Hur man beräknar betalningskalendern. Betalningskalender: hur du snabbt hanterar ekonomi i 1C: Bokföring. När du utformar en affärsprocess måste du följa vissa principer

Introduktion

Det antas att läsaren redan vet vad en betalningskalender är och varför den behövs, därför kommer endast praktiska frågor om att organisera en betalningskalender att diskuteras vidare. I princip om du har minst en liten budget för att automatisera betalningskalendern i 1C så kan du djärvt hoppa över nästa artikel och gå hit . Dessutom är det önskvärt att ha minsta möjliga kunskap om budgetterminologi (förståelse av termer som "budget", "begränsande", "CFD"). Om allt ovanstående är klart för dig, föreslår jag att du bestämmer dig för om tillvägagångssättet som innebär att upprätthålla en betalningskalender i MS Excel generellt sett är korrekt? Det finns olika rakt motsatta åsikter, eftersom... Det är inte så enkelt här. Låt oss försöka vara objektiva. Om du har en mjukvaruprodukt där du upprätthåller drifts- eller redovisningshandlingar, är det troligtvis bättre för dig att ha en betalningskalender i den här produkten, även om dess funktionalitet inte till fullo tillfredsställer dig. Om vi pratar om 1C, så kanske det är vettigt att ändra det för att upprätthålla en betalningskalender i databasen. Men som alltid finns det undantag från reglerna, som du kan ta reda på i slutet av nästa block i artikeln.

För- och nackdelar med att använda MS Excel som plattform för att organisera en betalningskalender

Innan jag pratar om att organisera en betalningskalender i MS Excel vill jag lista de största nackdelarna med detta tillvägagångssätt.

Brist på referensintegritetskontroll - MS Excel kontrollerar inte användare om de vill ta bort värdet på en cell. Du kan indirekt bekämpa detta genom att installera cellskydd eller använda makron, men problemet kan dyka upp när som helst;

Problemet med driftläget för flera användare är att du kan organisera något slags fleranvändarläge i MS Excel om vi pratar om två eller tre användare, men om det finns fler användare är det bättre att tänka på databasen;
Åtkomstkontroll och konfidentialitet - alla lösenord i MS Excel är mycket lätta att bryta, om så önskas kan även en person långt från IT-branschen enkelt hitta flera sådana metoder i öppna källor. Således bör åtkomst till filen endast ges till betrodda personer;
Återinmatning av data - till skillnad från 1C finns det ingen färdig växlingsbearbetning mellan MS Excel och bankklienten, självklart kan det göras, men det blir billigare att modifiera databasen du använder för att upprätthålla en betalningskalender i det. För små operationsvolymer ger användningen av bearbetning dock inga betydande besparingar i arbetskostnader;
Begränsning av storleken på databasen - MS Excel kommer inte att hantera en stor datamatris, även om MS Excel räcker för ett medelstort företag.

Av allt ovanstående kan vi dra följande slutsats: att använda MS Excel för att organisera en betalningskalender är tillåtet om följande villkor samtidigt är uppfyllda:

Volymen av betalningstransaktioner per dag överstiger inte 20-30 dokument;
Högst tre betrodda personer arbetar med filen;
Du har ingen betalningskalenderfunktion i din bokförings- eller operativa bokföringsprogramvara.

Jag hoppas att det står klart att ovanstående villkor inte är en dogm, utan tillåter oss att "känna" de acceptabla gränserna.

Nu några ord om nyanserna som kan uppväga nackdelarna med att organisera en betalningskalender i MS Excel. Faktum är att förutom själva betalningsregistret och betalningskalendern kan denna fil också utföra ytterligare användbara funktioner - till exempel att upprätta budgetar och begränsa betalningar i förhållande till budgetar, och bristerna i MS Excel när det gäller att återinmata data kan kompenseras genom att organisera ett tvåvägsutbyte med betalningsdelsystemet 1C. Faktum är att om du ska arbeta nära med budgetering, så kan den relativa effektiviteten av MS Excel i jämförelse med specialiserade budgetprogramvaror lätt uppväga nackdelarna med att använda MS Excel som en betalningskalenderplattform. Därför innehåller exemplet som diskuteras i denna artikel omedelbart delar av budgetering, nämligen att begränsa betalningar (utan detta ser jag ingen praktisk mening med att använda MS Excel för att organisera en betalningskalender). Om du har ett budgetsystem i MS Excel så får du genom att sätta upp översättningen av betalningsgränser till betalningskalendern med ganska enkla formler ett billigt, enkelt och effektivt budgeteringsverktyg. Nu, efter att ha klargjort för- och nackdelarna med MS Excel-betalningskalendern, kan du själv bestämma om du vill använda MS Excel för betalningskalendern eller inte.

Jag vill också omedelbart varna dig för att syftet med artikeln inte är att beskriva processen med att utveckla en färdig betalningskalender som du kan ta och börja använda, för i det här fallet skulle artikeln inte behövas, det skulle räcka för att ta den bifogade filen. Och det här skulle inte längre vara en artikel, utan en bok. Därför är syftet med artikeln att visa metodiken och principerna för att skapa en betalningskalender, med hänsyn till de praktiska nyanserna av att ställa in tabeller och formler i MS Excel. I exemplet under övervägande har flera förenklingar gjorts så att du lättare och snabbare kan förstå exemplet, men jag lovar att om du har minimal kunskap i MS Excel och lite tid att noggrant studera, så kan du anpassa det givna exemplet för dig själv och det kommer att fungera.

