Kuinka olla maksamatta matkakorvauksia. Perussäännökset matkakulujen maksamisesta. Kirjanpito ja kirjaukset

Työntekijöiden matkustuskulut ovat merkittävä osa yrityksen kustannuksia ja vaikuttavat koko yrityksen tulokseen. Siksi on äärimmäisen tärkeää laatia oikein kaikki tarvittavat tositteet työmatkaa varten, ja yhtä tärkeää on ottaa kaikki kulut huomioon työmatkaa maksettaessa, heijastaen ne oikein asianomaisissa kustannuserissä. Selvitetään kuinka työmatka maksetaan vuonna 2017.

Matkakorvausten maksu

Mietitään, mitkä kulut luokitellaan matkakuluiksi. Artiklan 1 kohdassa Venäjän federaation verolain 264 §:ssä on luettelo tuloveroa (PIT) laskettaessa kuluiksi kirjatuista kuluista. Työmatkalle lähetetylle työntekijälle maksetaan palkka:

Päiväraha, joka on korvaus poissa kotoa asumisesta aiheutuvista haitoista jokaiselta kalenteripäivältä. Yritys asettaa päivärahan määrän itsenäisesti ja vahvistaa sen paikallisilla laeilla tai työehtosopimuksella. Laki määrää enimmäispäivärahat, jotka eivät ole tuloveron alaisia (Venäjän federaation verolain 12 kohta 3, 217 §) - maan sisällä matkustaessa ne ovat 700 ruplaa, ulkomailla - 2500 ruplaa. Esimerkiksi, jos yritys on määrittänyt Venäjän federaation päivärahan tasoksi 1200 ruplaa, niin 500 ruplan erosta. on pidätettävä henkilökohtainen tulovero;
Matkakulut molempiin suuntiin, mukaan lukien taksi, yritys tai henkilöauto. Matkan kokonaiskustannukset otetaan huomioon, mukaan lukien kuljetuspalvelumaksut, vuodemaksut jne.;
Asumiskulut, mukaan lukien asunnon vuokraus työmatkapaikalta. Sisältää asunnon vuokraamisen, hotellien maksamisen ja hinnaston mukaiset lisäpalvelut;
Muut kulut otetaan huomioon työnantajan määräyksestä. Esimerkiksi vapaaehtoisen sairausvakuutuksen myöntämiskulut työmatkan ajaksi, vuokra-auton, taksin tai Aeroexpressin käyttö, VIP-loungepalvelut lentokentillä ja rautatieasemilla, matkatavaroiden lähetyskulut jne. Jos nämä kulut vahvistetaan Asiaankuuluvien asiakirjojen perusteella ne voidaan ottaa huomioon TNP:tä ja yksinkertaistettua veroa laskettaessa

Miten matkakulut maksetaan ja mitkä asiakirjat ovat tämän perusteena?

Aiemmin pakollisen matkustustodistuksen ja virkatoimeksiannon jättämisen ansiosta työmatkan dokumentointi on yksinkertaistettu merkittävästi. Nykyään työntekijän lähettäminen työmatkalle vaatii vain kirjallisen määräyksen yrityksen johdolta. Tilauslomake voidaan kehittää yrityksen sisällä tai käyttää standardia T-9. Tässä asiakirjassa määritellään matkan tarkoitus ja ajankohta sekä ilmoitetaan tarvittavat vivahteet, esimerkiksi jos työmatka suunnitellaan henkilökohtaisella tai virkaliikenteellä.

Matkakulut vuonna 2017 maksetaan kahdessa vaiheessa:

Ennen matkaa ennakkoon annetaan huomautus yhtenäisen lomakkeen 0504505 ennakkoraportissa, joka on hyväksytty Venäjän federaation valtiovarainministeriön määräyksellä 30. maaliskuuta 2015 nro 52n;
Saapuessaan työntekijä kirjaa kaikki kulut ennakkoilmoitukseen, liittää mukaan tositteet ja toimittaa asiakirjan kirjanpitoon.

Miten matkakorvaukset maksetaan: ennakkomaksulaskenta

Joten ennen työntekijän lähettämistä työmatkalle hänen on maksettava ennakko. Sen koko muodostuu likimääräisistä matkakuluista, asunnon vuokrakuluista ja työmatkapäivärahan määrästä. Ennakko maksetaan käteisellä yrityksen kassasta tai siirretään asiantuntijan pankkikortille. Yritys voi maksaa kulut (esimerkiksi matkakulut tai hotellihuoneen) pankkisiirrolla. Tässä tapauksessa ennakon määrästä vähennetään jo aiheutuneiden kustannusten määrä.

Matkakulujen maksaminen etukäteen, esim.

Gorki LLC:n (Tver) asiantuntija Roshchin R.T. lähetetty työmatkalle Permiin 5 kalenteripäiväksi 14.-18.8.2017.

Yritys maksoi junamatkat molempiin suuntiin tilisiirrolla ja varasi, mutta ei maksanut, hotellihuoneen 3 päiväksi hintaan 3300 ruplaa. päivässä. Yrityksen työehtosopimuksessa päivärahan määrä on 700 ruplaa. päivässä. Ennakkomaksu on:

päiväraha 3500 ruplaa. (700 x 5 päivää);

elinkustannukset 9900 ruplaa. (3300 x 3 päivää)

Ennakkomaksun kokonaismäärä on 13 400 ruplaa. Kirjanpitäjä tekee merkinnän tälle summalle:

D/t 71 K/t 50.

Matkakulujen hyväksyminen kirjanpitoon

Työmatkalta saapuessaan työntekijä on velvollinen raportoimaan aiheutuneista kuluista ja vahvistamaan ne asiakirjoilla kolmen päivän kuluessa. Työmatkapäivät vahvistetaan esittämällä matkustusasiakirjat. Jos käytettiin henkilöautoa, työntekijän on liitettävä raporttiin muistio, jossa on kustannukset vahvistavat asiakirjat - kaasukuitit jne.

