Николай Мрочковский99 инструментов продаж. Эффективные методы получения прибыли

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. Факт выполнения задачи фиксируется в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе?

Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о финансовых затратах (фрагмент)

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Было выполнено следующее:

составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;

осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);

составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;

принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь мало загружен работой. Кроме того, текст плохо читается.

Структура отчета

Главной ошибкой рассмотренного документа является отсутствие четкой структуры. Какие элементы отсутствуют?

Перечень задач, которые были поставлены на исполнение.
Конкретизация выполненных задач.
Анализ проделанной работы.
Планы на следующий отчетный период.
Предложения.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Подходящий вариант

Рассмотрим пример того, как нужно было составить отчет о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за неделю: образец

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;

подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;

принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;

информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.

было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается к отчету.

Кроме того, была проведена работа со входящей документацией, а именно:

подготовлено и отправлено два ответа на запросы трудовой инспекции;

даны ответы на письменные обращения гр. Семенова А.А., Кузнецова В.Н. и Москаленко Р.А.

На период с 30.04.2018 по 05.05.2018 запланировано участие в тренинге для секретарей «Основы тайм-менеджмента и самоорганизации», посвященного основам календарного планирования в работе секретаря.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

Оформление отчета

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляется согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей и т. д. Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет, как создать отчет с помощью сервиса Sway

Какие могут быть требования к написанию?

Поскольку унифицированных требований к составлению отчетного документа не существует, то все требования к написанию связаны с тем, чтобы улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
чередуйте длинные и короткие предложения;
разбейте текст таким образом, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Отчет о проделанной работе иногда составляют в форме таблицы:

Рис. 1. Таблица отчета о проделанной работе: образец

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

образец ежедневного отчета о проделанной работе;

образец еженедельного отчета о проделанной работе;

образец отчета о проделанной работе за месяц и т. д.

В шаблон вы просто будете заносить актуальные данные и распечатывать его.

Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы и т. д.)

Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику - увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

В своей бизнес-практике я периодически сталкиваюсь с поверхностным отношением некоторых руководителей (как правило, предприятий малого и среднего бизнеса) к оперативному контролю менеджеров по продажам или даже полным отсутствием такого контроля. Существует убеждение: «Вот тебе задачи и ресурсы, и чтобы было сделано!».

С одной стороны, психологическая мотивация управленцев «работать на доверии» с персоналом понятна: мало кому действительно доставляет удовольствие рутина вроде проверки отчетов и «разбора полетов». С другой стороны, не следует забывать, что, во-первых, контроль – это одна из базовых управленческих функций. Во-вторых, сотрудник работает добросовестно и действительно стремится выполненять поставленные перед ним задачи только в том случае, когда его работа прозрачна, регулярно и своевременно контролируется. Ведь даже самые преданные и «идейные» сотрудники рано или поздно при отсутствии контроля начинают расслабляться и «портиться» (вплоть до полного игнорирования своих прямых должностных обязанностей).

Практически в каждой второй организации (если не чаще), с которой я сотрудничаю, является «рядовой» ситуация, когда руководитель «вообще не в курсе», чем занимаются его продавцы в течение рабочего дня. При этом при ближайшем рассмотрении обнаруживается, что число звонков новым клиентам составляет не более 5-10-ти (а это всего лишь полчаса рабочего времени), личные встречи с клиентами проводятся очень редко. На что расходуется остальное время – остается загадкой... Стоит ли удивляться, что при таком раскладе планы продаж стабильно не выполняются, а производственные мощности простаивают?

Как видим, цена легкомысленного отношения к контролю продавцов очень высока. Причем – обратите внимание - здесь имеет значение не только контроль достижения (или не достижения) конечного результата (например, выполнение месячного плана продаж). С этим, как правило, у большинства руководителей в порядке. Как показывает опыт, крайне важно для бизнеса действовать «на опережение» и делать предварительные (промежуточные) «срезы».