Koncept med att sätta upp en betalningskalender i MS Excel

Konceptet är som följer:

Vi skapar nyckelklassificerare på separata blad i MS Excel-boken (kassaflödesposter och bokslut; för ett fungerande exempel kan du också behöva till exempel motparter, organisationer, bankkonton/kassadiskar);
Vi fastställer korrespondensen mellan artiklarna i DDS och det centrala federala distriktet;
Vi skapar ett blad med en kassaflödesbudget (CFB);
Vi skapar ett blad med ett betalningsregister (detta blad kommer att vara den huvudsakliga arbetsplatsen);
Vi skapar ett blad med ett register över ökande gränser (för utombudgetförfrågningar om kontantutgifter);
Vi skapar ett ark med en datatabell som samlar in all data som behövs för betalningskalendern;
Vi skapar en sammanfattningstabell "Betalningskalender" - detta är faktiskt ditt mål.

För ett komplett system är det fortfarande bra att skapa en rapport som visar genomförandet av kassaflödesbudgeten, det är inte nödvändigt, men jag rekommenderar det.

Jag kommer också att tillägga att du dessutom kan konfigurera uppladdningen av betalningsorder till 1C, och laddningen från 1C av fakta om betalningar och konto-/kontantbalanser. Dessutom kan du ställa in utbyte av kataloger med 1C, särskilt sådana stora som motparter. Processen är kreativ - men om du har överskott av tid och resurser är det viktigaste att inte ryckas med i poleringsprocessen, eftersom MS Excel fortfarande har många brister, och det kan vara bättre att rikta din kreativa energi i detta fall till att överföra betalningskalendern till en normal databas.

Vi skapar klassificerare

För varje klassificerare skapar vi ett separat ark, i vårt fall är dessa arken "Central Federal District Classifier" och "DDS Article Classifier".

Det finns en annan nyans med katalogen med DDS-artiklar - i många fall behövs inte den fullständiga versionen av klassificeraren; den fullständiga versionen förstår närvaron av grupper och inkomstposter. Ibland behöver du bara en lista över DDS-artiklar för betalningar. För dessa ändamål, skapa ett extra blad "Artikel DDS_Payments"

Låt den fullständiga versionen av katalogen med DDS-artiklar "live" på bladet "Klassifierare av DDS-artiklar".

När du har fyllt i betalningsposterna skapar du en namngiven intervalllista (fliken "formler" - "Tilldela ett namn").

Värden i intervallet DDS_Payment Objekt kan specificeras med hjälp av länkar från den fullständiga klassificeringen av DDS-artiklar.

Ett viktigt steg är att länka DDS-artiklar med det centrala federala distriktet. Förutom det faktum att detta är det rätta steget ur metoden för att hantera ett företag genom budgetar, kommer det också att avsevärt underlätta inmatningen av betalningsdata och kommer att minska antalet fel. Tekniskt sett är denna möjlighet organiserad ganska enkelt - en tabell skapas på ett separat ark, vars kolumner är namngivna av CFO:s namn, och DDS-artiklarna som motsvarar CFO:n läggs in i raderna.

Efter detta, på det tidigare visade sättet (genom att tilldela ett namn till ett område), skapas en egen namngiven lista för varje CFD.

Förutom de listade klassificerarna är det också nödvändigt att skapa en lista över planeringsperioder, som kommer att fungera som en separator för budgetperioder. I synnerhet är den här listan användbar när du anger en kassaflödesbudget, ökar gränserna och lägger till förfrågningar om att spendera pengar.

Budgethantering (gränser).

För att kontrollera aktuella betalningar för överensstämmelse med budgeten behöver du två tabeller - "DDS Budget" och "Ökning av gränser". Låt oss skapa ark med samma namn och placera dessa tabeller på dem.

För att säkerställa att CFD och planeringsperioder inte behöver skrivas in varje gång, kan du lägga till funktionalitet för att välja värden från listan. Låt oss visa detta med exemplet med kolumnen "CFD" - markera ett uppenbart stort utbud av CFD (för ett träningsexempel räcker det med 20 rader, för ett fungerande exempel måste du tillhandahålla minst tio tusen rader). Efter att ha valt intervallet på fliken "Data" i knappblocket "Arbeta med data", klicka på knappen "Datavalidering", i dialogrutan som öppnas, i fältet "Datatyp", välj "Lista" och i fältet "Källa" anger du = och namnet på den namngivna listan, i vårt exempel kommer det att se ut så här: = CFO.

Efter dessa manipulationer kommer CFO-fältet att fyllas i med ett urval från listan, vilket utan tvekan är mycket bekvämt.

Valet i kolumnen "Planeringsperiod" bör konfigureras på samma sätt.

Men med DDS-artiklar är allt lite mer komplicerat. Att välja från en komplett lista är olämpligt, och här kommer vi att behöva möjligheten att välja värden från en underordnad lista.

Genom att ange i källfältet inte namnet på listan, utan funktionen INDIRECT(), som returnerar en lista efter namn, kommer vi att kunna visa för urval endast de artiklar som relaterar till detta centrala federala distrikt!

Om du vill kontrollera betalningarna för att de överensstämmer med budgeten (begränsa betalningarna), kommer du oundvikligen att möta uppgiften att återspegla faktumet att öka gränserna. För dessa ändamål, på bladet "Ökande gränser", skapa en tabell som kommer att innehålla registreringsfält (nummer och datum), såväl som meningsfulla fält (CF, DDS-post, Planeringsperiod och belopp). Dessutom kan du lägga till anpassade termer, som "Anledning till att höja gränsen." Att ställa in valet av det centrala federala distriktet, planeringsperioden och DDS-posterna görs på samma sätt som vi gjorde när vi utvecklade DDS-budgettabellen.

Betalningsregister

Betalningsregistret är en tabell i vilken planerade, genomförda och inställda betalningar ska registreras. Om det finns betalningsgränser kommer du att kunna se dina budgetsaldon, samt ställa in ett filter som ger dig ett betalningsgodkännandeverktyg för ett specifikt datum.

