ویژگی های وضعیت فیزیکی و تشکیل پرونده. شکل گیری و ثبت موارد در موسسات، سازمان ها و شرکت ها. جزئیات استاندارد فرم شامل

برگ برای شمارش تعداد ورق ها در مورد یک فرم ثابت شده که در ضمیمه 9 آمده است، به حساب می آید

قوانین پر کردن بخش برگ

و در مورد پرسنل پس از پایان سال تقویم، که در آن آنها هدایت می شوند، باید برای انتقال به بایگانی آماده شوند. آماده سازی کسب و کار پیشگیری شامل دو روش است: طراحی و شرح.

ثبت نام توسط شخص مسئول کار با اسناد ساخته شده است. طراحی شامل تلفیق یک کشتی است.

ورق کشتی در یک ورق جداگانه (فرمت A4، A5) در پشت آخرین ورق تمیز کشیده شده است.

این ممنوعیت ساخت ورق بر روی پوشش یک کسب و کار یا گردش مالی پاک لیست آخرین سند است. اگر پرونده بدون یک مخزن خالی خالی خالی یا درهم آمیخته شود، آن را پشت سر بالای ورق در داخل پوشش مورد پوشش قرار می دهد.

در ورق کشتی، تعداد ورق های شماره و جداگانه، از طریق علامت "+" از درونی داخلی (در صورت موجود بودن) در کشتی نشان داده شده است.

ورق کشتی ویژگی های شماره صفحات، شرایط فیزیکی اسناد و طراحی پرونده را نشان می دهد:

حضور شماره ورق؛
حضور ورق های از دست رفته؛
شماره ورق با عکس های ترمز؛
تعداد ورق های بزرگ فرمت؛
پاکت نامه با پیوست ها و تعداد ورق های توزیع شده در آنها؛
شماره های آسیب دیده:
حضور در موارد تایپوگرافی بروشورها با تعداد ورق های آنها، اگر آنها در کل تعداد ناخالص در مورد مشخص نشوند.

تعداد اجاره نامه ها، ورق های از دست رفته باید در داده های نهایی در تعداد صفحات شماره گذاری شده مورد توجه قرار گیرند. مثلا، آخرین صفحه موارد شماره 252، اما در مورد ورق های 5A و 30 A و شماره 17 از دست رفته 17. در این مورد، تعداد کل ورق 252 + 2-1 \u003d 253 خواهد بود.

ورق کشتی توسط کامپایلر آن امضا شده است، آن را با موقعیت او، رمزگشایی امضا، تاریخ تدوین نشان داده شده است.

تمام تغییرات بعدی در ترکیب امور (آسیب، جایگزینی اسناد واقعی) در یک ورق عروق با اشاره به قانون مربوطه مشخص شده است.

در طراحی ورق رگ، حجم مورد را به پایان می رساند. جایی که شکل خود را به دست آورید و چگونگی پر کردن یک ورق Wacker، اعداد ادبی چیست و چه ویژگی های حالت ایالت پرونده باید در آن منعکس شود، و همچنین نمونه ای از موضوع کشتی تجاری در این مقاله. شما همچنین می توانید فرم را اینجا دانلود کنید.

برگ شاهد: ما با فرم برخورد می کنیم

شکل یک ورق- Witter ضمیمه شماره 8 به. من به شما یادآوری می کنم: آنها برای همه اجباری هستند.

فرم ساده است اول، اعداد و در کلمات نوشتن، چند ورق از پرونده در آن زمان دیر شده است. ورق موجودی داخلی در نظر گرفته نشده است. سپس تعداد صفحات افراطی مورد را نشان می دهد، به عنوان مثال:

از №1 تا №204.