Ведь когда вы сталкиваетесь с фактом невыполнения «главной задачи», то сделать уже ничего не можете. То, что вы не продали сегодня (в этом месяце), вы уже никогда не сможете продать, и компания лишилась заработка, который она уже никогда не наверстает. Кроме того, это может затруднить и продажи в будущем: ваши клиенты могли за это время перейти на альтернативные товары / услуги ваших активных конкурентов, а заодно укрепить с ними и дружеские связи (которые, как известно, не так легко преодолеть).

Профилактика же всегда обходится дешевле, чем разбор последствий, ведь предварительный (оперативный) контроль помогает выявить отклонения текущих результатов от плана еще в зародыше, что, в свою очередь, дает возможность своевременно скорректировать ситуацию (устранить причины, предоставить дополнительные инструменты, необходимую сотруднику помощь и т.п.) и таким образом минимизировать риски и убытки.

Ниже я приведу несколько базовых принципов, которых следует придерживаться, чтобы наладить оперативный контроль продавцов и поставить его на службу стратегическим бизнес-задачам.

Определите промежуточные результаты

Одна из основных причин, из-за которой руководители уклоняются от оперативного контроля, состоит в отсутствии четких критериев того, что именно нужно поверять. Поэтому:

Определите, что конкретно должны делать продавцы (звонить клиентам, встречаться с заказчиками и т.п.), чтобы в конце месяца они могли порадовать вас отличными финансовыми результатами (как правило, это выполнение планов продаж).

Установите нормативы (измеримые показатели) для этих действий / результатов, опираясь на имеющуюся в вашей компании статистику, здравый смысл и, собственно, сами планы продаж. Такими нормативами могут быть: количество звонков, назначенных и проведенных встреч, заявок, подписанных договоров, средняя сумма заявки и т.д.

Разбейте эти нормативы по неделям / дням (например, не менее 20 звонков / 10 посещений торговых точек в день, 3 новых договора в неделю и т.д.). Полезно и сами планы продаж разбить по неделям и дням для того, чтобы держать руку на пульсе. Это и будет ваш ориентир для оперативного (ежедневного / еженедельного) контроля. Разумеется, эти показатели нужно довести до ведома персонала.

Разработайте бланки ежедневной отчетности

На основании разработанных в предыдущем пункте критериев вы можете разработать для торгового персонала бланки ежедневных отчетов в бумажном или электронном виде. Пример ежедневного отчета для менеджера «на телефоне» приведен в таблице 1, фрагмент ежедневного отчета (маршрутного листа) торгового представителя – в таблице 2.

Ежедневный контроль

Выделите время в конце рабочего дня (например, с 17.30 до 18.00), когда торговый персонал должен предоставить вам отчет о работе за день. Соответственно, выделите в вашем ежедневном графике время для проверки отчетов и реакции на них.

Важно! Реакция на предоставленные персоналом документы должна быть обязательной и регулярной. Иначе ваши сотрудники начнут думать, что их отчеты никто не проверяет, следовательно, можно их не писать или выдумывать данные. Это может быть как персональная беседа с продавцом в момент принятия отчета, так и телефонная беседа спустя непродолжительное время (например, если в момент предоставления сотрудником отчета вы были заняты беседой с другим работником и не смогли уделить ему время).

Алгоритм вечерней обратной связи может быть примерно таким.

1. Найдите в ежедневном отчете (или в ином отчете по продажам за день, сформированном с помощью компьютерной программы учета) и сравните плановые нормативы с фактически выполненным сотрудником объемом работ / продаж за текущий день.

2. Проведите выборочный опрос сотрудника по отчету, задайте уточняющие вопросы по клиентам, с которыми цели на текущий день были не достигнуты, и потребуйте пояснений, например:

В скольких из состоявшихся контактов переговоры велись непосредственно с лицом, которое принимает решение?
Что помешало выполнить нормативы по количеству звонков?
Почему клиент отказался от встречи / купить товар?
Какие аргументы были приведены?
Какую продукцию конкурентов приобретает этот клиент? По каким ценам?
Что клиента не устраивает в сотрудничестве с иными компаниями, что мы могли бы использовать в свою пользу?