Asunnon vuokrakulut vahvistetaan esittämällä hotellikuitit, asunnon vuokrasopimukset jne. Myös muut kulut on esitettävä asiakirjoin.

Tarkastellaanpa esimerkkiä edellisen alkutietoihin perustuvasta: kuinka työmatkat maksetaan, jos työntekijälle aiheutuu kustannuksia, jotka ylittävät saadun ennakon. Gorki LLC:n asiantuntija palasi työmatkalta ja toimitti valmiin ennakkoraportin 21. elokuuta. Aiheutuneet kulut:

päiväraha 3500 ruplaa;

hotellimajoitus 9900 rub.;

kuitti matkatavaroiden pakkaamisesta 1000 ruplaa;

kuitti matkatavaroiden kuljetuksesta - 1900 ruplaa;

kuitti rahtitaksissa matkustamisesta (yrityksen tarpeisiin ostettujen matkatavaroiden määrän vuoksi) - 600 ruplaa.

Työmatkakulut olivat yhteensä 16 900 ruplaa. Esimerkki täytetystä ennakkoraportista:

Tämän johtajan hyväksymän asiakirjan perusteella työmatkakulut otetaan huomioon ja kirjanpitäjä täyttää seuraavat kentät:

Työmatkakulut kirjataan tuotantotilille (D/t 20 K/t 71 16 900 ruplaa) ja ylimeno maksetaan asiantuntijalle kassasta 3 500 ruplaa. (D/t 71 K/t 50). Näin ollen työmatkan maksu on suoritettu ja kulut on huomioitu.

Tuotantotarpeiden vuoksi yksi työntekijä päätettiin lähettää työmatkalle. Koska kyseessä on ensimmäinen työmatka pitkään aikaan, HR-asiantuntijalla oli vuonna 2018 useita kysymyksiä liittyen sen organisointiin ja dokumentointiin. Milloin esimerkiksi päivärahat tulee maksaa työmatkalla? Olemme laatineet vastauksen tähän kysymykseen erityisesti lukijoillemme.

Matkakulut on korvattava

Kaikki työmatkat sisältävät kuluja. Koska työntekijä lähetetään työmatkalle organisaation aloitteesta, hänelle aiheutuneet kulut on korvattava. Erityisesti sinun on korvattava:

matkakulut;
asunnon vuokrakulut;
päiväraha – pysyvän asuinpaikkasi ulkopuolella asumiseen liittyvät lisäkulut;
muut työmatkalla syntyneet kulut sopimuksen mukaan hallinnon kanssa.

Päiväraha on työntekijälle maksettava korvaus, joka liittyy hänen pysyvän asuinpaikan ulkopuolella oleskeluun. Yleisesti ottaen on loogista korvata työntekijälle epätavallisessa paikassa asumisesta aiheutuneet kustannukset työnantajan edun mukaisesti. Esimerkiksi aterioiden järjestämisestä ja muista päivittäisistä tarpeista aiheutuvat kulut.

Muistutettakoon, että päivärahat, jotka ovat enintään 700 ruplaa / päivä Venäjän federaation sisäisillä työmatkoilla ja 2 500 ruplaa / päivä ulkomaan työmatkoilla, eivät ole tuloveron ja vakuutusmaksujen alaisia (10 kohta, 3 kohta, 217 §, kohta 2, Venäjän federaation verolain 422 §).

Päiväraha maksetaan etukäteen

Näin ollen vastaus kysymykseen päivärahojen maksamisesta ennen työmatkaa tai sen jälkeen on selkeä vastaus. Rahat on maksettava etukäteen.

Palkanmaksun ohella yritysten työntekijöillä on usein kysymyksiä matkakulujen korvausmenettelystä.

Hyvät lukijat! Artikkelissa puhutaan tyypillisistä tavoista ratkaista oikeudellisia ongelmia, mutta jokainen tapaus on yksilöllinen. Jos haluat tietää miten ratkaise juuri sinun ongelmasi- ota yhteyttä konsulttiin:

HAKEMUKSET JA SOITOT Otetaan vastaan 24/7 ja 7 päivää viikossa.

Se on nopea ja ILMAISEKSI!

Myös monet kansalaiset ovat kiinnostuneita siitä, missä tapauksissa työmatka tapahtuu ilman korvausta.

Aluksi on muistettava, että vaadittavia määriä laskettaessa työnantajan on noudatettava työlain säännöksiä.

Mitä tulee muihin kysymyksiin, esimerkiksi kuinka suuri pitäisi olla päivittäisten maksujen määrä vuonna 2019, niitä käsitellään alla.

Mitä sinun tarvitsee tietää

Useimpien yritysten taloudelliseen toimintaan liittyy usein työntekijöiden lähettämistä työmatkoille. Tässä tapauksessa työnantaja on velvollinen maksamaan työmatkan.

Poissa oleva työntekijä säilyttää työpaikkansa ja keskipalkkansa. Tämän vuoksi työntekijää ei voida irtisanoa työnantajan aloitteesta tänä aikana.

Poikkeuksena voi olla yrityksen purkaminen. Työntekijän työmatkalla lähtökohtana on.

Matkan keston määrää työnantaja. Matka-aika sisältää myös edestakaisen matka-ajan. Työmatkan aikana työnantaja voi korvata poissa olevan työntekijän toisella työntekijällä.

Matka sisältää myös seuraavien kulujen korvauksen:

Matkakustannukset.
Asuintilojen vuokran maksu.
Vakituisen asuinpaikkasi ulkopuolella asumiseen liittyvät lisäkulut.

Majoituksen matkakorvausten maksunormit määräytyvät esimerkiksi yrityksen sisäisten asiakirjojen perusteella.

Jos työntekijän vakituinen työ on matkustusluonteista, se ei kuulu työmatkan määritelmään.

