Fyysisen kunnon ominaisuudet ja tapauksen muodostuminen on esimerkki. Tapausten muodostaminen ja toimeenpano laitoksissa, organisaatioissa ja yrityksissä. Lomakkeen vakiotiedot sisältävät

Tapauksen todistajien luettelo kootaan ottamaan huomioon tapauksen arkkien määrä määrätyssä muodossa, joka on esitetty liitteessä 9

Säännöt tapaustodistuksen täyttämiseksi

Ja henkilöstön osalta sen kalenterivuoden päätyttyä, jolloin ne esiteltiin, on oltava valmiita siirrettäväksi arkistoon. Tapausten arkistointia edeltävä valmistelu sisältää kaksi menettelyä: rekisteröinti ja kuvaus.

Rekisteröinnin suorittaa asiakirjojen käsittelystä vastaava henkilö. Suunnitteluun kuuluu todistuslomakkeen laatiminen.

Todistuslomake laaditaan kotelossa erilliselle arkille (A4, A5 koko) viimeisen tyhjän arkin takapuolelle.

Todistuslomakkeen laittaminen kotelon kanteen tai viimeisen asiakirjan arkin tyhjän käännös on kielletty. Jos kotelo ommellaan tai sidotaan ilman tyhjää todistuslomaketta, se liimataan arkin yläosaan kotelon kannen sisäpuolelle.

Todistuslomakkeessa numeroitujen arkkien lukumäärä ilmoitetaan numeroin ja sanoin, ja erikseen plus-merkin kautta sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä (jos sellainen on).

Todistuslomakkeessa on merkitty arkkien numeroinnin ominaisuudet, asiakirjojen fyysinen kunto ja kotelon suunnittelu:

arkkien kirjainnumeroiden läsnäolo;
puuttuvien arkkien läsnäolo;
liimattuja valokuvia sisältävien arkkien lukumäärä;
suurikokoisten arkkien määrä;
liitteineen kirjekuorien lukumäärä ja niihin suljettujen arkkien määrä;
vaurioituneiden arkkien numerot:
Esitteiden typografisten kopioiden olemassaolo ja niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tapauksen yleiseen bruttonumerointiin.

Kirjaimien, ohitettujen arkkien määrä tulee ottaa huomioon numeroitujen arkkien lukumäärää koskevissa yhteenvetotiedoissa. Esimerkiksi, viimeinen sivu kotelon numero on 252, mutta siinä on arkkeja numeroilla 5a ja 30 a ja puuttuva numero 17. Tässä tapauksessa arkkien kokonaismäärä on 252 + 2-1 = 253.

Varmennelomakkeen allekirjoittaa sen kääntäjä, ja hänen asemansa, allekirjoituksen salauksen purku ja laatimispäivä ilmoitetaan.

Kaikki myöhemmät muutokset tapauksen kokoonpanossa (vauriot, alkuperäisten asiakirjojen vaihtaminen) pyyhitään sivuun todistuslomakkeessa, jossa on linkki vastaavaan asiakirjaan.

Asian käsittely päättyy todistajanlausunnon rekisteröintiin. Mistä saa lomakkeen ja miten tapaustodistuslomake täytetään, mitkä kirjainnumerot ovat ja mitkä tapaustilan ominaisuudet siinä on otettava huomioon, sekä artikkelissa oleva esimerkkitapaustodistuslomake. Voit myös ladata lomakkeen täältä.

Tapauksen todistajalomake: pura lomake

Tapauksen todistustodistuksen muoto on liite nro 8 to. Muistutan teitä: niitä tarvitaan jokaiselle.

Muoto itsessään on yksinkertainen. Ensin kirjoitetaan numeroin ja sanoin kuinka monta arkkia tapauksesta on arkistoitu niteeseen. Tässä tapauksessa sisäisen varaston arkkeja ei lasketa. Ilmoita sitten kotelon äärimmäisten arkkien numerot, esimerkiksi:

1:stä 204:ään.