Du bör ta det mest ansvarsfulla förhållningssättet till designen (bekvämligheten) av just detta bord, eftersom... du måste jobba med henne varje dag. För att åtminstone lite demonstrera funktionerna i MS Excel när det gäller användarvänlighet i gränssnittet, inkluderar exemplet ett makro som hjälper till att förenkla valet av datum, nedan kommer makrots funktionalitet att visas i aktion, men du kan se själva kodens text i exemplet, kommer artikeln att gå in i detalj om detta är meningslöst - speciellt eftersom datum lätt kan matas in manuellt.

För att registrera transaktioner, skapa kolumnerna ”Ansökningsnummer”, ”Ansökningsdatum”, ”Betalningsnummer” och ”Faktiskt betalningsdatum”. Ur synvinkel att begränsa betalningar (budgetering) är nyckelkolumnerna "CFA", "DDS Artikel", "Planeringsperiod" och, naturligtvis, "Belopp". Kolumnen "Budgetsaldo om vi betalar" ska beräknas - d.v.s. beräknas automatiskt för att informera användaren om budgetens nuvarande läge.

Kolumnen "Önskat betalningsdatum" är nödvändig för bekvämligheten med att godkänna betalningar (i den fungerande versionen skulle det vara lämpligt att lägga till en annan kolumn "Betalningsfrist"). För att registrera fakta om betalningsgodkännande, lägg till kolumnerna "Godkänd" och "Planerat betalningsdatum". Genom att filtrera tabellen efter parametrarna “Paid”=FALSE, “Approved”=TRUE får du en tabell där du kan skapa en betalningskalender genom att ändra det planerade betalningsdatumet. Genom att lägga till filtret ”Planerat betalningsdatum” = aktuellt datum får du en lista över betalningar för idag.

Låt oss diskutera tekniska aspekter. Med hjälp av makron, som nämnts ovan, kan du förenkla att ange datum genom att göra det möjligt att välja dem från kalendern genom att dubbelklicka på en cell.

Ställ in CFO och planeringsperioder genom att välja från intervall med samma namn, ställ in urvalet av DDS-objekt från underordnade listor på samma sätt som visades i avsnittet om BDDS. Det svåraste ögonblicket är förmodligen att beräkna budgetsaldot efter ansökan. För att göra detta bör du använda den utmärkta SUMIFS()-funktionen.

Formeln ska "dra ut" DDS-budgeten (huvudgränsen från "DDS-budget"-bladet) med länken CFO-DDS-Item-Planning Period, lägga till en ytterligare gräns från "Ökning av gränser"-bladet och subtrahera alla tidigare godkända belopp i tabellen "Register of Payments" enligt data CFO-Article DDS-Planning period, inklusive aktuell rad. Du kan läsa exakt hur man använder denna formel i MS Excel-hjälpen - allt förklaras där ganska tydligt.

Betalningsplan

En betalningskalender innebär ett schema över kassakvitton, betalningar och saldon per period (vanligtvis dagar). I MS Excel är "pivottabellen"-verktyget idealiskt för en grafisk representation av betalningskalendern; nedan är ett exempel på vad vi bör få som en "utgång".

Men för att en pivottabell ska kunna genereras måste en tabell med data förberedas. I vårt fall behöver vi för dessa ändamål en fyrdimensionell datatabell med resursen "Summa".

Måtten är som följer:

Datum – kolumner kommer att grupperas efter detta datum
Typ – fyra möjliga värden – initialt saldo, inkomst, kostnad och slutsaldo.
Indikator – för typen "Utgift" är detta en DDS-post; för andra typer duplicerar indikatorn själva typen (initial balans, inkomst och slutsaldo).
Motpart – motparter för planerade utgifter kommer att visas här.

Det föreslagna exemplet förutsätter att det initiala ingående saldot och planerade kvitton kommer att matas in manuellt av användaren (fälten är markerade med gult). De återstående fälten kommer att beräknas. Innan du börjar konstruera tabellen, bestäm dig för vilken tidshorisont för kassaflödesplanering i form av dagar du kommer att lita på. Jag valde 9 kalenderdagar. De första linjerna som motsvarar planeringshorisonten ska fixas. För varje dag skapar jag tre rader, med startsaldo, kvitto och slutsaldo, sedan samma rader för nästa datum och så vidare till slutet av planeringshorisonten.

Placera förbrukningsdelen under de fasta blocken. Dessa data kommer att ändras dynamiskt beroende på vad du har angett i tabellen "Betalningsregister".

Nu lite om formler. De två första raderna, som hänför sig till den första planeringsdagen, fylls i manuellt. Detta är det initiala saldot och den planerade inkomsten. I den fungerande versionen är det lämpligt att konfigurera det inkommande saldot så att det beräknas baserat på verkliga kassasaldon, med hänsyn till pengar under transport (en tabell som periodiskt laddas från samma 1C kommer att göra). Kvittofältet innehåller den beräknade summan av pengar som du förväntar dig att anlända på det första datumet. Intäktsmässigt gäller samma sak för de återstående fasta linjerna - frågan om vad som ska läggas i den prognostiserade inkomsten avgörs för varje företag separat. Detaljerna för detaljhandelskedjorna gör det möjligt att skapa kalenderprofiler för beräknade intäkter; för designorganisationer upprättas en intäktsplan individuellt för varje akt/etapp, etc.

Principen för formeln för att beräkna det slutliga saldot är enkel - vi tar det initiala saldot för det beräknade datumet (lika med det slutliga saldot föregående dag), lägger till den prognostiserade inkomsten och subtraherar alla utgiftsbelopp som valdes av SUMIFS () funktion av det aktuella datumet i blocket som innehåller utgiftsdelen.