Erikseen on syytä muistaa, että ennen lopullisen päätöksen tekemistä työnantajan on selvitettävä, kuuluuko työntekijä niihin kansalaisiin, joiden lähettäminen työmatkalle on kielletty.

Tämä kielto koskee:

raskaana olevat naiset;
alle 18-vuotiaat työntekijät;
työntekijät, joiden kanssa .

Työmatkan enimmäisaika Venäjän federaation sisällä on 40 kalenteripäivää. Tämä ei kuitenkaan sisällä matkan kestoa.

Jos työntekijä lähetetään suorittamaan asennus- tai rakennustöitä, matka-aika voidaan pidentää yhteen vuoteen. Ulkomaan työmatkan enimmäisaikaa ei ole säädetty laissa.

Peruskonseptit

Alla käsittelemme useita artikkelissa käytettyjä peruskäsitteitä:

Työmatka	Työnantajan suunnittelema matka työntekijälle työtehtävän suorittamiseen päätyöpaikan ulkopuolelle. Työmatkan kesto määräytyy tuotantotarpeiden mukaan ja näytetään vastaavassa järjestyksessä
Palvelutehtävä	Asiakirja, josta ilmenee työmatkan tarkoitus ja työntekijän raportti tehdystä työstä
Matkatodistus	Asiakirja, joka vahvistaa työntekijän työmatkalla viettämän ajan
Matkakulut	Kustannukset, jotka yritys korvaa työntekijälle hänen työmatkansa ajalta (Venäjän federaation työlain 168 artikla). Tämä sisältää päivärahat, matkakulut tai. Mahdollisista lisätoimista on sovittava työnantajan kanssa
Päiväraha	Organisaation korvaamat lisäkulut työntekijän työmatkalla oleskelun aikana
Ennakkoraportti	Asiakirja työntekijän työmatkalla käyttämästä rahamäärästä

Työmatkan säännöt

Ennen työntekijän lähettämistä työmatkalle työnantajan on annettava
vastaava järjestys.

Yhtenäinen asiakirjanäyte (lomake nro T-9) on hyväksytty.

Asiakirjan tulee sisältää seuraavat tiedot:

työntekijän koko nimi;
Henkilöstönumero;
rakenteellinen alajako;
pidetty asema;
työmatkan paikka;
matkan kesto;
matkan tarkoitus;
matkan rahoituslähde;
peruste (työtehtävä);
yrityksen johtajan asema, allekirjoitus ja allekirjoitusotte;
Työntekijä on tutustunut tilaukseen.

Edellä mainitussa säädösasiakirjassa kehitettiin myös matkustustodistus ja virkatoimeksianto (,).

Mainittua todistusta () ei kuitenkaan tarvitse antaa.

Työntekijän työmatkalla oleskelun pituus voidaan määrittää matkustusasiakirjojen perusteella. Vastuu niiden tarjoamisesta on työntekijällä.

Jos asiakirjat puuttuvat henkilökohtaisen liikenteen käytön vuoksi, työmatkalla oleskelun aika näytetään.

Asiakirjat, jotka vahvistavat oman auton käytön, ovat:

Lähetetyt laskut.
Kassakuitit.

Tällöin työntekijän ei enää tarvitse raportoida työnantajalle työmatkalla tehdystä työstä.

Oikeudelliset perusteet

Työsuhteita säätelee työlainsäädäntö. Säännös työntekijöiden lähettämisestä työmatkoille hyväksyttiin valtioneuvoston päätöksellä nro 749.

Kaupallisissa yrityksissä työskentelevien kansalaisten matkakulukorvausmenettely on vahvistettu. Laki ei säädä korvauksen vähimmäis- tai enimmäisrajoja.

Budjettiorganisaatioiden työntekijöiden matkakulukorvauksen määrä määritellään.

Sotilashenkilöstön rahakorvausten myöntämismenettely hyväksyttiin puolustusministeriön määräyksellä 30.12.2011 N 2700.

Tulojen verotus tapahtuu verolain puitteissa. Liiketoimien kirjanpito hoidetaan vaatimusten mukaisesti.

Ensisijaisten asiakirjojen yhtenäiset muodot hyväksyttiin valtion tilastokomitean päätöksellä nro 1. Esimerkit kirjanpidon perusasiakirjoista ovat liitteenä.

Kuinka maksaa päivittäiset matkakulut vuonna 2019

Päivittäisten kulujen laskemista ja maksamista koskeva yleinen menettely määräytyy Venäjän federaation työlaissa. Korvauksen määrää laskettaessa on kuitenkin otettava huomioon useita tekijöitä, jotka vaikuttavat matkakulujen määrään ja maksumenettelyyn.

Siksi tämän indikaattorin yksittäisiä komponentteja käsitellään jäljempänä.

Mistä takaisin maksettava summa tarkalleen ottaen on?

Työmatka sisältää seuraavantyyppisten kulujen korvaamisen:

matkakulut;
asunnon vuokrakustannusten maksaminen;
vakituisen asunnon ulkopuolella asumisesta aiheutuvat lisäkulut.

Summan maksaminen

Käteismaksu työntekijälle suoritetaan tiukasti tilille. Kun lasketaan liikkeeseen rahaa, kirjanpitokirjaukset tehdään seuraavasti:

Dt 71 Kt 50

Rahan myöntäminen tilille lähetetylle työntekijälle

Kun lasketaan liikkeeseen rahaa, se kootaan. Työmatkalta palattuaan työntekijä on velvollinen raportoimaan työnantajalle käytetyistä summista.

Ennakkoraportin liitteenä on lisäksi seuraavat asiakirjat:

matkatodistus;
kuitit;
kassakoneiden kuitit;
kuljetusasiakirjat.

Kirjanpitäjä on velvollinen tarkastamaan varojen käyttötarkoitusta koskevat asiakirjat ja niiden laadinnan oikeellisuuden. yrityksen johtajan hyväksymä.