Такие пояснения не обязательно требовать по каждому клиенту. Достаточно уточнить по 5-6 клиентам из отчета, и это будет держать подчиненного в тонусе и даст понять, что его контролируют.

3. На основании полученных ответов помогите сотруднику сформулировать цели для следующих контактов с данными клиентами , подберите убедительные аргументы на возникшие возражения и проследите, чтобы все рекомендации были им записаны (не зря ведь говорят: что не записано – того не существует).

Также зафиксируйте данные подчиненному рекомендации и дату их исполнения в своем ежедневнике и обязательно спросите о достигнутых результатах в назначенный день (или напомните о поставленных задачах накануне дня исполнения). Помните: если вы хотя бы один раз позволите себе «забыть», «прогулять» или опоздать с контролем, в следующий раз подчинённый воспримет ваше распоряжение как пожелание.

4. Оцените полноту и корректность заполнения отчета . Не допускайте формальных и «липовых» отписок. В случае обнаружения неполной или некорректной информации сообщите сотруднику о применении к нему принятых в компании мер дисциплинарного воздействия (замечание, выговор, штраф, увольнение).

5. Подведите общий итог работы сотрудника за день , похвалите его или, при необходимости, выразите конструктивную критику (без перехода на личность, обсуждайте только действия и результаты).

В зависимости от текущего выполнения сотрудником персональных нормативов, а также в целом уровня выполнения планов торговым отделом, скорректируйте персональные задачи работника на следующий рабочий день. Например, если один из сотрудников не вышел на работу в связи с увольнением / болезнью, аргументировано доведите, что нужно восполнить пробел в продажах, «немного напрячься» и постараться продать чуть больше обычного, чтобы в целом компания могла выполнить месячный план продаж. Обсудите, за счет чего этого возможно достичь.

6. Завершите беседу положительной мотивацией работника на следующий рабочий день («Соберись, у тебя получится», «Молодец, так держать!» и т.п.).

Очень часто руководители просят написать тренера отчет после тренинга. Не стоит относиться к этому, как к прихоти руководства. Посттренинговый отчет — это отличный инструмент продажи результатов тренинга, повышения ценности работы тренера, повышения ценности тренинга как практического инструмента для компаний. Очень часто, работу тренера воспринимают как нечто «эфемерное», трудно измеряемое, «ну да,что- то поделали на тренинге, было весело и наверное полезно». Участники часто выносит вперед эмоциональное отреагирование, а задача тренера показать руководству не только эмоции, но и «сухой остаток».

Чтобы сделать отличный отчет, тренеру нужно использовать небольшие хитрости.

Фотографировать как можно больше участников во время упражнений

«Работа идет!»

2. Фотографировать результаты групповой работы на флипчартах , чтобы потом обработать все идеи, и результаты работы для практического использования в компании. Это могут быть классификации, презентации, результаты модерации — это можно отдельно как диагностику использовать.

3 . Используйте тесты в тренинге, для того чтобы по результатам тестов сделать отчет. Руководители любят цифры, проценты, «успеваемость». Кроме этого, результаты теста показывают какие темы «западают», а какие темы участники освоили. Тем самым можно дать рекомендации по посттренговому сопровождению. А для тренера это знак — какие темы, возможно, он раскрыл не полностью.

Таблица с использованием результат теста. Можно сделать ранжирование.

4. Что включать в отчет? Вот развернутый чек — лист (план) отчета. Вы можете какие то пункты сократить. Я использую две формы отчета — развернутый — для отдельных тренингов, и сокращенный, отчет — для 5-10 тренингов, когда ставим новый навык, и замеряем тестом знаний на выходе.

Отчет по тренингу «Консультативные продажи в банке»

город Москва

1. Общие положения.

Цели и задачи тренинга.

Методика тренинга.

Характеристика группы..

2. Ход тренинга.

Ожидания участников.

Процесс тренинга.

Индивидуальные портреты участников.

Групповая динамика.

Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

генеральный директор

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи . Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.