دسترس بودن مطالب ارائه شده ، کارت های کسب و کار ، پایگاه تماس و غیره) و چه داخلی - آیا چشم همه می سوزد یا آیا لازم است سپس کسی بماند و برخی مشکلات را بیشتر مورد بحث قرار دهد ، انگیزه فردی بیشتری بدهد.

9. قدرتمندCTA در پایان جلسه برنامه ریزی

یک عبارت انگیزشی بیاورید که به شما کمک می کند تا شروع کنید و به مدیران خود انرژی بیشتری می دهید. این عبارت می تواند هرگونه باشد: "تیم ، پیش برو!" ، یا "اجازه دهید این کار را انجام دهیم!" ، یا "این تمام شد ، برویم!"

این به اصطلاح لنگر است که سیگنالی می دهد که همه چیز تمام شده است ، صبح به پایان رسیده است ، زمان دویدن و پیروزی فرا رسیده است!

10. تجسم

حتماً نتایج جلسه برنامه ریزی را در صفحه امتیازات وارد کنید تا مدیران بتوانند هم نتایج خود و هم نتیجه کلی تیم و همچنین درصد اتمام برنامه را به طور مداوم مشاهده کنند. چنین تخته ای ممکن است به این شکل باشد:

و به عنوان یک امتیاز ، یک چک لیست برای ارزیابی کیفیت جلسه برنامه ریزی صبح ، به عنوان مثال:

حال بیایید مراحل مورد نیاز برای برگزاری یک جلسه برنامه ریزی با کیفیت را لیست کنیم.
قبل از جلسه برنامه ریزی ، رهبر یک شخص (منشی) را تعیین می کند تا برنامه های شرکت کنندگان را ثبت کند. و او را به روز می کند ، به او می دهد که این مقاله را بخواند تا منشی تمام تفاوت های ظریف جلسات برنامه ریزی را بفهمد. بقیه شرکت کنندگان در جلسه نیازی به خواندن این مقاله ندارند. منشی جدولی تهیه می کند که در آن تمام شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی را وارد می کند:
P / p ، عکس ، نام خانوادگی ، تلفن ، پست الکترونیکی ، موقعیت ، وظیفه برای هفته بعدو سررسیدها ، وظیفه هفته گذشته ، یادداشت ها: نکاتی در مورد حضور در جلسه برنامه ریزی ، در مورد انجام وظایف هفته گذشته و غیره.

منشی باید ضبط صوتی از جلسه برنامه ریزی را انجام دهد و پس از جلسه ، مکالمه را ضبط کند تا همه چیزهایی را که توسط مردم برنامه ریزی شده بود ضبط کند تا سپس این اطلاعات را برای کسانی که باید این فعالیت را انجام دهند ارسال کند.

سپس ، در جلسه برنامه ریزی ، رهبر شروع جلسه برنامه ریزی را اعلام می کند ، به حضار سلام می رساند ، شرکت کنندگان را به یکدیگر معرفی می کند (در صورت حضور شرکت کنندگان جدید در جلسه برنامه ریزی) و اهداف شرکت را در دراز مدت ، برای کوتاه مدت ، برای دوره تا جلسه بعدی:

بیایید جلسه برنامه ریزی خود را آغاز کنیم. از همه استقبال می کنم! اهداف جهانی ما: برای تبدیل شدن به شماره 1 در صنعت خود ، برای این منظور ما باید آمار توسعه خود را بالاتر از رقبای خود قرار دهیم. هدف ما تا پایان سال افتتاح 200 رستوران دیگر است. هدف ما در این هفته فروش 30 حق رای است. اکنون منشی ما را معرفی می کنم: این آنا ایوانوا است. این خیلی شخص مفیدبرای همه ما ، او کارهایی را که قصد داریم در جلسه برنامه ریزی انجام دهیم ، ثبت می کند تا آنها را فراموش نکنیم و برای ما ارسال می کند پست الکترونیکمتن جلسه آنا ، این ولادیمیر پتروف ، رئیس بخش خرید است. این یولیا سیدورووا ، رئیس بخش منابع انسانی است. این ماریا ایوانوونا است ، سر حسابدار... و غیره.