Raportin hyväksymisen jälkeen tehdään kirjanpitokirjaukset seuraavasti:

Dt 26 (20, 25, 44) Kt 76 (60)

Matkakulut kirjattu pois

Työntekijän on luovutettava ennakon käyttämätön saldo yrityksen kassalle.

Maksuhakemus (näyte)

Hakemuksella tarkoitetaan työntekijän virallista pyyntöä työnantajalle ennakkomaksusta työmatkan yhteydessä.

Työntekijä voi ilmoittaa myös esimerkiksi, jos hän on käyttänyt rahaa enemmän kuin myönnetty ennakkomaksu.

Jos työnantajalla ei ole huomautuksia, hän julkaisee. Jos syntyy erimielisyyttä, työntekijä voi vaatia matkakulujen korvausta.

Jos viikonloppuisin

Toiminnallisista tarpeista johtuen työmatka voi osua viikonloppuihin. Näin ollen työntekijä säilyttää keskiansionsa koko työmatkan ajan.

Paitsi niissä tapauksissa, joissa matka-aika kohteeseen osuu viikonloppuihin tai pyhäpäiviin
().

Viranomaisten mukaan tällaisissa olosuhteissa palkka maksetaan sen perusteella.

Toisin sanoen työntekijällä on oikeus kaksinkertaiseen palkkaan. Samanlainen oikeudellinen kanta esitetään kohdassa.

Muut maksut suoritetaan normaaliin tapaan. Verottaessaan yrityksen voittoa työnantaja voi kirjata tällaiset maksut työvoimakuluiksi.

Tilauksen muodostaminen

Työntekijän työmatkalle lähtökohtana on työnantajan määräys (ks. alaotsikko Ilmoittautumissäännöt...).

Video: Pitääkö minun maksaa vakuutusmaksuja vahvistamattomista matkakuluista?

Tilauksen allekirjoittaa yrityksen johtaja ja se saatetaan työntekijän tietoon. Ennakkomääräyksen tai matkakustannusten korvaamisen osalta asiakirja laaditaan missä tahansa muodossa.

Tilauksen tulee sisältää seuraavat tiedot:

Työntekijän koko nimi.
Työmatkan päivämäärä ja paikka.
Kulujen korvauksen peruste.
Tilauksen toteuttamisesta vastaavan henkilön tiedot.

Tilaus on myös rekisteröitävä henkilöstötilauspäiväkirjaan.

Matkakorvausten verotus

Verotusmenettely riippuu elinkeinonharjoittajan käyttämästä verojärjestelmästä.

Jos yritys sijaitsee ja, matkakulut tulee sisällyttää kuluihin veropohjaa määritettäessä.

Yleistä verojärjestelmää käyttävien organisaatioiden on vähennettävä voiton määrää kulujen määrällä.

Mitä tulee työntekijälle maksettavien päivärahojen tuloveron pidättämiseen, tilanne on ollut kiistanalainen jo pitkään. Lopulta riita kuitenkin ratkesi.

Korkeimman oikeusviranomaisen selvitysten perusteella työehtosopimuksen asettamissa rajoissa myönnetyt päivärahat eivät ole veronalaisia ().

Lain mukaan päivittäisten maksujen määrä on:

Työmatka Venäjällä	700 ruplaa.
Ulkomainen työmatka	2500 ruplaa.

Samalla tuomioistuin kiinnitti veroviranomaisen huomion siihen, että tässä tapauksessa ei sovelleta valtioneuvoston päätöksen nro 729 säännöksiä.

Oikeus korosti myös, että säännösten mukaan verotuksen kohteena ovat työntekijän tulot.

Päivärahaa saaessaan työntekijä ei saa taloudellista hyötyä ().

Päinvastoin, työntekijälle aiheutuu tiettyjä virkatehtävien suorittamiseen liittyviä kuluja.

Näin ollen kulukorvausta ei voida pitää tulona, eikä se siten ole tuloveron alaista.

Jos maksetun päivärahan määrä ylittää työehtosopimuksessa vahvistetun korvauksen määrän, erotus kuuluu tulon määritelmän piiriin ja on tuloveron alaista.

Ainoa edellytys vapautukselle pakollisista maksuista on työmatkan kesto, jonka on oltava vähintään kaksi päivää ().

Asianomaisen ministeriön virkamiesten mukaan laissa ei säädetä päivittäisistä maksuista yhden päivän työmatkoista.

Koska työntekijä voi palata kotiin joka päivä, joten hänelle ei aiheudu vakituisen asuinpaikan ulkopuolella asumisesta välttämättömiä lisäkustannuksia.

FAQ

Matkakuluja maksettaessa herää usein seuraavat kysymykset:

Onko mahdollista tehdä laskelmia 1C-ohjelmassa?
Mitä tehdä armeijan kanssa.
Korvausten vivahteet budjettiorganisaatioissa.

Kun työskentelet 1C:ssä

Voit suorittaa liiketoimia 1C Palkka- ja henkilöstöhallintaohjelmalla.

Ohjelmistotuotteessa on seuraavat ominaisuudet:

Palkanlaskenta.
Verojen ja maksujen laskenta.
Henkilökohtainen kirjanpito Venäjän federaation eläkerahastolle.
Säännelty raportointi.
Laskentatulosten näyttäminen verotuksessa ja kirjanpidossa.

Kirjanpitäjä voi myös laatia kaikki tarvittavat asiakirjat, esimerkiksi selvitysasiakirjan "Keskiansioihin perustuva maksu" 1C-ohjelmassa. Luodut asiakirjat voidaan tulostaa sopivan valikon kautta.

Sotilaiden maksujen vivahteet

Maksu sotilaiden virallisista työmatkoista tapahtuu samalla tavalla kuin kaupallisten organisaatioiden työntekijöille ().

