Как сверить акт сверки взаиморасчетов в экселе. Акт сверки взаимных расчетов – как сделать и заполнить бланк

В практике работы юридических лиц, помимо оформления и ведения обязательных документов, строго регламентированных законодательством, существуют также такие документы, составление которых не является обязательным, но требуется для удобства организации работы.

Одним из таких документов является акт сверки взаиморасчетов .

Назначение и основные функции акта

Данный документ применяется для согласования учета операций между контрагентами. Сторонами в данном документе могут быть два юридических лица, или организация и какой-либо из государственных органов.

Работа организации часто подразумевает постоянное или длительное сотрудничество с одними и теми же партнерами, а также дробление партии поставляемой продукции и суммы оплаты за эту продукцию на несколько отдельных поставок и перечислений. В таких ситуациях у сторон могут возникнуть расхождения в учете товаров и платежей.

Именно для урегулирования подобных расхождений и применяется акт сверки.

Образец заполнения Акта сверки взаимных расчетов

Правила и порядок составления

Поскольку документ не относится к числу обязательных для применения в работе, законодательством не предусмотрена унифицированная форма его составления. Поэтому каждая организация, применяющая метод сверки имеет право составить документ в произвольной форме исходя из своих предпочтений и своих требований к содержанию.

Как правило, акт оформляется в виде реестра первичных документов, имеющихся у составляющей стороны и подтверждающих факты оплаты и передачи товаров.

Помимо этого он должен также содержать :

Наименование документа;
Дату составления;
Период сверки;
Наименования сторон;
Реестр документов;
Сторона-составитель;
Подписи и печати сторон.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Описание процедуры сверки

Процедура проведения сверки, начинается с того, что одна из сторон должна выступить инициатором ее проведения и составить акт сверки в произвольной форме в двух экземплярах . Сведения вносятся на основании имеющихся первичных документов. Оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего направляются контрагенту.

Другая сторона, получив акт, сверяет наличие документов, указанных в нем. Если информация совпадает, оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего один из них возвращается организации-составителю, второй оставляется для хранения. Если выявляются расхождения , процедура будет примерно такой же, но перед возвратом в акт нужно вписать имеющиеся расхождения.

Период сверки может быть указан любой, в зависимости от количества и регулярности операций между контрагентами. Это могут быть ежемесячные, ежеквартальные, а также охватывающие весь период отношений акты. Либо, если регулярность их составления не установлена, можно составлять каждый следующий акт с даты окончания периода сверки, указанной в предыдущем акте.

Заверение акта подписями зависит от причин его составления. Если сверка проводится просто для упорядочивания платежей и документооборота, то под ним достаточно подписи главных бухгалтеров контрагентов. Если подразумевается предоставление акта для судебного разбирательства, необходима подпись руководителей.

Вообще, использование акта для судебного разбирательства имеет некоторые особенности.

Для начала, следует обратить внимание, что неподписанный одной из сторон акт не имеет юридической силы. При этом контрагент имеет полное право отказаться подписать поступивший акт сверки, если сочтет нужным. Поэтому процедуру сверки следует оговорить заранее, еще на этапе подписания договора, а также внести в него ответственность за уклонение от сверки и за отказ от подписания акта.

Далее, если акт содержит информацию о наличии задолженности у одной из сторон, то в суде это потребуется подтвердить. Для обоснования задолженности необходимы документы, подтверждающие факт возникновения обязательства. Акт сверки к ним не относится, но может подтвердить отсутствие оплаты или сместить дату отсчета исковой давности.

В последнем случае, если у стороны, требующей погашения долга, имеется на руках акт сверки, подписанный должником и содержащий информацию о признании им долга, срок исковой давности будет отсчитываться уже не от даты совершения спорной сделки, а от даты, указанной в акте.

Как правильно составить акт взаиморасчетов между контрагентами рассказано в следующем видеоматериале:

Акт сверки взаимных расчетов не является обязательным документам, впрочем, как и сверка не является обязательной процедурой. Проводится она по инициативе сторон. Данный документ не принадлежит к , поэтому законодательно его форма не регламентируется.

