Лист ознакомления с графиком отпусков – образец. График отпусков подписывает

Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой. В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график отпусков. По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Но когда график отпусков составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании?

Разобраться в этом вам помогут специалисты Superjob.

На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.ru, по этому поводу ведутся горячие споры. Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой.

Убиваем двух зайцев
Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления отпусков, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена. Упоминается лишь, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. А это не одно и то же. Тем не менее многие специалисты по кадровому делопроизводству всё же проводят такую процедуру, объясняя это двумя причинами.

Во-первых, скрытой правовой коллизией: в статье 22 Трудового кодекса говорится об обязанности работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Если считать график отпусков таким локальным нормативным актом, то знакомить с ним всех сотрудников всё же необходимо, несмотря на отсутствие прямых указаний в статье 123. Чтобы избежать возможного нарушения трудового законодательства, HR-менеджеры подстраховываются.

Во-вторых, ознакомление работников с графиком отпусков фактически способно заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска. Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже необязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные.

Ведь Трудовой кодекс не оговаривает форму и способ письменного уведомления работников, оставляя это на усмотрение кадровика, а устанавливает лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения «автографов» сотрудников. Таким образом, ознакомление с графиком отпусков под роспись позволяет убить двух зайцев: подстраховаться на случай скрытого противоречия в законодательстве и упростить уведомление сотрудников о времени начала отпуска.

Как уведомить коллег?
Итак, вы приняли решение ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись. Как рациональнее организовать эту процедуру? Существует два возможных пути.

Напомним, график отпусков составляется на основе унифицированной формы кадровых документов №Т-7. Первый путь – это внести в неё дополнительный столбец № 11 «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа генерального директора. Подобное дополнение не противоречит закону.

Второй путь – создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части (по структурным подразделениям компании). Это удобно, когда речь идёт о большом коллективе. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Наконец, можно уведомить сотрудников о графике отпусков и без всяких «автографов» – с помощью электронной почты, интранет-портала компании или старого доброго информационного стенда. Но помните, что в этом случае вы не избавлены от обязанности под роспись сообщать о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две недели до этого радостного события.

Впрочем, таким уведомлением может считаться и приказ об отпуске (сотрудник расписывается в нём после ознакомления), если он выпущен не позднее чем за две недели до начала отпускного периода. Как видно, в работе с графиком отпусков нет ничего сложного, однако знание всех нюансов данной процедуры позволит вам всегда быть в ладах с законом и собственными коллегами. Желаем вам безошибочного делопроизводства и приятных отпускных дней!

Одной из обязанностей любого работодателя является своевременное ознакомление работников с локальными актами, которые выпускаются в компании и имеют непосредственное отношение к их деятельности. Неисполнение указанной обязанности может повлечь привлечение к административной ответственности, а также создать дополнительные проблемы во взаимоотношениях с сотрудниками. Именно поэтому руководители и кадровые службы предприятий знакомят работников с подобными документами под роспись, что также закреплено в трудовом законодательстве. Одним из локальных актов обозначенного вида является график отпусков работников, для ознакомления с которым могут использоваться два способа: составление отдельного листа ознакомления или сбор подписей работников непосредственно на самом графике.

Составление листа ознакомления сотрудников

Создание отдельного документа, который называется листом ознакомления, является универсальным способом доведения информации о графике отпусков до работников. Этот вариант оповещения использует большинство организаций, а основной задачей листа ознакомления является получение от сотрудников письменного подтверждения факта прочтения документа. Именно поэтому данный документ может составляться в произвольной форме, однако в нем обязательно указываются реквизиты графика отпусков на соответствующий календарный год, а также проставляются фамилии работников, собираются их личные подписи. Фамилии и подписи обычно располагают в виде таблицы, что упрощает организацию процедуры ознакомления с локальными актами.

Сбор подписей работников на графике отпусков

Некоторые кадровые службы предпочитают собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков непосредственно на этом документе. Форма графика отпусков унифицирована, однако для целей оповещения работника часто используется последняя невостребованная графа данного документа, которая называется «Примечание». Поскольку все данные каждого работника в графике, а также даты начала и окончания его отпуска в очередном календарном году в этом локальном акте уже разбиты по отдельным строкам, личная подпись в последней графе соответствующей строки автоматически подтверждает факт ознакомления сотрудника с документом. Прямо данный способ доведения информации нигде не запрещен, однако он используется сравнительно нечасто.

Мы составим в декабре график отпусков на 2017г и распечатаем его, в нем в табличке будут заполнены такие графы как:- Должность- ФИО- Табельный номер- количество календарных дней- запланированная дата отпускаА когда приходит время сотруднику уходить в отпуск нам надо самим впсывать фактическую дату, если было перенесение отпуска, то тоже самостоятельно вписывать приказ и дату? Обязаны ли мы знакомить сотрудников под роспись с уходом их в отпуск или нет? Если мы не ознакомим есть ли штрафные санкции?

1.Если вы используете унифицированную форму графика отпусков Т-7, то на момент утверждения в табличной части графика должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность, Ф.И.О., табельный номер, количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала. Следующие графы (7–10) заполняются по мере использования отпусков. Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников.

Фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания. Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска.

2.О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Если организацию будет проверять трудовая инспекция, она обязательно поинтересуется выполнял ли работодатель обязанность по извещению работников о начале отпуска. И при выявлении правонарушения может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст.5.27 КоАП РФ).

Какие документы оформить для ежегодного оплачиваемого отпуска

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота).

Составляя график, учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), специфику деятельности и пожелания сотрудников.

Уведомление об отпуске

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно . Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 .

Такой порядок предусмотрен частью 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Главбух советует: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

Приморский краевой суд отказал работнику во взыскании компенсации морального вреда, причиненного ему в результате неправомерных действий работодателя. Претензии работника сводились к тому, что он не был ознакомлен с графиком отпусков (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 17 июля 2018 г. по делу № 33-6487/2018).

Суд указал, что обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством не предусмотрена. на работодателя возлагается обязанность известить работника под роспись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. В каком документе он должен расписаться, не уточняет. Суд сослался на разъяснения Роструда, в соответствии с которыми в качестве такого документа могут выступать индивидуальное уведомление о предстоящем отпуске, приказ о предоставлении отпуска (за две недели), лист (ведомость) ознакомления как приложение к графику отпусков, график отпусков со специальной графой для подписи сотрудников. Использование любого из этих документов для уведомления правомерно ().

При этом работник не обращался к работодателю с требованием об ознакомлении с графиком отпусков. В связи с этим никаких нарушений в действиях работодателя суд не обнаружил.

Отметим, что вопрос о необходимости ознакомления работников с графиком отпусков является спорным. Существует позиция, согласно которой работодатель во исполнение требования обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением , в связи с чем является локальным нормативным актом ( , ).

Вправе ли работодатель выдать трудовую книжку работнику в последний день перед отпуском, если он увольняется из него? Ответ в "Энциклопедии решений" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно!

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому , в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала ().

У этой точки зрения также есть сторонники как среди специалистов Роструда, так и среди судей ( , ).