Jos varusmies palaa työmatkalta lähtöpäivänä, hänelle ei makseta päivärahaa.

Lisäkustannuksiin kuuluvat:

vakuutusmaksut;
matkustusasiakirjojen rekisteröinti;
vuodevaatteet junassa.

Päivittäisten kulujen korvaus suoritetaan 300 ruplaa. 1 päivän työmatkalle.

Kuinka olla budjettilaitoksissa

Budjettiorganisaatioiden työntekijöiden työmatkoihin liittyvien kustannusten korvauksen määrä määräytyy Venäjän federaation muodostavien yksiköiden säädöksissä tai paikallisten itsehallintoelinten säädöksissä (Venäjän federaation työlain 168 artikla). ).

Valtioneuvoston asetuksen nro 729 perusteella lähetetyt työntekijät ovat oikeutettuja seuraaviin maksuihin.

edestakaiset matkakulut.

Dokumentoitujen kustannusten määränä, mutta enintään matkakustannusten määrä

Jos työntekijällä ei ole tositteita, hänelle korvataan vain vähimmäismatkakulut

päivärahan maksukustannukset - 100 ruplaa. jokaiselle työmatkapäivälle;
asunnon vuokrakulut - dokumentoitujen kustannusten määrässä, mutta enintään 550 ruplaa. päivässä. Jos työntekijällä ei ole asiakirjoja, korvauksen määrä on 12 ruplaa. päivässä.

On erittäin tärkeää laatia kaikki matkustusasiakirjat oikein ja asiantuntevasti, ja vielä tärkeämpää on ottaa huomioon kaikki työmatkan toteuttamiseen varatut kulut. Matkakulut määritellään selkeästi laissa Venäjän federaation verolain 264 artiklassa. Lisäksi tämä luettelo ei ole suljettu, joten tiettyjä kustannusvaihtoehtoja, jotka eivät sisälly siihen, voidaan edelleen käyttää asiaankuuluvissa laskelmissa.

Tietylle työmatkalle lähetetty työntekijä saa yritykseltä tiettyjä maksuja, jotka liittyvät suoraan asetettujen tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseen. Tällaisia maksuja ovat mm. matkaan käytettyjen varojen maksu, majoitus sekä päivärahat, jotka maksetaan ennen työmatkan alkamista.

Huomaa, että tällaisten maksujen lisäksi työntekijä saa varoja palkkojen muodossa. Tässä tapauksessa käytetään työntekijän palkka-indikaattoreita (kuukausikeskiarvoja) työmatkalla viettämien päivien lukumäärän perusteella.

Työlainsäädännössä vahvistetaan myös käsite päiväraha, joka maksetaan työntekijälle tiettyihin työmatkalla ilmeneviin tarpeisiin. Tällaiset maksut suoritetaan ennen työmatkan alkamista yrityksessä.

Kuten olemme jo todenneet, on olemassa tietty lailla vahvistettu luettelo, mutta se ei ole suljettu, joten myös muut maksut voidaan sisällyttää laskelmaan tulevaisuudessa. Vakiomaksut sisältävät:

Kulut, jotka liittyvät suoraan matkustamiseen työmatkan sijaintipaikkaan sekä takaisin. Huomaa, että tämä näkökohta voidaan määrätä selkeästi työehtosopimuksessa tai muissa yrityksen paikallisissa asiakirjoissa. Tällaiset asiakirjat osoittavat esimerkiksi, että matka suoritetaan budjettihinnalla tai bisnesluokan hinnalla. Näiden tietojen perusteella valitaan matkatapa määränpäähän;
Asuintilojen vuokraus. On aivan selvää, että henkilö voi viettää melko paljon aikaa työmatkalla, joten on olemassa ainutlaatuinen tarve tarjota varoja, jotka voivat tarjota työntekijälle normaalit elinolosuhteet. Asuntokysymys ja asuntoluokka, jonka työntekijä voi vuokrata, määräytyvät myös yrityksen sisäisissä asiakirjoissa;
Työntekijälle maksetaan päivärahaa työmatkan alkamiseen asti. Nämä maksut sisältävät kaikki muut työmatkan aikana mahdollisesti syntyneet kulut.

Tietenkin, jotta kirjanpitoasiantuntijat voivat laskea kaikki kulut oikein ja syöttää tiedot raportointiasiakirjoihin, on tietysti esitettävä jonkinlainen näyttö siitä, mitä kustannuksia työntekijälle aiheutui matkan aikana kohteeseen:

Lainsäädäntökehyksen normien mukaisesti on pakollista ottaa huomioon lipun täysi hinta, ottaen huomioon vuodevaatteiden käyttö, erilaiset palvelumaksut jne.;
Nämä kuitit toimitetaan paperilla, ja mukana on myös tarkastuskortti tai tarkistuskuponki tai lippu.

Eli itse asiassa sinun on toimitettava kaikki asiakirjat, jotka saat maksaessasi matkaa. Jos käytit linja-autoa, muista ottaa lippu, jossa näkyy hinta. Jos käytit junaa, säilytä myös käytetty lippu päivämäärällä ja hinnalla. Joten voit antaa kaikki tiedot, jotka auttavat kirjanpitäjää laskemaan matkakulut oikein.

Asuintilojen vuokrauskulut

Kuten ymmärrät, nämä kulut maksaa myös johtaja. Sanotaan vaikka heti, että tällä hetkellä monet yritykset antavat työmatkoilla olevien työntekijöidensä käyttää mahdollisuutta vuokrata asunto päivittäin, mutta maksukuitti on pakollinen.

Itse asiassa sinun on myös kerättävä asiakirjoja, joiden perusteella voit jatkossa antaa tietoja palkkauskustannuksista, päivien määrästä, kokonaissummasta.