Сверка расчетов и составление соответствующего акта проводится для того, чтобы определить, имеется ли задолженность одного контрагента перед другим и какова ее сумма. Период проведения сверки определяется в произвольном порядке, обычно – с момента, когда проводилась последняя сверка.

Стороны сделки имеют право отказаться от проведения сверки и повлиять на это решение не сможет даже судебная инстанция, поскольку нет соответствующих законодательных норм, которые бы позволяли это сделать. Чтобы избежать конфликтной ситуации в этом случае, руководству компании, которая заинтересована в подобной процедуре, следует прописать соответствующий пункт в типовом договоре.

Что это такое

Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.

При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.

Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.

Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки. Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности. В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.

Существуют определенные правила ведения бухучета в организации. Согласно ним, перед тем, как составлять годовой отчет, бухгалтера должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Самым удобным и быстрым способов инвентаризировать расчеты с контрагентами является оформление актов сверок.

Особенности подготовки бумаг

Где бесплатно скачать word образец

Акт сверки не имеет разработанного государством и законодательно утвержденного образца. Исходя из этого организации самостоятельно разрабатывают удобный для себя бланк или используют образец, который с легкостью можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Документ имеет форму реестра. Бланк можно найти онлайн в формате word и excel. Большинство сайтов позволяют его скачать бесплатно.

Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.

Пример правильного оформления онлайн

Независимо от того, составляет бухгалтер форму акта сверки самостоятельно или использует уже готовую, которую скачал из Интернета, ему следует иметь представление про информацию, которая должна содержаться в документе.

В бумаге нужно указать:

исходящий регистрационный номер документа;
дату, когда бумага была подписана;
временной отрезок, за который проводится сверка;
названия контрагентов;
должность и фамилию особы, которая подписывает акт;
вставить таблицу с дебетом и кредитом, данные про поставки, осуществленные расчеты и задолженность;
сальдо на начало и конец периода сверки;
информацию про общий оборот;
добавить пустую таблицу, в которую контрагент может внести свои данные в случае, если имеют место расхождения в расчетах.

Акт сверки, который подписан представителями обеих организаций, является подтверждением того, что стороны согласны с изложенной в нем информацией и засвидетельствовали наличие между ними взаимоотношений определенного характера, а именно наличие долговых обязательств, которые возникли в результате отсутствия полного расчета.

Требования к заполнению документов

В 2019 году при ведении бухгалтерского учета зачастую используются специальные программные продукты. Учитывая это, не составляет большого труда выполнение различных задач, в том числе заполнение акта сверки расчетов. В связи с тем, что информация, которая необходима для составления акта, хранится в системе бухгалтерского учета, за сверку отвечает именно бухгалтерия.

Акт направляется контрагенту в двух экземплярах. Если вторая сторона не имеет возражений и согласна с данными, зафиксированными в документе, подписывается документ, полученный от партнера. Если же имеют место расхождения, в таблицу вносятся уточненные данные, которые и отправляются в качестве ответа.

Если бухгалтер, который проводит сверку, получил обратно акт с разногласиями, он должен осуществить анализ причин расхождений. Например, возможна ситуация, когда в банк было направлено , деньги были списаны со счета плательщика, но на счет получателя они так и не дошли. В такой ситуации нужно разбираться с банком и выдвигать соответствующие претензии.

Однако, разногласия между сторонами могут быть более серьезными, например, заказчик отрицает тот факт, что ему были оказаны определенные услуги.

В этом случае согласно имеющимся нормативным документам по бухучету экономический субъект имеет право отображать расчеты, исходя из своей позиции. Изменения в бухгалтерский учет могут быть внесены, если будет соответствующее решение суда, который установит истину, сделав развёрнутый анализ материалов дела.

Как его написать в 1С

Акт сверки может быть заполнен в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого поставщику следует войти в меню «Продажа», а покупателю «Покупка».