Sitten on kirjaimelliset numerot ja puuttuvat numerot. Kirjainnumerot ovat numeroita, joissa on kirjaimia: 10a, 55a jne. Ne muodostuvat, jos arkkien numeroinnissa yksi ohitettiin vahingossa (kaikki ihmiset, kaikki ovat väärässä). Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse tehdä mitään uudelleen, vaan ota vain edellinen numero ja laita se numeroimattomalle arkille, mutta kirjaimella. Osoittautuu esimerkiksi 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Sama koskee unohdettuja: unohdat vahingossa numerointilomakkeen - ei hätää, älä vain unohda heijastaa tätä todistajalomakkeeseen.

Jos sivuilla ei ole kirjaimia tai puuttuvia arkkeja, merkitse näihin kenttiin viivat.

Sitten ilmoitamme erikseen sisäisen inventaarion arkkien lukumäärän.

Seuraavassa on taulukko kotelon fyysisen kunnon ominaisuuksista. Vasemmassa sarakkeessa kirjoitamme, mikä ominaisuus on, oikeaan - millä arkeilla. Ominaisuudet ovat erilaisia: arkki voi olla repeytynyt, tulvinut vedellä tai jollain muulla, kopio voi olla hyvin vaalea tai päinvastoin tumma luettavuuden partaalla. Korjaamme tämän.

Organisaatioiden arkistojen toiminnan perussäännöt on suositeltavaa ilmoittaa täällä:

liimattuja valokuvia sisältävien arkkien lukumäärä;
suuria arkkeja;
kirjekuoret liitteineen ja niihin suljettujen arkkien lukumäärä;
painettujen kopioiden läsnäolo esitteistä ja niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tapauksen yleiseen arkkien numerointiin.

Jos tapauksella ei onneksi ole erityispiirteitä, ylitämme tämän taulukon Z-kirjaimella.

Todistuslomakkeen allekirjoittaa sen laatija.

Mihin ja miten todistajalomake sijoitetaan

Valtakirja on viimeinen, joka ommellaan. Siten täysin valmiin tapauksen volyymi näyttää tältä: kansi, jossa on nimilehti, sitten -, sitten tapauksen asiakirjat, todistuslomake, kansi.

Jos tapaukset ennen sinua saatiin päätökseen ilman todistajalomakkeita, niihin ei tarvitse kirjoa volyymia. Sertifiointiarkki liimataan sitten arkin päälle kotelon kannen sisäpuolelle.

Voinko tehdä muutoksia todistuslomakkeeseen?

Vuoden 2015 säännöt edellyttävät, että kaikki muutokset fyysisessä tilassa tai tapauksen kokoonpanossa kirjataan todistajalomakkeeseen. Kysymyksen fyysinen tila ei herätä kysymyksiä, mutta voiko jätetyn asian koostumus muuttua? Kyllä ehkä. Näyttävä esimerkki- josta puhuimme viikko sitten. Koska he voivat tulla hakemaan niitä milloin tahansa, volyymin laiteohjelmistoa koskevia kirjoja ei puhkaista. Kirjekuoret, joihin ne on sijoitettu, on lävistetty, ja yksi kirjekuori vastaa yhtä kotelon arkkia. Jos joku tai hänen sukulaisensa on muutaman vuoden kuluttua pyytänyt tätä kirjaa, annamme sen yleinen järjestys... Muista sen jälkeen tehdä asianmukainen merkintä kotelon todistuslomakkeeseen, muuten käy ilmi, että olemme kadottaneet kirjan suoraan kotelosta.

Valmisteletko asiakirjoja arkistoon siirrettäväksi? Älä unohda laatia tapauslomaketta. Täytä sopiva lomake arkkien lukumäärästä ja fyysisestä kunnosta. Selitä numeroinnin yksityiskohdat.