سپس تعداد ادبیات و از دست رفته وجود دارد. اعداد مختلف اعداد با حروف: 10A، 55A، و غیره آنها شکل گرفته اند اگر ورق به طور تصادفی توسط یک نفر از دست رفته (همه مردم، همه اشتباه شده اند). در این مورد، لازم نیست که هر چیزی را دوباره انجام دهید، اما به سادگی شماره قبلی را بردارید و آن را بر روی ورق غیر دودی قرار دهید، اما با نامه. به نظر می رسد، به عنوان مثال 54، 55، 55A، 56، 57 ... ..

همانند از دست رفته: به طور تصادفی از دست رفته شماره شماره گیری - هیچ چیز وحشتناک، فقط به یاد داشته باشید که آن را منعکس کننده آن را در یک ورق کشتی.

اگر هیچ ادبیات ادبی و نه از دست رفته وجود نداشته باشد، ما در این زمینه ها قرار دادیم.

سپس به طور جداگانه تعداد صفحات توزیع داخلی را نشان می دهد.

زیر جدول در مورد ویژگی های وضعیت فیزیکی مورد است. در ستون سمت چپ ما آن را برای یک ویژگی، در سمت راست - که در آن ورق. ویژگی های مختلف وجود دارد: یک ورق می تواند پاره شود، آبی رنگ شده با آب و یا چیز دیگری، یک کپی می تواند بسیار پائین یا، برعکس، تاریکی در آستانه خوانایی تاریک است. رفع آن

قوانین اساسی آرشیو سازمان ها توصیه می شود که در اینجا نشان داده شود:

اتاقهای ورق با عکس های مخلوط؛
اتاقهای ورق های بزرگ فرمت؛
پاکت نامه با سرمایه گذاری و تعداد ورق های سرمایه گذاری شده در آنها؛
حضور در موارد تایپوگرافی بروشور با تعداد ورق های آنها، اگر آنها با تعداد کل ورق های پرونده مشخص نشوند.

اگر، خوشبختانه، هیچ ویژگی ای ندارد، این جدول را با حرف Z روشن کنید.

علامت یک ورق خشک شده که آن را ساخته است.

کجا و چگونگی قرار دادن ورق

برگ شاهد مورد دوم است. بنابراین، حجم یک مورد به طور کامل تزئین شده به نظر می رسد: پوشش با یک برگه عنوان، سپس -، سپس اسناد مورد، کشتی، پوشش.

اگر موارد قبل از شما تزئین شده بود، بدون برگه های شاهدان، شما نیازی به گسترش تامس برای آنها ندارید. سپس ورق جابجایی پشت سر بالای صفحه در داخل مورد پرونده قرار دارد.

آیا امکان تغییر دادن به ورق کشتی وجود دارد؟

قوانین-2015 نیاز به تثبیت در برگه ای از تمام تغییرات در شرایط فیزیکی یا به عنوان بخشی از پرونده. وضعیت فیزیکی مسائل باعث نمی شود، اما ترکیب کسب و کار دوخته شده تغییر می کند؟ بله شاید. مثال روشن -، که در آن ما یک هفته پیش صحبت کردیم. از آنجا که آنها ممکن است در هر زمان آمده باشند، کتاب های مربوط به سیستم عامل حجم، سوراخ نمی شوند. پاکت نامه هایی که در آنها جاسازی شده اند، و 1 پاکت مربوط به یک ورق کسب و کار است. اگر چند سال یک فرد یا بستگانش این کتاب را درخواست کرد، ما آن را به آن می دهیم نظم مشترک. پس از آن، فراموش نکنید که ورود مناسب را در یک ورق کسب و کار انجام دهید، در غیر این صورت معلوم است که ما کتاب را به طور مستقیم از پرونده از دست داده ایم.

تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی؟ فراموش نکنید که یک دستیار را ایجاد کنید. اطلاعاتی در مورد تعداد ورق ها و شرایط فیزیکی آنها در فرم مناسب ایجاد کنید. ویژگی های شماره را توضیح دهید.