Hur man använder den utvecklade betalningskalendern.

Genom att arbeta med betalningsregistret anger du planerade betalningsdatum. I betalningskalenderdatatabellen anger du det planerade kassasaldot och beräknade inbetalningar. Efter det, gå till "PC"-arket och klicka på "Uppdatera" i sammanfattningstabellen "Betalningskalender". Efter detta får du en betalningskalender i visuell form.

Låt oss säga att du inte är nöjd med det nuvarande schemat, till exempel vill du undvika ett kassagap den 16 oktober - gå till tabellen "Register of Payments", ändra det planerade betalningsdatumet för ansökan (som är 600 tusen rubel ) till, säg, 18 oktober.

Du uppdaterar pivottabellen med betalningskalendern igen och den flyttar betalningen på 600 tusen rubel. den 18.10 och räknar om start- och slutkassan!

Allt är enkelt och effektivt!

P.S.:
Bilden för tillkännagivandet är den berömda Maya-kalendern, som antingen slutar eller inte slutar 2012. Men det som är anmärkningsvärt är att själva närvaron gör det klart att forntida människor redan sysslade med ämnet kalendrar. Mayaborna hade definitivt inte betalningskalendrar, eftersom de hade krigskommunism och inte hade pengar, men jag är säker på att om de hade kapitalism, nu skulle vi hitta lerbetalningskalendrar under utgrävningar :)

Handlingar:

För att kunna göra alla betalningar inom utsatt tid och fullgöra ekonomiska förpliktelser upprättas en betalningskalender. Detta dokument samlar in och grupperar information om alla kvitton och utgifter för ett företag eller bank. Användningen av en betalningskalender förenklar kontrollen av kassaflödet. I slutet av artikeln kan du ladda ner ett gratisexempel i Excel och bekanta dig med designfunktionerna i 1C.

En betalningskalender upprättas för att planera förflyttningen av en banks eller ett företags medel under en viss tidsperiod - från flera arbetsdagar till en månad. Det låter dig göra betalningar i tid och förhindra ett negativt saldo.

Att underhålla en kalender i Excel eller 1C är nödvändigt för att utföra ett antal budgetuppgifter:

planering av inkomster och utgifter i samband med en specifik operation;
synkronisering av kostnader och intäkter för att öka inkomsten för ett företag eller bank;
bestämma betalningsordningen i enlighet med hur de kommer att påverka resultatet av arbetet;
stödja företagets solvens inom en snar framtid;
införande av ekonomisk planering i det övergripande företagsledningssystemet.

Tack vare att ha en kalender i 1C eller Excel är det möjligt att planera förändringar i finansiella indikatorer. Automatisering förenklar skapandet av ett kassaflödeshanteringssystem för en bank eller ett företag. Om situationen förändras är det med en väldesignad betalningskalender lättare att hitta den optimala lösningen. När ett företags budget är välorganiserad ökar dess tillförlitlighet.

Vilken information behövs för att sammanställa

Som exemplet i slutet av artikeln visar kommer schemat att återspegla alla intäkter och kostnader för ett företag eller bank, både i kontanter och icke-kontant form. Den består av två huvudsektioner. Den första återspeglar alla planerade överföringar, den andra indikerar kassakvitton.

För att förbereda en betalningskalender måste du utföra följande steg.

Bestäm tidsperioden för planeringsmedel. Vanligtvis är schemat kortsiktigt (till exempel en månad, 2 veckor, 10 dagar). Beror på hur ofta finansiella transaktioner görs. En betalningskalender för en månad, uppdelad i intervall om 10 dagar, anses vara det mest bekväma.
Beräkning av volymer av sålda varor, verk och tjänster. Detta tar hänsyn till produktionsvolymen och rörelser av saldon under den granskade perioden.
En ungefärlig beräkning av den inkomst som kan erhållas.
Beräkning av kontantkostnader.
Beräkna skillnaden mellan förväntade intäkter och utgifter, även kallat kassabehållning.
Att få resultatet. Baserat på de övervägda uppgifterna kan vi dra en slutsats om balansen i företagets medel.

Kassabehållningen, som fastställs vid planeringen, jämförs i storlek med säkerhetslagret. Detta är namnet på det minsta beloppet av medel som lagras på företagets löpande konto. Om en jämförelse avslöjar ett överskott är detta en indikator på solvens och utveckling. När förväntade utgifter överstiger intäkterna plus säkerhetslager indikerar detta att företaget inte kan möta dem. Detta faktum kan tyda på en försämring av den ekonomiska situationen.

För att jämna ut situationen kan du göra följande:

identifiera mindre viktiga utgifter och överföra dem till nästa period;
öka försäljningstakten för produkter eller tjänster;
försöka hitta nya finansieringskällor.

Som du kan se hjälper betalningskalendern till att kontrollera rörelsen av medel och upprätthålla företagets solvens.

Viktig! Betalningskalendern har inga strikta gränser. Det liknar snarare ett exempel på rörelser av medel, som justeras allt eftersom perioden fortskrider.

Funktioner i betalningskalendern i Excel

Du kan utveckla ett ekonomiskt schema för ett litet företag i Excel (exempel nedan). Programmet är lämpligt om:

systemet som används för bokföring har inte funktionalitet för att upprätthålla en betalningskalender;
inte mer än 30 betalningsdokument behöver behandlas per dag;
högst tre behöriga anställda kommer att delta i arbetet.

I Excel kan du dessutom koppla tvåvägsdatautbyte med betalningsundersystemet, som ingår i 1C-programmet. Sådan automatisering gör att du samtidigt kan planera din budget och sätta betalningsgränser, vilket kommer att återspeglas i kalendern.