Artikkelista opit:

Todistuslomake kirjanpitoasiakirjajärjestelmässä

Nykyaikainen toimistotyö on erillinen toiminta-alue, joka on omistettu dokumentointiasioihin sekä työn organisointiin dokumentaatiolla. Yksi tärkeimmistä sivustoista toimistotyö tapausten muodostumista harkitaan. Termi "tapaus" viittaa asiakirjoihin, jotka yhdistetään joukkoon kuulumisen periaatteen mukaisesti yhteen työalueeseen. Tapaus kokoaa yhteen samaa asiaa koskevat asiakirjat. Joten se voi olla esimerkiksi henkilöstö-, raportointi- tai talousasiakirjoja.

Tärkeimpien virallisten asiakirjojen turvallisuus sekä niiden etsintänopeus myöhempien töiden aikana riippuu asiakirjojen oikeasta jakelusta tapauksissa. Asiakirjojen systematisoinnilla ja järjestelyllä asian sisällä on suuri merkitys tapausten muodostuksessa, ts. sen muodostumisen periaate.

Varasto kuuluu kirjanpitoasiakirjojen luokkaan ja on itse asiassa eräänlainen sisällysluettelo, luettelo. Luettelossa on ilmoitettu niiden sarjanumerot, tunnistekoodit, nimet, rekisteröintipäivät, sivunumerot. Inventoinnin tarve ja säännöt määritellään sisäisellä säädöksellä: Ohje toimistotyöskentelyyn sekä erityissäännökset ja ohjeet.

Tapauksen todistuslomake voidaan myös pitää kirjanpitoasiakirjana. Se sisältää tietoa laitoksen arkistossa olevan tapauksen sisällön ominaisuuksista ja sen muodostamisen yksityiskohdista. Sitä käytetään yritysarkkien kokonaismäärän seuraamiseen. Lisäksi niiden numeroinnin ominaisuudet tallennetaan siihen.

Todistajalomake

Tapausten muodostamisprosessin nopeuttamiseksi ja olemassa olevan kirjanpitodokumentaation yhtenäistämiseksi, sellaisille asiakirjoille kuin luettelo ja tapausten varmentamisluettelo, kehitetään ja hyväksytään omat erityislomakkeet lainsäädäntötasolla.

Kulttuuriministeriön hyväksymän arkistoasiain sääntöjen (määräys nro 526, 31.1.2015) mukaan todistuslomakkeen täyttäminen sisältyy arkistointiasiakirjoihin, sen numerointiin ja sisäisen inventaarion laatimiseen. ja kannen koristelu. Sen muoto on määrätty säännösten vaatimuksia arkistoasiakirjojen säilytyksen järjestämiseen. Asian vahvistustodistuksen mallilomake on arkistoasiain sääntöjen liitteessä nro 8.

Lomakkeen vakiotiedot sisältävät:

Asiakirjan tyypin nimi;
Kääntäjän aseman nimi;
Allekirjoitus;
Salauksen purku;
Valmistuspäivämäärä;

Lomakkeeseen syötetään seuraavat tiedot:

Tapauksen arkkien kokonaismäärä (ilmoita sanoin ja numeroin);

Kirjain numerot;

Unohtuneet numerot;

Fyysisen kunnon ominaisuudet ja tapauksen muodostuminen;

Suositeltava paperikoko lomakkeen rekisteröintiin on A4. Tämän tulee olla erillinen sivu, joka liitetään tiedostoon viimeisenä. Tilanteessa, jossa kotelo on alun perin valmis ja ommeltu ilman todistuslomaketta, ei ole tarvetta kirjolla lomakkeen saumaamiseksi siihen. Riittää, kun täytät sen ja kiinnität sen päälle kannen sisäpuolelle. Tämän seurauksena jätetty tapaus näyttää tältä:

Henkilökohtaisen tiedoston sertifiointilomake: mallinäyte

Toimiminen Tämä hetki Arkistoasiakirjojen säilytyksen järjestämistä koskevissa säännöissä (Liite nro 8) on todistuslomakkeesta seuraava malli:

Tämä näyte on voimassa kaikissa pysyvän ja väliaikaisen (yli 10 vuotta) säilyvyyden tapauksessa. Henkilöstöasiat eivät ole poikkeus tästä säännöstä. Kaikki asiat, jotka valmistetaan siirrettäväksi laitoksen arkistoon kalenterivuoden päätyttyä, on kuvattava ja laadittava säännöissä määrätyllä tavalla. tämän perusteella normiasiakirja, jokaisen tapauksen loppuun on liitettävä paperilla oleva todistuslomake. Se on sisällä yleinen tapaus on A4-muotoinen, kortissa vastaa korttimuotoa. Arkin laittaminen kotelon kanteen tai viimeisen sivun takapuolelle on kielletty.

Liitetyt asiakirjat:

Todistuslomakkeen täyttäminen

Tapauksen todistusta täytettäessä tulee noudattaa seuraavaa algoritmia:

Ilmoitetaan tapausnimikkeistön mukaisesti annettu tapausnumero;

Ilmoita numeroin ja sanoin niteeseen sidottujen numeroitujen sivujen kokonaismäärä (huomaa, että sisäistä inventaariota ei tässä tapauksessa oteta huomioon);

Ilmoita uloimpien arkkien numerot, esimerkiksi: "Nr. 1 - nro 308";

Listaa kirjainten numerot.

Kirjainnumero tarkoittaa numeroa, jossa on kirjain, esimerkiksi: 11a, 24b. Tällaisia numeroita esiintyy tilanteessa, jossa yksi tai useampi sivu on vahingossa ohitettu numeroinnin aikana. Jotta numerointia ei tehdä uudelleen, ohitetuille arkeille annetaan edellinen numero kirjaimella, esimerkiksi: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Lista puuttuvat numerot;

Jos kotelossa ei ole puuttuvia ja kirjaimia, on todistuslomakkeen lomakkeen vastaaville riveille laitettava viivat.

Huomaa, että ohitettujen ja kirjaimilla varustettujen arkkien määrä on otettava huomioon laskettaessa numeroitujen arkkien kokonaismäärää. Joten esimerkiksi jos niteen viimeisellä arkilla on numero 264, mutta tiedosto sisältää kirjaimet 34a ja 34b ja myös arkki numero 647 puuttuu, arkkien kokonaismäärä lasketaan seuraavasti: 264 + 2-1 = 265.

Ilmoita sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä;

Täytä taulukon sarakkeet fyysisen kunnon ominaisuuksista ja tapauksen muodostumisesta. Tässä tapauksessa vasemmassa sarakkeessa on tarpeen luokitella ominaisuus, oikeaan - ilmoittaa niiden arkkien numerot, joilla se esiintyy.

Näitä ominaisuuksia ovat:

liitetty valokuvat;
Epästandardi (suuri) muoto;
Kirjekuorien läsnäolo liitteineen (taulukko ei osoita vain kirjekuoren olemassaoloa, vaan myös siihen suljettujen arkkien lukumäärää);
Fyysiset vauriot (kuten repeytyneet tai vedellä täytetyt sivut, vaikealukuiset valokopiot);
Esitteiden painettujen kopioiden saatavuus (jos sivumäärää ei ole ilmoitettu yleisessä numeroinnissa, se on ilmoitettava taulukossa);

Jos kotelon asiakirjoissa ei ole tällaisia piirteitä, taulukko on yliviivattava Z-kirjaimella.

Ilmoita todistuslomakkeen laatineen henkilön asema, allekirjoita ja tulkitse se.

Laita muistiin rekisteröintipäivä;

Joissakin tapauksissa tapauksen rekisteröinnin jälkeen sen koostumusta ja tilaa voidaan muuttaa. Esimerkiksi jotkut asiakirjat voivat vaurioitua säilytyksen aikana. Tai on tarpeen korvata alkuperäinen kopiolla toimistopaperia... Lisäesimerkkinä voidaan mainita työkirjat, joita ei arkistoida tapaukseen, vaan ne laitetaan kirjekuoreen. Jonkin ajan kuluttua entinen työntekijä tai hänen sukulaisensa voivat pyytää arkistosta työkirjan, mikä johtaa muutokseen tapauksen kokoonpanossa. Tällöin kaikki tehdyt muutokset on kirjattava asiaankuuluvaan säädökseen ja tapaustodistukseen on tehtävä merkintä viittauksella tähän säädökseen.