از مقاله شما یاد خواهید گرفت:

ورق دستیار در سیستم اسناد حسابداری

کار دفتر مدرن یک منطقه جداگانه ای از فعالیت در زمینه مستند سازی مسائل است، و همچنین سازماندهی کار با اسناد. یکی از مهمترین سایت ها نیروی کار کسب و کار شکل گیری موارد در نظر گرفته شده است. تحت اصطلاح "مورد" به معنی اسناد و مدارک به مجموعه ای از اصل متعلق به یک بخش از کار است. این مورد مستندات مربوط به همان موضوع را ترکیب می کند. بنابراین، به عنوان مثال، می تواند پرسنل، گزارش یا اسناد مالی باشد.

حفظ مهمترین مقالات خدمات، و همچنین سرعت جستجو خود را در طول کار بعدی، بستگی به توزیع مناسب اسناد دارد. اهمیت زیادی در شکل گیری موارد سیستماتیک و محل اسناد در این مورد است، I.E. اصل تشکیل آن.

موجودی به دسته اسناد حسابداری اشاره دارد و در واقع یک نوع جدول محتویات، یک لیست است. موجودی تعداد توالی آنها، شاخص های شناسایی، نام، تاریخ طراحی، شماره صفحه را نشان می دهد. نیاز و قوانین برای کامپایل توصیف توسط قانون تنظیم مقررات داخلی تعیین می شود: دستورالعمل کار دفتر، و همچنین مقررات و دستورالعمل های ویژه.

کشتی تجاری نیز می تواند به عنوان یک اعتبار محسوب شود. این شامل اطلاعات مربوط به ویژگی های محتوای مورد در بایگانی موسسه و مشخصه های تشکیل آن است. این مورد استفاده قرار می گیرد تا تعداد کل ورق های مورد را حساب کند. علاوه بر این، ویژگی های شماره آنها را ثبت می کند.

خالی است

برای سرعت بخشیدن به روند شکل گیری پرونده ها و یکپارچه سازی مستندات حسابداری موجود، برای چنین اسناد به عنوان OPI ها و ورق مورد، سطح قانونگذاری توسعه و تایید فرم های خاص خود را.

با توجه به قوانین پرونده بایگانی، تصویب شده توسط وزارت فرهنگ (سفارش شماره 526 از 01/31/2015)، پر کردن ورق کشتی وارد روش برای صدور کسب و کار بر روی کاغذ، همراه با دوختن مستندات، شماره آن ، تهیه موجودی داخلی و طراحی پوشش. فرم آن تعریف شده است ملزومات قانونی به سازمان ذخیره سازی اسناد بایگانی. شکل نمونه از ورق ورق شامل ضمیمه N 8 به قوانین کسب و کار بایگانی است.

جزئیات استاندارد فرم عبارتند از:

نام نوع سند؛
نام موقعیت کامپایلر؛
امضاء؛
رمزگشایی؛
تاریخ آماده سازی؛

فرم شامل اطلاعات زیر است:

تعداد کل ورق های مورد (نشان می دهد در کلمات و اعداد)؛

اعداد ادبی؛

شماره های از دست رفته؛

ویژگی های وضعیت فیزیکی و تشکیل پرونده؛

توصیه شده برای ثبت نام فرمت کاغذ خالی - A4. این باید یک صفحه جداگانه باشد که در مورد آن دوم است. در وضعیتی که در آن پرونده در ابتدا تزئین شده و دوخته شده بدون یک کشتی، نیازی به پراکنده شدن فرم در آن نیست. کافی است که آن را پر کنید و روی قسمت فوقانی به داخل پوشش قرار دهید. در نتیجه، این مورد به نظر می رسد:

ورق شخصی: نمونه طراحی

عمل بر روی این لحظه قوانین سازماندهی ذخیره سازی اسناد بایگانی (ضمیمه شماره 8) نمونه زیر از ورق کشتی را پیشنهاد می کنند:

این نمونه برای تمام موارد ذخیره سازی ثابت و موقت (بیش از 10 سال) معتبر است. موارد کسب و کار شخصی هیچ استثنائی از این قانون نیست. همه مواردی که برای انتقال به آرشیو موسسه آماده می شوند پس از پایان سال تقویم باید شرح داده شود و به نحوی که توسط قوانین تجویز می شود، تنظیم شود. با توجه به این سند قانونیدر پایان هر مورد، یک کاغذ Wacker باید بر اساس کاغذ برچسب گذاری شود. ب. عمومی این فرمت A4 دارد، در فایل های کارت مربوط به فرمت کارت است. ورق ممنوع است تا روی پوشش پرونده یا گردش مالی آخرین صفحه را تحمل کند.

اسناد مشترک:

پر کردن ورق کشتی

هنگام پر کردن یک رگ، الگوریتم زیر باید برگزار شود:

شماره مورد اختصاص داده شده را مطابق با nomenclature موارد مشخص کنید؛

ارقام و به صورت کلمات، تعداد کل صفحات شماره گذاری شده را که در آن فهرست شده اند، مشخص کنید (ما یادآوری می کنیم که OPI داخلی در نظر گرفته نشده است)؛

تعداد صفحات افراطی را مشخص کنید، به عنوان مثال: "از شماره 1 تا شماره 308"؛

شماره های ادبی را فهرست کنید.

تحت شماره تبلیغاتی، یک عدد را با حرف نشان می دهد، به عنوان مثال: 11A، 24b. چنین اعداد در شرایطی ظاهر می شوند که در آن یک یا چند صفحه به طور تصادفی از دست رفته بود. به منظور رد کردن شماره، شماره قبلی به ورق های با نامه اختصاص داده می شود، به عنوان مثال: 33، 34، 34A، 34b، 35.

شماره های از دست رفته را فهرست کنید

اگر در این مورد نتوانست از دست ندهد و برگه های ادبی، لازم است کثیف در خطوط مناسب کشتی خالی قرار داده شود.

توجه داشته باشید که مقدار صفحات از دست رفته و ادبیات باید هنگام شمارش تعداد کل صفحات شماره گذاری شده مورد توجه قرار گیرد. به عنوان مثال، اگر آخرین برگه حجم دارای شماره 264 باشد، اما در مورد حاوی ورق های حقیقی 34A و 34b است، و شماره ورق 647 از دست رفته است، تعداد کل ورق ها به صورت زیر محاسبه می شود: 264 + 2-1 \u003d 265

تعداد ورق موجودی داخلی را مشخص کنید؛

نمودارهای جدول را بر ویژگی های وضعیت فیزیکی و شکل گیری پرونده پر کنید. در ستون سمت چپ، لازم است که این ویژگی را در سمت راست طبقه بندی کنید - برای مشخص کردن تعداد صفحات که در آن یافت می شود مشخص کنید.

به چنین ویژگی هایی می تواند نسبت داده شود:

عکس های ادعا شده؛
فرمت غیر استاندارد (بزرگ)؛
حضور پاکت نامه ها با پیوست ها (جدول نشان دهنده نه تنها واقعیت حضور یک پاکت، بلکه تعداد ورق های سرمایه گذاری شده در آن)؛
آسیب فیزیکی (به عنوان مثال، صفحات پاره شده یا ریخته شده، دشوار به فتوکپی)؛
حضور نمونه های تایپوگرافی بروشور (اگر تعداد صفحات در شماره کلی مشخص نشده باشد، باید در جدول قرار گیرد)؛

اگر اسناد کسب و کار ویژگی های مشابهی نداشته باشند، جدول باید توسط حرف Z عبور کند.

نام موقعیت موقعیت شخصی که یک ورق کشتی را ساخته است، امضا کرده و آن را رمزگشایی کنید.