Excel-systemet har också ett antal nackdelar jämfört med 1C som man måste ta hänsyn till. Som ett exempel har Excel inte kontrollerad referensintegritet. För att förhindra oönskad radering av cellinnehåll är skydd installerat. Att använda Excel är också svårt med ett stort antal användare. Det kommer inte att rymma bankens omfattande databas, så det rekommenderas endast för små företag.

Fördelar med att upprätthålla ett finansiellt diagram i 1C

En betalningskalender utarbetad i 1C är ett detaljerat exempel på rörelsen av finansiella flöden hos en bank eller ett företag. Med denna funktion är det lättare att välja lösningar för kassaflödeshantering. Som ett exempel har diagramautomatisering genom 1C följande fördelar:

presenterar information på ett ordnat och tydligt sätt;
hjälper till att förutse flödet av medel och på så sätt förhindra ett kassagap.
interaktiv presentation;
anpassningsbar betalningsdetaljnivå;
Tillgänglighet för information om lägsta saldo.

Viktig! Automatisering och anpassning av betalningskalendern gör att du kan få en tydlig prognos över finansiella flöden utan kassaluckor.

Hur ett redovisningssystem införs på ett företag

Betalningskalendern läggs in i flera steg.

Utarbetande av planeringsdata. Denna procedur utförs alltid i det inledande skedet. Vid bedömning av möjligheten till betalning är det planerade uppgifter som används.
Förbereder en lista över analytiker. När man väljer specifik analys (till exempel en finansieringskälla, en motpart, ett avtal, ett projekt) bör man vägledas av ändamålsenlighetsöverväganden. Om listan visar sig vara för stor blir det mödosamt att arbeta med den. När du bestämmer måste du förstå de mål som redovisningssystemet måste uppnå och välja den minsta nödvändiga listan med analyser.
Bildande av verktyg för att göra betalningar och ta emot pengar.
Utveckla interaktion mellan företagsanställda, vilket i slutändan påverkar den övergripande disciplinen.
Dokumentation av betalningskalendersystemets funktion. De anställdas ansvar och ordningen för deras handlingar är föreskrivna.

Betalningskalendern är ett viktigt verktyg för att prognostisera kassaflöde och förhindra kassagap. Därefter kan du ladda ner exemplet i Excel gratis.

Idag beror förekomsten av kassaluckor i ett företag till stor del på hur noggrant företagets ekonomichef kan upprätta en betalningskalender. Det finns flera övningstestade recept. Vi kommer att berätta i artikeln vilka delar av företagets betalningskalender det är viktigt att tillhandahålla och tillhandahålla ett exempel på betalningskalender.

Register över betalningar i betalningskalendern

En viktig del av arbetaren betalningskalender– register över planerade betalningar. Som regel ges detta dokument till finans- eller generaldirektören för underskrift. Dessutom innehåller betalningsregistret helst inte bara sådana standardkolumner som datum för betalningsförfrågan, konto- och avtalsnummer, namn på motpart och belopp som ska betalas, utan också ett antal ytterligare fält som kommer att hjälpa chefen för finansavdelningen (eller finansdirektören, om så är fallet en sådan treasury-funktion är inte tilldelad) för att generera en betalningskalender, nämligen:

namn på budgetpost , inom vilken betalningen kommer att göras. En av de klassiska procedurerna som utförs när man godkänner betalningsförfrågningar är att kontrollera att budgeten följs. Det blir mycket lättare att utföra en sådan kontroll inte utifrån en separat ansökan, utan utifrån betalningsregistret. För att göra detta kommer det att vara motiverat att ange namnet på budgetposten för varje deklarerad betalning.
betalningskälla – anger från vilket löpande konto (från vilken kassa) pengarna planeras att betalas enligt ansökan. Utan detta, när du upprättar en betalningskalender, kommer det att vara svårt att planera saldon i början och slutet av dagen i samband med företagets löpande konton;
tillstånd – Ytterligare ett tecken som återspeglar ansökans status: godkänd eller ej godkänd. Förresten kan detta fält delas upp i flera komponenter, till exempel genom positionerna för de ansvariga personerna som deltar i godkännandet. Som ett resultat kommer ekonomidirektören, som tog emot betalningsregistret för underskrift i början av veckan (eller i slutet av den föregående), tydligt se vilka ansökningar som godkändes i tidigare skeden och vilka som fortfarande godkänns och av vem;
verkställandet av ansökan – ett fält som kommer att innehålla en anteckning som anger om ansökan har betalats eller inte, samt betalningsdatum. Om det behövs kommer initiativtagaren snabbt att kunna få information om status för sin ansökan, och finansdirektören kommer snabbt att kunna uppdatera betalningskalendern genom att ange de betalningar som redan har gjorts denna vecka.

Regler för insamling och handläggning av ansökningar

Det kan vi lugnt säga upprätta en betalningskalender, allt tillförlitligt kommer inte att fungera nästa vecka om företaget inte har betalningsregler. Det kommer alltid att finnas avdelningschefer som kommer att kräva omedelbar betalning av den eller den fakturan. Och detta trots att det i praktiken ytterst sällan uppstår situationer när det är omöjligt att förutse behovet av vissa betalningar minst en vecka i förväg. Oftast är "brådska" orsaken till glömska och försumlighet hos enskilda anställda, vilket helt enkelt är oacceptabelt i förhållande till pengar idag. Betalningsbestämmelserna bestämmer reglerna för ifyllande av ansökningar, godkännandeförfarandet samt inom vilka tidsfrister en ansökan kan lämnas in och tidpunkten för när den ska verkställas. Till exempel bildandet av en ansökan av betalningsinitiatorn och dess godkännande av avdelningschefen - varje måndag före 16.00, utgivande av kontanter enligt överenskomna ansökningar - onsdag, torsdag, fredag efter 11.00; icke-kontant betalning vid första prioritetsansökningar - varje torsdag fram till 14.00 m.m.