سپس رهبر هشدار می دهد که در طول سخنرانی لازم است نام خانوادگی ، نام و عنوان ، برای رونویسی گفته شود ، تا دیگران ، هنگام خواندن ، بفهمند چه کسی صحبت می کند.
- در طول جلسه برنامه ریزی ، به طوری که بعداً برای ما راحت باشد که متن نامه ای را که آنا برای ما ارسال می کند بخوانیم ، از شما می خواهم قبل از صحبت ، نام خانوادگی و نام خانوادگی خود را بیان کرده و موقعیت خود را نام ببرید.

و سپس بر رعایت این قانون نظارت کنید. به عنوان مثال ، کسی می گوید:
- من فکر می کنم که ما نمی توانیم این کار را انجام دهیم.
رهبر حرفش را قطع می کند و با مهربانی می گوید:
- لطفاً خودتان را معرفی کنید و موقعیت خود را نام ببرید.
- رئیس بخش خرید ولادیمیر پتروف. خوب ، من فکر می کنم که ما نمی توانیم این هفته را خریداری کنیم ، زیرا مناقصه باید اعلام شود و 2 هفته طول می کشد.

در این زمان ، منشی باید افکار در زمان حال باشد ، باید بتواند بر آنچه اتفاق می افتد تمرکز کند ، به خاطر بسپارد و یادداشت برداری کند که چه کسی این یا آن عبارت را می گوید ، به عنوان مثال ، اگر مدیر فراموش کرده است که بخواهد خود را معرفی کند. و سپس داده ها را با صدا بازسازی می کند ، رونویسی می کند و برای شرکت کنندگان ارسال می کند. کارهایی را که همه باید انجام دهند را تشخیص می دهد و وظایف شخصی را ارسال می کند. سپس با مردم تماس می گیرد و به او یادآوری می کند که او وظایفی را برای ارسال نامه ارسال کرده است و مطمئن می شود که نامه او دریافت شده است.

سپس رهبر به نوبت به هر یک از اعضای جلسه برنامه ریزی ، صحبت می کند ، به طوری که هر یک از اعضا به طور خاص از جلسه گذشته تا کنون چه کار کرده اند ، چه نتایج خاصی به دست آمده است ، و نه آنچه انجام داده است ، یا چرا چیزی نتیجه نگرفته است برای او. رهبر اطمینان حاصل می کند که شرکت کنندگان بر نتایج خاص فعالیت های خود مه نمی اندازند. به عنوان مثال ولادیمیر پتروف می گوید:
- من این هفته مستندات مناقصه را آماده می کردم.
سرپرست:
- دقیقاً چه کاری انجام شده است؟
- من الزامات را از 25 نقطه به مناقصه گر آماده کرده ام و با بخش مالی توافق کرده ام که خرید این تجهیزات برای ما چقدر سودآور است. و غیره…

سپس رهبر از مجری می پرسد که به طور کلی قصد دارد چه کاری انجام دهد و قبل از جلسه بعدی چه برنامه ای دارد. در مورد زمان بندی هر مورد و نیازهای او برای انجام موفقیت آمیز کار می پرسد. و همچنین رهبر جلسه برنامه ریزی اطمینان حاصل می کند که برنامه های شرکت کنندگان با هدف کلی مطابقت دارد. قبل از سخنرانی ، می توانید یک جدول با هشت ستون تهیه کنید ، که در آن رهبر علائم را به شکل علائم "+" و "-" قرار می دهد: نام خانوادگی نام ، حضور در جلسه برنامه ریزی ، برنامه بلند مدت ، مهلت ، هفتگی برنامه ، مهلت ، انطباق با هدف کلی ، یادداشت ها (برای مشخص کردن نیازهای زیرمجموعه برای تکمیل کار و سایر علائم)
سرپرست:
- ولادیمیر ، از وظایف و برنامه های فعلی خود برایمان بگو.
- من قصد دارم یک مناقصه برگزار کنم تا تجهیزات لازم را 10 تا 20 درصد ارزان تر بخرم.
- برگزاری این مناقصه چقدر طول می کشد؟
- برگزاری مناقصه 2 هفته طول می کشد.
خوب ، این هفته قبل از جلسه بعدی چه برنامه ای دارید؟
- باید شرایط شرکت در مناقصه را برای شرکت های تامین کننده تجهیزات ارسال کنم.
- قصد دارید این الزامات را به چند شرکت ارسال کنید؟
- خوب ، من فکر می کنم 10 شرکت وجود دارد.
- خوب. آیا چیز دیگری برای اضافه کردن دارید ، آیا برنامه دیگری برای انجام این هفته دارید؟ (یا خود را محدود به کلمات کنید: "این همه؟" ، "تمام شدی؟" ، "آیا چیز دیگری برای اضافه کردن داری؟")