Как правильно оформить акт:

Открыть раздел, имеющий название Расчеты с контрагентами.
Добавить новый документ – акт сверки, с этой целью нужно нажать кнопку Создать.
В открывшемся документе указать:
- название контрагента, с которым проводится сверка;
- какая валюта использовалась для расчетов;
- реквизиты контракта про продажу или покупку.
Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:
- в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
- вторая закладка – информация про организацию-партнера;
- третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
- четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).
Документ не требует проводок. Он должен быть сохранен, а после этого распечатан.
Когда сверка окончена и акты подписаны обеими сторонами, на бумаге можно сделать отметку, что сверка прошла согласование. Это означает, что данные, которые внесены в документ не подлежат изменению.

Кто может подписывать бланк

При подготовке акта сверки часто возникает вопрос, кто подписывает данный документ. Эта проблема является очень актуальной, поскольку при подписании бумаги особой, не имеющей подобных полномочий, ее очень легко оспорить в суде и исключить из материалов дела.

Таким образом, документ обязательно должен быть подписан уполномоченным лицом, это может быть:

индивидуальный предприниматель;
руководитель компании, который действует на основании Статута: президент или директор;
иной сотрудник, при условии, что он действует на основании доверенности, подготовленной должным образом.

Зачастую на документе должна также стоять подпись главного бухгалтера, это связано с тем, что он имеет право второй подписи, когда речь идет про документы финансового характера.

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде

С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно. Многие судьи воспринимают его лишь как косвенное доказательство того, что одна сторона признает наличие у нее долга перед второй стороной.

Распространенной также является ситуация, когда ответчик высказывает возражение против законности подписания акта сверки, который предоставлен в качестве доказательств в суде.

Чаще всего приводится тот аргумент, что документ был подписан особой, которая не имеет соответствующих полномочий. А это означает, что требования истца незаконны, поскольку организация-ответчик не признала своего долга перед ним.

Все чаще для отклонения требований истца суды принимают аргумент отвечающей стороны о том, что акт сверки, не являясь первичным документом, не может выступать в качестве признания долга, а также документа для продления срока исковой давности.

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Сопроводительное письмо при заполнении

Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки. Выполняется оно в виде отдельного печатного документа. Наличие образца такого документа значительно облегчит жизнь бухгалтера, особенно в период квартальных или годовых отчетов.

Найдя пример подобного документа в Интернете, можно с легкостью подогнать его под себя, внеся незначительные коррективы, которые сделают его более удобным для заполнения.

У молодых специалистов может возникнуть вопрос, зачем нужно заполнять подобный документ. Все объясняется просто: существуют определенные правила деловой этики, которые в том числе касаются формы обращения и стиля переписки.

Документы, которые отправляются контрагентам, не могут быть просто запакованы и отправлены по адресу партнерам. Направление бумаг предполагает необходимость выполнения некоторых формальностей, одной из них является подготовка сопроводительного письма.

Образец письма выглядит следующим образом:

Кому: должность, название организации, ФИО, адрес

От кого: должность, название организации, ФИО, адрес

Сопроводительное письмо

Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки.

Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до _____.

Приложение:

Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров)

Должность уполномоченной особы ________

Дата и подпись ___________

Разногласия при составлении

Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки.

В чем они состоят и как их можно избежать:

Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки. Нужно сразу отметить, что они имеют на это полное право, поскольку закон не предусматривает того, чтобы данная процедура проводилась в обязательном порядке. Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой. Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.
В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки. Чтобы не допустить недопонимания, лучше сразу направить партнеру объяснительную записку, в которой изложить выгоду, получаемую каждой из сторон в связи с взаимозачетом невыполненных обязательств.
Многие бережно хранят акт сверки, не обращая внимание на то, что в первичных бухгалтерских документах давно пора навести порядок, поскольку найти в них что-то порой не представляется возможным. Это является большой ошибкой, поскольку сам акт не представляет никакой ценности и не может служить в качестве доказательств в суде.
При подписании акта сверки важно проконтролировать, чтобы со стороны контрагента его подписало лицо, имеющее соответствующие полномочия. В противном случае документ нельзя будет использовать в суде в качестве доказательств признания долговых обязательств ответчиком. И, конечно, важно следить за тем, чтобы не вышел срок исковой давности при предъявлении требований. Он составляет 3 года с момента подписания акта.