Regler för att göra betalningar godkänd på order av företagets generaldirektör och uppmärksammad på alla anställda. Det viktigaste i betalningsföreskrifterna är för övrigt att vara särskilt uppmärksam på hur ansökan kommer att behandlas om tidsfristen för att lämna in överskrids eller gränsen för budgetposten överskrids. Detta kommer inte bara att avgöra tillvägagångssättet i en oförutsedd situation, utan kommer också att motivera människor att följa reglerna mer strikt. Till exempel, om tidsfristen för att lämna in en ansökan missas, och reglerna för detta ärende föreskriver kommunikation med finans- eller generaldirektören, är detta för de allra flesta anställda ett allvarligt incitament att fortsätta att informera finanstjänsten om eventuella betalningar i förväg. Du kan ladda ner betalningsreglerna längst ner i artikeln.

Vi planerar mottagandet av medel när vi upprättar en betalningskalender

Paradoxalt nog är det svåraste att planera mängden inkommande medel per dag i betalningskalendern. Oftast fungerar de enligt följande. Kvitton som planeras i kassaflödesbudgeten divideras med antalet arbetsdagar i månaden och den resulterande siffran skrivs in betalningsplan som det inkommande kassaflödet för en dag. Egentligen finns det ingen annan lösning, särskilt om vi pratar om ett företag som arbetar med privatkunder utan att ingå preliminära avtal. Men detta måste beaktas vid planering av betalningar. Till exempel har ett företag kontosaldon i början av dagen på 150 tusen rubel, och 300 tusen rubel förväntas tas emot. Baserat på dessa uppgifter är det planerat att betala räkningar till ett belopp av 450 tusen rubel. Som ett resultat visar det sig att av de planerade 300 tusen rubel mottogs endast 200 tusen rubel i slutet av bankdagen. Och hela betalningskalendern behöver göras om. Dessutom planerades saldonen på löpande konton vara noll, och företaget har ett avtal med banken, enligt vilket det åtar sig att upprätthålla ett minimisaldo på kontot - 10 tusen rubel. Nedan har vi tillhandahållit betalningskalender exempel.

Det är bättre att i förväg bestämma vilken andel av de medel som planeras för mottagande som kan användas för att betala vissa räkningar. Oftast görs detta sakkunnigt, baserat på företagets erfarenhet eller baserat på en analys av flödet av medel. I betalningsreglerna är det dessutom bättre att i förväg fastställa storleken på försäkringssaldot vid slutet av varje arbetsdag, vilket kommer att beaktas vid upprättandet av betalningskalendern.

Och utöver allt skulle det inte vara fel att inkludera i betalningskalendern uppgifter om företagets befintliga outnyttjade gränser inom ramen för kreditgränser. Till exempel kan denna information anges på samma plats som information om inkommande saldon. I det här fallet kommer information om företagets ekonomiska kapacitet i betalningskalendern att presenteras så fullständigt som möjligt, och finansdirektören kommer att kunna hantera tillgängliga resurser mer effektivt.

Att bestämma prioriteringar om det inte finns pengar att betala alla räkningar

Idag är det för många företag ganska typiskt att de tillgängliga medlen inte räcker till för att betala alla antagna ansökningar. Vanligtvis leder detta till ett möte med alla avdelningschefer för att diskutera vilka betalningar som kan skjutas upp. Mycket tid och ansträngning läggs på ett sådant förfarande. Du kan hantera pengar snabbare om varje ansökan anger prioritet för betalning och betalningsfrist enligt avtalet. Med dessa uppgifter kommer ekonomidirektören att självständigt kunna fatta beslut om att skjuta upp vissa betalningar till ett senare datum. I regel återbetalas löneskulder till budget och banker först. Den andra prioriteringen är viktiga motparter, bristande relationer med som hotar företaget med produktionsstopp eller betydande påföljder. Den tredje prioriteringen är alla andra betalningar.

För att göra det mer bekvämt att spåra obetalda förfrågningar är det förresten bättre att inte bara indikera verkställigheten (eller att begäran inte har utförts), utan också att tillhandahålla i betalningskalendern, förutom klassisk uppdelning av betalningar efter kostnadsposter, även analyser efter motparter. Det enklaste sättet är att skapa en betalningskalender i Excel. Om det skapas betalningskalender i Excel, kommer det att räcka med att ange ytterligare en kolumn för att ange mottagaren. Som ett resultat kommer det att vara möjligt att snabbt visa en lista över gäldenärer som behöver betalas inom en snar framtid.

Utförande av betalningskalendern

När betalningskalendern har sammanställts återstår bara att uppdatera den. Som regel görs detta i slutet av dagen baserat på ett utdrag från bank-klientsystemet. Istället för planerade data läggs information om faktiskt gjorda betalningar, kvitton och, viktigast av allt, saldon in i betalningskalendern. Vid behov är det möjligt att ge möjlighet till daglig analys av avvikelser av planerade värden från faktiska. Men som regel är en sådan analys motiverad utifrån veckans resultat.

En annan nyans som är värd att överväga när man upprättar en betalningskalender för ett företag är att göra en förstorad plan för kvitton och betalningar, dividerat med veckor (inte med dagar) för den kommande månaden. Detta kommer att hjälpa dig att bättre navigera i kommande betalningar, särskilt om några av dem redan har skjutits upp på grund av brist på pengar.

För mer information om hur du skapar en betalningskalender och hur du arbetar med den, titta på videon. Elena Mitrofanova, chef för OFER-projekt på IBS, berättar historien. Hon tillhandahöll också ett exempel på betalningskalender.