تاریخ طراحی را قرار دهید

در بعضی موارد، پس از ثبت پرونده، ممکن است تغییرات در ترکیب آن صورت گیرد. به عنوان مثال، برخی از اسناد ممکن است در طول ذخیره سازی آسیب دیده باشند. یا لازم است که کپی یک یا چند مورد را جایگزین کنید کاغذ دفتر. ممکن است سوابق استخدامی را به عنوان یک مثال اضافی که به پرونده تغذیه نمی شود، و سرمایه گذاری در پاکت را به دست آورید. پس از مدتی، یک کارمند سابق یا بستگانش ممکن است یک کتاب کار را از آرشیو درخواست کنند، که منجر به تغییر در ترکیب پرونده می شود. در این مورد، تمام تغییرات ساخته شده باید در عمل مناسب ثابت شود و علامت تجاری کسب و کار را با اشاره به این قانون انجام دهد.

ورود در این مورد به نظر می رسد:

کتاب کار (ورق 58) صادر شده، در کتاب ترافیک کتاب های کارگری ورودی مناسب شماره 118 ارائه شده است.

رئیس بخش بایگانی vasilyeva pkکامپیوتر واسلیف

25.04.2017

توجه داشته باشید که طراحی مناسب امور (از جمله پر کردن ورق کشتی) به حفظ اسناد کمک می کند و به طور قابل توجهی جستجوی جستجوی آنها را به طور قابل توجهی افزایش می دهد. علاوه بر این، گروه بندی صحیح مستندات و سیستماتیک آن باعث می شود تا این فرآیندها را به عنوان انجام معاینه ارزش و تهیه اسناد برای انتقال به ذخیره سازی بایگانی آسان تر کند.

اسناد مشترک:

طراحی یک کشتی تجاری

مورد پرونده به منظور جمع آوری تعداد ورق ها در مورد فرم ثابت شده (ضمیمه 1) کامپایل شده است. در دستیار کتیبه، مورد شاهد مورد توسط اعداد و در کلمات نشان داده شده است، تعداد ورق های شماره پرونده، تعداد ورق های موجودی داخلی، ویژگی های ورق های شماره گیری پرونده و فیزیکی را مشخص می کند وضعیت اسناد پرونده، حضور تعداد ادبیات ورق های کسب و کار، تعداد از دست رفته، تعداد ورق ها با عکس های رب (به جز برای امور شخصی)، تعداد ورق های بزرگ، پاکت نامه با سرمایه گذاری و تعداد ورق های توزیع شده در آنها، و همچنین نشان می دهد حضور در مورد نمونه های تایپوگرافی بروشور با تعداد ورق در آنها، اگر آنها در کل تعداد ناخالص در مورد مشخص نشده است. تعداد ورق های موجودی داخلی، که به طور جداگانه شماره گذاری می شود و در ابتدای مورد قرار می گیرد، در یک ورق از کشتی تجاری پس از تعداد کل ورق های مورد از طریق + (به علاوه) نشان داده شده است. به عنوان مثال، "در مورد اواخر و شماره 100 (صد) ورق + 5 ورق موجودی داخلی.

تغییرات بعدی در ترکیب و شرایط مورد (آسیب، کمبود اسناد، جایگزینی کپی های اصلی و غیره) در ورق کشتی تجاری با اشاره به قانون مربوطه ذکر شده است. علامت ها توسط سرویس سازنده یا خدمات بایگانی سازمان با تاریخ تایید شده اند.

کشتی تجاری در انتهای مورد قرار می گیرد و بر روی یک فرمت خالی یا یک ورق تمیز کاغذ A4 تهیه می شود. برای مواردی از پرسنل که پاکت نامه ها را با سرمایه گذاری ندارند، ورق کشتی در ورق کاغذ A5 مجاز است. در کتاب، دستیار کتیبه در پشت آخرین ورق تمیز، در فایل های کارت - بر روی یک ورق جداگانه کارت تمیز کارت مشخص شده است. یک ورق شوخ طبعی توسط کامپایلر امضا شده است. یک کتیبه چند منظوره در یک برگه ی یک مورد باید نوشته شود، نشان دهنده پست، رمزگشایی امضا، امضای شخصی و تاریخ تدوین است.