Не зря говорят, что нужно доверять, но проверять, поскольку это считается ключевым принципом при работе с дебиторами и кредиторами.

Правильность бухучета может быть достигнуто способом регулярных уточнений по имеющимся сведениям . Причем наиболее распространенным методом по праву считается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Необходимость

Форма включает в себя сведения относительно выполненной отгрузки, поступлений ТМЦ, оказанных услуг и произведенной оплаты в определенный период.

Причем на начало, и конец периода осуществляется вывод сальдо по дебету и кредиту счета.

По завершению акта сверки взаиморасчетов и подтверждения долговых обязательств, стороны могут решить вопрос относительно погашения задолженности.

Рассматриваемый акт применяется в таких ситуациях , как:

Подготовка всех необходимых сведений к будущей сдаче отчетности. В процессе осуществления инвентаризации перед фактом сдачи отчетности, сверка является обязательной.
При получении сведений относительно документации по поставке, оказанным услугам, осуществляемых платежах контрагентами. Факты расхождений сведений можно обнаружить по значениям первичных документов.
Признание долговых обязательств. Каждая сторона, в процессе подписания документации, подтверждает сведения сверки.
Факт прерывание периода исковой давности по расчетам. В процессе подачи искового заявления в судебный орган, период может определяться от времени осуществления сверки. Для возможности придать законной силы рассматриваемому акту, его формирование происходит с момента завершения периода законных требований по возврату задолженности. Это регулируется статьей 203 Гражданского Кодекса РФ.
При формировании конкурсной массы в процессе банкротства. По завершению сверки кредиторы разрабатывают перечень требований к должникам. Отсутствие своевременного подтверждения ограничивает возможность требования погасить долговые обязательства после создания конкурсной массы.

Важно обращать внимание на то, что «реорганизация компания» влечет за собой присоединение/объединение либо же ликвидацию. В такой ситуации особо важно повести акт сверки, прежде чем закрывать компанию.

На законодательном уровне форма отсутствует. По этой причине компании имеют право разрабатывать персональные бланки либо же применять те, которые сформированные бухгалтерским программным обеспечением.

В процессе ведения учета в электронном варианте, сведения по сверке формируются в автоматическом режиме, указав при этом определенные расчетные периоды и контрагентов.

Форма в обязательном порядке должна быть согласована с прямыми партнерами и по необходимости отображена в соответствующем соглашении.

Документ включает в себя:

шапку;
несколько табличных частей;
заключительная часть.

Если все необходимые сведения указаны достоверно, то они будут зеркально симметричны. В обязательном порядке сведения по дебету одной компании должны полностью соответствовать кредиту второй организации/контрагента.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен включать в себя реквизиты, позволяющие в полной мере идентифицировать каждую из сторон и получить все необходимые сведения относительно состояния расчетов между контрагентами.

Итак, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

При выявлении расхождений од табличной областью организация обязана вносить собственные сведения.

Отличительные сведения не всегда объясняются ошибками. Нередко у контрагентов различаются временные периоды отгрузки ТМЦ.

В обязательном порядке рассматриваемый документ подлежит подписанию каждой из сторон (ответственными лицами).

Основные правила оформления

Формирование акта сверки взаиморасчетов лежит на плечах сотрудников бухгалтерии. В обязательном порядке акт подлежит утверждению в положении о документообороте компании, которое прилагается к учетной политике. Для осуществления сверок в компании необходимо назначить уполномоченное лицо.

Акт сверки относится к форме внешнего документооборота. По мере необходимости выверить необходимые сведения между компаниями, документ подлежит подписанию главным бухгалтером. Форма, используемая в данном документообороте, не может быть иными третьими лицами.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен быть составлен в нескольких экземплярах . Причем его составлением может заниматься любая сторона, являющаяся участником соглашения. Однако следует учитывать, что акт подписывается исключительно уполномоченными лицами.