Tässä tapauksessa merkintä näyttää tältä:

Työkirja annettiin (arkki 58), liikkeen rekisteröintikirjassa työkirjoja tehtiin vastaava merkintä nro 118.

Arkistoosaston johtaja Vasilyeva P.K. PC. Vasilieva

25.04.2017

Ota huomioon, että oikea muotoilu tapaukset (mukaan lukien todistuslomakkeen täyttäminen) edistää asiakirjojen turvallisuutta ja nopeuttaa merkittävästi niiden etsintä jatkokäyttöä varten. Lisäksi asiakirjojen oikea ryhmittely ja systematisointi mahdollistavat sellaiset prosessit kuin arvontutkinnan ja asiakirjojen valmistelun siirrettäväksi arkistoon.

Liitetyt asiakirjat:

Luettelon laatiminen todistajatapauksista

Asian todistuslomake laaditaan siten, että siinä otetaan huomioon määrätyssä muodossa olevien arkkien määrä (Liite 1). Tapaustodistuslomakkeen merkinnässä on numeroin ja sanoin merkitty tapauksen numeroitujen arkkien lukumäärä, sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä, tapauksen arkkien numeroinnin yksityiskohdat ja fyysinen kunto. tapausasiakirjat, kotelon arkkien kirjainnumeroiden olemassaolo, puuttuvat numerot, liimattujen valokuvien numerot (paitsi henkilökohtaiset tiedostot), isojen arkkien numerot, kirjekuoret liitteineen ja niihin liitettyjen arkkien lukumäärä sekä kuten esitteiden painettujen kopioiden läsnäolo ja niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tapauksen yleiseen bruttonumerointiin. Erikseen numeroitu ja tapauksen alkuun sijoittuva sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä ilmoitetaan tapauksen arkkitodistajassa tapauksen arkkien kokonaismäärän jälkeen + (plus) -merkin kautta. Esimerkiksi "100 (sata) arkkia + 5 arkkia sisäisestä inventaariosta on arkistoitu ja numeroitu tapaukseen."

Myöhemmät muutokset asian kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, asiakirjojen puuttuminen, alkuperäisten korvaaminen jäljennöksillä jne.) merkitään asian todistukseen viittaamalla vastaavaan säädökseen. Muistiinpanot on varmentanut organisaation toimisto- tai arkistopalvelu päivämäärällä.

Kotelon päähän asetetaan todistuslomake, joka laaditaan kirjelomakkeelle tai tyhjälle A4-arkille. Henkilöstöasioissa, joissa ei ole liitteitä sisältäviä kirjekuoria, voidaan antaa todistuslomake A5-paperiarkille. Kirjoissa todistusmerkintä on merkitty viimeisen tyhjän arkin takapuolelle, korttihakemistoissa - erilliselle tyhjälle korttimuotoiselle arkille. Asian todistusasiakirjan laatija allekirjoittaa. Asian todistuslomakkeen todistusmerkintä on kirjoitettava luettavalla tavalla, josta käy ilmi sijainti, allekirjoituksen salauksen purku, henkilökohtainen allekirjoitus ja laatimispäivä.

Tapauksen todistuksen laittaminen kotelon kanteen tai viimeisen asiakirjan arkin tyhjään kiertoon on kielletty. Tapauksissa, joissa asia on jo arkistoitu tai sidottu ilman todistuslomaketta tai tyhjää A4-arkkia, se liimataan arkin yläosaan kotelon kannen sisäpuolelle tai se voidaan reunustaa tämän kotelon lopussa.