Huomioithan, että ravintoloiden ja baarien palveluun, huonepalveluun ja ylimääräisten terveystilojen käyttöön liittyviä kuluja ei maksa yrityksen johto. Tässä tilanteessa työntekijä maksaa saamansa palvelut tarvittaessa itsenäisesti.

Nämä maksut ovat lisäkuluja, jotka aiheutuvat siitä, että henkilö joutuu asumaan poissa kotoa. Lainsäätäjä päättää, ettei tälle määrälle ole rajoituksia, ja samalla nämä rajoitukset voidaan vahvistaa sisäisillä asiakirjoilla. Oletetaan, että nämä maksut on annettava kaikilta päiviltä, jolloin henkilö on työmatkalla, kun taas laskelmassa otetaan huomioon myös viikonloput sekä ne päivät, jolloin työntekijä oli matkalla.

Huomioithan, että päivärahoista ei vähennetä tuloveroa, mutta lainsäätäjä määrää tässä tilanteessa tiettyjä rajoituksia, jotka liittyvät maksettavien maksujen verovapaaseen määrään. Jos yritys antaa päivärahalle selkeästi määritellyt parametrit, niistä ei vähennetä veroa. Jos määrä on suurempi kuin vahvistettu normi, saadusta erosta vähennetään vero.

Kuluissa päiväraha määräytyy antamalla tietyt vahvistukset. Esimerkiksi tämä on tuotantotoiminto - työntekijä suoritti yrittäjän määräämän tehtävän sekä työntekijän oleskelun keston pysyvän asuinpaikkansa ulkopuolella.

Työmatka määräytyy seuraavien tekijöiden perusteella:

Tiettyjen päivämäärien matkustusasiakirjojen saatavuus sekä asiakirjat, jotka määrittävät asuntojen vuokrauksen selvästi määritellyssä paikassa (jos työntekijä käytti henkilökohtaista tai kaupallista kuljetusta ja hänellä ei yksinkertaisesti ole lippuja);

Myös palvelutyyppiset muistiot on laadittava sekä muut asiakirjat, jotka muodostavat selkeästi määritellyn saapumispäivän sekä työntekijän myöhemmän lähdön;

Pakollinen elementti matkamaksujen määrittämisessä laskelmissa on asiakirjojen toimittaminen kirjanpidosta, jotka heijastavat sitä, että työntekijä on saanut työmatkalle varatut varat. Esimerkiksi tarjotaan käteistyyppinen toimeksianto;

Työmatkan olemassaolon vahvistuksena voidaan käyttää myös tietoja viisumin, passin, kutsujen, vastaavien, yrityksen kutsun tiettyyn tapahtumaan jne. vastaanottamisesta.

Haluan huomauttaa, että kaikki matkakulut on varmasti huomioitu saadun voiton verotuksessa (tulot miinus kulut). Lisäksi kulut tulee ottaa huomioon yleisellä tavalla (palkana työntekijälle ammatillisten velvoitteidensa täyttämisestä).

Tällä hetkellä sääntelyviranomaiset eivät vastusta kulukorvauksen täydentämistä tietyillä kuluilla, jotka on määritelty yrityksen säädöksissä:

Tämä voi sisältää maksun tiettyjen lentoaseman lounge-tilojen palveluista, samoin kuin huoneen ennakkovarauksen kustannukset, maksun lippujen ennakkotilauksesta;
Tämä voisi olla maksu auton vuokraamisesta työntekijälle, joka on työmatkalla (tuomioistuimen päätöksellä määrättiin tällaisen vuokrauksen mahdollisuus yksinomaan yrityksen johtajille ja johdolle);
Nämä voivat olla lisäkustannuksia, jotka liittyvät kuljetukseen työmatkan lähtöpaikkaan, lentokentälle ja muihin paikkoihin, joista matka määränpäähän alkaa. Samanaikaisesti kuluihin voidaan sisällyttää taksipalveluiden kustannukset, jos ne tässä tapauksessa ovat taloudellisesti perusteltuja. Esimerkiksi aikaisin lähtö tai junan aikainen lähtö, kun joukkoliikennettä ei ole mahdollista käyttää. On heti sanottava, että taksipalvelut on vahvistettava selvästi asiaankuuluvilla asiakirjoilla ja kuitti on toimitettava lomakkeen muodossa, yksinomaan tiukasti raportoituna;
Jos työmatkalla on tarvetta tehdä systemaattisesti tiettyjä matkoja joukkoliikenteessä, tulee myös nämä palvelut huomioida kuluissa. Samalla on erittäin tärkeää, että kaikki kuitit ja liput tallennetaan ja lasketaan oikein. Kaikki tiedot mahdollisuudesta käyttää joukkoliikennettä vakiintuneiden ammatillisten tehtävien suorittamisessa työmatkan aikana kirjataan selvästi yrityksen sisäisiin asiakirjoihin;
Kuluihin voi sisältyä myös matkatoimiston palvelujen maksamiseen käytettyjä varoja, esimerkiksi ulkomaanmatkan järjestämiseen.

Kaikki kulut, jotka liittyvät matkustamiseen määrättyyn paikkaan, sisältyvät, esimerkiksi työntekijä tarjosi kaksi lippua (meno-paluu) 370 ruplaa. Osoittautuu, että kuljetuskustannukset olivat 740 ruplaa;
Työntekijä lähtee työmatkalle 4 päiväksi, ja on sovittu, että hän pysyy hotellissa. Työmatkan jälkeen työntekijä antaa kuitin hotellihuoneen maksusta 1 000 ruplaa joka päivä, jolloin tuloksena on 4 000 ruplaa;
Päivähinta, johon ei sovelleta vahvistettuja verokantoja, on 700 ruplaa päivässä (sisältää työmatkan lisäkulut). Kokonaismäärä on 2800 ruplaa;
Työntekijä matkusti ympäri kaupunkia suorittamaan vakiintuneita työmatkatehtäviä ja tarjosi lippuja yhteensä 1 400 ruplaa.