Ими могут выступать:

лица, находящиеся на руководящих должностях согласно имеющемуся уставу компании;
рабочий компании, на которого оформлена .

Помимо этого, в большинстве случаев может дополнительно понадобиться подпись главного бухгалтера, поскольку именно он уполномочен заверять финансовую документацию.

Но если на рассматриваемом документе будет находиться исключительно подпись главного бухгалтера, то при формировании судебных разбирательств он не будет нести под собой законодательной силы.

По этой причине, такая документация может быть применима исключительно для осуществления сверки и контроля сведений относительно внутренних расчетов организации.

После постановке подписи уполномоченным лицом, документ в обязательном порядке должно быть закреплен соответствующей печатью организации.

В большинстве случаев, в документе указаны сведения относительно фактического состояния счетов, причем в качестве базы исчисляется размер долговых обязательств на определенный временной промежуток. После этого, несколько заверенных экземпляров документа будут отправлены по почте либо же курьерской службой доставки к партнерам (противоположной стороне).

После того, как противоположная сторона получили документы, нужно сверить полученные сведения со своими персональными бухгалтерскими счетами. Если по завершению проверки все показатели равны, то один из экземпляров, уже подписанный возвращается обратно отправителю.

Если выявлены расхождения, документы подлежат повторной тщательной проверки и не могут быть подписаны до исправления сложившейся ситуации.

В большинстве случаев периоды осуществления сверки определяются исключительно потребностью сотрудников бухгалтерии либо же менеджмента. Причем если рассматриваемый акт и будет сформирован за выбранный временной промежуток, долговые обязательства, отображенные в нем, указываются исключительно на определенную дату.

В качестве ее могут выступать период начальных и завершающих чисел осуществления уточнений .

Сотрудниками бухгалтерии не единожды отмечалось, что наиболее оптимально будет осуществить сверку:

За отчетный календарный год. Понимается период с первых чисел первого месяца по конец последнего.
За определенный временной промежуток, по завершению которого сотрудниками бухгалтерии следует отчитываться перед своим непосредственным руководством. Нередко им выступает квартал.
За период действия подписанного соглашения.

Иными словами, период сверки определяется самостоятельно сторонами.

Роль документа в судебном процессе

Важно обращать внимание на то, что в процессе судебных разбирательств с контрагентами, по вопросам несоблюдения условий подписанного соглашения либо же долговых обязательств рассматриваемый акт принимается судом в качестве доказательной базы.

Однако на практике может произойти всякое. Во многом это связано с тем, что:

наличие подписи на документе является в полной мере подтверждением положения счетов на период сверки, но при этом, не является подтверждением фактом признания задолженности;
рассматриваемый акт не может быть принят в качестве оснований для возможности прервать период исковой давности.

В последнем случае, документ признается только косвенной доказательной базой . Причем он не позволяет говорить о том, что одна из сторон признает свои долговые обязательства либо же, наоборот, опровергает.

На основании сказанного можно сделать вывод, что наличие рассматриваемого документа может только увеличить преимущество в судебном процессе. Однако само судебное разбирательство в каждом отдельно взятом случае рассматривается сугубо в индивидуальном порядке.

Более того, наиболее оптимальным вариантом станет возможность оказать давление на противоположную сторону для подписания акта, поскольку деловые взаимоотношения могут зайти в тупик.

Как в программе 1С составить акт сверки взаиморасчетов, можно узнать из данной инструкции.

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
возможность отсрочки оплаты за товар;
когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
когда товары обладают очень высокой стоимостью;
инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

название документа, а также дата его составления;
название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.

2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.

3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.

4. Контрагенты сотрудничают длительное время.

5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.

Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

1. Наименование.

2. Дата его формирования.

3. Данные о составителе.

4. Краткое содержание проведенной операции.

5. Измерители указанных хозяйственных операций.

6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.

7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.