Video

Att kontrollera kassaflödet är huvuduppgiften för finansavdelningen i alla företag. Samtidigt är ett verktyg som låter dig hantera kassaflöden i en visuell form företagets betalningskalender eller organisationens betalningsplan.

Upprätta en betalningskalender

Betalningskalendern är det mest användbara och mest använda verktyget för kassören när det gäller operativ ekonomisk planering, vilket gör att du kan få omfattande detaljerad information om saldon och rörelser av kontanta resurser i framtiden under en godtyckligt bestämd tidsperiod.

Den kan utvecklas både vad gäller individuella kassaflöden och för företaget som helhet.

Historiskt sett utförs förberedelser och underhåll av en betalningskalender i många företag med hjälp av kalkylblad i Excel (ladda ner ett exempel på en betalningskalender i Excel). Denna metod, som har visat sig under många år, möjliggör grundläggande ekonomisk planering, eftersom den är starkt beroende av den "mänskliga faktorn". Ett avancerat alternativ som låter dig låsa upp den fulla potentialen hos ett sådant verktyg som en betalningskalender är att kompilera och underhålla den med hjälp av ett automatiserat ekonomisystem.

Företagets betalningskalender sammanställd i ett specialiserat program utvecklat på basis av "1C: Enterprise" är i huvudsak en kassaflödesplan för en viss period med den nödvändiga detaljnivån tillräcklig för att fatta beslut om kassaflödeshantering (CFM).

Förebygga kassagap

Huvudsyftet med att använda en betalningskalender är att bekämpa kassaluckor. Genom att presentera betalningsplanen i en enkel, visuell form kan du tydligare se bilden av kassaflöden som bildas av verksamhetsplaneringsdata baserat på information om planerade kassain- och avskrivningar.

Figur 1. Ett exempel på en betalningskalender i det professionellt specialiserade programmet ”WA: Financier”.

Information om det prognostiserade kassaflödet med möjliga kassagap underlättar ett snabbt vidtagande av åtgärder för att förhindra denna situation.

Mycket viktigt för att använda detta verktyg för kassaflödeshantering är dess interaktivitet och förmågan att anpassa analyser av vilket djup som helst i ett användbart sammanhang.

Möjligheten att överföra en planerad betalning direkt i form med en snabb förändring av situationen enligt planen för intäkter och utgifter för medel ger användaren en tydlig bild av situationen när det gäller förändringar i företagets kassaflöden.

Anpassningsbara verktygsgrupperingar ger användaren den detaljnivå som han verkligen behöver (från sammanfattande omsättning för varje applikation till detaljerade sådana).

Att använda information om minimisaldot kan vara en effektiv mekanism för att samla belopp på ett konto vid ett visst datum (till exempel för att betala skatt eller betala löner).

Resultatet av att optimera betalningskalendern är en välordnad kassaflödesplan (prognos) där det inte finns några kassaluckor.

Betalningsorder

Utifrån dessa uppgifter bildas ett betalningsregister och en betalningsplan med hjälp av vilka betalningsuppdrag skapas till banken.

Alla dessa krav uppfylls av betalningskalendern implementerad i den 1C-baserade mjukvaruprodukten - "WA: Financier. Kontant hantering."

Betalningskalendern i systemet är ett interaktivt verktyg med vilket kassören hanterar företagets kassaflöden.

Figur 2. Ett exempel på en betalningskalender i programmet ”WA: Financier. Kontant hantering."

Betalningskalenderformuläret består av följande områden

Figur 3. Området Rapportinställningar i programmet "WA: Financier". Kontant hantering."

I inställningarna för betalningskalendern kan du:

Alla dessa funktioner ger användaren möjlighet att inte bara hantera utdata, utan också att anpassa strukturen för betalningskalendern "för sig själva", ställa in val och skapa ett betalningsregister. Systeminställningar som skapats av användaren en gång kan antingen sparas och användas av användaren själv eller kopieras åt andra.

I enlighet med användarens inställningar genereras företagets betalningskalender med varierande detaljeringsgrad.

Figur 7. Ett exempel på betalningskalenderdetaljer i programmet "WA: Financier". Kontant hantering."

Dataområdet visar information om det planerade kassaflödet eller betalningsplanen; områden inom vilka kassören kan flytta betalningsdatum för ansökningar utan att bryta mot villkoren i kontraktet visas visuellt. Att flytta en ansökan till ett annat datum kräver ingen redigering av dokumentet. Användaren "drar" helt enkelt applikationen till ett annat datum. I detta fall räknas kassaflödesplanen automatiskt om efter datum. Användaren kan dra och släppa beställningar både mellan datumintervall och mellan platser där pengar lagras.

Om information om minsta kontosaldo krävs för planering kan användaren aktivera visningen av denna information genom att välja lämplig post i inställningarna för betalningskalendern.

Figur 8. Ange information om minsta saldo för DS i programmet "WA: Financier". Kontant hantering."

För att ange data om det minsta saldot av medel används en speciell assistent, anropad av knappen

När kassaflöden har "normaliserats" kan användaren tillämpa ändringar i systemet. Efter att ändringarna har accepterats kommer schemat för schemalagda betalningsdatum att registreras i ansökningarna.

Baserat på applikationer kan du skapa ett betalningsregister eller direkt generera betalningsorder för att skicka dem till systemet för interaktion med Client-Bank-programmet.

Betalningsplan- detta är en av de typer av operativa finansiella planer för ett företag, utvecklade för individuella typer av kassaflöde (skattebetalningskalender, betalningskalender för betalningar till leverantörer, betalningskalender för låneservice etc.) och för företaget som helhet (i det här fallet beskriver den aktuella ekonomiska planen för mottagande och utgifter av medel).