Nyt meidän on laskettava yhteen kaikki saadut arvot, ja saamme 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 ruplaa - tämä on matkatyyppinen kulu. Samalla kaikki nämä kulut on todistettava asiakirjoilla. Lisäksi työntekijä saa työmatkan aikana vakiopalkkoja, jotka lasketaan keskimääräisen kuukausimaksun parametrien perusteella.

Itse asiassa sellaisia rajoja ei ole olemassa. Lainsäätäjä vahvistaa vain normeja, jotka määrittävät henkilökohtaisten tuloverovähennysten puuttumisen matkavaroista, koska ne eivät ole pohjimmiltaan suoritetusta työstä suoritettuja maksuja ja ovat työkalu työntekijälle määrättyjen tehtävien suorittamiseen. Mutta samalla päivittäisillä normeilla on omat rajansa. Työmatkalla ympäri maata todetaan, että päivärahaa edustaa 700 ruplaa; tästä summasta ei vähennetä henkilökohtaista tuloveroa. Ulkomaisten työmatkojen osalta määrä on 2500 ruplaa.

Samalla lainsäätäjä määrää, että yrityksen sisäisissä asiakirjoissa voidaan määrätä tällaisille standardeille korkeampia parametreja, mutta erotus on maksettava veroina. Lisäksi tästä erosta joudut maksamaan kuluvasta vuodesta alkaen myös vakuutusmaksuja.

Esimerkkejä rajoitusten ja henkilökohtaisten tuloverovähennysten laskemisesta

Esimerkiksi työntekijä oli työmatkalla 7 päiväksi. Työnantaja vahvisti, että koko työajan päivämaksu on 700 ruplaa. Vastaavasti työntekijä saa 4 900 ruplaa ennen työmatkan alkamista. Tästä summasta ei lain mukaan tehdä vähennyksiä.

Toinen esimerkki on, kun sisäiset asiakirjat osoittavat, että työmatkan päivähinta on 1 500 ruplaa. Työntekijä menee työmatkalle 4 päiväksi, mikä tarkoittaa, että hänen saamansa maksut ovat 6 000 ruplaa. Standardien mukaan määrätään, että työntekijän on saatava 4 päivässä (4 * 700) = 2800 ruplaa. Tämä tarkoittaa, että 6000-2800 saamme erotuksen summana 3200. Tästä summasta on pakko vähentää verojen määrä sekä sosiaaliturvamaksujen määrä.

Lain mukaan kaikki työntekijän työmatkalla viettämät päivät on maksettava päivärahalla ja myös viikonloput on otettava huomioon. Esimerkiksi henkilö lähti työmatkalle sunnuntaina ja saapui kotiin lauantaina. Tässä tilanteessa molemmat vapaapäivät on maksettava, eli työntekijän tulee saada päivärahaa.

Työnantaja maksaa kaikki työntekijälle työmatkalla aiheutuneet kulut. Esimerkiksi asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi työntekijän piti tehdä kymmenen matkaa joukkoliikenteellä. Työntekijän on säilytettävä kaikki liput, minkä jälkeen ne on toimitettava selvityksensä kanssa työnantajalle, laskettava kulujen määrä ja työntekijän tulee saada korvausta kuluistaan.

Kaikki kulut, jotka liittyvät varojen myöntämiseen työmatkalla olevalle työntekijälle, sisältyvät kulujen vähennykseen saaduista tuloista veropohjan oikeaa laskemista varten maksettavien verojen määrää laskettaessa.

Työmatkojen palkan laskeminen

Työvoiman maksamiseksi, jos henkilö lähetetään työmatkalle, sinun on laskettava keskimääräinen kuukausimaksu:

On tarpeen määrittää niiden päivien lukumäärä raportointijaksolla, jonka aikana henkilö tosiasiallisesti työskenteli. Esimerkiksi raportointijakso on 12 kuukautta ennen työmatkalle lähtöpäivää. Nyt meidän on vähennettävä ne päivät, joina työntekijä ei suorittanut tehtäviään. Tästä ajasta vähennetään työmatkat, sairauslomat ja muut palkattomat vapaat. Työntekijä lähetetään työmatkavapaalle viideksi päiväksi. Laskentajaksossa on 247 työpäivää. Jakson aikana henkilö sai 14 päivää lomaa ja oli sairaslomalla 8 päivää. Tämä päivien määrä lasketaan 247:stä, ja saamme 225 päivää, jotka asiantuntija todella työskenteli;
Seuraava tärkeä vaihe on oikea ansioiden määrittäminen ottaen huomioon selkeästi määritelty laskutuskausi. Vakiintuneiden standardien mukaisesti muodostuu viite siitä, että näihin maksuihin tulee sisältyä: palkat, bonukset sekä erilaiset lisämaksut ja korvaukset, taloudellisen tuen lisäksi sairausloman maksaminen sekä lomakorvaus. Jos yritys on tehnyt erityisiä muutoksia palkkojen alueella laskentajakson aikana, on varmasti tarpeen suorittaa keskiansioiden indeksointiprosessi. Esimerkiksi työntekijä sai kaikilta kuukausilta palkan, joka sisälsi 40 tuhannen ruplan lisämaksuja. Lomakuukautena saatiin 26 tuhatta ruplaa ja toisessa kuussa maksu oli 13 tuhatta ruplaa. Tämä tarkoittaa, että sinun on tehtävä seuraavat laskelmat: 40 tuhatta * 10 (kuukautta) = 400 tuhatta ruplaa + 26 tuhatta = 13 tuhatta = 439 tuhatta ruplaa;
Määritämme keskimääräiset päiväansiot ja määritämme myös matkakorvausten määrän. Tässä tilanteessa työntekijän selkeästi määritellyn ajanjakson aikana saama ansio on jaettava niiden päivien lukumäärällä, jotka työntekijä tosiasiallisesti työskenteli ajanjakson aikana. Saamme seuraavat laskentatiedot: 439 tuhatta / 225 = 1951 (ansiot, jotka henkilö saa päivän aikana). Kuten aiemmin sanoimme, työmatkan piti kestää viisi päivää, mikä tarkoittaa, että vuoden 1951 summa pitäisi kertoa viidellä, ja saamme 9755 ruplaa. Joten laskemme palkan määrän työmatkan aikana.