سپس رهبر از شرکت کننده قبلی تشکر کرده و کلمه را به نفر بعدی منتقل می کند. و طبق همان طرح عمل می کند و تنها هدف آن است که مشخصات افراد را مشخص کند.
آنها هفته گذشته چه کردند؟
آنها دقیقاً در هفته آینده قصد دارند چه کاری انجام دهند؟
مورد نیاز ارقام خاصو TIME تا بتوانید در جلسه برنامه ریزی بعدی به وضوح ببینید آیا شخص وظیفه ای را که برای خود تعیین کرده بود انجام داده است یا خیر.
و در صورت عدم تحقق ، در هیچ موردی برای گوش دادن به بهانه ها ، فقط باید بپرسید:
- آنا ، بخش خرید این هفته قصد انجام چه کاری را داشت؟
- ارسال ده شرط لازم برای شرکت در مناقصه.
- ساخته شده؟
- نه
- چقدر طول می کشد تا آن را تمام کنید؟
- یک هفته دیگر
- خوب.

و اگر شخصی "سایه روی حصار" را کارگردانی کرد ، طفره رفت ، به طور دقیق کاری را که هفته گذشته انجام داد نگوید ، ما به او این فرصت را نمی دهیم که برنامه های هفته آینده را بیان کند ، زیرا او هنوز آنچه را که برای خود تعیین کرده است به پایان نرسانده است. در این هفته ، رهبر فقط می گوید:
- پاک کنید. وظایف برنامه ریزی شده توسط بخش خرید به پایان نرسید. بیایید زمان را از دست ندهیم و به سمت منابع انسانی برویم. من حرف را به یولیا سیدورووا می دهم.
- یولیا سیدورووا ، رئیس بخش منابع انسانی. این هفته ما با 150 نامزد برای سمت مدیر فروش مصاحبه کردیم ، 15 نفر از آنها به این سمت رفتند تحت مراقبت, …

به این ترتیب جلسه برنامه ریزی انجام می شود و بر اجرای وظایف نظارت می شود.

عدم ثبات در انجام جلسات برنامه ریزی منجر به چه می شود؟
مردم دلسرد می شوند ، می فهمند که هیچ کاری نمی توانند انجام دهند ، و می توانند "دندان های خود را بیان کنند" و هیچ کس عدم فعالیت آنها را تشخیص نمی دهد.

بنابراین ، وظیفه ما این است که همه شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی ، کسانی که در حال عمل هستند را به وضوح ببینند و کسانی را که غیرفعال هستند به وضوح ببینند. و کارکنان بیکار بسیار ناراحت می شوند و یا بهتر می شوند و همچنان درگیر کار می شوند ، یا خودشان تیم را ترک می کنند ، زیرا افراد نمی توانند در مکانی باشند که در آن راحت نیستند و تنها در صورتی می توانند راحت باشند که نتیجه می دهند ، یا می توانند ناکارآمدی خود را پنهان کنند. بنابراین ، لازم است دائماً نتایج یا عدم وجود آنها را به معرض نمایش بگذاریم.
به کارکنان به خاطر نتایج خوب ، به خاطر آمار خوب ، پاداش دهید ، اما به خاطر کلمات. تشویق افراد در ملاء عام - برای تقویت کارکنان وفادار ، وفادار ، توسعه آنها ، آموزش و توانمندسازی آنها. افراد مولد بیشتری پیدا کنید و افراد خود را مولدتر کنید. زمینه احساسی را در تیم در سطح مثبت نگه دارید و بهره وری به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.