Upprätta en betalningskalender

Betalningskalendern upprättas vanligtvis för kommande månad (uppdelad på dag, vecka och decennium). Består av följande två avsnitt:

schema för att spendera pengar (eller schema för kommande betalningar);
schema för kassakvitto.

Kontantutgiftsplanen återspeglar tidpunkten och beloppet för företagets betalningar under den kommande perioden för alla (eller specifika) typer av finansiella förpliktelser.

Kvittoschemat utvecklas enligt de typer av rörelser av dessa medel för vilka det finns ett returflöde; den bestämmer tidpunkten och beloppet för kommande betalningar till företaget.

Betalningskalendern är utvecklad med syftet att i tid återbetala företagets brådskande ekonomiska förpliktelser och säkerställa konstant solvens under den aktuella perioden.

Var sidan till hjälp?

Mer finns om betalningskalendern

Optimering av företagets kassaflöden i realtid
Den specifika tidsperioden för vilken betalningskalendern ska upprättas är inte klart definierad Valet av tidsintervall som täcks av kontantbudgeten beror på företagets karaktär.
Hur man förbättrar ekonomistyrningen under en kris
Vi handlade med ögat, vi uppskattar hur mycket pengar som kommer in och hur mycket som kommer att gå ut; om vi inte gissar rätt tar vi snabbt ett lån och täpper till kassagapet. Betalningskalendern var i princip fiktiv ; de mottagna betalningsförfrågningarna jämfördes naturligtvis med det, men
Övningstestade sätt att hantera företagets pengar
Ändå finns det flera enkla steg som hjälper dig att utveckla en betalningskalender Steg 1. Utveckla strukturen för artiklarna i betalningskalendern. Det enklaste sättet att göra detta är att ta
Insättning som ett sätt att säkerställa ett företags solvens
Betalningskalendern hjälper dig att planera kommande betalningar mer i detalj efter motpart och betalningsändamål. Betalningskalendern är ett planerat finansiellt dokument som återspeglar dagliga kvitton och
Att säkerställa en balans mellan fordringar och skulder för organisationer i ryska regioner som en riktning för att stärka regionala budgetar
Wilson, flitigt använt i främmande länder, utvecklingen av en betalningskalender som gör det möjligt att synkronisera positiva och negativa kassaflöden i största möjliga utsträckning, och därigenom öka effektiviteten i företagets kassaflöde. Betalningskalendern är en av typerna av operativa finansiella planer av företaget, utvecklat för enskilda typer
Aktuella frågor inom kassaflödeshantering
Den återspeglar de planerade kassatillgodohavandena i början och slutet av perioden. Betalningskalendern sammanställs på basis av kvitton och förfrågningar om utgifter av medel. Modulen för verksamhetsplanering beslutar
Finansiell planering
När du skapar en betalningskalender löses följande uppgifter: organisera redovisningen av den tillfälliga anslutningen av kassakvitton och företagets kommande utgifter
Cash Asset Management Policy
För dessa ändamål utvecklas en plan för mottagande och utgifter av medel, en betalningskalender och andra dokument som säkerställer denna omsättning. 3. Fastställande av det minsta nödvändiga saldot av monetära tillgångar
Systematiskt förhållningssätt till kundreskontrahantering
Implementering av kontrollfunktionen kräver övervakning och analys av fordringarnas tillstånd baserat på att upprätthålla en betalningskalender och jämföra den med schemat över förväntade kassainbetalningar från gäldenärer för att
Policy för att attrahera handelskrediter
Avräkningar på handelskrediter är inkluderade i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter I processen att utforma attraktionspolicyn
Kreditpolicy
Lånebetalningar ingår i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter För företag som lockar stora volymer
Hur man övervinner en kris om företaget är på gränsen
Strikt kontroll av medel; sammanställning av betalningskalendrar; rangordning av betalningar efter prioritet och iakttagande av prioritet; fastställa gränser och införa ytterligare behörighet
Hur man ändrar etablerade regler för planering och kontroll av betalningar på en månad
Det är nu möjligt att snabbt skapa en betalningskalender för en period som inte överstiger en månad. Sämst gick det för de avdelningar som påbörjade betalningar.
Rörelsekapitalhantering av en ekonomisk enhet som en viktig riktning för dess kortsiktiga finanspolitik
Övriga gäldenärer gör en prognos över kassainflöde från gäldenärer med hjälp av inkassokvoter, sammanställer en betalningskalender, refinansierar fordringar 2 Som effektiva åtgärder för refinansiering av fordringar på
Skatteplanering
Små organisationer inkluderar skattebetalningsindikatorer i den allmänna betalningskalendern. Synonymer skatteplanering Sidan var till hjälp
Form "kassaflödesrapport": funktioner i förberedelser och bedömning av solvensen för en kommersiell organisation på grundval av den
I B definierar Kovalev solvens som ett företags förmåga att uppfylla betalningskalendern utan kränkningar, det vill säga närvaron av ett företag med tillräckliga medel för att betala skuldförpliktelser
Policy för hantering av leverantörsreskontra
Betalning av medel ingår i den utvecklade betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka företagets nuvarande finansiella aktiviteter med hänsyn till den förväntade tillväxten
Lånepolicy
Betalningar för låneservice ingår i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter. Hos företag som attraherar stora volymer
Attraktionspolicy för banklån
Dessa betalningar ingår i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka företagets aktuella finansiella aktiviteter. 7. Säkerställa tid och
Regler som gör det möjligt att optimera innehavets rörelsekapital
Förfarandet för att balansera betalningskalendern utförs 4.6.4. Den som ansvarar för utgiftssidan kan utföra balansering endast i poster som ligger inne