On syytä muistaa, että kaikista työmatkan aikana suoritettavista palkkoihin liittyvistä maksuista on tehtävä verojen ja sosiaaliturvamaksujen vakiovähennys. Samaan aikaan maksuja, jotka maksetaan työntekijälle työmatkan ehtojen täyttämiseksi, ei kanneta tällaisia veroja. Mutta päivittäisten normien mukaan on määritelty selkeät rajat. Jos rajat ylittyvät, erotuksesta on tehtävä tarvittavat verovähennykset sekä ylimääräiset sosiaalimaksut.

Maksetaanko ennakkomaksu ennen työmatkaa?

Ennen kuin työntekijä lähtee työmatkalle, hän saa erikoisennakon, joka muodostuu matka- ja majoitushinnan parametrien, muiden kulujen sekä päiväsuunnitelman maksujen suuruuden alustavasta laskelmasta. Itse asiassa kirjanpitoasiantuntijat määrittävät likimääräiset matkakustannukset ottaen huomioon valitun kuljetuksen ja yrityksen sisäisten asiakirjojen määrittämän luokan. Tässä tilanteessa tie sinne ja takaisin otetaan huomioon. Päivittäisten maksujen suuruus määräytyy myös joko työsopimuksella tai sisäisillä asiakirjoilla, joten ne maksetaan välttämättä sen mukaan, kuinka monta päivää henkilön on viety työmatkalla. Lasketaan myös muut työntekijälle mahdollisesti aiheutuvat kulut koko hänelle osoitettujen tehtävien suorittamisajan.

Huomioithan, että työntekijälle maksetaan ehdottomasti ennakkomaksu, jotka on mahdollista suorittaa henkilökohtaisesti yrityksen tai yhteisön kassalla. Voit myös suorittaa vastaavien maksujen siirtämisen työntekijän kortille.

On suositeltavaa, että kaikki tiedot ennakon myöntämismenettelystä (ja varojen myöntämismenetelmän määritelmä) mainitaan yrityksen paikallisissa asiakirjoissa, jotta tulevaisuudessa ei ole vaikeuksia tai ongelmia tässä suhteessa. On myös otettava huomioon, että organisaatio voi suorittaa suoria maksuja välittömästi ostamalla lippuja etänä, varaamalla ja maksamalla huoneen jne. Palattuaan työntekijä toimittaa johdolle kaikki tarvittavat asiakirjat, jotka vahvistavat kulutuksen rationaalisuuden raha.

Tietojen heijastus verotuksessa ja kirjanpidossa

On huomattava, että saadusta voitosta veroa laskettaessa on toimitettava kaikki matkakulut määrittävät asiakirjat. Näin ollen tällaiset tiedot voidaan sisällyttää laskelmaan vain, jos ne on virallisesti vahvistettu asiaankuuluvilla asiakirjoilla.

Työmatkoihin liittyvien kulujen arvonlisäverovähennykset hyväksytään vain, jos selkeästi määritellyt ehdot täyttyvät. Ensinnäkin näistä kuluista on erityinen lasku, ja toiseksi organisaatio tai työntekijä maksoi kaikki matkakulut (organisaatio korvasi sitten työmatkaan käytetyt varat).

Jos SSC:tä sovelletaan, kaikki matkatyyppiset kulut otetaan huomioon vain, jos on asiakirjat, jotka vahvistavat henkilön lähetyksen työmatkalle. Lisäksi otetaan huomioon, että kulujen hyvitys on mahdollista vain, jos ne maksettiin työntekijälle vahvistettujen lakien mukaisesti, toisin sanoen alustavan ennakkomaksun muodossa, jossa on pakollinen myöhemmän raportin ja selvitysasiakirjojen laatiminen. Tai jos työntekijä maksoi kaiken omista varoistaan, minkä jälkeen hän toimitti raportin ja kaikki tarvittavat asiakirjat, jotka voisivat vahvistaa kulut ja niiden korvaukset yritykseltä.

Kirjanpitotyyppisessä raportissa matkamaksut esitetään kirjauksella D71-K50(51), joka antaa matkakulujen ennakon. Ja tällaisten kulujen kirjanpito ilman arvonlisäveroa (OSN:ssä) tai arvonlisäverolla (yksinkertaistetussa verojärjestelmässä) suoritetaan kirjauksella D26 (44, 23, 30, 08)-K71.

Johtopäätös

Matkamaksut tulee käsitellä ilman virheitä. Samanaikaisesti tällaiset maksut näkyvät kirjanpitoasiakirjoissa ja ne otetaan välttämättä huomioon kuluissa, jos on tarpeen laskea nettotulot veroille. Lainsäädäntöön kuuluu muun muassa, että matkamaksuihin voi sisältyä tiedot kuljetuspalvelujen kustannuksista sekä työmatkapaikalle että paikallisesti (tarvittaessa).

Lisäksi vaaditaan päivärahat sekä muut mahdolliset menot kattavat lisäkorvaukset. Kirjanpitäjän on ensin laskettava kustannusarvio ja työntekijälle maksetaan ennakko. Kun kaikki työmatkatyöt on suoritettu, työntekijä laatii raportin ja liittää mukaan kuluja vahvistavat asiakirjat. Mikäli ennakkomaksu ei riitä kulujen kattamiseen, suoritetaan lisämaksu. Jos ennakko ylittää maksut, työntekijä luovuttaa jäljellä olevat varat yrityksen kassalle.