Todistuslomake on asiakirja, joka kuvastaa numeroidun ja ommellun kotelon ominaisuuksia ja on valmis arkistointia varten.

Kaksi soveltuvaa lomaketta

1) Asiakirjan muoto löytyy "Organisaatioiden arkistojen perussäännöt" yhdestä liitteestä. Mutta se on pakollinen vain budjettirahoitteisten yritysten käyttöön, koska edellä mainitut säännöt säätelevät näiden organisaatioiden arkistojen työtä, ja siksi ne ovat pakollisia vain budjettirahoitteisille yrityksille.

Huomautus! Nämä säännöt säätelevät myös kaikkien muiden työnantajien työnkulkua, mutta vain asiakirjojen säilyttämisen, kuvauksen, kirjanpidon ja käytön osalta. Tämä tarkoittaa, että rekisteröintimenettely on organisaation hallinnon harkinnassa.

2) Myös todistuslomakkeen muoto voidaan laatia missä tahansa muodossa, mutta samalla tämän asiakirjan ydin on säilytettävä, eli sen on heijastettava tarkasti sen tapauksen erityispiirteitä, johon se on liitetty, eikä muita tietoja.

Missä todistajapaperia käytetään?

Todistuslistaa käytetään asioissa, jotka siirretään säilytettäväksi arkistoon. Tässä tapauksessa kaikki asiakirjat voidaan jakaa kahteen tyyppiin:

Teot, jotka pitävät pitkä aika tai pysyvästi;
Tapaukset, jotka on säilytettävä enintään 10 vuotta mukaan lukien (ns. väliaikainen varastointi).

Väliaikaista säilytystä varten tarkoitettuja koteloita ei saa numeroida tai ommella, vaan ne voidaan yksinkertaisesti tallentaa kansioihin, joihin ne on tallennettu. Näin ollen näissä tapauksissa ei ole erityispiirteitä, eikä todistaja-todistajaa tarvita.

Mutta tämä on vain työnantajien oikeus, ei velvollisuus. Käytännössä monet niistä nidottavat kaikki asiakirjat säilytysajasta riippumatta, erityisesti kirjanpito- ja talousasiakirjat.

Sertifiointilomakkeen tulee sisältää seuraavat tiedot:

Asiakirjan nimi - tässä tapauksessa "todistuslomake" ja sen tapauksen numero, johon se on liitetty;
Ommeltu kotelon arkkien määrä ja alla ovat selitykset, jos kotelossa on kirjaimilla varustettuja numeroita (1a, 2a jne.), numeroita puuttuu (esim. sivun 5 jälkeen on heti numero 7);
Seuraavaksi ilmoitetaan arkkien lukumäärä tapauksen luettelossa;
Sitten tulee taulukko, joka osoittaa yhden tai toisen sivun ominaisuudet (esimerkiksi sivunumero 18 - valokuva);
Todistuslomakkeen laatineen työntekijän allekirjoitus, hänen asemansa, koko nimi ja päivämäärä.

Mihin todistajapaperi kiinnitetään/liimataan?

Yleensä todistajalomake arkistoidaan erilliselle lomakkeelle asian lopussa. Mutta jos jostain syystä tätä ei voitu tehdä, voit liimata sertifiointiarkin yläkannen takaosaan ja vain sen yläosa (reuna) liimataan.

Paikkoihin, joissa todistuslomakkeen sijoittaminen on kiellettyä:

Ommellun kotelon etukannessa;
Asiakirjan puhtaalla takapuolella, joka on kotelon viimeinen.

Olemme valinneet sinulle parhaat tarjoukset yksittäisille yrittäjille ja yhtiöille käyttötilin avaamiseen.

Käyttötilin avaaminen Tinkoff Bankissa

6 kuukautta ilmaiseksi uusille yksityisyrittäjille ja pienyrityksille (LLC).
Avataan 1 päivän päästä.
Integrointi online-kirjanpitoon (automaattinen STS, UTII, vakuutusmaksujen laskenta).
6 % tilin saldosta.