ممنوع است تا یک برگه سرپرست کسب و کار را بر روی پوشش یک کسب و کار یا گردش مالی پاک لیست آخرین سند تحمل کند. در مواردی که در آن پرونده در حال حاضر به تأخیر افتاده یا در هم آمیخته شده بدون یک فرم از یک ورق رطوبت یا خالص از فرمت A4، آن را برای بالای ورق در داخل در داخل مورد مورد قرار می دهد و یا می تواند در پایان در پایان از این مورد.

ورق کشتی یک سند است که ویژگی های کسب و کار شماره و دوخته شده را نشان می دهد، آماده آرشیو است.

دو فرم کاربردی

1) فرم سند را می توان در یکی از برنامه های کاربردی به "قوانین اساسی آرشیو سازمان ها" یافت. اما برای استفاده فقط توسط شرکت های بودجه ضروری است، زیرا قوانین فوق، کار بایگانی این سازمان ها را تنظیم می کنند و بنابراین تنها توسط شرکت های بودجه اجباری هستند.

توجه داشته باشید! این قوانین همچنین جریان سند و تمام کارفرمایان دیگر را تنظیم می کنند، اما تنها از لحاظ ایمنی، توصیف، حسابداری و استفاده از اسناد. این به این معنی است که دستور ثبت نام در اختیار دولت سازمان قرار دارد.

2) همچنین، فرم ورق خودرو را می توان در یک فرم دلخواه کشیده کرد، اما باید ماهیت این سند را حفظ کرد، یعنی، باید ویژگی های موردی را که به آن متصل است، منعکس شود، نه اطلاعات دیگری.

ورق کشتی کجاست؟

این کشتی در امور استفاده می شود که به آرشیو منتقل می شود. در این مورد، تمام اسناد را می توان به دو نوع تقسیم کرد:

امور آن فروشگاه برای مدت طولانی یا به طور مداوم؛
مواردی که به 10 سال تقسیم می شوند (به اصطلاح ذخیره سازی موقت).

موارد ذخیره سازی موقت مجاز به شماره گذاری نشده و دوخت نیست، اما فقط در پوشه هایی که در آن آنها دوخته می شوند ذخیره می شود. در نتیجه، هیچ ویژگی ای در این مسائل وجود نخواهد داشت و ورق مورد نیاز نیست.

اما این تنها حق است، و نه تعهد کارفرمایان. در عمل، بسیاری از آنها تمام اسناد را بدون در نظر گرفتن دوره ذخیره سازی، به خصوص در مورد اسناد حسابداری و مالی، دوختند.

ورق کشتی باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

نام سند - در این مورد، "ورق مشاهدات" و تعداد مورد، که آن را متصل است؛
تعداد ورق ها در کسب و کار دوخته شده، و در صورت توضیح اگر اتاق های با Lites (1A، 2A، و غیره) وجود دارد، شماره های از دست رفته (به عنوان مثال، پس از صفحات شماره 5 بلافاصله شماره 7)؛
سپس تعداد ورق ها را در فهرست پرونده نشان می دهد؛
سپس یک جدول وجود دارد که در آن ویژگی های TOI یا صفحه دیگری نشان داده شده است (به عنوان مثال، صفحه شماره 18 - عکس)؛
امضای کارمند که یک برگه شاهد، موقعیت او، نام کامل و تاریخ خود را ساخته است.

جایی که به حرارت / چسباندن یک سرگردان برگ؟

معمولا ورق کشتی در انتهای مورد بر روی یک ورق جداگانه تغذیه می شود. اما اگر به هر دلیلی این کار را انجام ندهید، پس از آن یک ورق ورق بریده شده به پشت پوشش بالا می تواند جارو شود، و تنها قسمت بالای آن (لبه) آن قرار دارد.

جایی که ممنوعیت قرار دادن ورق کشتی ممنوع است: